Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

Administracin de la Funcin Informtica

Unidad II
Organizacin y direccin de los centros de informtica

Catedrtico
Lino Rangel Gmez

Chetumal Quintana Roo

Enero Junio 2012

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1 Estructura Organizacional 2.1.1 Funciones del personal 2.1.1.1 rea directiva
Realiza las funciones de planeacin, organizacin, administracin de personal y control; adems de coordinar las actividades de las reas que dependen de ella, se encarga de planear y controlar los recursos de informacin de un organismo.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.1 rea directiva

Proporciona servicios a toda una organizacin y su rea directiva es el enlace principal entre las otras reas y el centro mismo.

La persona encargada de esta rea debe poseer adems de conocimientos tcnicos, capacidad gerencial aunada a la habilidad administrativa que requiere un directivo y debe entender los propsitos y metas as como las necesidades de cmputo del organismo y tener capacidad para supervisar personal altamente calificado.

Es en esta rea en la que se decide si algunas aplicaciones son factibles de realizar, considerando la relacin costo-beneficio y una vez establecido los proyectos, que se encargan de asignar las tareas al personal tcnico que se requiera.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.2 Departamento o rea de operaciones

Se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de datos, como son el preparar los datos y suministros necesarios para la sala de cmputo, manejar los equipos perifricos y vigilar que los elementos del sistema funcionen adecuadamente. En general se encarga de alimentar datos a la computadora, operar el hardware necesario y obtener la informacin resultante del proceso de datos.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.3 Departamento o rea de produccin y control

Construye soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de informacin de los usuarios.
Usa tcnicas de construccin de sistemas de informacin orientadas a la productividad del personal y a la satisfaccin plena del usuario.

Construir equipos de trabajo con la participacin del usuario y del personal tcnico de acuerdo a metodologas establecidas.
Mantener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los avances, atrasos y problemas que se presentan y cuando sea necesario a travs de medios como correo electrnico, mensajeros o chats. Mantener programas de capacitacin para el personal tcnico y usuarios.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.4 Departamento o rea de anlises de sistemas

Tiene la funcin de establecer un flujo de informacin eficiente a travs de toda la organizacin. Los proyectos asignados a los analistas no necesariamente requieren de la computadora, mas bien necesitan el tiempo suficiente para realizar el estudio y la proposicin de soluciones de los problemas, planteando diferentes alternativas. Los proyectos de sistemas pueden implicar el diseo de reportes, la evaluacin de los trabajos efectuados por el personal de los departamentos usuarios, la supervisin de cambios de equipo la preparacin de presupuesto en el rea de cmputo.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.4 Departamento o rea de anlises de sistemas

Los analistas pueden ser egresados de diferentes carreras y bsicamente los requisitos para estos son: educacin profesional formal y experiencia prctica, esta ltima solo se logra despus de haber trabajado en el rea de programacin. Adems los analistas pueden estar agrupados en equipos cuyas funciones son coordinadas por analistas lder o jefes de anlisis

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.5 Departamento o rea de programacin

Elaboran y modifican los programas que se ejecutan en las computadoras y vigilan que todos los procesos se ejecuten correctamente. Los programadores toman las especificaciones de los sistemas realizados por los analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para las computadoras.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.5 Departamento o rea de programacin

As como los analistas, los programadores pueden clasificarse en: Programadores junior o Aprendices de Programacin que son personas recin graduadas, personal de operacin que demuestra inters en la programacin o graduados de escuelas tcnicas de computacin. Programadores Senior son los que ya tienen varios aos de experiencia en proyectos grandes. el trabajo del grupo. Es frecuente que en grandes organizaciones agrupen los programadores y exista un programador principal o lder de programacin que dirija el trabajo de cada grupo adems de establecer y reportar el trabajo del grupo.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.6 Departamento o rea de implementacin

Esta rea es la encargada de implantar nuevas aplicaciones garantizando tanto su calidad como su adecuacin a las necesidades de los usuarios.
Algunas funciones principales generales que realiza esta rea son: Coordinar con las reas de sistemas y usuarios la implantacin de las aplicaciones. Disear los planes de calidad de las aplicaciones y garantizar su cumplimiento. Validar los nuevos procedimientos y polticas implementaciones de los proyectos liberados. a seguir por las

Probar los productos y servicios a implementar antes de ser liberados al usuario final.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.6 Departamento o rea de implementacin

Elaborar conjuntamente con el rea de Programacin o Desarrollo, los planes de capacitacin de los nuevos usuarios. Coordinar la presentacin de las nuevas aplicaciones a los usuarios. Supervisar el cumplimiento de los sistemas con la normatividad establecida.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.7 Departamento o rea de soporte

rea responsable de la gestin del hardware y del software dentro de las instalaciones del Centro de Cmputo, entendiendo por gestin: estrategia, planificacin, instalacin y mantenimiento.
Algunas funciones que realiza esta rea son:

Planificar la modificacin e instalacin de nuevo software y hardware.

