SISTEMA DE

ABASTECIMIENTO

Plan Operativo
HERRAMIENTAS
VISIN FUNCIONAL DE LA GESTIN
PBLICA
Reformulacin
Objetivos
Metas
Racionalizacin
Recursos
Humanos y
Materiales
Reestructuracin
Recursos
Financieros
NIVEL DE
EQUILIBRIO
Plan Estratgico
Plan Operativo
PAC
ROF
MOF
MP
Costos
Presupuestos
y Estados
Financieros
Sistemas
Administrativos
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Conjuntos de principios, normas,
procedimientos, tcnicas e instrumentos que
regulan la utilizacin y promueven la eficiencia
en el uso de los recursos en las entidades de la
administracin pblica.

Son sistemas de gestin que actan como
normas de calidad.
PRINCIPALES SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
SISTEMA
NACIONAL DE
PRESUPUESTO
SISTEMA
NACIONAL DE
TESORERIA
SISTEMA
NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO
SISTEMA
NACIONAL DE
CONTABILIDAD
SISTEMA
NACIONAL DE
INVERSIN
PBLICA
SISTEMA
NACIONAL DE
PLANIFICACIN
LEY GENERAL
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
PRESUPUESTO
LEY N 28411
LEY GENERAL
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
TESORERIA
LEY N 28693
LEY GENERAL
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO
D.LEY N 22056
LEY GENERAL
DEL SISTEMA
NACIONAL DE
CONTABILIDAD
LEY N 28708
LEY DEL SISTEMA
NACIONAL DE
INVERSIN
PBLICA
LEY N 27293
LEY DEL SISTEMA
NACIONAL DE
PLANEAMIENTO
ESTRATGICO
D. LEG. N 1088
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL
LEY N 27785
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
DIRECCIN
NACIONAL DE
PRESUPUESTO
PBLICO
DIRECCIN
NACIONAL DE
TESORERA
DIRECCIN
NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO
DIRECCIN
NACIONAL DE
CONTABILIDAD
DIRECCIN
NACIONAL DE
INVERSIN
PBLICA
CENTRO
NACIONAL DE
PLANEAMIENTO
ESTRATEGICO
D.Ley. 22056
(01.01.1978)
Procesos Tcnicos:
- Catalogacin.
- Registro de Proveedores.
- Programacin.
- Distribucin.
- Registro y Control.
- Mantenimiento.
- Recuperacin de bienes.
- Disposicin final.
Sist. de Abastecimiento
Asegurar la unidad,
racionalidad, eficiencia y
eficacia de los bienes y
servicios no personales en
la Administracin Pblica,
a travs de los procesos
tcnicos
CREACIN DEL SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO
RGANOS DE EJECUCIN DEL SISTEMA
DE ABASTECIMIENTO
Oficinas de Abastecimientos de los
Ministerios.
Organismos cuyos jefes tengan rango
de Ministro.
Organismos Pblicos Descentralizados
Concejos Municipales.
Criterios, reglas y condiciones
previamente establecida, orientados al
racional empleo y combinacin de
bienes y servicios (eficiencia) as como
conseguir los objetivos propuestos
(eficacia) del mejor modo posible.
PROCESOS TCNICOS DEL
ABASTECIMIENTO
PROCESOS TECNICOS
1. Catalogacion
2. Programacion
3. RNP
4. Adquisicion
5. Almacenamiento 6. Distribucion
7. Mantenimiento
8. Seguridad
9. Disposicion
final
LA CATALOGACIN
Poseer informacin simple, completa,
homognea y ordenada referida a los bienes y
servicios materia de abastecimiento, para
facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de
los procesos tcnicos.
Directiva N 01-80-INAP/DNA
Resolucin Jefatural N 015-80-INAP/DNA
REGISTRO DE PROVEEDORES
Poseer informacin sobre los proveedores de las
entidades pblicas a fin de clasificarlos de
acuerdo al giro de sus negocios.
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento
Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de
Proveedores (Art. 9 de la Ley de Contrataciones del
Estado)
LA PROGRAMACIN
Preveer en forma racional y sistemtica la
satisfaccin de las necesidades de bienes y
servicios no personales para el cumplimiento de
las metas asignadas a sus dependencias.
Directiva N 055-89-INAP/DNA
Resolucin Jefatural N 001-89-INAP/DNA
LA ADQUISICIN
Esencia del Sistema de Abastecimiento y de las
contrataciones del Estado, a travs del cual las
entidades publicas se relacionan con los
proveedores con el fin de concertar
comercialmente de la forma mas conveniente y
oportuna la contratacin de bienes, contratacin de
servicios y ejecucin de obras.
Reglamento nico de Adquisiciones 10.4 Normas
Generales del Sistema de Abastecimiento

