CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO 1.1. Presentacin del curso 1.2. Administracin y control interrelacin 1.3.

El control administrativo, gestin y financierocontable. 1.4. Procesos y funciones administrativas 1.5. Controles eficaces. Requisitos y ajustes 1.6. Ejercicio de integracin.

Profesor: Mg. Armando Meja Reque

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Administracin y control interrelacin. Introduccin. Para comprender mejor la importancia del control, es necesario establecer que la planeacin y el control son etapas ntimamente relacionadas entre s. La planeacin, se realiza previamente para que el control resulte significativo, cada etapa debe realizarse a la luz de la otra. A pesar de estar ntimamente relacionados, la planeacin y el control deben distinguirse tanto conceptual como operativamente, ya que implican enfoques, acciones, actitudes y resultados diferentes.

CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Administracin y control interrelacin. Conceptualmente, se establece que la planeacin es la que determina lo que se quiere en una empresa y los medios para llegar a ese resultado, en tanto que el control le da a la empresa el mecanismo que le permite su adaptacin y por tanto su supervivencia y desarrollo. Planear es decidir el resultado deseado y tomar las decisiones para llegar a l. Controlar es la evaluacin de esas decisiones.

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Administracin y control interrelacin. Como ejemplo, es posible decir que una empresa con planes pero sin mecanismos de control puede llegar a desarrollar resultados no solo diferentes a los deseados, sino totalmente contrarios, que en determinado momento pueden representar su ruina. Por no controlar, las utilidades esperadas podran convertirse en prdidas, los gastos que deban realizarse dentro de ciertos limites podran desbordarse, la imagen esperada de aceptacin podra traducirse en rechazo, etc.

CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Administracin y control interrelacin. Definicin de Administracin: La administracin es el proceso de disear y mantener un ambiente en el que el individuo, trabajando conjuntamente en grupos, logran eficientemente los objetivos elegidos. Es necesario ampliar la definicin bsica. (Harold Koontz Heinz Weirich)

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Administracin y control interrelacin. Definicin de Administracin: 1. Como administrador, un individuo lleva a cabo las funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. 2. La administracin se aplica a cualquier tipo de organizacin 3. Se aplica a los administradores en todos los niveles de una organizacin. 4. El objetivo de todos los administradores es el mismo crear un excedente. 5. La administracin est interesada en la productividad; esto significa eficacia y eficiencia.

CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Administracin y control interrelacin. Las funciones de los administradores. Planeacin. La planeacin implica la seleccin de misiones y objetivos, as como acciones encaminadas a lograrlos; requiere una toma de decisiones, es decir, elegir cursos futuros de accin entre una serie de alternativas. Antes de tomar una decisin, todo lo que hay es un estudio de planeacin, un anlisis o una propuesta; no existe un plan real.

CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Administracin y control interrelacin. Control. Es la medicin y la correccin del desempeo individual y de la organizacin para garantizar que los acontecimientos se apeguen a los planes. Implica la medicin del desempeo, con base a objetivos y planes, mostrando los puntos donde existan desviaciones de los parmetros, y ayudando a corregirlas. En resumn el control facilita el logro de los planes.
Profesor: Mg. Armando Meja Reque

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO
El control administrativo, gestin y financiero-contable. El control administrativo

Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeo contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estndares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeacin debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, stos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO El control administrativo, gestin y financiero-contable. El control administrativo
Propsito y funcin del control. El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan xito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales. La funcin de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma correcta. La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos: Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de produccin de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores. Checar el desempeo a intervalos regulares (cada hora, da, semana, mes, ao.) * Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios. * Si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin, tales como una nueva capacitacin o una mayor instruccin. Si no existe ninguna variacin, continuar con la actividad.

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO El control administrativo, gestin y financiero-contable. El control administrativo La esencia del control administrativo. El control es la cuarta, y ltima funcin en el proceso administrativo. Al igual que la planificacin, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa. El control se ejerce a travs de la evaluacin personal, los informes peridicos de desempeo (o de resultados reales, como tambin se les denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO El control administrativo, gestin y financiero-contable. El control administrativo
1. Control preliminar (a travs de la alimentacin adelantada); Se ejerce previamente a la accin para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades. 2. Control coincidente (generalmente a travs de informes peridicos de desempeo); Vigilar (mediante la observacin personal e informes) las actividades corrientes para asegurar que se cumplan las polticas y los procedimientos, sobre la marcha. 3. Control por retroalimentacin; Accin a posteriori (replanificacin), concentrando la atencin sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO El control administrativo, gestin y financiero-contable. Control de Gestin

Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la accin de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecucin de los procesos de la Institucin pblica, orientndola a la consecucin de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misin.
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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO El control administrativo, gestin y financiero-contable.
Control de Gestin ACTIVIDADES DE CONTROL Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse garantizan el control a la ejecucin de la funcin, planes y programas de la Institucin, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operacin hacia la consecucin de sus resultados, metas y objetivos. Permite ejercer control sobre toda la operacin de la Institucin pblica, ocurre en todos los procesos, interviene todas las actividades y compromete todos los niveles de responsabilidad.

