Organizaciones Hoy

Primera Parte
Alex P. Carrasco, Magister en Educacin Sociologa de las Organizaciones

Toda persona, al incorporarse a una organizacin lleva tras de s sus expectativas, propsitos y metas, por lo que no se desliga de sus otras afiliaciones, pertenencias y lealtades. Por lo tanto, la organizacin no puede, por medio de sus marcos regulatorios, cubrir todas las dimensiones de la persona integrante, ni satisfacer todas sus necesidades.

Cmo surgen?

Buscando la Eficiencia

ORDENAMIENTO

COORDINACIN

Establecidos los Objetivos

lo que se quiere hacer

como hacerlo

Organizar es:

Agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos, creando unidades administrativas, asignando funciones adecuadas, creando instancias de autoridad, responsabilidad y jerarqua, y formalizando las relaciones que entre dichas unidades deben existir

Organizacin es:

Asociacin permanente de individuos que, con la intencin de conseguir fines especficos, sean estos econmicos, polticos, sociales o religiosos, coordinan sus actividades mediante la formalizacin y reglamentacin de las mismas, a travs del desempeo de roles diversificados que se articulan en estructuras diferenciadas y jerarquizadas

Organizacin es:

Coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue

Organizacin es:

Estructura y asociacin por la que un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes

Finalmente

UNA ORGANIZACIN ES LA COORDINACIN RACIONAL DE LAS ACTIVIDADES DE UN CIERTO NMERO DE PERSONAS, QUE INTENTAN CONSEGUIR UNA FINALIDAD U OBJETIVO COMPARTIDO EXPLICITO, MEDIANTE LA DIVISIN DE LAS FUNCIONES Y DEL TRABAJO Y A TRAVS DE UNA JERARQUA DE AUTORIDAD Y DE LA RESPONSABILIDAD

ELEMENTOS

Objetivo

Toda organizacin nace con un objetivo relativamente concreto, y en efecto, se hace necesario el ordenamiento de los miembros y sus relaciones para ser ms eficiente en su consecucin

Estructura

La organizacin se da de una forma consistente, compuesta por personas con un objetivo definido. Esto implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y correlacin de las funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos

Racionalidad

Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racional y sistemticamente con fin de promover el trabajo con sentido y por lo tanto con la eficiencia requerida

Asignacin

El modelo implica la agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones con el fin de promover la especializacin

Autoridad y jerarqua

La organizacin como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa

Simplificacin de funciones

Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible

IMPORTANCIA

Carcter continuo

Jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc.).

Carcter meditico

Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social

Carcter econmico

Referido a la economa del esfuerzo, as es como suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo

Carcter productivo

Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad

Carcter racional

Puesto que reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y responsabilidades, segn los miembros y su posicin dentro de la estructura de funciones definida para conseguir los fines propuestos

PRINCIPIOS

Objetivo

Toda y cada una de las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa, la existencia de una posicin dentro de la organizacin slo se justifica si sirve para alcanzar realmente los objetivos que se han trazado en el corto plazo

Especializacin

El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad dentro de un proceso en un tiempo definido; mientras ms especfico y menor campo de accin tenga un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza

Autoridad

Es necesario establecer centros de autoridad de los que se emita la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde la direccin hasta el nivel ms bajo

Relacin de autoridad y responsabilidad

A cada grado de responsabilidad otorgado, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad

Unidad de mando

Al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no debern reportarse ms que a un solo jefe. Al contrario, la duplicidad de mando dentro de las organizaciones es siempre un factor de mxima disfuncionalidad

Comunicacin y formalizacin de roles

Las responsabilidades, funciones y niveles de autoridad de cada puesto, deben ser conocidos por el resto de la organizacin y por ello, deben publicarse y ponerse por escrito a disposicin de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relacin con el mismo

Rango de control

Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportarse a un supervisor, de tal manera que ste pueda realizar todas sus funciones eficientemente

Coordinacin

Las unidades de una organizacin siempre debern mantenerse en equilibrio (marketing, operaciones, finanzas, produccin, recursos humanos)