Evaluar los nuevos paquetes de software y nuevos productos de hardware. Dar el soporte tcnico necesario para el desarrollo de nuevos proyectos, evaluando el impacto de los nuevos proyectos en el sistema instalado. Asegurar la disponibilidad del sistema, y la coordinacin necesaria para la resolucin de los problemas tcnicos en su rea.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.7 Departamento o rea de soporte

Realizar la coordinacin con los tcnicos del proveedor con el fin de resolver los problemas tcnicos y garantizar la instalacin de los productos.
Proponer las notas tcnicas y recomendaciones para el uso ptimo de los sistemas instalados.

Participar en el diseo de la Arquitectura de Sistemas.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.8 Departamento o rea de teleinformtica

Se encarga de proporcionar los servicios de mantenimiento, reparacin e instalacin de los equipos de voz, datos, video.
Instalar y configurar software y equipo de redes de computadoras y de telecomunicaciones.

Instalar, configurar y garantizar la seguridad de los servidores, a travs de los cuales la Direccin de Servicios de Cmputo proporciona diversos servicios a usuarios y particulares.
Disear e instalar las redes de voz, datos y video.

Garantizar que operen de manera optima las redes de voz, datos y videoconferencia las 24 horas del da los 365 das del ao.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.8 Departamento o rea de teleinformtica

Aplicar herramientas y procedimientos que permitan garantizar la seguridad de la informacin almacenada en los servidores de correo electrnico e Internet.
Monitorear los cambios tecnolgicos en materia de hardware, software y redes de computadoras, documentando los resultados que se obtengan.

Realizar estudios de mercado referentes a componentes y refacciones para equipo de cmputo y de telecomunicaciones, que permitan garantizar ventajas en cuanto a precio y calidad.
Proporcionar asesora tcnica para la adquisicin de equipo de cmputo, sistemas operativos y software de seguridad. Supervisar la operacin del equipo de suministro de energa elctrica, sistemas de enfriamiento, sistemas de respaldo de energa y tierras fsicas en las diferentes instalaciones de la Direccin de Servicios de Cmputo.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.8 Departamento o rea de teleinformtica

Programar el mantenimiento preventivo, y solicitar y coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de las plantas de energa elctrica de los cuartos de equipo de telecomunicaciones de las diferentes instalaciones de la Direccin de Servicios de Cmputo.
Comunicar a los encargados de centros de cmputo y administradores de servidores sobre vulnerabilidad y huecos de seguridad de software, mediante la emisin de boletines y la actualizacin de la pgina de virus. Planear el crecimiento y actualizacin de la infraestructura de red y telecomunicaciones.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.1.8 Departamento o rea de teleinformtica

Administrar el acceso va modem a la red.
Hacer vlidas las garantas de equipo de cmputo y de telecomunicaciones ante centros de servicio. Instalar conexiones va mdem de usuarios externos e internos. Administrar el servicio de telefona para. Proponer a la dependencia, la baja telecomunicaciones, por resultar irreparable. de equipo de cmputo y

Elaborar estadsticas de uso e infraestructura de la red.

Generar y publicar informacin del uso y desempeo del Centro de Operacin de la Red. Desarrollar las dems funciones inherentes al rea de su competencia.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.2 Delimitacin de responsabilidades del personal de las diferentes reas

El objetivo de un Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo (ADP) es el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con xito. Su importancia es tal, que debera considerarse como un mtodo fundamental y bsico para cualquier organizacin, sin embargo se considera como un procedimiento no importante, o al menos no tan necesario, como otras herramientas utilizadas.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.2.1 Gerente
Encargado de dirigir y administrar el rea de Procesamiento de Datos, as como relacionarse con las otras reas del centro de cmputo. Formula y administra todo el procesamiento de la informacin que maneja el Centro de Cmputo.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.2.2 Jefe de rea

Sus funciones sern, entre otras: 1. Supervisar al personal asignado a su rea. 2. Checar y analizar los programas antes de ponerlos en uso.

Los alumnos debern proponer los siguientes puntos: 3. 4. 5.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.2.3 Supervisores
Sus funciones sern, entre otras: 1. Supervisar las actividades de ingreso de datos de documentos. 2. Elabora turnos de trabajo con base a la carga de trabajo establecida. Los alumnos debern proponer los siguientes puntos: 3. 4. 5.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.2.4 Capturistas

Manejar y convertir los datos de su forma original a un formato accesible para la computadora.
Su educacin no requiere una formacin tcnica formal, un mecangrafo competente puede adquirir en pocas horas de instruccin especializada las habilidades necesarias para la preparacin de datos.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.1.2.5 Bibliotecario
Establecen alianzas con otras instituciones similares a la que pertenece con el fin de formar grupos ms grandes para tener mayor capacidad de negociacin y controlar los incrementos de precio de las colecciones o bien enfrentar los presupuestos insuficientes. Son los que tienen el poder de negociacin con los proveedores de los servicios electrnicos y exigir a stos el cambio de sus polticas para que resulten ms ventajosas para los clientes.