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO El control administrativo, gestin y financiero-contable. Control de Gestin
OBJETIVOS:

* Dotar a la Institucin de directrices que relacionen las formulaciones estratgicas y la gestin de operaciones de una manera econmica, eficiente y eficaz * Disear procedimientos necesarios a cada proceso * Definir, medidas de tratamiento de los riesgos en cada proceso Establecer mecanismos para evaluar la gestin, resultados y desempeo de los funcionarios en cada proceso

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO El control administrativo, gestin y financiero-contable. Control Financiero-contable
Los administradores financieros deben considerar los sistemas de planeacin y control, considerando la relacin que existe entre volumen de ventas y la rentabilidad bajo diferentes condiciones operativas, permitindoles pronosticar el nivel de operaciones, las necesidades de financiamiento y la rentabilidad as como las necesidades de fondos de la empresa o presupuesto efectivo. La planeacin financiera es la proyeccin de las ventas, el ingreso y los activos tomando como base estrategias alternativas de produccin y mercadotecnia as como la determinacin de los recursos que se necesitan para lograr estas proyecciones a corto, mediano y largo plazo.

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO El control administrativo, gestin y financiero-contable. Control Financiero-contable
El control financiero es la fase de ejecucin en la cual se implantan los planes financieros, el control trata del proceso de retroalimentacin y ajuste que se requiere para garantizar que se sigan los planes y para modificar los planes existentes, debido a cambios imprevistos. El anlisis de preparacin de pronsticos financieros inicia con las proyecciones de ingresos de ventas y costos de produccin, un presupuesto es un plan que establece los gastos proyectados y explica de donde se obtendrn, as el presupuesto de produccin presenta un anlisis detallado de las inversiones que requerirn en materiales, mano de obra y equipo, para dar apoyo al nivel de ventas pronosticado.

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO El control administrativo, gestin y financiero-contable. Control Financiero-contable Durante el proceso de planeacin se combinan los niveles proyectados de cada uno de los diferentes presupuestos operativos y con estos datos los flujos de efectivo de la empresa quedaran incluidos en el presupuesto de efectivo. Despus de ser identificados los costos e ingresos se desarrolla el estado de resultados y el balance general proforma o proyectado para la empresa, los cuales se comparan con los estados financieros reales, ayudando a sealar y explicar las razones para las desviaciones, corregir los problemas operativos y ajustar las proyecciones para el resto periodo presupuestal

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO El control administrativo, gestin y financiero-contable Como llevar el control financiero-contable
Algunos elementos fundamentales para llevar a cabo el control financiero en una entidad empresarial son, por un lado, el balance general. ste es un informe bsico que refleja la situacin financiera que se posee en una fecha determinada. El mismo posee informacin sobre el patrimonio, los activos y los pasivos, quienes deben relacionarse entre ellos para reflejar correctamente dicha situacin financiera. En el control financiero, el balance nos ayuda a conocer la situacin financiera por la que esta pasando la empresa, ya que s te nos indica cul es la cantidad de dinero que la empresa posee, y cuanta es la cantidad de dinero que debe.

1. SEMANA CONTROL INTERNO

ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO El control administrativo, gestin y financiero-contable Como llevar a cabo el control financiero-contable
Esta herramienta para el control financiero se compone por dos columnas las cuales una representa al activo (izquierda) y la otra al pasivo (derecha), y en la primera columna es en donde se recolecta los destinos que tendrn los fondos, mientras que en la columna de los pasivos, los origines de los mismos. Por otro lado, el control financiero que debe llevar una empresa cuenta con el estado de resultados. En este caso diremos que se trata de un informe financiero que muestra el resultado neto de todas las operaciones que realiza una institucin econmica durante su periodo contable. Generalmente el estado de resultados recolecta el beneficio o prdida que la empresa adquiere a los largo de su ejercicio econmico; este elemento del control financiero es una especie de contador que se vuelve a 0 en el principio de cada ejercicio y al final del mismo en donde se cierra. Por ltimo diremos que, a diferencia del estado de resultado, el balance es mas bien una foto del estado financiero de la empresa en determinado momento.
Profesor: Mg. Armando Meja Reque

