PRINCIPIOS PARA ESCRIBIR

EFICIENTEMENTE

La capacidad de escribir eficientemente se basa en los
principios siguientes.
El documento debe contener una idea dominante.
Usted debe dirigirse a una persona o un grupo
especficos.
Usted debe exponer su punto de vista y luego
sustentarlo.
Respalde su idea dominante con una cantidad limitada
de otras ideas, dispuestas en un orden lgico.
Haga que el documento resulte tan fcil de leer como
sea posible.
Escribir eficientemente: habilidades bsicas le
muestra a usted cmo se logra esto.
Maestra de Anlisis tributario.
Metodologa de Investigacin.

PRINCIPIOS PARA ESCRIBIR
EFICIENTEMENTE
CREAR UN MENSAJE

Su documento ser ms persuasivo si tiene
una sola idea dominante. Llamaremos a
esta idea rectora el mensaje principal.
Usted puede dar otro nombre a su
mensaje. Podra llamarlo, por ejemplo, una
tesis, una propuesta, una proposicin o un
resumen. Nos gusta el trmino mensaje
porque la palabra sugiere un tipo especfico
de idea.
Est dirigido a una persona o grupo
especficos.
Tiene un propsito prctico.

ANALIZAR A LOS LECTORES

En el trabajo, circulan muchos documentos
dirigidos a pblicos muy amplios. Distintos
lectores tendrn diferentes expectativas,
prioridades y conocimientos.
Ser ms fcil planear el documento si usted
tiene una idea de quines son sus lectores y qu
esperan.
En esta seccin examinamos con cierto detalle a
los lectores.
Consideraremos:
tres tipos de lectores;
tener en cuenta las expectativas del lector
primario;
los factores fundamentales de persuasin que le
ayudarn a convencer al lector primario.

REDACTAR UNA ORACIN QUE
CONTENGA EL MENSAJE

Un documento eficiente transmite un solo
mensaje principal.
El mensaje es la idea dominante del documento.
Todo lo dems -la otras ideas, la informacin que
las sustenta, cmo est ordenado todo, cmo
presenta usted el material- depende de ese
mensaje.
El mensaje no es un ttulo o una explicacin de lo
que usted va a hacer en el documento. Es la cosa
ms importante que usted tiene que proponer
para expresar su propsito.
En esta seccin examinaremos cmo crear un
mensaje eficiente. Esto implica:
Construir el mensaje
Revisar y mejorar el mensaje

REVISAR EL MENSAJE

Convalidar (revisar) el mensaje le
ayudar a asegurarse de que su mensaje
es apropiado: para usted, para el lector y
para las ideas que a usted le interesa
expresar.
Usted puede convalidar el mensaje
elaborando un relato acerca de cmo se
cre. Este relato tambin puede ser til
ms tarde como ncleo de una
introduccin, por ejemplo en un informe
ORGANIZAR LAS IDEAS

La forma natural en que pensamos es mediante la
creacin de estructuras. Para comprender
cualquier informacin con ms detalle,
necesitamos abordar la como un rompecabezas:
dividirla en fragmentos;
ver cmo esos fragmentos encajan unos con
otros;
Si usted puede realizar esas dos operaciones con
su mensaje, crear una estructura que la mente
del lector comprender en forma muy natural.
Esa estructura est constituida por ideas. Como
las ideas slo se pueden organizar en forma
lgica -y de ninguna otra manera- el principio
estructurador de su documento debe ser algn
tipo de lgica. Por consiguiente, su tarea consiste
en descomponer el mensaje en fragmentos y
presentarlos en una secuencia lgica. En esta
seccin le indicaremos cada paso para hacerlo.
CREAR UNA ESTRUCTURA

La creacin de la estructura de su documento se
realiza en dos etapas:
Primera etapa de reflexin: la generacin de
ideas, pensar el problema;
Segunda etapa de reflexin: la organizacin de
las ideas en una estructura slida, clara y
coherente.
La primera etapa de reflexin es a veces
llamada reflexin "divergente" o "radiante".
Durante esta etapa, exploramos y recolectamos
cualquier cosa y todo lo que pensamos que podra
ser de inters o utilidad.
REUNIR DATOS
COMPROBATORIOS

