DESARROLLO DE LA PLANEACION

PLANEACION

LARGO
CORTO MEDIANO PLAZO

SUBSISTEMA DE
POR PROGRAMACION
ESTRATEGICA ESCENARIOS
SUBSIS-
TEMA
DE
SUBSISTEMA DE EVALUA
PRESUPUESTACIO CION Y
INTERACTIVA N CON-
TROL
PARTICIPATIVA
CONTINUA

SISTEMICA HOLISTICA

Guía didáctica elaborada por: Jesús Antonio Avendaño – Docente Universitario

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 UNIDAD 1.1 LA PREVISIÓN

CONCEPTO DE PREVISIÓN Para hacer nuestras previsiones, nos fundamos tanto en la ley de causalidad,
como en la ley de la finalidad; la primera, físicamente infrustrable y la segunda,
Pre - ver = Ver anticipadamente no infalible, pero sí válida con certeza moral.
Implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras,
Principio de la objetividad
que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer
planes. Por ello la previsión es base necesaria para la planeación. Las previsiones deben descansar en hechos más bien que en opiniones
subjetivas.
Requisitos:
Principio de medición
e.Fijar los objetivos o fines que se persiguen
Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas, no
f. Investigar los factores, positivos y negativos, que nos ayudan u obstaculizan
sólo cualitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse.
de alguna manera en la búsqueda de esos objetivos.
REGLAS PARA LA FIJACIÓN DEL OBJETIVO
g.Coordinar los distintos medios en diversos cursos alternativos de acción, que
nos permiten escoger alguno de ellos como base de nuestros planes. Concepto de objetivo
La previsión responde a la pregunta: Qué puede hacerse?, sin caer en “la La palabra objetivo (de ob-jactum), implica la idea de algo hacia lo cual se
falacia del único camino” lanzan o dirigen nuestras acciones. Representa lo que se espera alcanzar en el
futuro como resultado del proceso administrativo.
Definición: Es el elemento de la administración en el que, con base en las
condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por Clasificación de los objetivos
una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que
•Objetivos individuales y colectivos
nos permitirán realizar los objetivos de esa misma empresa.
•Objetivos generales y particulares
Principio de previsibilidad.
•Objetivos básicos, secundarios y colaterales. Los colaterales son aquellos que,
Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca
sin ser buscados directamente como los principales, se obtienen casi
alcanzarán certeza completa ya que, por el número de factores y la
espontáneamente al desarrollar los secundarios.
intervención de decisiones humanas, siempre existirá en la empresa un riesgo;
pero tampoco es válido decir que una empresa constituye una aventura •Objetivos a corto y a largo plazo.
totalmente incierta. Debe apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas,
métodos estadísticos y cálculos de probabilidad. •Objetivos naturales y subjetivos o arbitrarios. El primero busca determinada
función, organización, etc.; el segundo es el que se dirige a realizar una acción,
Aplicación del principio distinta a la naturaleza propia de la actividad.
m.Certeza: metafísica, física y moral. Los objetivos deben ser establecidos por los dueños o empresarios quienes
deben señalar “lo que debe hacerse” y el administrador debe establecer “cómo
n.Incertidumbre: implica la posibilidad de carecer absolutamente de elementos
debe hacerse, y ver que se haga”.
para poder predecir cómo se presentarán los acontecimientos de lo futuro.
o.Probabilidad. La constituye aquel estado en el que, sin estar seguros sobre el
sentido en que ocurrirá un hecho, o una serie de ellos, tenemos motivos serios
y fundados para concluir que hay mayores probabilidades de que ocurra en un
sentido que en otro.

Guía didáctica elaborada por: Jesús Antonio Avendaño – Docente Universitario

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 UNIDAD 1.1 LA PREVISIÓN

Reglas positivas
b.Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas, sobre todo si sus
puntos de vista representan ángulos distintos y complementarios.
c.El objetivo debe fijarse por escrito, en los casos de mayor importancia.

Objetivos d.Debemos aplicarle las seis preguntas: Qué, Cómo, Quién, Dónde, Cuándo y
Porqué.
-Qué: lo que realmente pretendemos, lo que nos proponemos alcanzar.
-Cómo: detalles del procedimiento para alcanzar el objetivo
Probabilidad -Quién: Departamentos, secciones, personas.
-Porqué: Cuál es la finalidad

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d. El objetivo debe ser perfectamente conocido y eficazmente querido por todos

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los que han de ayudar a realizarlo.