1. SEMANA CONTROL INTERNO

ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO El control administrativo, gestin y financiero-contable
IMPORTANCIA DEL CONTROL FINANCIERO-CONTABLE

El control es funcin de todos los administradores, desde el Presidente de una compaa hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en todos; con el anlisis financiero se evala la realidad de la situacin y comportamiento de una entidad, ms all de lo netamente contable y de las leyes financieras, esto tiene carcter relativo, pues no existen dos empresas iguales ni en actividades, ni en tamao, cada una tiene las caractersticas que la distinguen y lo positivo en unas puede ser perjudicial para otras. Por lo que el uso de la informacin contable para fines de control y planificacin es un procedimiento sumamente necesario para los ejecutivos

CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO El control administrativo, gestin y financiero-contable

OBJETIVOS DEL CONTROL FINANCIERO El control financiero tiene diversos objetivos entre los cuales destacan los siguientes: Diagnosticar Se aplica cuando existen reas con problemas y se emplean medidas de prevencin antes que de correccin. Comunicar Se realiza a travs de la informacin de resultados de las diversas actividades de la empresa Motivar Derivar de todos los logros que tenga la empresa a travs de sistemas de control tendr beneficios a todos los empleados.
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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Proceso y funciones administrativas El proceso administrativo. Desde el siglo XIX se acostumbra definir la administracin en trminos de cuatro funciones especfica de los gerentes: la planificacin, la organizacin, la direccin y el control. Aunque este marco a sido sujeto a cierto escrutinio, en trminos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto, cabe decir que la administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas establecidas para la organizacin.

CONTROL INTERNO
ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Proceso y funciones administrativas El proceso administrativo. Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la administracin como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sea cuales fueren sus aptitu tes y habilidades personales, desempean ciertas actividades interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas que desean. Describimos brevemente estas cuatro actividades administrativas bsicas, as como las relaciones y el tiempo que involucran.

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Proceso y funciones administrativas Planificacin Planificar implica que los administradores piensan con antelacin en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los procedimientos idneos para alcanzarlos. Adems los planes son las guas para que : (1) la organizacin obtenga y compro meta los recursos para alcanzar sus objetivos; (2) los miembros de la organizacin desempeen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos, y (3) el avance hacia los objetivos puede ser controlado y medido de tal manera, que cuando sea insatisfactorio, se pueda tomar medidas correctivas.

CONTROL INTERNO
ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Proceso y funciones administrativas Planificacin El primer paso para planificar consiste en elegir las metas de la organizacin. A continuacin se establecen metas* para cada una de las subunidades de la organizacin; es decir, sus divisiones, departamentos. etc. Definidas stas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemtica. Sobra decir que, al elegir objetivos y preparar programas, el gerente de mayor jerarqua analiza su viabilidad, asi como las posibilidades de que otros gerentes y empleados de la rganizacin los acepten.

CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Proceso y funciones administrativas Organizacin. Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organizacin. Diferentes metas requieren diferentes estructuras. Por ejemplo la organizacin que pretende desarrollar programas de software para computadoras necesitar una estructura diferente a la que requiere un fabricante de pantalones vaqueros.

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Proceso y funciones administrativas Organizacin. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la organizacin. La organizacin produce la estructura de las relaciones de una organizacin, y estas relaciones estructuradas servirn para realizar los planes futuros. Por ejemplo, Natalie Anderson coordina el trabajo de diferentes personas y estructura el tiempo para organizar el proceso de produccin del libro de Vargas Llosa. Otro aspecto de las relaciones que es parte de organizar consiste en buscar a personal nuevo para que se una a la estructura de las relaciones.
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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Proceso y funciones administrativas Direccin. Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la direccin. De hecho la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Proceso y funciones administrativas Control Por ltimo, el gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organizacin que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. Esta es la funcin de control de la administracin, la cual entraa los siguientes elementos bsicos: (1) establecer estndares de desempeo; (2) medir los resultados presentes; (3) comparar estos resultados con las normas establecidas, y (4) tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones. El gerente, gracias a la funcin del control, puede mantener a la organizacin en el buen camino.