Todo abogado sabe que, para una persuasin eficaz, se
necesitan datos concretos que apoyen un argumento
convincente. Citando a Rudolph Flesch. un destacado
maestro del arte de escribir eficientemente: "Nunca
podr usted convencer a nadie slo con la lgica".
Usted ya ha construido la pirmide de sus ideas. Ahora
necesita los datos que las sustenten.
Le parece extrao que pensemos en reunir los datos
despus de generar las ideas? Sin duda deberamos
examinar los datos antes de llegar a una conclusin.
Eso parece razonable. Sin embargo, si piensa en ello,
no puede usted buscar ningn dato a menos que sepa
para qu podra servir. Y la nica cosa que pueden
apoyar los datos es una idea
ESCRIBIR UN ESQUEMA

La etapa final de la planificacin de su informe
consiste en escribir un esquema. El esquema
convierte la estructura piramidal en un plan
maestro que usted puede usar para preparar su
primer borrador.
La elaboracin del esquema lo obligar a aclarar
sus pensamientos. Al organizar sus ideas en un
formato numerado, podr comprobar que cada
idea ocupa en el lugar apropiado y est bien
expresada.
El esquema no es un primer borrador. No incluir
toda la informacin o los datos comprobatorios
que usted quiere dar sino slo las ideas
principales. Incluye nicamente el mensaje, los
puntos fundamentales, los subpuntos y los puntos
secundarios.
ESCRIBIR EL PRIMER BORRADOR

Escribir el primer borrador debe ser
considerablemente ms fcil una vez que
tenga usted un esquema que gue su
trabajo.
Crear un primer borrador implica expandir
el esquema agregando:
texto;
encabezados;
numeracin;
grficas.
Las oraciones del esquema le darn una
idea clara de lo que hay que decir en cada
seccin.
FUNCIONES DE LA PROSA

Prosa es todo escrito que no est estructurado en
una forma potica. Todo este manual se refiere a
escribir en prosa.
La prosa funcional es aquella que tiene que
cumplir una tarea. Hace muchos aos, el filsofo
griego Aristteles clasific las tareas que puede
hacer la prosa bajo cuatro encabezados amplios.
El conocimiento de estas funciones de la prosa
nos ayuda a escribir mejor: si podemos identificar
qu tipo de escrito estamos redactando en un
momento dado, podemos hacerlo mejor.
Entonces, qu piensa usted que puede hacer la
prosa? Haga una lista en su cuaderno de notas de
todas las cosas que se le ocurren que pueda
hacer un escrito.
TCNICAS DE EXPLICACIN

Pgina a pgina, probablemente usted utiliza ms las
explicaciones que cualquier otro tipo de recurso. Las
instrucciones, los ejemplos, las comparaciones, las
descripciones de cmo algo caus otra cosa, son todas
explicaciones. Aun las propuestas emplearn la explicacin
para apoyar lo que promueven en algn momento u otro.
Especficamente, podemos identificar siete tipos de
explicaciones:
Ejemplo
Analoga
Definicin
Clasificacin
Comparacin y contraste
Causa y efecto
Anlisis del proceso
Examinemos ahora cada una de ellas.
RESUMEN E INTRODUCCIN

Muchos escritores confunden estas dos partes de
un documento. En esta seccin, esclarecemos la
diferencia entre ellas y le ayudamos a escribir
bien cada una. En forma sencilla, podemos
distinguir el resumen y la introduccin de la
siguiente manera:
El resumen de un documento es una versin en
miniatura de todo el documento.
La introduccin es la parte del documento que
describe la historia de cmo lleg a ser escrito.
Tambin puede incluir otros elementos.