Analizan los contratos que ofrecen los proveedores de servicios y concientizan a sus autoridades en lo que se est invirtiendo, ya que en la mayora de los casos los contratos son de arrendamiento de la informacin y no en la adquisicin de la misma.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.2 Controles Administrativos

Miden los resultados en la etapa de ejecucin, comparar estos resultados con los objetivos definidos en la funcin de planeacin y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario. Tipos de Control Control de s o no:

En el cual se detiene el proceso de ejecucin y se hace depender su continuacin de la decisin que se tome. El control de calidad por inspeccin es de esta naturaleza. Control post-accin: Se espera a que termine la ejecucin, para proceder a aplicar el proceso normal de control. El control presupuestario es un ejemplo de este tipo de control. Control prospectivo: En ste los resultados se pronostican antes de que termine la ejecucin, seguidamente se calcula la desviacin entre el resultado proyectado y el estndar y se toman las medidas correctivas anticipadamente. A esta clase pertenece el control estratgico.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.2 Controles Administrativos

Sistemas de control Sistema de control preventivo: Aplica las medidas correctivas antes que termine el periodo de actuacin. Se compone de un pronostico del resultado probable seguido de una evaluacin y correccin respectiva.
Sistema de informacin y control: Es indispensable en el proceso de toma de decisiones, pero muy especialmente en los procesos de planeacin y control. Sistema de control empresarial: Es el conjunto de todos los controles de la compaa y sus interrelaciones. Este sistema posee varias funciones tales como: Velar porque la gente no oriente su comportamiento hacia sus objetivos personales en detrimento de los objetivos organizacionales. Coordinar los esfuerzos de las diferentes partes de la organizacin, incluyendo un anlisis de los sistemas de informacin para que se lleve a cabo la integracin de la empresa.

Garantizar la obtencin de los objetivos de la organizacin, lo cual se puede lograr mediante la fijacin de objetivos estratgicos, que arrastraran todas las dems metas.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.2 Controles Administrativos

Finalmente, el sistema debe proporcionar retroalimentacin para la identificacin de problemas. En este sentido se requiere una operacin continua de los sistemas de informacin.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.2.1 Elaboracin y aplicacin de procedimientos de trabajo

Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:

A) PROGRAMA DE TRABAJO
B) PRESENTACIN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.2.2 Formacin y contratacin de personal tcnico

El fondo de este problema es bien conocido: sencillamente no existen carreras profesionales y tcnicas en informtica diseadas para satisfacer completamente los requerimientos de las empresas. Los maestros y catedrticos que imparten actualmente la ctedra, en su mayora no han trabajado u ocupado puestos destacados en informtica dentro de alguna empresa, por ello no tiene la experiencia sobre lo que deben ensear. La realidad es que los alumnos y profesores no alcanzan a visualizar dentro de las aulas lo que se vive en las empresas y si a eso se agrega que en la escuelas no se cuenta con los recursos tcnicos apropiados para ensear, el problema se agudiza.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.2.2 Formacin y contratacin de personal tcnico

As es la realidad y no es conveniente ignorarla, por el contrario es muy meritorio el gran esfuerzo que en las universidades y tecnolgicos se hace para elevar la calidad de la enseanza partiendo de todas esas carencias. Debido a esto es en las propias empresas donde se est cubriendo este dficit educativo, lo cual les ha reclamado estrategias y presupuestos adicionales importantes para garantizar la correcta capacitacin y actualizacin sistemtica del personal de informtica. Pero el problema real es el riegos latente al que se enfrentan las empresas si desarrollan sistemas ineficientes e incongruentes con sus necesidades reales, mas si son empresas que no pueden o no quieren sufragar los gastos de la capacitacin. De cualquier manera, es muy importante que los lineamientos de contratacin de personal tcnico que siguen las empresas sean escrupulosos y bien definidos.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.2.3 Compromisos de trabajo

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.2.3.1 Evaluacin de peticiones de trabajo

Una plataforma de evaluacin de la calidad de los sistemas informticos proporciona un esquema orientador a los productores, operadores, utilizadores, promotores y evaluadores de sistemas informticos, para mejorar la toma de decisiones. La plataforma propuesta consiste de tres dimensiones: proyecto, sistema y utilidad. Desde las primeras etapas de factibilidad de los sistemas, pasando por la concepcin y produccin, hasta la operacin en las organizaciones, que brindan servicios a la comunidad, se requieren actividades de evaluacin para la toma de decisiones.

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

2.3 Asignacin equilibrada de las rdenes de trabajo

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

Fin Unidad II
Muchas Gracias

Instituto Tecnolgico de Chetumal

Sistemas y Computacin

Identificacin: nombre del manual. Responsable(s): unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del manual. rea(s): universo bajo estudio. Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas. Actividades: pasos especficos que tienen que darse para captar la informacin.

Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades.

Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase. Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes.

Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo.

Reportes de avance: seguimiento de las acciones. Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.