SA.02 Integridad de Administracin del
Abastecimiento
PROCESOS DE
SELECCIN
C
o
m
p
r
a
s

s
/
p
r
o
c
e
s
o
s

Adjudicacin de Menor
Cuanta
Adjudicacin Directa
Concurso Publico
Licitacin Publica
MODALIDADES
Compras Corporativas
Subasta Inversa
Convenio Marco
LA ADQUISICIN
REGISTRO Y CONTROL
Aplicacin de mtodos estadsticos para compilar,
procesar, analizar, interpretar y aprovechar la
informacin generada en el desarrollo de
procesos tcnicos, es funcin complementaria de
la unidades orgnicas responsable de
abastecimiento.
Directiva N 003-80-INAP/DNA
Resolucin Jefatural N 059-80-INAP/DNA
ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCIN (I)
Esta referido a la ubicacin temporal de
bienes en un espacio fsico determinado
con fines de custodia, como va para
trasladarlos fsicamente (temporal y
definitivo) a quienes lo necesitan.
Resolucin Jefatural N 335-80-INAP/DNA
ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCIN (II)
El almacn es un rea fsica seleccionada
bajo criterios y tcnicas adecuados; destinada
a la custodia y conservacin de los bienes que
van a emplearse para la produccin de bienes
y servicios o de bienes econmicos.

Stock de seguridad del disponible para
consumo
Resolucin Jefatural N 335-80-INAP/DNA
MANTENIMIENTO
Es el eficiente estado de conservacin de los
bienes de la Entidad, a travs de los servicios
preventivo y correctivo requeridos.
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento
RECUPERACIN DE BIENES
Es una actividad tcnica administrativa y
jurdica orientada ha recuperar el
dominio o disposicin sobre los bienes.
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento
DISPOSICIN FINAL
Esta relacionado con la situacin tcnica,
administrativa y jurdica de los bienes
asignados en uso a la Entidad, que como
consecuencia de su normal uso han
sobrepasado su periodo de utilidad por lo que
es pertinente tramitar su baja.
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
SA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento
Actividades de
Programacin
Ejecucin de procesos de
seleccin
Administracin de contratos
Registro y Control de
Almacenes
Registro y control de bienes
patrimoniales
Seguridad integral
Servicios Generales

FUNCIONES DEL RGANO DE
ABASTECIMIENTO
ORGANIZACIN DEL RGANO DE
ABASTECIMIENTO
JEFATURA
rea de Programacin
rea de Control Patrimonial
rea de Proc. de Seleccin
rea de Servicios Generales
rea de Adquisiciones
rea de Seguridad
rea de Almacn
PROGRAMACIN PROBLEMTICA
PROBLEMA CAUSA
Demora en la
programacin de metas.
Reprogramaciones y
modificaciones en la
elaboracin del Plan Operativo
de la Unidad de
Abastecimiento.
Las reas usuarias no cumplen con
los plazos establecidos.
Desfinanciamiento de los servicios
bsicos para la Sede Central.
Que cada rea usuaria
designe responsables para
la aprobacin de los
formatos y elaboracin de
metas.