Continuidad

Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio ambiente

PROCESO

Detallar el trabajo que es necesario ejecutar para el logro de las metas

Toda organizacin se crea para lograr un conjunto de propsitos, todas las finalidades se logran de forma diferente, por consiguiente, para alcanzar las metas de la organizacin, las tareas deben ser establecidas primero

Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden ser ejecutadas de forma lgica, por una persona o grupo de personas

Las organizaciones se crean porque el trabajo que debe realizarse no puede hacerlo una persona, de ah que el trabajo deba dividirse adecuadamente entre sus miembros. Por adecuadamente entendemos, primero, que a los individuos se les asignarn las tareas sobre la base de su cualidad para ejecutarlas, y segundo, que a ninguna persona se le puede imponer una carga de trabajo demasiado pesada o demasiado ligera

Combinar el trabajo de los miembros de modo lgico y eficiente

A medida que una organizacin crece y contrata a ms personal para llevar a cabo las actividades, se hace necesario agrupar a las personas cuya tarea guarda relacin entre s. Ventas, recursos humanos, mercadotecnia, produccin, manufactura. A esta agrupacin del trabajo suele llamrsele departamentalizacin

Fijar los mecanismos de coordinacin del trabajo de los subsistemas

En un sentido unitario y armonioso, a medida que los individuos y departamentos realizan sus actividades especializadas, pueden olvidarse las metas de la organizacin o bien surgir conflictos entre los miembros. Los gerentes de marketing de una compaa pueden hacer presin para que se apruebe un presupuesto mayor de publicidad y as estimular la demanda, an cuando, para el inters general de la compaa, convenga mas invertir en equipo automatizado y reducir los costos

Evaluacin, control y ajustes dinmicos

Vigilar la eficiencia de la organizacin y hacer ajustes para mantenerla o mejorarla. Dado que organizar es un proceso constante, se requiere una evaluacin peridica de los cuatro pasos precedentes. A medida que la organizacin crece y cambian las situaciones hay que evaluar su estructura y asegurarse que sea compatible por una operacin eficaz y eficiente para satisfacer las necesidades presentes. La divisin del trabajo es fraccionar una tarea, de modo que cada individuo sea responsable y realice un conjunto de actividades y no toda la tarea. La departamentalizacin es el agrupamiento de actividades para las que son semejantes y estn relacionadas lgicamente entre s. La departamentalizacin representa la estructura formal de la organizacin tal como aparecera en un organigrama

de Coexistencia o de Objetivos compartir y recrear

de Actuacin o de Intereses actuar sobre un grupo de participantes y defender los derechos de sus integrantes

de Resultado o de Lucro o Beneficio lograr determinada accin o efecto y obtener dinero

TIPOS

Organizacin Formal

Aquella en la que los roles y las relaciones estn fundamentadas en un orden oficial, formalmente definido y en lnea con los criterios, procedimientos, reglas, normas, etc., estipuladas u ordenadas protocolarmente para alcanzar los objetivos de la misma, existe para asegurar la adecuada comunicacin entre las personas que la integran y la unin de esfuerzos para alcanzar los objetivos comunes...

 stos ltimos estn claramente definidos; son conocidos y entendidos por los funcionarios, quienes siguen un patrn que permite alcanzar dichos objetivos con la mayor satisfaccin personal y profesional. Es una organizacin en la que las lneas de autoridad fijan el rumbo que deben seguir las diversas actividades y el proceso de toma de decisiones. Adems, provee la necesaria flexibilidad para asegurar que la labor individual contribuya con los fines comunes en el presente y en el futuro

Organizacin Informal

Es el ordenamiento que se fundamenta en las relaciones espontneas de los seres humanos o empleados y en las caractersticas y necesidades psicolgicas, sociales y fisiolgicas de stos. Es una organizacin regida por el patrn que dictan esas relaciones informales y surge espontneamente, al margen, pero ntimamente entrelazada con la organizacin formal. En la misma ocurren acciones no planificadas, encuentros informales y contactos no esperados.

