LA PLANEACIN

Capitulo VI
REGLAS PARA LOS PROGRAMAS
Y PRESUPUESTOS
Los programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos
y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para
realizar cada una de sus partes.
Los programas pueden ser generales y particulares, segn que se refieran a toda
la empresa, o a un departamento en particular.
Los programas pueden ser tambin a corto y a largo plazo. Suele considerarse a
corto plazo, los que se hacen para un mes, dos, tres, seis y hasta un ao. Los
que exceden de un ao suelen considerarse como programas a largo plazo.
No deben confundirse los programas generales, con los a largo plazo, y los
particulares con los a corto plazo.

1. Regla:
Para obtener la aprobacin de la gerencia
es necesario:
a) Presentar los programas con todos
sus detalles: las gerencias suelen
no aceptar aquellos programas de
los que no se pueden dar, todos los
datos y la respuesta a sus
observaciones;
b) Presentarlos como una inversin,
esto es: trata de fijar su costo, y
los beneficios que habrn de
producir;
c) Fijar un tiempo mnimo para que
produzcan resultados: de lo
contrario se nos pedirn esos
resultados antes de tiempo, y, al
no existir, se originan desconfianzas
en la actuacin.

2. Regla:
Debe de hacerse siempre la
venta o convencimiento a
los jefes de lnea que habr
de aplicarlos. 3. Regla:
Debe estudiarse el momento
mas oportuno para iniciar la
operacin de un programa nuevo.
TCNICAS DE LA PLANEACIN
La tcnica para formar planes, y para representarlos, suelen ser las mas
abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administracin. La
razn es obvia: hay casi tantas tcnicas, como formas diversas de planes.
a) Manuales de objetivos y polticas, departamentales, etc.
b) Diagrama de procesos y de flujo, que sirven para representar, analizar,
mejorar y/o explicar un procedimiento.
c) Graficas de Gantt, que tienen por objeto controlar la ejecucin simultanea
de varias actividades que se realizan coordinadamente.
d) Programar de muy diversas formas, especialmente, los que se presentan bajo
la caracterstica explicada atrs, de presupuestos no financieros, presupuestos
financieros y pronsticos.
e) Los sistemas conocidos con el nombre de PERT y RAMPS, todos los cuales
suelen conocerse con el nombre genrico de Tcnica de Trayectoria Critica,
buscan planear programas de forma grafica y cuantitativa, una serie de
secuencias coordinadas de actividades simultaneas.
Todas las tcnicas de planeacin sirven igualmente para el
control. Por ello, hemos preferido dejar la mayor importancia
y dificultad para el estudio de esta ultima funcin
administrativa, ya que pueden comprenderse mejor, y aplicarse
con mayor acopio conocimientos y experiencias de todo lo
aprendido en el curso de las diferentes etapas de la
administracin.