Oficina de Presupuesto o
Planificacin a travs de sus
Unidades correspondientes debe
cumplir con priorizar dentro del
Marco Presupuestal los
servicios bsicos para la
Entidad as como para la
adquisicin de insumos y
materiales en general

PROPUESTA
DE SOLUCIN
REA DE PROCESOS DE
SELECCIN
Implicancias de la funcin
Dependencias involucradas
Funcin General
Asistencia a Comits
Especiales. en
procesos de Adjudicacin
Directa, Concurso y
Licitacin Pblica.
Tambin exoneraciones
Norma relacionada
Proyeccin de Contratos
La funcin implica la preparacin del proyecto de Resoluciones de
designacin de Comits Especiales.
La proyeccin de las Bases, actas del Comit Especial, cuadros de
evaluacin, cartas de Buena pro, informes del Comit Especial y
dems documentos relacionados al proceso de seleccin.
Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el rea de
Programacin, Oficina de Asesora Jurdica, Oficina de
Administracin, Alta Direccin y postores.
Ley de contrataciones
del Estado y su
Reglamento
Ley de Contrataciones
del Estado y su
Reglamento
Coordinacin con los postores ganadores de la buena pro de los
procesos de seleccin para la presentacin oportuna de los
documentos necesarios para la suscripcin del contrato
Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesora Jurdica,
Oficina de Administracin, Alta Direccin y postores ganadores de la
Buena pro.
PROCESOS DE SELECCIN
PROBLEMTICA
Incumplimiento de los plazos
para presentar requerimientos,
no permite convocar el
proceso en el plazo previsto,
permitiendo retraso en su
ejecucin. Falta de previsin
de impugnaciones o
declaratoria de desierto.

Presiones a los Comits
Especiales, lo cual no les
permite cumplir su funcin; no
se tiene margen de tiempo
prudencial para evaluar y
calificar propuestas.

El ingreso de similares
requerimientos en distintos
perodos, trae como
consecuencia la
convocatoria de varios
procesos de seleccin, incluso
del mismo tipo, por las mismas
fechas, lo cual genera carga
de trabajo.
Falta de planificacin de
las dependencias usuarias
de la programacin de sus
necesidades



Usuarios sealan que su
presin se debe a la
prdida del calendario de
compromisos.



Desconocimiento y falta
de planificacin de las
necesidades por parte de
los usuarios

PROBLEMA
CAUSA
PROPUESTA
DE SOLUCION
Adecuada planificacin de las
necesidades por parte de las
dependencias usuarias.



Coordinacin efectiva entre los
usuarios y la Unidad de
Programacin para los
calendarios de compromisos.
Capacitacin, poniendo nfasis
a la autonoma de los Comits
Especiales.

Disciplinar a las Oficinas
usuarias
PROCESO DE SELECCIN
PROBLEMTICA
La formulacin de caractersticas
tcnicas incompletos, imprecisos,
ambiguos, genera retrasos en la
elaboracin de Bases, cuando al
analizar el expediente se tiene
que solicitar precisiones para
proceder con la convocatoria
del proceso.

Exceso de tiempo en la
formalizacin de Resoluciones de
inclusin de procesos en el PAC,
aprobacin de expedientes y
designacin de Comits
Especiales, generando retraso en
la convocatoria.

Expedientes que ingresan al rea
con el tiempo lmite al
vencimiento del valor referencial,
que no permite analizar
adecuadamente el contenido
de los requerimientos.
Falta de conocimiento tcnico
por parte del equipo que
trabaja o formula las
caractersticas tcnicas.




Carga de trabajo excesiva en
las Oficinas por donde fluye la
documentacin (OAJ y reas
involucradas).



Demora en la expedicin de la
disponibilidad presupuestal.

PROBLEMAS
CAUSAS
Las personas elegidas por las
oficinas usuarias deben ser los
ms competentes o en su defecto
el representante administrativo
evale las caractersticas tcnicas,
antes de ser enviada a la
Administracin.

