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certificao oferece um peso maior na credibilidade daquilo que efetivamente est sendo realizado.
Conduta tica do Auditor Interno A postura tica um fator decisrio No basta ser tecnicamente excelente se a postura no for adequada. Alm da comunicao eficaz, imparcialidade, integridade e adaptabilidade, deve-se seguir algumas regras ticas indispensveis, tais como:
Origem das auditorias A palavra auditor vem do latim auditor-oris e quer dizer ouvinte. Isso significa, conceitualmente, que auditoria nada mais que uma forma de ouvir a opinio das pessoas sobre como as aes esto sendo conduzidas. A auditoria tem por objetivo detectar desvios, levantar problemas, os quais devem ser encarados como oportunidades para melhoria. Deste modo, os auditados devem entender e participar da auditoria como uma etapa do desenvolvimento do seu trabalho. Para conduzir uma auditoria necessria a existncia de regras ou procedimentos, a partir dos quais os desvios podem ser identificados. Estes procedimentos e prticas constituem os padres gerenciais e tcnicos adotados pelas organizaes.
Caractersticas das auditorias As auditorias devem ser baseadas nos seguintes princpios:
*Ser realizada por pessoas treinadas independente das atividades que estiver sendo auditada.
*Buscar comparar as prticas reais e evidentes com as normas, regras e padres estabelecidos.
*Serem programadas com antecedncia e feitas sistematicamente. No devem ser realizadas somente em momentos de crise.
*Abordar e discutir, francamente com os auditados, os desvios revelados pela auditoria. * Utilizar os desvios encontrados com objetivo de orientar aes que garantam a no-reincidncia dos problemas e nunca como elementos para punio.
Habilidades de um auditor O bom andamento da visita depende, em grande parte, da habilidade do auditor. Esta habilidade pode ser desenvolvida atravs de autodisciplina.
Os auditores devem ter uma mentalidade aberta e madura, julgamentos dignos de confiana, capacidade analtica e tenacidade; devem ter habilidade para perceber situaes de maneira realista, compreender operaes complexas sob uma perspectiva mais ampla, bem como o papel das unidades individuais dentro da organizao como um todo.
procurar ler, ver e ouvir atentamente tudo; utilizar constantemente as perguntas simples o que?, quando?, quem?, onde?, como? e por qu?; gerenciar o tempo estabelecido para a auditoria;
***portar-se de maneira tica e corts, ANTES,durante e APS a auditoria; praticar a diplomacia, o bom senso de julgamento, o poder de anlise, a honestidade e a disciplina alm de demonstrar interesse e mente aberta para compreender o que est sendo auditado.
Responsabilidades dos auditores Os auditores devem estar livres de influncias que possam afetar a sua objetividade e, como tal, devem: cumprir os requisitos aplicveis da auditoria; comunicar e esclarecer os requisitos da auditoria, caso o auditado necessite;
importante ressaltar que s possvel conduzir uma auditoria com sucesso praticando o giro do PDCA, cujas etapas so:
Planejamento da auditoria P
Antes de iniciar a auditoria, deve ser estabelecido:
A dupla de auditores. O local a ser auditado.
Realizao da auditoria D
As auditorias sero cruzadas entre as Subprefeituras, Secretaria de Coordenao das Subprefeituras, Superintendncia das Usinas de Asfalto e Superviso de Abastecimento.
Os prdios so divididos em reas loteadas que sero auditadas por uma dupla de auditores e acompanhadas pelo gestor. A realizao da auditoria precedida pelas seguintes aes: Reunio inicial para apresentao dos auditores e auditados, entre si.
Conduta da auditoria: apresentao dos objetivos da auditoria e acordo do melhor roteiro para verificao em campo. Dar conhecimento aos auditados das normas e padres a serem utilizados na conduo da auditoria. Relatrio da auditoria. Reunio de encerramento. O auditor deve adotar uma abordagem positiva, profissional e construtiva.
Apresentao dos documentos: auto-auditoria, tabela das reas loteadas, mapa de fronteira e auditoria anterior.
Avaliao da auditoria C
Ao final de qualquer auditagem, o lder do grupo de auditoria deve se reunir com o grupo auditor e avaliar o planejamento e a conduo da auditoria, sobre todos os aspectos. importante buscar tambm a avaliao dos auditados. Isto contribui para o aperfeioamento do processo de auditoria e ajuda a estreitar as relaes entre auditor e auditado. Aes corretivas A Como em qualquer outro processo, as falhas, desvios e dificuldades observados durante a auditoria devem ser sempre analisados de tal forma que aes possam ser tomadas, procurando eliminar esse problema nas auditorias seguintes.