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Proceso y funciones administrativas Control Las organizaciones estn estableciendo, cada vez mayor frecuencia, maneras de incluir la calidad en la funcin de control. Un enfoque que goza de gran popularidad, es la administracin de la Calidad Total (ACT), esta requiere que la administra cin se concentre en la superacin constante de todas las operaciones, funciones y, sobre todo, de los procesos de trabajo. La satisfaccin de las necesidades del cliente es una preocupacin primordial.

CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Controles eficaces. Condiciones de un sistema efectivo de control: 1) La comprensin. La primera condicin de un sistema efectivo de control es que resulte comprensible. Los directivos pertecientes al sistema deben comprender de que forma actan los controles y tener la conciencia de los estndares que han de alcanzarse. Se ha dicho que es ms fcil vivir junto a un problema que no podemos resolver que al lado de una solucin que no nos es dable entender.

CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Controles eficaces. 2) Adhesin a la estructura organizativa. Para que un sistema de control resulte viable debe ajustarse a la estructura organizativa. Durante el proceso organizativo, se agrupan las actividades, se asignan los deberes y se establecen las relaciones de auto ridad. Tan pronto como esto a sido llevado a cabo, resulta fcil identificar al directivo de una actividad dada que debe ser objeto de control.

CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Controles eficaces. 3) Conocimiento rpido de las desviaciones. Un sistema efectivo de control debe contar con medios que permitan conocer las desviaciones sin demora. Cuanto antes conozca tales desviaciones la direccin con mayor rapidez puede adoptar medidas correctoras. Ciertamente, es ms deseable conocer con rapidez las desviaciones aun cuando vengan traducidas en cifras aproximadas, que tener que esperar dos o tres semanas para obtener unas cifras exactas. Profesor: Mg. Armando Meja Reque

CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Controles eficaces. 4) Pertinencia y adecuacin situacional. Los controles deben ser siempre apropiados a la activi dad que regulan. Los instrumentos de control que son adecuados para un departamento de ventas son diferentes a los que se utilizan en la fabricacin. Incluso dentro de la fabricacin, los instrumentos de control utilizados por el gerente encargado de la produccin son distintos de los que emplea el supervisor de calidad.

CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Controles eficaces. 5) Flexibilidad. Dado que la estructura o marco de toda firma es din mica los controles deben ser flexibles. Las circunstancias imprevistas resultan catastrficas para el mejor de los planes. Independientemente del cuidado que la direccin prepara sus premisas de planeamiento, estas tienen carcter de estimacin futura y por propia naturaleza son inciertas. Tal como dice Goetz, siempre resulta posible que algunos pormenores dentro de un plan de direccin fallen.

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Controles eficaces. 6) Criterios econmicos. En un sistema prctico, los controles deben ser de indole econmica y justificar los gastos que su utilizacin implica. Una firma modesta no puede permitirse el mismo sistema de control que una empresa importante. Esto no significa que la necesidad de control sea menor en una firma modesta. De hecho, las desviaciones de cierta magnitud pueden ser fatales para una firma modesta mientras que para una empresa importante puede resultar tarea fcil el absorberlas.

CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Controles eficaces. 7) Indicativo de una accin correctiva. Una condicin final de los controles efectivos es que deben sealar la forma de llevar a cabo una accin correctiva. No es suficiente para un sistema de control poner de manifiesto las desviaciones. Es asimismo necesario que indique quien es responsable de ellas y los puntos en que se han producido.
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CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Controles eficaces. Requisitos y ajustes. Para que un control sea realmente eficiente, debe cumplir los siguientes requisitos y ajustes: 1. Ajuste preciso de los controles a planes y puestos: Todas las tcnicas y sistemas de control deben ser reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseo.
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CONTROL INTERNO ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Controles eficaces. Requisitos y ajustes. 2. Ajuste preciso de los controles a los administradores en lo individual; los controles tambin deben ser ajustados a cada administrador en lo individual. El propsito de los sistemas e informacin de control es, por supuesto, contribuir a que cada adminis trador su funcin de control resulte comprensible y de utilidad de las decisiones que tome.

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ADMINISTRACIN Y CONTROL INTERNO Controles eficaces. Requisitos y ajustes. 3. Certeza de que los controles sealan excepciones en puntos crticos: uno de los medios para ajustar los controles a la medida de las necesidades de eficiencia y efectividad es cerciorarse que se ha disea do para sealar excepciones. Esto permite a los administradores beneficiarse del principio de excepcin y detectar las reas que demandan su atencin.