Priorizar estos asuntos en
Asesora Jurdica y reas
involucradas y/o mayor
anticipacin y previsin por parte
de los usuarios.


Coordinacin mas efectiva entre
usuarios y las Unidades de
Presupuesto y Programacin
PROPUESTA
DE SOLUCION
REA DE ADQUISICIONES
Determinacin de
Valore Referencial
Asistencia a Comits Especiales en
Procesos de Menor Cuanta
Emisin de Ord. Compra y Servicio
Ejecucin Contractual y
Administracin de Contratos
Compras Directas y Adquisiciones
por Caja Chica
Implicancias de la funcin
Dependencias involucradas
Funciones Generales
Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado
Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobacin
Del Expediente de contratacin.
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS
Apoyo a los Comits Especiales en elaboracin de bases,
registro en el SEACE, elaboracin de actas y cuadros de evaluacin.
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS, rea de Programacin
y Presupuesto
Emite O/C y O/S r de procesos de seleccin, servicios bsicos.
Compromisos y devengados de O/C y O/S,
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalizacin
Adendas, ampliacin de plazo, reducciones adicionales,
contratacin complementaria
Administracin y liquidacin de contratos, administra cartas fianza.
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administracin y
Of. de Economa y Finanzas
Efecta la atencin de bienes y servicios por la modalidad de
compra directa y caja chica.
Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administracin.
Norma relacionada
Ley de Contrataciones
del Estado
y su Reglamento
Ley de Contrataciones
del Estado
y su Reglamento
Ley de Contrataciones del Estado y
su Reglamento
Directiva de Tesorera
Manual de Pago a Proveedores

ADQUISICIONES
PROBLEMTICA
Caractersticas tcnicas
mal formuladas por
usuarios.

Requerimientos
urgentes (para el mismo
da).

Actualizaciones
repetitivas del valor
referencial (duplicidad
de trabajo).

Demora en el
procesamiento de la
informacin.

Desconocimiento de
la necesidad.


Falta de planificacin.


Caractersticas
tcnicas mal
formuladas.


Falta de programas
informticos.
Equipos de cmputo
obsoletos.
PROBLEMA CAUSA
Seminarios o talleres de
capacitacin.

Mejorar la programacin
de necesidades

Mayor conocimiento e
informacin del
requerimiento.


Adquisicin de equipos
de cmputo nuevos o
evaluar repotenciacin.
PROPUESTA
DE SOLUCION
Prdida de
calendario por
demora en la
ejecucin de
contratos.


Falta de liquidez en
la caja chica.



Retraso en el trmite
de algunas rdenes
de compra y servicio.
Las oficinas no
cuentan con la
informacin o si la
tienen ha sufrido
variaciones.

Excesivos
requerimientos bajo
dicha modalidad.


Falta de una efectiva
coordinacin entre
las oficinas usuarias y
Programacin..


PROBLEMA CAUSA
No comprometer un
contrato sin que no se
haya previsto el acto de
inicio de la ejecucion.


Mejor programacin en
sus requerimientos
permitir una atencin
oportuna sin generar una
cartera pesada.

Reunin y coordinacin
constante con
Programacin para
solucionar aspectos
operativos.
PROPUESTA
DE SOLUCION
ADQUISICIONES
PROBLEMTICA
REA DE ALMACN
Implicancias de la funcin
Dependencias involucradas
Funcin General
Recepcin, Registro y Almacenamiento
de bienes y materiales
rea de Programacin
rea de Adquisiciones
rea de Control Patrimonial
Oficinas Usuarias


Norma relacionada
Sistema de Abastecimiento
Decreto Ley N 22056
INAP /DNA -Normas Generales de
Abastecimientos
Despacho y Distribucin
Oficinas Usuarias