Controlando a auditoria
O auditor deve controlar a auditoria. Ele no pode/deve: Desviar-se do seu objetivo.
Ele deve: Estar preparado. Ser pontual. Insistir para que as pessoas questionadas respondam por si prprias. Falar o mnimo possvel. Ser calmo e polido. Evitar mal-entendidos. Fazer perguntas de forma clara e concisa. Dar os cumprimentos.
O auditor deve estar preparado e consciente para uma srie de circunstncias que podem ocorrer ao longo de uma auditoria. Por exemplo: Agressividade por parte do auditado. Timidez do auditado.
Pessoal faltante.
Documentos faltantes. Amostragem previamente selecionada (sempre escolha sua prpria amostragem).
Casos especiais.
Chantagem emocional. Quando confrontado com estes tipos de situao, o auditor deve atuar com firmeza, justia e profissionalismo, sempre levando em considerao os objetivos e o propsito da auditoria de campo.
Observaes ou comentrios
Alguns fatos identificados durante a auditoria podem tambm tomar a forma de Observaes ou Comentrios. Em muitas situaes, as Observaes so aspectos que adicionam valor na auditoria. Estes so pontos nos quais o auditor deseja realizar algum comentrio, porm no so relatados como no-conformidade.
Definies :
Documento x registro
Observao x comentrio SGQ x ISO
Estratgico
Ttico
Operacional
1. Escopo
A ISO 9001 especifica requisitos para um SGQ; Independente do porte ou atividade da organizao. Quando algum requisito no puder ser aplicado, devido as caractersticas da organizao e seu produto, ele poder ser excludo
A organizao deve:
a) Determinar os processos necessrios para o sistema de Gesto da Qualidade e sua aplicao por toda a organizao;
In icio
C lie n te so licita u m re m d io
S IM
NAO
S IM
co n tro la d o ?
NAO
P e d e a re ce ita
A rq u iva r a R e ce ita
D a r b a ixa n a p la n ilh a d e G e st o
S IM
E n tre g a r o p ro d u to a o clie n te
F IM
f) Implementar aes necessrias para atingir os resultados planejados e a melhoria contnua desses processos;
Quando uma organizao optar por terceirizar algum processo que afete a conformidade do produto em relao aos requisitos, a organizao deve assegurar o controle desses processos. O tipo e a extenso do controle a ser aplicado a esses processos terceirizados devem ser definidos dentro do SGQ.
a)
b) c)
d)
Declaraes documentadas de uma poltica da qualidade e dos objetivos da qualidade; Manual da Qualidade; Procedimentos documentados e registros requeridos por esta Norma; Documentos, incluindo registros, determinados pela organizao como necessrios para assegurar o planejamento, a operao e o controle eficazes de seus processos.
Hierarquia da documentao
Ordem da documentao
Documentos e Registros
Documentos
Registros
Destinatrios Reviso Data Reviso Responsvel Qualidade Engenharia RH 0 20/12/2009 Arthur x x x 0 20/12/2009 Juliana x
Manuteno x
5 . Responsabilidade da Direo
5.1 Comprometimento da direo: A alta direo deve fornecer a evidncia do seu comprometimento com o desenvolvimento e com a implementao do SGQ, e com a melhoria continua de sua eficcia
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5 . Responsabilidade da Direo
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Exemplo de Poltica
Organograma
COD = 187
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Descrio de Cargos
COD = 180
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5.5.3 Comunicao interna A Alta Direo deve assegurar que sejam estabelecidos, na organizao, os processos de comunicao apropriados e que seja realizada a comunicao relativa eficcia do SGQ.
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6 Gesto de Recursos
6.1 Proviso de Recursos A organizao deve determinar e prover recursos para a) Implementar e manter o SGQ e melhorar continuamente sua eficcia, e b) Aumentar a satisfao de clientes mediante o atendimento aos seus requisitos.
A conformidade com os requisitos do produto pode ser afetada direta ou indiretamente pelas pessoas que desempenham qualquer tarefa dentro do SGQ;
Educao
Habilidade
Treinamento
Avaliao de Habilidades
Matriz de Competncias
6.3 Infra-estrutura
A organizao deve determinar, prover e manter a infraestrutura necessria para alcanar a conformidade com os requisitos do produto. A infra-estrutura inclui, quando aplicvel, a) edifcios, espao de trabalho e instalaes associadas;
b)
c)
Sugestes
Backup peridico dos documentos eletrnicos do SGQ