La organizacin informal incluye roles, jerarquas de status y normas del grupo. Muchas personas sienten fuertes deseos de asociarse con grupos especficos, especialmente si la membresa les proporciona un sentir de importancia, de prestigio y de pertenencia, as como satisfaccin emocional. La estructura formal no provee elementos que son necesarios para las personas como el logro de una real pertenencia o el reconocimiento. Esto es ms frecuente en la organizacin de gran tamao o dispersin territorial.

Es de suma importancia que la administracin tome conciencia de la existencia y de la fuerza de esa organizacin y que pondere cul ha de ser la mejor manera en que estos grupos informales, inmersos en la estructura formal, logren un ptimo nivel de productividad y de moral

ELEMENTOS ESTRUCTURALES

Organizar es un proceso que busca obtener la mxima productividad de las personas permanentemente segn los recursos disponibles, considerando para ello cuatro pasos bsicos cuando se empiezan a tomar decisiones para organizar

Dividir la carga de trabajo entera en tareas que pueden ser ejecutadas, de forma lgica y cmoda, por personas y grupos. Esto se conoce como la divisin del trabajo

Especificar de quin depende cada miembro en la organizacin. Esta vinculacin de los departamentos produce una lnea de mando o jerarqua y autoridad en la organizacin

Definir los mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un marco coherente y para controlar y evaluar la eficacia de dicha integracin. Este proceso se llama coordinacin

Finalmente, las tareas deben ser coordinadas de manera lgica y eficiente. La agrupacin de trabajadores por reas de desempeo y tareas se denomina departamentalizacin.

DESAFIOS ORGANIZACIONALES
CMO ORGANIZAR LAS TAREAS Y ASIGNARLAS A LOS TRABAJADORES CMO RECLUTAR, FORMAR Y DIRIGIR DE UNA MANERA EFICAZ A LAS PERSONAS

CMO CREAR CONDICIONES LABORALES Y SISTEMAS DE RECOMPENSAS Y CASTIGOS QUE PERMITAN MANTENER UN ALTO NIVEL DE EFICACIA Y UNA MORAL DE EQUIPO EN EL TIEMPO
CMO AJUSTAR LA ORGANIZACION A LAS CONDICIONES AMBIENTALES VARIABLES Y A LAS INNOVACIONES TECNOLGICAS CMO ENFRENTARSE CON LA COMPETENCIA

NUESTRO TEMA

ANALISIS ORGANIZACIONAL

DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

DESARROLLO Y CAMBIO

ANALISIS ORGANIZACIONAL

PROCESO DE OBSERVACIN DESTINADO A DESCRIBIR UNA ORGANIZACIN Y SU FUNCIONAMIENTO UNA FORMA DE CONOCER LAS DIFERENTES FUERZAS Y PROCESOS A QUE EST SOMETIDA LA ORGANIZACIN EVALUAR LA SITUACIN DE LA EMPRESA, SUS PROBLEMAS, POTENCIALIDADES Y EVENTUALES VIAS DE DESARROLLO EXAMINAR LA SITUACIN, DETECTAR CAUSAS DE LOS PROBLEMAS, EVALUAR LA IMPORTANCIA DE CADA UNO Y ENCONTRAR O SELECCIONAR LAS SOLUCIONES ADECUADAS.

ANALISIS ORGANIZACIONAL
En las organizaciones se puede diferenciar distintos mbitos

Por qu
MISIN VALORES PRINCIPIOS

Qu
ESTRATEGIA ESTRUCTURA SISTEMAS

Cmo
ACTITUDES HABITOS CONDUCTAS

POR QUE DIAGNOSTICAR?

ABORDAR LOS CAMBIOS QUE IMPLICA EL CRECIMIENTO LA NECESIDAD DE RENOVAR PRODUCTOS, TECNOLOGA, PERSONAS CONOCER EL IMPACTO DE CAMBIOS INTERNOS ENCARAR PROBLEMAS DE PRODUCTIVIDAD Y CALIDAD ABORDAR LA COMPLEJIDAD DEL ENTORNO CONOCER LA CULTURA, CLIMA Y OTROS PROCESOS ORGANIZACIONALES IMPLEMENTAR NUEVAS MODALIDADES DE GESTIN.

Continuar