Resolucin Jefatural N335-90
INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
Resolucin de Contraloria
Normas de Control Interno
en el Sector Publico.
Emisin de Documentos Fuentes NEA,
Pecosas, Krdex,
Oficinas Usuarias
Resolucin Jefatural N335-90
INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
Normas de Control Interno en el
Sector Pblico.
Informacin Contable
Oficina de Administracin Financiera
rea de Contabilidad
Resolucin N 039-98/SBN
Reglamento para el Inventario
Nacional de Bienes Muebles del
Estado
ALMACN PROBLEMTICA
1. Implementacin de
Medidas de
Seguridad, para los
Almacenes
Perifricos e internos.
2. Falta de Infraestructura,
para un adecuado
ambiente en el
almacenamiento de
los bienes.
3. Inadecuado manejo
del procedimiento de
almacenaje.
4. Custodias y Material de
poco movimiento.
5. Stock mnimo y su
reposicin.

1. Falta de presupuesto y un
adecuado tratamiento a los
requerimientos y/o solicitud de
implementacin de las medidas
de seguridad requeridas.
2. Lugares inadecuados para la
asignacin de almacenes
temporales ( cocheras ).

3. No se cuenta con cursos de
capacitacin adecuados para
el responsable de Almacn.

4. Materiales de Gestiones de aos
anteriores .
5. Falta de una adecuada
programacin para la
determinacin del Stock mnimo
y su reposicin pertinente.



PROBLEMA CAUSA
1. Priorizar por parte de
programacin y presupuesto el
desembolso de la partida
presupuestal correspondiente.

2. Coordinacin con Servicios
Generales/ Infraestructura, para la
solucin correspondiente.

3. Programacin de Cursos de
capacitacin permanentes.

4. Oportuna gestin de Bajas.

5. Coordinacin con el rea de
Programacin, para la
determinacin correspondiente a
las necesidades de atencin del
almacn.

PROPUESTA
DE SOLUCION
REA DE CONTROL
PATRIMONIAL
Implicancias de la Funcin-
Dependencias involucradas
Funciones Generales
ADMINISTRACIN Y DISPOSICIN
DE BIENES DE LA ENTIDAD

INVENTARIO, REGISTRO Y
CONTROL DE BIENES
PATRIMONIALES
SEGUROS
Administra los bienes patrimoniales
asignados en uso a los usuarios, ejecucin
de altas y bajas y su disposicin final
Registro y control de bienes, conciliacin
contable en coordinacin con la Oficina de
Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos)
Seguro de los bienes muebles, inmuebles
y valores - Plizas de Seguros Multiriesgo,
Deshonestidad y de vehculos
Normas relacionadas
Decreto Supremo N 007-
2008-VIVIENDA- Rgto. de
la Ley de 29151- Ley General
Del Sistema Nacional de
Bienes Estatales.
Resolucin N 039-98/SBN
Reglamento para el Inventario
Nacional de Bienes Muebles
del Estado.
Resolucin N 320-2006-CG-
Normas de control interno.
PATRIMONIO
PROBLEMTICA
Activos fijos son entregados a
los usuarios sin el documento
fuente, lo que origina que se
desconozca el origen de
procedencia del bien.

Contratacin de personal
con falta de conocimiento
de la normativa aplicable y
sin experiencia en el
componente funcional de
control patrimonial.

Existencia de bienes
muebles e inmuebles sin
el saneamiento debido.
Almacn entrega los
bienes sin la PECOSA
correspondiente,
siendo el nico
documento sustentario
para la salida del bien.

Deficiencia en los
perfiles para la
contratacin del
personal.




Desconocimiento de la
normativa.

PROBLEMA CAUSA
Las entregas de los bienes a
las reas usuarias deben estar
acreditadas con la PECOSA
respectiva.


Mejorar los perfiles y
trminos de referencia
para la contratacin del
personal.


Capacitacin permanente
para el personal del rea.
PROPUESTA
DE SOLUCION