Tipos de organigramas

Que es Un Organigrama?
Un organigrama es la representacin grfica de la
estructura de una empresa o cualquier otra
organizacin. Representan las estructuras
departamentales y, en algunos casos, las personas
que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en
la organizacin.
Requisitos de organigramas
Tiene que ser fcil de entender y sencillo de
utilizar.
Debe contener nicamente los elementos
indispensables.

Tipos de organigrama
Vertical: Muestra las jerarquas segn una
pirmide, de arriba a abajo.

Horizontal: Muestra las jerarquas de izquierda
a derecha.

Mixto: Es una combinacin entre el horizontal
y el vertical.

Circular: La autoridad mxima est en el
centro, alrededor de l se forman crculos
concntricos donde se nombran a los jefes
inmediatos.

Escalar: Se usan sangras para sealar la
autoridad, cuanta mayor es la sangra, menor
es la autoridad de ese cargo.

Organigrama de Restaurante
Dependiente a la categora de un restaurante
se debe estructurar un organigrama. Cada
organigrama tiene como particularidad ser
nico para la empresa.
Rest 1 Tenedor
Rest 2 Tenedores
Rest 3 Tenedores
Rest 4 Tenedores
Rest 5 Tenedores
La estructura organizativa de una empresa es
un factor fundamental para lograr sus fines.
Esta estructura se divide en unidades mas
pequeas y especializadas, llamadas
departamentos, con el fin de facilitar la
coordinacin y la consecucin de los objetivos
fijados.
Los departamentos, a su vez, estn formados
por colectivos de personas, cada una con una
serie de funciones, segn la categora
profesional que ocupen dentro de la empresa.
El organigrama es la representacin grafica de
la estructura organizativa de una empresa,
donde se puede observar el grado de relacin y
dependencia entre los distintos departamentos
o categoras profesionales que forman dicha
organizacin.
El organigrama de una empresa de
restauracin esta condicionado por
numerosos factores como el tamao de la
empresa, si es un establecimiento
independiente o forma parte de una cadena o
franquicia, su categora o tipo de oferta.

A continuacin se representa el organigrama
de personal de dos empresas de restauracin,
un restaurante tradicional de categora media
y un restaurante de comida rpida.
Organigrama de 5 tenedores
PERSONAL DE UN RESTAURANTE
Jefe de rea o zona: es la persona responsable
del correcto funcionamiento y coordinacin
de los establecimientos situados en una
determinada zona geogrfica. El numero de
establecimientos que supervisa depende de la
extensin de la zona y el volumen de negocio,
no suelen ser mas de cinco.
Sirve de enlace entre los gerentes de los
establecimientos y la direccin de la empresa.
Coordina las polticas comerciales y de
marketing diseadas para los establecimientos
de una determinada rea.
Supervisa la consecucin de los objetivos
preestablecidos para cada restaurante.
Informa a los gerentes de las directrices
generales de la empresa.
Coordina junto con los gerentes las acciones
de formacin del personal.
Controla el buen uso de la marca y logotipos,
as como los estndares de calidad en los
establecimientos franquiciados.
Gerente o manager: es el mximo responsable
de la gestin y direccin de un
establecimiento. Suele tener plena autonoma
en su gestin, siempre que respecte las
directrices fijadas por la direccin.
Se encarga de la seleccin, contratacin y
formacin del personal que trabaja en su
restaurante.
Organiza, distribuye y supervisa el trabajo del
personal a su cargo.
Supervisa el cumplimiento de las normas de
seguridad e higiene en el trabajo y los
estndares de calidad.
Dirige la gestin de compras y las relaciones
con los proveedores.
Desarrolla la poltica comercial en su zona de
influencia.
Realiza la gestin econmica de todo el
establecimiento.
Atiende las reclamaciones y sugerencias de los
clientes.
Coordina con el jefe de rea polticas
comerciales y de formacin del personal

Asistente de gerente: ayuda al gerente en el
desempeo de todas sus funciones y le
sustituye cuando aquel este ausente.
Telefonista/cajero: generalmente su trabajo se
desarrolla en la zona de mostrador.

