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PARTICIPANTES: Valdivia Gutierrez, Galia Miranda Briceo, Pilar Flores Torres, Yiuliana Jimenez Len, Ronald Zea, Lourdes Silva, Luis Roman, Lidia
GESTIN DE COMPRAS
Toda empresa necesita adquirir recursos para la realizacin de sus operaciones. La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo. Este conjunto de actividades se pueden enumerar segn las siguientes funciones:
FUNCIONES DE COMPRAS
Deteccin de la necesidad. Solicitud y anlisis de alternativas de compra. Negociacin con los proveedores. Colocacin de rdenes de compra (doc. que inicia el procedimiento de compras). Seguimiento y activacin de rdenes de compra. Recepcin de efectos comprados. Almacenaje y registro. Entrega de los insumos al sector que los requiri. Estudio permanente del mercado de oferta. Mantenimiento de registros de stock. Control de calidad.
Resulta til deslindar la parte normativa de la parte prctica, con lo cual se gana agilidad y seguridad en la realizacin de las tareas y se delimita con claridad lo qu es estrictamente procedimental y lo que forma parte de una normatividad o especie de constitucin a la que se acude en ocasiones muy especiales Ayuda al uso racional de recursos, para contar con informacin oportuna y claridad en la ejecucin de las actividades y ser eficiente. Se agrupan en reglamentos, al cual se acude para aclarar dudas sobre el cumplimiento de la ley, las disposiciones generales, los estatutos, los cdigos, orientaciones y las instrucciones especficas que se consultan espordicamente y para casos muy particulares
REGISTRO DE COMPRAS
Este registro es sumamente importante para el Estado pues permite controlar el crdito fiscal del IGV a que tiene derecho la empresa y por lo tanto tambin sirve para liquidar y pagar mensualmente el Impuesto General a las Ventas.
DEFINICIN
En este libro se anotan en forma cronolgica las compras de bienes y servicios que realiza la empresa. Es un libro que puede ser de foliacin simple o doble. Desde el punto de vista tcnico contable, es auxiliar. Desde el punto de vista legal, es obligatorio para las empresas que deben llevar contabilidad completa. Tambin es obligatorio para las empresas que, no estando obligadas a llevar contabilidad completa, realizan operaciones gravadas por el Impuesto General a las Ventas.
Un detalle importante es el siguiente: aqu habr ms variedad de cuentas que en el registro de ventas.
Una empresa vende bsicamente mercaderas, productos terminados o servicios. Pero sus compras son muchas ms variadas. Si es una empresa comercial deber comprar mercaderas. Si es industrial, deber comprar materias primas, suministros para fabricacin y embalajes.
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Permitir que los empleados compren sin directrices en un negocio puede aumentar los costos y reducir los mrgenes de beneficio. Comprar sabiamente comienza con la compra de cantidad y calidad de los artculos al mejor precio, creando entonces un procedimiento que permite monitorear el proceso de compra. Usar un presupuesto y establecer un proceso de revisin estndar puede revelar las tendencias del mercado para aprovechar las estructuras de precios, que de otro modo podran ser pasados por alto.
2. Formule un proceso paso a paso para la gestin de trmites en el proceso de compras 5. Crea un manual de procedimientos de compra
LA ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es un documento que emite la organizacin o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y cubrir as, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a las prcticas de negocio establecidas. Este documento de manera implcita formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestacin que por lo general corresponde al pago del bien o servicio; asimismo, se considera el detonador del proceso comercial.
PROVEDOR
Compras MENORES
Orden de Compra
Requerimiento Compra especfica
PROVEDOR
CONTRATO DE APROVISIONAMIENTO
Un contrato marco es un contrato a largo plazo con un proveedor relativo al suministro de materiales o a la prestacin de servicios dentro de un perodo determinado Los contratos marco se diferencian como: Pedidos abiertos de cantidad (se define un volumen de entrega por proveedor para materiales de acuerdo a las condiciones acordadas) Pedidos abiertos de valor (se define un valor lmite para aprovisionamiento de materiales de acuerdo a las condiciones acordadas)
Planes de entregas (los materiales se suministran en fechas y condiciones predeterminadas dentro de un perodo de tiempo determinado por el proveedor)
Proceso Licitacin
Anuncio Licitacin Recepcin Adjudicacin
Proceso Capacitacin
Cliente Interno Compradores Proveedores
Proceso de Adjudicacin
Produccin Subida Catlogo Realizacin de contrato
Retroalimentacin
SELECCIN DE PROVEEDORES
Seleccin de proveedores es un proceso que est presente en toda organizacin, debido a que es necesario la adquisicin de bienes y servicios tales como maquinaria de materia prima ,servicios de Limpieza ,etc. por lo que este proceso debe ser enfocado a la bsqueda de la calidad.
