Gesto de Projetos

Aula 4

Evitando as armadilhas gerenciais

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Sumrio O que um sucesso de projeto?
Por que os projetos fracassam Administrao Ad Hoc e projetos repetitivos Outras causas de fracasso dos projetos Problemas de atraso na implementao

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Sumrio Antecipando a mudana externa
Oposio, mudana poltica e imprevistos Fatores de sucesso e melhores prticas Uma frmula para o sucesso Antes da designao as primeiras perguntas Concluso

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O sucesso de um projeto Sucesso.. O que vem a ser? Projetos >> 100% >> Soluo satisfatria? Nem todos alcanam objetivos previstos Pjt ambiciosos, clima de euforia >> >> Fracasso parcial ou completo

O entusiasmo com o projeto Sucesso Injeo de recursos xito na consecuo de

objetivos

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O sucesso de um projeto

Injeo de recursos xito na consecuo de

objetivos
Critrios para avaliao e administrao dos projetos Conceito Objetivos Qualidade do resultado Custo Tempo
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O sucesso de um projeto
Resultados de amostragem de projetos: 37% >> Abandonados ou concludos parcialmente 34% >> Concludos, mas com objetivos modificados e

qualidade reduzida, uso de tempo adicional 29% >> Satisfatoriamente concludos

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Quais os motivos dos fracassos Fracasso Fora dos prazos Alcance parcial do objetivo Custo superior ao previsto Baixos nveis de qualidade Objetivos fora dos prazos >>

>> Acarreta aumento do custo >> >> Nveis de qualidade comprometidos

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Motivos dos fracassos Problemas na base dos projetos Tcnicas de administrao Treinamento para gerentes de projetos No passado Quanto maior o projeto maior >> >> Maior o receio nos custos Empreendimentos abandonados Aps grandes investimentos

Hoje no Brasil >>

Projetos / obras inacabadas
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Fracasso dos projetos
No passado Pjt considerados equivocados >> >> Considerados excelentes realizaes Viso, conceito e inteno >> Sobrepujaram Planejamento, administrao e deficincias fiscais Presses polticas Hoje Lies aprendidas Avanos em tcnicas de administrao de projetos

Treinamento de gerentes
Melhorias >> Viabilidade, anlise de riscos, >> Planejamento e sistemas de controle >> Sucessos
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Estudo de caso Variveis a serem consideradas: Estrutura administrativa do projeto Planejamento e programao Custos e controle financeiro

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Estudo de caso

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Estudo de caso
Parque da Cidade Cidade

1.000.000 habitantes
Se recuperando da gesto anterior Funcionrios antigos, promovidos antiquidade

Engenheiro municipal
Antes > Chefe de Tu de Construo Hoje > Comanda construo municipal

Estilo autoritrio, agressivo e arrogante

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Estudo de caso
Parque da Cidade Cidade

Tesoureiro municipal
Recm-nomeado Aperta controles financeiros

Diretor financeiro
Jovem contador Disputa com engenheiros e pessoal mais antigo

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Estudo de caso
Parque da Cidade Cidade

Implantao de melhorias urbanas > Revitalizar cidade

Transformar estabelecimentos industriais

abandonados >> Parque de lazer rea de recreao rea de brincadeiras Apresentado projeto >> Cmara

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Estudo de caso Parque da Cidade >> Projeto Artista ambiental e jardineiro paisagista Terraos gramados, muros de calcrio Replantio de coqueiral Escultura para escalada rea cercado por muro de calcrio Entrada imponente >> Via pblica Instalao de comit Controlar e dirigir o projeto

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Estudo de caso Parque da Cidade >> Projeto Instalao de comit Presidente > > Engenheiro municipal Componentes >> Diretor financeiro, superintendente de parques e jardins e um administrador Reunio do comit Proposto um gerente de projeto Engenheiro >> Dispendioso e desnecessrio >> >> Cortar $$ >> Pessoal Prefeitura + empreiteiros >> Realizariam controle