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e. Los objetivos deben ser estables.

de

LA INVESTIGACIÓN Y SUS REGLAS

estas Regla No. 1. Debe tenerse a la vista el mayor número de factores positivos y
Encu negativos que habrán de influir en la obtención del objetivo propuesto y, para
ello, clasificarlos adecuadamente.
Factores de operación
Instrumentos (círculo exterior) Principios(centro) Reglas (circulo intermedio) - Medio ambiente - Política y dirección
Reglas para fijar los objetivos -Productos y procesos - Financiamiento
Reglas negativas -Medios de producción - Fuerza de trabajo
d.No debe tomarse como objetivo lo que pueden ser tan sólo sus síntomas o -Suministros - Actividad productora
elementos. -Mercado - Contabilidad y estadística.
e.No debemos confundir el objetivo con uno de los medios de alcanzarlo
f. No debemos tomar cono posibilidades contradictorias, las que quizá son
contrarias.
g.Hay que tratar de encontrar las semejanzas y diferencias de nuestro objetivo
con los más parecidos.

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 UNIDAD 1.1 LA PREVISIÓN

Factores externos a los negocios

Técnicas de la investigación
Situación general de los negocios
B.La observación de:
c.Políticos
-Hechos (de participantes y no participantes)
d.Económicos
-Experimentos
e.Sociales
-Registros (contables, estadísticos y administrativos)
f.Técnicos
B. La encuesta.
Factores internos a la empresa
-Por cuestionario:
h.Los mismos objetivos objetivos fijados
Determinación de su universo
i.Capital disponible
Muestreo (al azar, intencionada)
j.Provisiones
Formulación del cuestionario (naturaleza de las preguntas, unidad,
k.Registros contables secuencia, claridad, facilidad)
l.Registros estadísticos Recolección de datos
m.Abastecimientos más adecuados Tabulación de los mismos
Mercados Interpretación de resultados
o.Demanda actual de un producto
p.Fuerza y amplitud de la competencia REGLAS SOBRE LOS CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN

q.Posibilidad de abrir o ampliar mercados
r.Desarrollo del producto, de acuerdo con los gastos y necesidades del
consumidor.
s.Efectividad de la publicidad.
Regla No. 2. Deben distinguirse los factores mensurables de los de mera
apreciación.
Regla No. 3. Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se
hallan a nuestro alcance, tratando de determinar dónde y cómo encontrar
aquellos que podemos allegarnos, sus fuentes, su costo de adquisición, etc.
Regla No. 4. Deben seleccionarse los factores estratégicos.
Regla No. 5. Deben tratar de fijarse los elementos totalmente imprevisibles,
con el fin de buscar el modo de prever y evitar los efectos dañosos que puedan
producir.
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2.Debemos esforzarnos por pensar cómo podríamos lograr el mismo fin que nos
hemos propuesto, pero con diversos medios.
3.Analizar si la investigación de los medios no nos indica modificación,
precisión, ampliación o reducción en el objetivo inicialmente señalado.
4.Aplicar la regla de no tomar el dilema: “se hace o no se hace”, sino analizar
las combinaciones intermedias.
5.En los organismos ya en operación, vale la pena algunas veces analizar qué
efectos podría producir “la no acción”.
6.Para valorizar los diversos cursos de acción que se presenten, con el fin de
escoger el mejor o los mejores, deben usarse como criterios:
• El riesgo esperado comparado con los posibles beneficios
• La mayor economía de esfuerzos.
• El tiempo necesario para desarrollar cada curso
• La limitación de recursos con que pueda contarse.
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 PREVISION

LA PREVISION 2. DIAGNOSTICO Y PRONOSTICO 3. DETERMINAR HACIA DONDE QUEREMOS

LLEGAR
Analizar el medio ambiente Condiciones pasadas
Perfil competitivo de la organización
Efectuar diagnóstico y pronóstico Condiciones presentes. Posición competitiva
Principios corporativos. Valores
Determinar hacia donde deberemos llegar. Ambiente externo
Direccionamiento estratégico. Visión, misión, objetivos y
Determinar objetivos Ambiente interno
metas
Efectuar planeación Diagnóstico estratégico. DOFA
Proyección estratégica. Areas, proyectos, etc
Efectuar pronóstico
Plan operativo. Sistemas, actividades, recursos,
presupuesto y procedimientos
Monitoria estratégica.
1. FACTORES DE OPERACION PARA EL ANALISIS SITUACIONAL 4. DETERMINAR OBJETIVOS
DE ACUERDO CON KLEIN Y GRABINSKY
JRealistas
FACTOR ELEMENTOS COMPONENTES JFactibles

Medio ambiente Físicos, políticos, económicos, De localización, legales, financieros, JMedibles