Atiende a pedidos de los clientes tanto por
telfono como directamente en el mostrador.
Realiza el cobro de las facturas de los clientes.
Realiza el montaje y el servicio de las bandejas
con el pedido solicitado por el cliente.
Cocinero: desarrolla su trabajo en la zona de
elaboracin. No suele tener contacto directo
con el cliente.
Se encarga de la preparacin de las distintas
elaboraciones que componen la oferta del
establecimiento.
Ayuda en la limpieza y mantenimiento de toda
la maquinaria e instalaciones de su zona de
trabajo.
Personal de sala: como indica la denominacin
del puesto, lleva a cabo sus funciones en la
sala o comedor, en contacto con los clientes.
Se encarga de la recogida y limpieza de las
mesas as como del resto de mobiliario e
instalaciones de la sala.
Repone todos los elementos necesarios para
el servicio (servilletas,salsas,etc.).
Atiende las solicitudes de los clientes.
El personal que compone la brigada de un
restaurante de comida rpida suele ser
polivalente, desempea las funciones de los
distintos puestos de forma rotativa, excepto
los repartidores.
PERSONAL DE SALA
1er Maitre: es el principal responsable del
funcionamiento de su departamento y de
todo el personal que forma la brigada de sala.
Elabora horarios, cuadrantes de fiestas,
vacaciones, etc.
Controla y supervisa el cumplimiento de las
normas de seguridad e higiene y las tareas de
servicio de la brigada a su cargo.
Controla y hace inventario del material y
equipos asignados a su departamento.
Recibe, acomoda y toma comanda a los
clientes.
Asesora a los clientes sobre la oferta
gastronmica del establecimiento.
Elabora la oferta gastronmica del
establecimiento en colaboracin con el jefe de
cocina.
Supervisa el proceso de facturacin.
Atiende las reclamaciones, sugerencias y
quejas de los clientes.
Organiza y distribuye el trabajo del personal
que tiene a si cargo atendiendo a las
necesidades del servicio.
2 Maitre: desempea las mismas funciones
que el 1er maitre, colaborando con el y
sustituyndolo cuando este ausente.
Sumiller: figura profesional que vuelve a tener
el reconocimiento de pocas anteriores. Es el
responsable de la compra, conservacin y
servicio de todas las bebidas que forman la
oferta del establecimiento.
Confecciona la carta de vinos y otras bebidas
en coordinacin con el 1er maitre.
Realiza las compras de todo tipo de bebidas.
Toma la comanda de bebidas y asesora a los
clientes que lo soliciten.

Realiza el servicio de bebidas en la mesa.
Controla los stocks y realiza inventarios de
bodega.
Mantiene en perfecto estado la bodega,
conservando las bebidas que la formen.
Jefe de rango: coloquialmente llamado
camarero, es la persona encargada del servicio
de las mesas.
Toma comanda de postres y cafs en caso
necesario.
Realiza el servicio de mesas que tenga en su
rango.

Asesora al cliente cuando este lo solicita.
Elabora y termina los platos a la vista del
cliente.
Supervisa las operaciones de pre servicio de
su rango que realizan los ayudantes a su
cargo.
Realiza el montaje de las mesas y aparadores
que compongan su rango.
Ayudante del jefe de rango: todas las
funciones y trabajos que realiza los supervisa
el jefe de rango y en colaboracin con l es el
responsable directo del servicio de mesas.
Realiza las operaciones de pre servicio,
principalmente el repaso de y colocacin de
material as como la reposicin de los
elementos necesarios para el servicio.
Pone en marcha las distintas comandas en los
departamentos que corresponda y transporta
los manjares y bebidas.
Ayuda al jefe de rango en el desvarase de las
mesas y transporta la vajilla sucia al office.
ELABORACION DE LOS MANUALES
DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
DEFINICION DE PROCESO
Un proceso se puede definir como una serie
de actividades, acciones o eventos
organizados interrelacionados, orientadas a
obtener un resultado especfico y
predeterminado, como consecuencia del valor
agregado que aporta cada una de las fases
que se llevan a cabo en las diferentes etapas
por los responsables que desarrollan las
funciones de acuerdo con su estructura
orgnica.

DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS
Mdulos homogneos que especifican y detallan
un proceso, los cuales conforman un conjunto
ordenado de operaciones o actividades
determinadas secuencialmente en relacin con
los responsables de la ejecucin, que deben
cumplir polticas y normas establecidas
sealando la duracin y el flujo de documentos.
Por ejemplo: procedimiento para pago de
nmina, cobro de cuentas por servicios
prestados, compra y suministro de materiales,
etc.

DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y
PROCEDIMIENTO
Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento
se encuentran algunas similitudes y muchos autores
utilizan indistintamente dichos trminos, cuando se
trata de manuales que orienten la ejecucin del
trabajo, es ms generalizado el uso de procedimientos,
por razones de orden jurdico, confirmado por la
Constitucin y las Leyes. En este instructivo para tener
didcticos los trminos "proceso y procedimiento" se
emplea en forma anloga, especialmente por que se
est describiendo el trabajo de una persona
responsable y de all se origina la descripcin del
Manual de Funciones.

DEFINICIN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema
de Control Interno, el cual es un documento instrumental
de informacin detallado e integral, que contiene, en forma
ordenada y sistemtica, instrucciones, responsabilidades e
informacin sobre polticas, funciones, sistemas y
reglamentos de las distintas operaciones o actividades que
se deben realizar individual y colectivamente en una
empresa, en todas sus reas, secciones, departamentos y
servicios.

Requiere identificar y sealar quin?, cuando?, como?,
donde?, para qu?, por qu? de cada uno de los pasos que
integra cada uno de los procedimientos.

OTRAS DEFINICIONES APLICADAS A
LOS PROCEDIMIENTOS
Poltica: Se define como la orientacin, marco de referencia o directriz
que rige las actuaciones en un asunto determinado.

Norma: Disposicin de carcter obligatorio, especfico y preciso que
persigue un fin determinado enmarcado dentro de una poltica.
Reglamento: Conjunto de polticas, normas y procedimientos que gua el
desarrollo de una actividad.

Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la
informacin necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar
evidencia de que ste se realiz de acuerdo a los lineamientos
previamente establecidos.

Puntos de Control: Prevenciones que hace un empleado en el desarrollo
de un procedimiento para ejecutar la accin o tarea de acuerdo con las
normas establecidas en los reglamentos.

OBJETIVOS, POLITICAS Y
COMPONENTES DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
El desarrollo y mantenimiento de una lnea funcional de autoridad y
responsabilidad para complementar los controles de la organizacin.

Una definicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, as como la actividad de la organizacin, esclareciendo
todas las posibles lagunas o reas de responsabilidad indefinida.

Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta
informacin de los resultados operativos y de organizacin en el conjunto.

Un sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles
ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y
diseado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las
operaciones, as como para exponer con claridad, cada uno de los
procedimientos.


La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa,
conocido como evaluacin y autocontrol que asegure un anlisis efectivo y
de mxima proteccin posible contra errores, fraude y corrupcin.

La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento
de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la
gestin proyectada y los objetivos futuros.

La correcta disposicin de los controles validos, de tal forma que se
estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los
empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la
necesidad de controles superfluos as como la extensin de los necesarios.

Elementos esenciales para practicar auditoras, interventoras y en general
evaluaciones internas e independientes o externas.


CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SEGUN SUS
ELEMENTOS

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU JUSTIFICACION CON
EL CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Estos Manuales de Procedimientos, se
desarrollaran para cada una de las actividades,
reas u operaciones que tengan que ver con
los procesos administrativos y operativos,
dependiendo de estos elementos la aplicacin
del contenido sealado anteriormente y que
se resumen as:

Establecer objetivos para los diferentes procesos.
Definir polticas, guas, procedimientos y normas, donde no
exista ninguna.
Sistema de organizacin que enmarca la estructura de la
empresa.
Limitacin de autoridad y responsabilidad para cada
funcionario.
Normas de proteccin y utilizacin de los recursos, como
elemento de control.
Sistema de mritos y sanciones para administracin del
personal relacionadas con evaluacin y cumplimiento.
Aplicacin de recomendaciones para el mejoramiento
continuo.

Sistemas de informacin, base de las comunicaciones y la publicidad.
Procedimientos y normas que sealan un mismo lenguaje.
Mtodos de control y evaluacin de la gestin con el fin de que la empresa sea
eficiente y productiva.
Programas de induccin y capacitacin del personal, para mejorar el clima de
trabajo organizacional.
Simplificacin de normas y trmites de los procedimientos para trabajar con
menos prisa.
Consistencia de todas las operaciones de la empresa, para no depender de las
personas y sus super secretos, como mtodos para lograr estabilidad.
Base para la evaluacin de los procedimientos y determinar correctivos, como
elementos de auditora y control.
Base para el manejo de nuevas ideas y creatividad del personal de la empresa.
Elemento esencial para el diseo e implementacin de indicadores, como base
para ejercer el control de la gestin, cuyo objetivo es proyectar resultados
positivos.

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Para la representacin grfica de la secuencia
de los procedimientos o actividades que
conforman el manual se utilizar los
siguientes signos universales.



QUIENES DEBEN UTILIZAR EL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Todos los empleados de la empresa debern consultar permanentemente
este manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando
su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; adems de
presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.
Los jefes de las diferentes unidades porque podrn evaluar objetivamente
el desempeo de sus subalternos y proponer medidas para la adecuacin
de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente
interno y externo de la empresa para analizar resultados en las distintas
operaciones.
Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que
facilitan la medicin del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus
controles, que han sido establecidos para prevenir prdidas o desvos de
bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el
logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases slidas para la
evaluacin de la gestin en cada una de sus reas y operaciones.
Flujograma de servicio:
Saluda al
cliente
Preferencias del
cliente , sus
necesidades
Toma numero de
men
Asigna su mesa y
los ayuda a
sentarse
Enva la comanda
a la cocina
Le entrega la
carta y les sugiere
aperitivos
Verifica que se
coloque en la mesa,
pan, agua y
mantequilla
Luego de supervisar
que coloquen la loza,
cristalera y
cubertera necesaria
Se recoge la
mesa retirando
los platos
Cuando el cliente pide
la cuenta, pide al
mesero que la solicite a
caja
Lleva el carro de
los postres, si
ordenan los sirve
Verifica que el mesero
Lleve la orden a la mesa
tarjeta
Si
No
Se pide su identificacin
y numero de habitacin,
que firme la cuenta y lo
devuelve a caja.

Paga Despide a los
clientes ayudndolos a
levantarse de la silla.

Despide a los
clientes
ayudndolos a
levantarse de la
silla.
Agradece su visita, y
le hace presente que
esperan su pronto
retorno
Agradece su visita, y
le hace presente que
esperan su pronto
retorno
FIN
Trabajo en grupo
Elaborar organigrama de una empresa

Disear un manual de procedimiento y
funciones de una empresa de restaurantes.

Elaborar un flujograma.