AYUDA PARA LA NAVEGACIN

Los documentos profesionales deben contener
elementos de ayuda para la navegacin con el fin
de que el lector pueda encontrar su camino en el
documento. Los ms importantes de esos
elementos son el Resumen y la Introduccin.
Otros incluyen:
los encabezados;
los ttulos;
los sistemas de numeracin.
El documento que usted escribe tal vez no incluya
todos esos elementos. Los informes ms extensos
ciertamente incluirn muchos de ellos.
RECURSOS

Los documentos para publicaciones acadmicas o
profesionales pueden incluir materiales usados como
recursos, los instrumentos que usted ha utilizado en su
propia investigacin. El lector querr ver de dnde
proviene la informacin, al trabajo de quin se ha
referido usted, quin le ha ayudado y qu quieren decir
los trminos especiales o abreviaturas. Los principales
elementos de los recursos son:
Referencias
Bibliografa
Glosario
Agradecimiento
Apndices
Cada uno de ellos tiene sus propias convenciones.
EMPLEO DE GRFICAS

Las grficas (a menudo llamadas "figuras" en los
informes) hacen ms clara la informacin tcnica al
presentarla en forma visual. Algunas directrices
sencillas le ayudarn a aprovechar al mximo la
capacidad de crear grficas que las computadoras dan
ahora a los autores.
Es preciso que las grficas sean sencillas. Deben
ilustrar una sola idea y el lector debe poder
comprender esa idea de inmediato.
Use muy pocas palabras en las grficas: el ttulo, las
designaciones, las escalas, los nmeros y la
informacin esencial. No se sienta tentado a agregar
flechas o comentarios dentro de la grfica.
Coloque la grfica en la pgina donde usted hace
referencia a ella. Defina el punto que quiere que ilustre
la figura; presente la figura y agregue algn
comentario cuando sea necesario.
PRINCIPIOS GENERALES
DE LA EDICIN
Una buena edicin implica hacer
elecciones sensatas. Qu palabras
debe usar? En qu orden debe
ponerlas? Nunca hay una sola
respuesta correcta.
Antes de examinar la edicin en
detalle, presentamos a continuacin
algunos principios generales.

CONSTRUIR PRRAFOS
EFICIENTES

Los prrafos reflejan la forma de su
pensamiento. Un prrafo destaca una
idea fundamental que usted quiere
transmitir y agrupa las oraciones para
apoyarla.
Use un prrafo nuevo para cada idea
nueva. Cada vez que usted avanza un
paso, dice algo nuevo o cambia de
direccin, debe iniciar un prrafo nuevo.
MEJORAR LAS ORACIONES

Las oraciones sirven para expresar ideas.
Las mejores oraciones son enrgicas y directas. El
lector puede comprenderlas con facilidad, sin tener que
releerlas. Las oraciones pueden resultar difciles de leer
por dos razones principales.
La oracin es demasiado larga. Si usted emplea
demasiadas palabras para expresar una idea, el lector
se perder. Trate de que la extensin media de las
oraciones sea de 25-30 palabras.
La oracin est mal construida. Las oraciones estn
constituidas por frases: grupos de palabras que
expresan un solo elemento de significado. Si el lector
tiene que retener simultneamente en su mente
demasiadas frases, habr confusin. Si las frases se
vuelven enmaraadas o exageradamente complicadas,
la lectura resultar ms difcil.

ESCOGER LAS PALABRAS

El espaol nos ofrece muchas opciones para escoger las
palabras. Es una lengua romnica, derivada del latn, que a lo
largo de su evolucin ha absorbido palabras de muchos otros
idiomas, como el griego, el vascuence, el rabe, el francs, el
italiano y otras lenguas europeas, adems de las lenguas
indgenas habladas en Amrica antes de la conquista
espaola.
El espaol se habla no slo en Espaa sino tambin en toda
Amrica Latina, algunas islas del Caribe y Filipinas, adems
de ciertas comunidades sefardes de las costas del
Mediterrneo. El resultado de esta amplia extensin
geogrfica es que existe una gran variedad de hablas, formas
de la lengua espaola peculiares de un pas, zona o regin. A
pesar de que todos hablan espaol, no hablan (ni escriben)
de igual manera un argentino, un espaol y un mexicano, ni
tampoco un sevillano y un madrileo. El habla tambin vara
segn el grado de instruccin o el nivel socioeconmico de los
individuos: no hablan igual un agricultor y un ingeniero
agrnomo.