Política y dirección
Productos y procesos
Financiamiento
Medios de producción
Fuerza de trabajo
sociales, globales, etc. fiscales, de actitud, de habilidad, de
internacionalización
Políticas, organización, Objetivos, campo de acci ón, medios,
supervisión equilibrio entre funciones, etc.
Productos, procesos,
investigación Clases de productos, cantidad y costo,
precios, características de los procesos,
grado de transformación, tipo de
investigación empleada.
Políticas y fuentes de
financiamiento, requisitos, Accionistas, acreedores, bancos, créditos
plazos y costo de fondos. a corto y largo plazo.
Políticas de inversión y Terrenos, construcciones, instalaciones,
reposición, servicios externos e maquinaria y equipo de producción,
internos. herramientas, equipo de transporte, etc.
Políticas de empleo de personal,
organización, personal ocupado, Reclutamiento de personal, rotación,
salarios, relaciones industriales adiestramiento, número de trabajadores,
seguridad industrial, índices de
frecuencia, servicios al personal,
relaciones sindicales, etc.
JConcisos y claros
JJerarquizados
JDeseados por toda la organización
JPor áreas, departamentos, divisiones etc.
JOrientados al desempeño y resultados en mercadeo,
innovación, productividad, recursos físicos y financieros,
rentabilidad, desempeño y desarrollo gerencial y de los
empleados en general, etc.
5. EFECTUAR PLANEACION
Planeación a corto, mediano y largo plazo
Planeación estratégica
Planeación por escenarios
Planeación interactiva
Planes
Programas

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 UNIDAD 1.2 LA PLANEACIÓN

TÉCNICAS SOBRE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios
que puedan ocurrir:
2.Modelos para adopción de decisiones
b.Fijando máximos y mínimos.
3.La utilización del cálculo de probabilidades
c.Proveyendo de antemano caminos de substitución para las circunstancias
4.Teoría de juego.
especiales que se presenten.
5.Teoría de las “colas” o líneas de espera
d.Estableciendo sistemas para su rápida revisión.
6.Programación lineal
El principio de la unidad. Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda
7.Otras técnicas. decirse que existe uno solo para cada función, de tal modo que sean coordinados
e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un sólo plan general.
LA PLANEACIÓN
POLITICAS
CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
Las políticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, orientar la acción, dejando a los jefes campo para las decisiones que les
estableciendo los principios que han de orientarlo, la secuencia de operaciones corresponde tomar; sirven, por ello, para formular, interpretar o suplir las
para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números, necesarias para normas concretas.
su realización.
Diferencias entre políticas y objetivos con las reglas.
Importancia
•Las políticas son “el objetivo en acción”.
l.La eficiencia, obra de orden, no puede venir de la improvisación.
•El objetivo fija las metas.
m.Hacer planes sobre la forma como la acción administrativa (hacer a través de
otros), habrá de coordinarse. •Las políticas difieren de las normas concretas, o sea, de las reglas, por su
mayor generalidad.
n.Detallar los planes del objetivo.
•Norma es todo señalamiento imperativo de algo que ha de realizarse, sea
o.Buscar la economía de los planes. genérico o específico; las normas genéricas, son precisamente las políticas, en
p.Controlar de ejecución con el plan previo. tanto que las normas especificas son las reglas.
Los principios de la planeación Ejemplo: En un departamento de producción:
Principio de la precisión. Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas Objetivo: “obtener óptima calidad”
y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones Política: “debe obtenerse óptima calidad, para lo cual, los materiales serán
concretas. seleccionados entre los más finos, el equipo será el de mayor precisión posible,
Principio de la flexibilidad. Todo plan debe dejar margen para los cambios que y se laborará a base de un intensivo adiestramiento, sin importar que los costos
surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que puedan elevarse”.
hayan variado después de la previsión. La mayor confusión suele surgir entre políticas y reglas: la mayor parte de las
normas llamadas “políticas” por muchas empresas, no son más que reglas.