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Estudo de caso - Parque da Cidade Reunio do comit Proposto um gerente de projeto Engenheiro >> Dispendioso / Desnecessrio >> >> Cortar $$ >> Pessoal Prefeitura + Empreiteiros >> Realizariam controle Artista ambiental >> Fabricao parede de escalada e colocao no local >> Base de concreto Engenheiro municipal Controle dirio >> Sem apresentar cronograma perda de tempo sabia fazer o servio

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Estudo de caso - Parque da Cidade Prefeito e polticos Busca de vantagem poltica Consolidao de imagem pblica Estimulam a publicidade do projeto Marcam inaugurao >> Um dia aps data prevista para o final do projeto Localizao da entrada do Parque Frente via dupla principal da cidade Populao interessada Muros construdos Portes de entrada prontos
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Estudo de caso - Parque da Cidade Prefeito e polticos Localizao da entrada do Parque Frente via dupla principal da cidade Gramados plantados e regados Projeto pra / Caminha devagar >> Desconfianas Portes de entrada demolidos Entrada dos coqueiros >> Adultos Chuva e trnsito dos veculos Destruio do gramado Passeios danificados
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Estudo de caso - Parque da Cidade Projeto pra / Caminha devagar >> Desconfianas Parede de escalada Portes aumentados >> Entrada muro escalada Base concreto inadequada >> Refeita Parede suspensa por guindastes > Custo do aluguel Inaugurao Paisagismo atrasado Discusses paisagista X Engenheiro

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Estudo de caso - Parque da Cidade Inaugurao Discusses paisagista X Engenheiro Paisagista alegava Quebra de contrato Base imprpria >> Impossvel montar muro Exigncias ignoradas Imprensa Acusaes de administrao inepta Escalada de custos Estimativas negligentes Local para escultura?
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Estudo de caso - Parque da Cidade Inaugurao Ampliao dos custos >> Ao do engenheiro Desvio de MO de outros servios Projeto = Fonte de embaraos Cmara Pressionada para assumir suas responsabilidades Inaugurao Quatro meses de atraso Mau tempo Pouco pblico
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Estudo de caso - Avaliao Qual a avaliao do projeto quanto aos critrios de sucesso? Conceito? Planejamento? Qualidade? Custo? Tempo?

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Estudo de caso - Avaliao Qual a avaliao do projeto quanto aos critrios de sucesso? Conceito?

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Estudo de caso - Avaliao Qual a avaliao do projeto quanto aos critrios de sucesso? Conceito? Aparentemente vlido, apesar das interferncias polticas
Planejamento?

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Estudo de caso - Avaliao Qual a avaliao do projeto quanto aos critrios de sucesso? Conceito? Aparentemente vlido, apesar das interferncias polticas
Planejamento? Planejamento e implementao praticamente

improvisados Sem definio clara de objetivos Sem cronograma de execuo

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Estudo de caso - Avaliao Qual a avaliao do projeto quanto aos critrios de sucesso? Planejamento? Planejamento e implementao praticamente improvisados Sem definio clara de objetivos Sem cronograma de execuo
Qualidade?

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Estudo de caso - Avaliao Qual a avaliao do projeto quanto aos critrios de sucesso? Planejamento? Planejamento e implementao praticamente improvisados Sem definio clara de objetivos Sem cronograma de execuo
Qualidade? Aparentemente alcanados Aprovao pblica >> Comprometido
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Estudo de caso - Avaliao Qual a avaliao do projeto quanto aos critrios de sucesso? Qualidade? Aparentemente alcanados Aprovao pblica >> Comprometido
Custo?

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Estudo de caso - Avaliao Qual a avaliao do projeto quanto aos critrios de sucesso? Qualidade? Aparentemente alcanados Aprovao pblica >> Comprometido
Custo? Sem cifras >> Sem comparaes Estimativas ultrapassadas >> Ineficincia da MO Remodelao dos espaos, tempo dos guindastes, Atraso na concluso
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Estudo de caso - Avaliao Qual a avaliao do projeto quanto aos critrios de sucesso? Custo? Sem cifras >> Sem comparaes Estimativas ultrapassadas >> Ineficincia da MO Remodelao dos espaos, tempo dos guindastes, Atraso na concluso
Tempo?