CONCEPTO DE MANUAL
El concepto de lo que es un manual, es de suyo
emprico, variable y fcil de comprender: significa un
folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fcil
de manejar se concentran en forma sistemtica, una
serie de elementos administrativos para un fin
concreto.
EXISTEN MUY DIVERSOS TIPOS DE
MANUALES; MENCIONAREMOS AQU TAN
SOLO ALGUNO DE LOS PRINCIPALES
a) Manual de
objetivos y polticas:
Como su nombre lo
indica, rene un
grupo de objetivos
propios de la
empresa, clasificados
por departamento.
b) Los manuales
departamentales:
Son aquellos que se
recogen todas las
polticas, reglas, etc.,
aplicables en todo
departamento
determinado.
c) Los manuales del
empleado, o de
bienvenida:
Suelen recoger todo
lo que interesa
conocer al empleado
en general, sobre
todo al ingresar a la
empresa.
Son como una
explicacin,
aplicacin y
comentario de las
cartas de
organizacin.
d) Manuales de
organizacin:
DIAGRAMA DE PROCESOS
Los sistemas de simplificacin de trabajo
principalmente los basados en los estudios de
movimientos, fueron inicialmente usados en las labores
del taller, porque en ellas es mas clara y fcil su
aplicacin.
CUANDO SE REALIZAN TRAMITES
ADMINISTRATIVOS, EXISTEN TAMBIN ESTAS
MISMAS ETAPAS, YA QUE HAY:
1.- Operaciones: como son escribir documentos, hace clculos, registrar, sellar,
etc. Se representa con
2.- Transportes: como llevar una carta a un departamento, pasar un reporte,
llegar al archivo ciertas formas etc. Se indica con
3.- Inspecciones: como revisar cuentas, analizar un informe, revisar
correspondencia antes de firmar, etc. Su smbolo es
4.- Demoras: como cartas dejadas en charola de salida, documentos en
espera de su tramite, etc. Se simboliza con
5.- Almacenamiento: como documentos en el archivo. Su smbolo es
OBJETIVOS Y POLTICAS
GENERALES
A. Inmediatos
1. Dadas las condiciones de la empresa, es de urgencia primaria e inmediata
aprovechar ntegramente la capacidad productiva de la planta.
2. Debe igualmente buscarse como finalidad imprescindible y urgente, impulsar
de modo mas enrgico posible las ventas, para producir las utilidades
adecuadas a la capacidad de produccin mencionada antes.
3. Debe lograrse la mejor organizacin posible del grupo administrativo, con el
fin de lograr que sirva de modo mas eficaz, a la realizacin de las
actividades que exijan el logro de los objetivos anteriores.
4. Debe subordinarse, a ellas al menos temporalmente, cualquier otra finalidad,
objetivo o poltica.
B. Permanentes
1. Toda las acciones de la empresa debe estructurarse sobre la base de fijar
cuotas de ventas y las de produccin correspondientes.
2. Deben delimitarse con toda precisin las funciones, autoridad y
responsabilidad que corresponden a cada jefe en cada uno de los niveles.
3. Debe delegarse el mayor numero posible de funciones.
4. Debe establecerse los controles adecuados, con el fin de que los altos
funcionarios puedan corregirlos, oportunamente, cualquier accin inapropiada.
5. La delegacin de responsabilidad y autoridad debe hacerse en forma gradual.
6. A cada nivel de responsabilidad debe corresponder siempre el grado de
autoridad respectivo.
7. Debe seguirse como poltica, que toda accin que salga de las facultades,
responsabilidades y limites fijados por escrito, se entiende reservado al jefe
superior.
OBJETIVOS Y POLTICAS DE
VENTAS
A. Inmediatos
1. Conservar la preminencia que la empresa ha obtenido a base de la alta
calidad de sus productos, tratando de aprovecharla mejor, como fuerza
valiossima que es, para su problema fundamental de aplicacin y reconquista
de mercados.
2. Tratar de ganar, de preferencia, los mercados que no estn actualmente en
manos de la competencia.
3. Organizar las ventas a base de fijacin de zonas, y el establecimiento gradual
en ellas de gerentes de zona y depsitos, con el fin de acercar el producto
al ultimo consumidor y dar mejor atencin a este.
B. Permanentes
1. Planear siempre las ventas sobre la base de una investigacin de mercados y anlisis
de la fuerza de la competencia.
2. Fijar tcnicamente cuotas de ventas, y estimular a todos a alcanzarlas y superarlas.
3. Seleccionar tcnicamente, y dar un adiestramiento sistemtico, a los agentes
vendedores.
4. Supervisar en forma mas directa la actividad de estos.
5. Los sistemas de remuneracin e incentivos mas eficaces para estimular a los
vendedores.
6. Investigar constantemente y en forma tcnica, que piensan los clientes respecto de
la empresa y sus productos, para tomar las medidas adecuadas.
7. Sistematizar del mejor modo posible la atencin a los clientes especiales por medio
de visitas, cartas, etc.
8. Atender con mayor detalle la funcin de ventas al menudeo.
9. Realizar campaas de publicidad en los tiempos que se escojan como mas eficaces, y
medir su efectividad.
10. Llevar control estadstico de ventas.
OBJETIVOS Y POLTICA DE
PRODUCCIN
1. Coordinar las actividades de produccin con las desventajas del modo mas eficiente
posible, a base de juntas, reuniones, consultas, etc.
2. Busca como metas la simplificacin, sin prejuicio de la diversidad posible.
3. Producir siempre a base de cuotas fijadas de antemano.
4. Investigar constantemente nuevos productos, tipos, etc.
5. Medir la productividad en cada lnea de produccin.
6. Trata de conseguir siempre el mximo aprovechamiento de las maquinarias y equipos.
7. Fijar programas de produccin.
8. Adoptar o mejorar sistemas de mantenimiento preventivo.
9. Extender y afinar los sistemas de control de calidad usados.
10. Fijar y revisar los niveles de inventarios de materias primas, etc., buscando que no
sobrecarguen innecesariamente los costos.
11. Dar gran importancia a la seleccin, adiestramiento y motivacin de los supervisores
inmediatos o mayordomos.
12. Antes de realizar cualquier cambio que implique erogaciones importantes en maquinaria,
instrumental, sistemas, etc., tratar de determinar si aquellas podrn ser recuperadas
oportunamente.

OBJETIVOS Y POLTICAS
FINALES
1. Tratar de obtener una mayor rotacin del capital, como base principal para lograr
mejores utilidades.
2. Dar una mejor atencin al establecimiento y operacin de registros financieros,
contables, estadsticos, etc., con la finalidad de usarlos como medio de control.
3. Afinar los sistemas de costos y de control de utilidades, por cada lnea, producto,
zona, etc.
4. Tratar de mejorar y ampliar los presupuestos, llevndolos con el mayor detalle
posible, por departamento, seccin, etc., coordinndolos todos en un presupuesto
general.
5. Definir con toda la precisin las responsabilidades financieras que pueden
corresponder a cada jefe, sealando con toda precisin sus limites respecto al monto
de lo que pueden decidir.
6. fijar el mximo de crditos que pueden concederse, tanto generales, como por
zonas, vendedores, clientes, etc., buscando sobre todo que no se recarguen los
costos.
7. Tratar de conseguir para la empresa la situacin financiera mas apropiada, fijando
polticas y normas respecto de amortizaciones, reinversiones, utilidades mnimas,
etc.