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 UNIDAD 1.2 LA PLANEACIÓN
La regla no deja campo de decisión o elección al jefe a quien se delega
responsabilidad y autoridad, sino tan sólo le permite analizar si el caso concreto
que debe resolver , se encuentra o no, comprendido dentro de la regla que se le
impone; la política en cambio, busca señalarle solamente los criterios generales
que han de orientar la acción en el mismo sentido.
Ejemplo: La política de altos salarios no fija “cuánto se ha de pagar”, pero sirve
a los jefes encargados de fijar los salarios, para interpretar los casos dudosos, y
para suplir las omisiones que puedan tenerse.
Forma de origen de la políticas
d.Externamente impuestas. Pueden ser por leyes emanadas de la Constitución.
e.Políticas de apelación. Las que se forman a través de consultas que los jefes
hacen a los superiores. Son de aplicación o interpretación y corresponden a “la
jurisprudencia administrativa”.
f.Políticas expresamente formuladas. Son las que de una manera precisa,
consciente, y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan
para regir en términos generales un campo.
Reglas sobre las políticas
8.De su fijación. Las políticas que han de influir la actividad de una sección,
departamento, o de toda la empresa deben quedar claramente fijadas por escrito.
9.De su difusión. Deben ser conocidas debidamente en los niveles donde han de
ser aplicadas preferentemente por medios orales.
10.De su coordinación. Debe existir alguien que coordine o interprete
válidamente la aplicación de las políticas, pues de otro modo pueden ser diversa
y aún contradictoriamente aplicadas.
11.De revisión periódica. Debe fijarse un término en el cual toda política sea
revisada.
PROCEDIMIENTOS
Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para
obtener los mejores resultados en cada función concreta de la empresa.
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Reglas sobre los procedimientos
•Los procedimientos deben fijarse por escrito, y, de preferencia, gráficamente.
•Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la
rutina (defecto) como la superespecialización (exceso).
•Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los
procedimientos.
Procesos y procedimientos
☛Tarea o actividad. Es la más pequeña acción ejecutada por una persona, que
suele terminarse en un plazo determinado. Toda actividad es específica y
observable.
☛Subproceso: Fracción de actividades que conlleva un proceso
☛Procesos: Serie de actividades o pasos relacionados entre si, a través de los
cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto o servicio.
☛Procedimiento: Acto, método o manera de proceder en algunos procesos, o
en cierto curso de acción o manera de hacer algo, establecen el orden
cronológico y la secuencia de actividades que debe seguirse en la realización de
un trabajo repetitivo.
☛Macroproceso o Megaproceso: La sumatoria de Procesos y Procedimientos
genera Megaprocesos, que es un conjunto sistemático que permite lograr un
resultado
PASOS DE LA PLANEACION
1. Atención a las oportunidades
2. Establecimiento de objetivos y metas
3. Consideraciones o suposiciones sobre el ambiente interno y externo.
Construcción de escenarios.
4. Identificación de alternativas para cada escenario.
5. Comparación de alternativas con base en las metas propuestas
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 UNIDAD 1.2 LA PLANEACIÓN

6. Elección de una alternativa 5. Matriz de compras

7. Formulación de planes de apoyo, contingencia y colchones de seguridad. 6. Presupuesto
8. Elaboración de presupuestos 7. Punto de equilibrio
9. Revisión o procedimientos de control 8. CPM-PERT
10. Rectificación, reconstrucción o ajustes 9. Plan de acción
JERARQUIA DE OBJETIVOS 10. Flujogramación lógica
11. Subproceso: Fracción de actividades que conlleva un proceso
12. Programación lineal
Propósito socio- Junta de Socios
económico Problemas de transporte
Misión Administradores de Problemas de mezclas
nivel superior Problemas de asignación
Objetivos generales
Objetivos de áreas, Modelos de inventarios
Administradores de
divisiones y Líneas de espera o teoría de colas
nivel intermedio
departamentos
Teorías de juegos
Administradores de
Objetivos de sección 13. Programación dinámica
nivel inferior y
e individuales
subordinados 14. Simulación
15. Árboles de decisión

PLANEACION TACTICA
Determina planes específicos subordinados a los planes estratégicos a corto (menor a OBJETIVOS
un año) y mediano plazo (1-3 años).
ALGUNAS TECNICAS DE PLANEACION Planes
1. Modelo de lista diaria o agenda Programas
Presupuestos
2. Modelo matricial Procesos
PLANEACION ProcedimientosP
3. Gráficas Gantt
olíticas Normas
4. Modelo de problema potencial