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Estudo de caso - Avaliao Qual a avaliao do projeto quanto aos critrios de sucesso? Custo? Sem cifras >> Sem comparaes Estimativas ultrapassadas >> Ineficincia da MO
Tempo? Extrapolou previso. (?) Empirismo nas aes Ausncia de planejamento >> Demora na concluso

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Estudo de caso - Comentrios Estrutura administrativa do projeto No havia estrutura lgica de administrao, definio de responsabilidades Administrao por comit / Responsabilidade indefinida >> Resultados insatisfatrios Controle dirio >> Realizado pelo engenheiro Sem preparo para administrar projetos No subordinado superviso Demais participantes do projeto No comprometidos
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Estudo de caso - Comentrios Planejamento e programao Estilo do engenheiro era inadequado para o trabalho com projetos Agressividade com pessoas e mos -obra No consultava demais interessados Artista ambiental / Especialista em paisagismo No preparou seqncia lgica de eventos No previu durao de cada atividade Utilizao de programas evitaria atropelos

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Estudo de caso - Comentrios
Custos e controle financeiro

Erroneamente >> Uso de funcionrios da prefeitura

diminuiria custo final Funcionrios eram pagos com recursos pblicos regulares >> Desviados >> Servio regular?? Diversos custos ampliados pela falta de planejamento

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Estudo de caso Concluses Dificuldade de coordenao Estrutura administrativa mal definida Participao de pessoal em tempo parcial Possibilidade de sucesso Uso de Administrador Competente (Redundncia?) Custo do Gerente + Custo de MO contratada >> >> Menor que utilizao de funcionrios da prefeitura Planejamento eficiente Possibilidade de utilizao da MO da prefeitura de forma eficiente
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Administrao ad hoc e projetos repetitivos Administrao ad hoc para um fim especfico Administradores Familidariedade do processo Desenvolvimento do projeto Acarreta informaes toscas ou incompletas Projetos se diferenciam Possuem variveis distintas

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Administrao ad hoc e projetos repetitivos Familidariedade do processo Desenvolvimento do projeto So suscetves a diversos fatores A utilizao de um tcnica especfica em um projeto no significa exatido em outro Projetos repetitivos do mais dor de cabea

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Outras causas de fracasso dos projetos EUA / GB >> Fatores comuns de fracasso Coordenao ineficaz de recursos e esforos Relaes humanas deficientes Organizao inadequada e deficiente Erros de estratgia >> Decises tardias Erro ao avaliar a viabilidade do projeto Controle de recursos deficiente resultando em aumento dos custos

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Evitando as armadilhas gerenciais Outras causas de fracasso dos projetos Fase do conceito Pelos patrocinadores e proprietrios Tempo para estudo da viabilidade >> Inadequado Termos de referncia imprecisos para o estudo da viabilidade Pesquisa e avaliao de riscos inadequados Fraca cooperao entre os interessados > Pr / Contra Capacidade especializada inadequada nos estgios iniciais

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Evitando as armadilhas gerenciais Outras causas de fracasso dos projetos Fase do planejamento Pelos patrocinadores e proprietrios ou assessores Propsito invlido do projeto Prioridades dos polticos e empreiteiros Capacidade inadequada de planejamento Objetivos mal definidos, falta de planejamento Estrutura administrativa imprpria Delegao de autoridade mal definida

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Evitando as armadilhas gerenciais Outras causas de fracasso dos projetos Fase do planejamento Pelos patrocinadores e proprietrios ou assessores Falta de consulta aos envolvidos no processo Pensar a totalidade do processo, eventos e oportunidades Fracasso ao formular planos de contingncia Prever possveis impedimentos, riscos e alternativas Fracasso ao orar e definir fluxo de caixa Prever corretamente requisitos tcnicos e de qualidade Negociao deficiente do contrato Avaliar corretamente as vantagens para o projeto