SELECCIN DE PROVEEDORES
La clave en la seleccin de los proveedores de un producto o servicio recae en la importancia de saber qu criterios utilizar para seleccionarlos, ya que se debe tomar en cuenta que tipo de impacto tendrn los productos o servicios que ofrecen y si este ser un impacto positivo con la productividad, calidad y competitividad de la organizacin misma. La bsqueda y seleccin de proveedores puede darse por diferentes causas, ya sea porque la organizacin inicia operaciones y no cuentan con proveedores, la organizacin ya posee proveedores pero estos no le satisfacen sus necesidades y requieren de mejor calidad, o se desea ampliar la cartera de proveedores para que la Organizacin tenga un parmetro de comparacin y observar si se desea cambiar.
SELECCIN DE PROVEEDORES
Involucra una bsqueda exhaustiva de todos los posibles proveedores y se deben eliminar uno a uno conforme a la lista de criterios y diversas consideraciones, hasta reducir a unos pocos a los cuales se les solicitar una cotizacin. Se recomienda seguir un esquema como el siguiente
CUMPLIMIENTO DE EXPECTATIVAS
En este momento verifica el encargado de compras si cumple las expectativas el proveedor en cuanto a los criterios solicitados por la organizacin es ah donde pasa a formar parte en el registro en la base de datos de los posibles proveedores ya que es el momento de la decisin en la cual se termina la informacin del proveedor si no cumple las expectativas o pasa al proceso de registro de proveedores para seleccionar al que ms conviene
En este punto, se recomienda elaborar una ficha por proveedor, una base de datos y un cuadro comparativo de las condiciones de compra y sus caractersticas, de esta forma se puede tomar una decisin de manera ms fcil para que el proveedor forme parte del panel de posibles proveedores de la organizacin
REGISTRO DE PROVEEDORES Y ELECCIN DE LOS MAS CONVENIENTES Se coloca en la tarjeta del proveedor los puntos evaluados y en los cuales la organizacin est conforme con la informacin obtenida y se elige con los proveedores que nos pueden suministrar pueden ser mnimo 3 dependiendo del producto o servicio que necesitemos
Es la parte en la que tomamos la informacin de los proveedores seleccionados para completar con datos de empresa, productos que suministra, etc.
CALIDAD
a) Calidad del producto. Cuando se realiza la seleccin del proveedor, se debe dar mucha importancia a la calidad de los productos, y debe hacerse evaluaciones comparativos de las caractersticas tcnicas, realizar pruebas, etc. generalmente, este criterio es utilizado para conseguir un producto de una determinada calidad, que no necesariamente debe serla mejor, sino la que le interese a la organizacinen el momento. Si los productos poseen la misma calidad, se recomienda escoger el ms econmico. No siempre la oferta ms barata es la ms conveniente, tambin se pueden considerar como parmetros de calidad aspectos no directamente relacionados con los productos como, por ejemplo: servicio postventa, periodo de garanta, imagen que el producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia de servicios de atencin al cliente, prestigio, localizacin, instalaciones, fuerza tcnica, capacidad financiera y nivel organizativo y de administracin.
CALIDAD
b) Caractersticas tcnicas. La informacin que debe proporcionar el proveedor sobre las caractersticas de un equipo o maquinaria al cliente para que puedan conocer de forma verdica las prestaciones de los mismos, a fin de poder elegir el ms apropiado a las necesidades de la organizacin y tambin para comparar con otros. c)Garanta. Procurar que la garanta del producto sea lo ms extensa posible d) Personal capacitado, si fuera necesario. Contar con el personal calificado por parte de la empresa proveedora e)Servicio postventa y asistencia tcnica. Se refiere al plazo posterior a la compra durante el cual el proveedor garantiza asistencia, mantenimiento o reparacin de lo comprado.
CONDICIONES ECONMICOS
a)Precio por unidad: se debe selecciona precios competitivos, considerando precio justo y de acuerdo con la calidad del producto y solicitar al proveedor descuentos de precio por compra de grandes cantidades. La seleccin se realiza teniendo en cuenta el precio de los artculos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra(rapels) y los plazos de pago. b)Forma pago: puede ser al crdito o contado segn la poltica de compra de las organizaciones. c)Precios de envases y embalajes. Tomando en cuenta que dichos envases y embalajes estn de acuerdo al producto, que lo proteja y en adicin de bajo costo. d)Pago de portes y seguros.
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GRACIAS