Técnicas de

Información y
Comunicación en
General Aspectos generales de las
153213

Esp. Franco Roversi

hojas de cálculo
froversi2@gmail.com
Objetivos
1. Implementar de manera práctica la
herramienta Excel con el fin de automatizar y
simplificar procesos administrativos
2. Implementar de manera práctica la
herramienta Excel con el fin de automatizar y
simplificar procesos administrativos.
Introducción
Explotaremos las facilidades que Microsoft Excel nos brinda,
haciendo énfasis en:

– Uso de fórmulas y funciones matemáticas y financieras.

– Uso de las facilidades de base de datos (Ordenar,
filtrar, sub-totalizar)
– Manejo de gráficas.
– Uso de macros
Contenido
Diagnóstico de Conocimiento de la herramienta
Manejo de funciones en Excel
– Operaciones aritméticas
– Funciones matemáticas, lógicas, estadísticas

Las facilidades de Base de Datos

– Ordenar
– Filtrar
– Sub-totalizar
El poder de la hoja de cálculo
¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular

números dispuestos en forma de tablas. Habitualmente es
posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y
dibujar distintos tipos de gráficas.
El poder de la hoja de cálculo
¿Qué es una hoja de cálculo?

En la medida en que invirtamos un

tiempo definido en diseñar que
queremos lograr con el uso de una
hoja de cálculo, y vaciar las fórmulas
y funciones adecuadas, y hacer
parámetros de valores que cambian,
lograremos un ahorro de tiempo y
dinero significativo en el posterior
uso de la hoja.
Planificación de una hoja de cálculo
Para diseñar una hoja de cálculo, tenga en mente los siguientes
puntos:

Establecer las metas: ¿para qué es la hoja? ¿A qué necesidad

dará respuesta?

Evaluar el tipo de hoja que requiere: Cálculo de funciones

básicas, manejo de base de datos, investigaciones científicas,
simulaciones matemáticas, programación de ciertas tareas, etc.
Planificación de una hoja de cálculo
Identificar Entradas, salidas y parámetros
• Entradas: Valores o datos que se necesitan para dar respuesta
a la necesidad
• Salidas: Valores finales o resultados que va a producir la hoja
de cálculo
• Parámetros: Funciones y fórmulas que se usarán para calcular
los Resultados

Identificar los formatos de celdas, colores, que proporcionen

valor agregado al contenido de la hoja.
Planificación de una hoja de cálculo
Evaluar la necesidad de salida de los resultados. (Impresora)

Construir la hoja de cálculo

Realizar pruebas con datos sencillos, comprobables para

verificar las fórmulas y funciones.

Documentar la hoja.
Composición de una hoja de cálculo
Columnas

Celdas
Filas

Hojas
Composición de una hoja de cálculo

Tipos de datos

Tipo de Dato
ETIQUETA Nombr
Composición de una hoja de cálculo

CONSTANTES

ETIQUETAS
=PAGO(C4/12;C5;-C3)
FORMULA

Las fórmulas son ecuaciones matemáticas. Hay una lista de las funciones
disponibles en el menú Insertar – Función en la barra de menú.
Las funciones en Excel
La funciones son las piezas que más se usan en una hoja de
cálculo. Son el principal elemento para establecer parámetros
en hojas de cálculo donde al cambio de un valor numérico,
actualiza automáticamente la función.

En Excel, existe una cantidad numerosa de funciones que no

podemos reflejar en una lámina, pero es importante reconocer los
tipos de funciones que podemos aplicar:

En las próximas láminas, colocaremos los tipos de funciones y

explicaremos las usadas más comúnmente.
Las funciones en Excel
Tipos de Funciones

• Funciones financieras
• Fecha y hora http://www.youtube.com/w
• Matemáticas y trigonométricas
• Estadísticas
• Búsqueda y referencia
• Base de datos
• Lógicas
• Texto
• Información
Las facilidades de Base de Datos
En Excel, la facilidad de base de datos se hace a través de:

• La opción DATOS del menú de comandos

Al seleccionar la opción, se abre la ventana que muestra las

distintas opciones que tenemos para trabajar con dicha facilidad.
Las facilidades de Base de Datos
Esta facilidad nos permite manipular Base de Datos sencillas y
moderadas en complejidad, ofreciendo las siguientes opciones:

• Ordenar la Base de Datos por campos específicos

• Realizar sub-totales por criterios específicos
• Hacer preguntas para seleccionar registros según criterios
• Diseñar formularios validando la información
• Diseñar tablas dinámicas
Las facilidades de Base de Datos
Ordenar Base de Datos
Permite visualizar un rango de datos de forma ordenada en
base a un criterio definido. Se puede ordenar hasta 3 niveles
(Versión Excel 2003). Ejemplo:

Tengo una base de datos que contiene los siguientes campos:

País - Estado - Ciudad - Nombre del vendedor - Beneficios

Puedo organizar la base de datos indicándole:

Ordéname toda la base de datos por País, luego por Estado y
finalmente por ciudad.
Las facilidades de Base de Datos
Ordenar Base de Datos
Para conocer paso a paso como se puede ordenar una
base de datos, haz click en el siguiente enlace:

http://www.microsoft.com/spain/empresas/formacion/ordenar_bbdd.mspx
Las facilidades de Base de Datos
Facilidades de sub-totales
Microsoft Excel puede calcular automáticamente
valores de subtotales y de totales generales en
una Lista. Cuando se insertan subtotales
automáticos, Excel esquematiza la lista para que
se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de
cada subtotal. Para insertar subtotales:

• Se ordena la lista para agrupar las filas cuyos

subtotales se desea calcular.
• Calcular los subtotales de cualquier columna
que contenga números.
Las facilidades de Base de Datos
Facilidades de filtros
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto
de datos de un rango y trabajar con el mismo.

Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen con un

criterio (Condiciones que se especifican para limitar los registros
que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un
filtro.) que se especifique para una columna.
Las facilidades de Base de Datos
Facilidades de filtros
Existe dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

• Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos.

El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato,
representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin
necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Las facilidades de Base de Datos
Facilidades de filtros

Cuando utilice el comando

Autofiltro, aparecerán las flechas
de Autofiltro a la derecha de los
rótulos de columna del rango
filtrado.
Investigar mas en:
F1: Manual en línea ofrecido por la herramienta

http://www.aulaclic.com

http://www.aulafacil.com

http://www.microsoft.com/spain/Office/eventosonline/default.aspx