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Outras causas de fracasso dos projetos Fase da execuo / implementao Pelos patrocinadores, gerente e lder de equipe M seleo de especialistas Estilos imprprios de liderana Monitoramento e controle inadequado Coordenao frgil da atividade Incapacidade de obter cooperao do pessoal Descuido com o treinamento das equipes Deficincia na proviso de recursos Atraso na entrega de materiais
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Outras causas de fracasso dos projetos Fase da execuo/implementao Pelos patrocinadores, gerente e lder de equipe Equipamentos inferiores s especificaes tcnicas Queda na qualidade Fracasso na comunicao de empreendimentos Emisso de relatrios Relutncia em tomar medidas corretivas > Q Fracasso em realizar revises regulares Interferncia ou intromisso de polticos Desvio do objetivo
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Evitando as armadilhas gerenciais Outras causas de fracasso dos projetos Fase de concluso Pelo pessoal superior do projeto Fracasso em concluir no prazo Fracasso em alcanar os padres de qualidade requeridos Arranjos de entrega inadequados Avaliao e acompanhamento inadequados do Projeto Falta de sustentao para os objetivos

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Problemas de atraso na implementao
No estgio inicial alguns projetos sofrem atrasos considerveis Em grandes projetos o problema est na concluso do estudo da

viabilidade e na implementao do projeto devido a fatores complexos de aprovao

Dificuldade em chegar a um acordo final que considere Compromisso das partes interessadas, oramento, conflitos

polticos e modificao da proposta

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Problemas de atraso na implementao Deve-se considerar, em particular: Necessidade do projeto Ainda existe? Mudanas nas circunstncias Pjt superado pelo tempo? Tecnologia e especificao Ainda atualizadas? Finanas do projeto Estimativas vlidas?

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Problemas de atraso na implementao Deve-se considerar, em particular: Cronograma Datas previstas so realistas? Objetivos Objetivos modificados? Quais efeitos? Recrutamento Tempo de resposta adequado? Disponiblidade de know-how Administradores disponveis?

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Antecipando a mudana externa
Alteraes no meio ambiente : Possibilidades de Produzir um efeito grave em projetos de mdio e longo

prazo Previso de ocorrncia

Nos projetos devem existir: A margem de identificao de riscos A previso de revises exigidas pelos investidores e

clientes >> Custeada pelos patrocinadores

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Oposio, mudana poltica e imprevistos
Reconhecimento do estudo do projeto De acordo com as circunstncias, tais como: Relaes polticas, violncia Questes ambientais >>

>> Necessidade de se ter clusulas em aberto para: Avaliao Reviso de riscos previsveis

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Fatores de sucesso e melhores prticas E U A / Reino Unido >> Fatores de sucesso Estruturas organizacionais adequadas e convenientes Mecanismos de planejamento adequados Controle convenientes Compromisso da organizao matriz, cliente e gerente do projeto com: Programaes das atividades, oramentos e controle Metas e marcos tcnicos vinculados ao tempo e ao custo

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Aula 4 Evitando as armadilhas gerenciais

Fatores de sucesso e melhores prticas E U A / Reino Unido >> Fatores de sucesso Estuturas organizacionais adequadas ao carter do projeto Participao da equipe no planejamento e definio de mtodos Ausncia de impedimentos legais Apoio pblico entusistico Mnimo de envolvimento de entidas pblicas ou rgos do governo

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Uma frmula para o sucesso

Objetivos viveis Organizao adequada Habilidade gerencial principalmente no planejamento, controle e liderana Boa liderana em relao aos sistemas e rotinas administrativas Acompanhamento das situaes

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Convite para Gerncia
Antes da designao >> >> As primeiras perguntas Conceito O conceito bom? O projeto tem um prposito vlido e

vivel?
Objetivos
Os objetivos esto claros e inequvocos? Estrutura A estrutura administrativa apropriada e praticvel?

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Evitando as armadilhas gerenciais Convite para Gerncia Antes da designao >> >>As primeiras perguntas
Planejamento O projeto foi devidamente planejado em linhas gerais e em

detalhe?
Programao Todas as atividades foram programadas e os recursos

planejados?
Monitorao e controle Todas as atividades, eventos e gastos sero constantemente

monitorados?
Competncia

A equipe do projeto competente, dedicada, motivada e bem

liderada?
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Concluso
Cuidados a serem tomados na gesto dos projetos
Administrao dos projetos Questionamentos a serem efetuados

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