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 UNIDAD 1.3 LA PLANEACIÓN

Técnicas de la planeación Los sistemas de simplificación del trabajo de oficina, son instrumentos para
ayudar a la mente a analizar los procesos.
Hay tantas técnicas como formas diversas de planes. Las más usadas son las
siguientes: EFECTOS DE LA PLANEACION
c.Manuales de objetivos y políticas. ☛Reduce la incertidumbre ante el futuro
d.Manuales departamentales. ☛Supera la resistencia al cambio
e.Manuales de procesos y de flujo, que sirven para representar, analizar, mejorar ☛Aporta orden y mayor eficiencia
y/o explicar un procedimiento.
☛Reduce duplicación de esfuerzos
f.Manuales de inducción.
☛Se logran objetivos de manera óptima y oportuna
g.Manuales del empleado o de cargos.
☛Aporta coordinación interna
h.Manuales de organización.
☛Reduce las decisiones arbitrarias y la improvisación
i.Gráficas de Gantt, que tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de
☛Economiza tiempo total
varias actividades que se realizan coordinadamente.
☛Propicia métodos para la racionalización de los recursos
j.Programas: presupuestos financieros y no financieros y pronósticos.
☛Mejora la preparación frente a las contingencias y problemas potenciales
k.Sistemas como el PERT (Program Evaluation and Review Technique); CPM
(Critical Path Method), y RAMPS (Resource Allocation and Multi Project ☛Mantiene mentalidad y visión futurista
Scheduling), todos los cuales suelen conocerse con el nombre genérico de
Técnicas de Trayectoria Crítica, porque buscan planear y programar en forma ☛Condiciona la empresa al ambiente
gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades ☛Establece un sistema racional de toma de decisiones evitando “corazonadas”
simultáneas, que tienen el mismo fin y el mismo origen, poniendo énfasis o empirismos
principalmente en la duración, costo, etc.
☛Reduce riesgos y aprovecha oportunidades
Diagramas de proceso
☛Las decisiones se basan en hechos y no en emociones
Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los
estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller y ☛Proporciona elementos orientados al control
luego en la oficina se consideran los trámites, las formas de documentos o ☛Permite evaluar alternativas antes de tomar decisiones
reportes, las formas de registro y estadística, el personal, el espacio, las
condiciones, archivos, el equipo y los útiles. ☛Eleva la moral de los miembros.
Los pasos esenciales en todo proceso son cinco:
Operación Transporte
Inspección Demora
almacenamiento.

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 UNIDAD 1.3 LA PLANEACIÓN
Programas
Son aquellos planes en los que solamente se fijan los objetivos y la secuencia de
las operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una
de sus partes. Los programas pueden ser generales o específicos, de corto y
largo plazo.
Reglas sobre los programas
4.Todo programa debe contar con la aprobación de la suprema autoridad
administrativa.
-Los programas deben presentarse con todos los detalles
-Presentar costos y beneficios
-Fijar tiempo mínimo para que se produzcan resultados
5.Hacer siempre “la venta” o convencimiento a los jefes de línea que habrán de
aplicarlos.
6.Debe estudiarse el “momento” más oportuno para iniciar la operación de un
programa nuevo.
Los presupuestos
Son una modalidad especial de los programas, cuya característica esencial
consiste en la determinación cuantitativa de los elementos programados.
Financieros: si dichos elementos se estiman en unidades monetarias
No financieros: cantidades o unidades.
Un tipo especial de presupuestos son los pronósticos, basados en las
experiencias pasadas proyectada hacia el futuro
Los presupuestos son instrumentos de planeación como de control.
PERT
El Pert trabaja sobre actividades desconocidas, cosas que nunca se han realizado
y no se tiene experiencia.
Elementos
•Actividad: Es todo aquello que tiene un principio, un fin y consume recursos
•Evento: Es el principio o fin de la actividad; no consume tiempo, ni consume
recursos, sólo es un punto de control.
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Recursos
Son los elementos que usamos para que el proyecto se realice. Estos recursos
pueden ser:
• Humanos. Hombre que se emplearían para la ejecución de las actividades
• Financieros: Dinero que se emplearía para la realización de las actividades
• Tiempo: Duración que consumirán las actividades
• Materiales: Materia prima y equipo que se emplearán para la ejecución
• Tecnología: Conocimiento o método para la realización de las actividades
• Espacio. Lugar donde se realizarán las actividades.
Limitantes
• Limitantes físicas: Son las restricciones producto del proceso
• Limitantes de recursos. Son las relacionadas con los hombres, dinero, tiempo,
etc.
• Limitantes de seguridad. Son aquellas que obligan a realizar en secuencia,
actividades que en otras condiciones podrían hacerse simultáneamente: por
ejemplo no es conveniente hacer el mantenimiento del equipo mientras se
trabaje con él.
• Limitantes administrativas: Son las relacionadas con los principios del
proceso administrativo.
• Limitantes sociopolíticas: son las relacionadas con las decisiones
macroeconómicas de un gobierno, externas al proyecto, pero que en un
momento pueden afectar a nuestra empresa.
Proceso para desarrollar el PERT
16.Definir objetivo
17.Hacer lista de actividades
18.Determinar la secuencia de las actividades
19.Representar gráficamente el modelo
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