8 Cuatrimestre Lic.

Administracin de Empresas

Sistemas y Procedimientos
Antecedentes Histricos
Desde hace unos aos se observa en Mxico y en general en Amrica Latina un inters por hacer ms eficaces los sistemas administrativos. Aunque en un principio este inters fue exclusivo de las empresas de tipo privado, ahora y cada da con mayor fuerza se captan esfuerzos similares a nivel Gobierno.

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Antecedentes Histricos
Al respecto puede citarse como ejemplo la Reforma Administrativa del Gobierno Federal de Mxico (2003), que ha demostrando los resultados que pueden obtenerse al sistematizar el estudio de los sistemas administrativos. (Si no lo creen observen el caso del S.A.T.)

Sistemas y Procedimientos
Antecedentes Histricos
El auge en la aplicacin de la metodologa y las tcnicas que denominamos como sistemas y procedimientos que hoy estamos palpando en nuestro pas, tuvo su origen en la

dcada de los cincuentas en los Estados Unidos

empleando como base los principios de la ingeniera industrial, a los cuales hubo que hacerles algunas adaptaciones y complementarlos con conceptos de otras reas.

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Antecedentes Histricos
Si enfocamos un organismo social a la luz de los sistemas que la componen encontramos principalmente dos SISTEMAS: PRODUCTIVOS: transforman insumos en productos y por este acto se crea la riqueza. ADMINISTRATIVOS: dan apoyo a los anteriormente descritos y estn constituidos por una serie de servicios como: ventas, mercadotecnia, finanzas, contabilidad, compras, personal y otros.

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Antecedentes Histricos
Se afirma que los sistemas administrativos son un mal necesario, ya que representan un sensible rengln de gasto para la empresa, pero indudablemente constituyen una fuente de informacin y control para la misma.

Sistemas y Procedimientos
Antecedentes Histricos
Si revisamos el desenvolvimiento de los sistemas administrativos, comparados con los de produccin, veremos que al principio el control de la empresa era realizado por el dueo, quien poda perfectamente cubrir todas las funciones administrativas de sta; Su forma de saber si ganaba o no dinero era comprobado si tena o no monedas en su bolsa. Ms tarde encontramos que es necesario descargar parte del trabajo del dueo y as se da lugar primero al tenedor de libros y despus, poco a poco, se va complicando la empresa: antes se venda slo al contado y ahora es necesario conceder crdito a los clientes, formndose el departamento de crdito y cobranzas;

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Antecedentes Histricos
El cliente empieza a distinguir los artculos por sus marcas y presentaciones y se desarrollan las reas de mercadotecnia; Se ve la necesidad de administrar en forma ms racional los recursos econmicos, dando lugar al departamento de finanzas; Ahora es imperativo reclutar, seleccionar y desarrollar al personal, formndose las especialidades en relaciones industriales; Y as podramos seguir revisando la empresa y descubriendo nuevos departamentos.

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Antecedentes Histricos
La conclusin es obvia ya que este tipo de sistemas fue creciendo en el lapso estudiado a una mayor velocidad que los sistemas de produccin. Aqu conviene detenernos para revisar la ley de Parkinson que plantea el crecimiento del personal de cualquier institucin de acuerdo con una progresin geomtrica. Explica que de la mxima autoridad dependern, por lo menos, dos subordinados y, de cada uno de stos, a su vez, se nombrarn por lo menos dos ayudantes; Esto contina igual a medida que se desciende en los niveles de la organizacin.

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Antecedentes Histricos
La razn de establecer dos subordinados en lugar de uno est en que consciente o inconscientemente cada jefe prefiere dividir el trabajo ya que si uno aprende a desarrollar su trabajo, puede sustituirlo. De esta manera: 1o.) Un funcionario necesita multiplicar subordinados no rivales; y 2o.) Los funcionarios se crean mutuamente trabajo unos a otros.

Sistemas y Procedimientos
Antecedentes Histricos
Finalmente establece que el incremento en el nmero de personas de la institucin no causa problemas, ya que "todo trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar a ocupar la totalidad del tiempo disponible para su completa realizacin", y aade: "los hombres ms atareados son los que disponen de ms tiempo sobrante".

Concepto de Sistemas y Procedimientos

Tomando como referencia los postulados derivados de la teora general de sistemas, encontramos que un sistema puede definirse de distintas maneras. Entre las acepciones ms aceptadas lo consideran como un ente formado por un conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes, con un objetivo determinado.

Concepto de Sistemas y Procedimientos

Con los elementos anteriores ahora s puede intentarse una definicin de "Sistemas y Procedimientos" como un

conjunto de tcnicas que buscan simplificar el trabajo y con ello incrementar la productividad en los
sistemas administrativos de un organismo social.

Concepto de Sistemas y Procedimientos

En el campo de la administracin, los sistemas y procedimientos se entienden como el conjunto de

elementos integrados entre s, que estn dispuestos en una serie de pasos establecidos para lograr un fin.

Concepto de Sistemas y Procedimientos

Los sistemas y procedimientos implican una serie de funciones o pasos empleados por la direccin para que su labor o cualquier trabajo, sea desempeado con mayor eficiencia efectividad y economa.

Campo de los Sistemas y Procedimientos

Se entiende como campo de los sistemas y procedimientos al

rea donde se realiza el proyecto (finanzas, ventas, proveedores) es parte integral del trabajo de cada
ejecutivo. Cada persona que supervisa, dirige o administra tiene ciertas actividades que van en relacin con las que realizan sus subordinados.

Funcin de los Sistemas y Procedimientos

La funcin de un sistema o procedimiento, determina lo

que va hacerse para despus valorar lo que se ha hecho. El como se hacen las cosas, las formas y medios que se emplean para llevar a cabo las tareas asignadas y la metodologa de los procesos de trabajo empleados.

Funcin de los Sistemas y Procedimientos

Para poder llevar a cabo su responsabilidad una unidad de sistemas y procedimientos tiene que cumplir con las siguientes funciones: Estudiar y analizar permanentemente la organizacin y el funcionamiento general de la empresa o reas de estudio. Diagnosticar sobre mtodos de operacin as como los sistemas de informacin. Estudiar y analizar permanentemente los procedimientos, relaciones de organizacin en trminos de lmites en la estandarizacin del trabajo, la simplificacin y la medicin de la productividad.

Funcin de los Sistemas y Procedimientos

Para poder llevar a cabo su responsabilidad una unidad de sistemas y procedimientos tiene que cumplir con las siguientes funciones: Disear sistemas ms eficientes, comparar las distintas opciones para seleccionar la ms indicada incluyendo el estudio de mtodos manuales, mecanizados o electrnicos. Formular los manuales administrativos que incluyan todos los elementos necesarios para cada sistema aprobado, observando su aplicacin y actualizacin. Revisar la implantacin de nuevos mtodos, revisar la efectividad de los que podran considerarse como la fase final del programa de sistemas.