Introduction

I- Pourquoi laudit des achats

II- Le cycle achat
III- Laudit du cycle achat
IV- Etude de cas
Conclusion
Bibliographie / Wbographie

PLAN
Depuis de nombreuses annes les achats utilisent des
systmes de mesure pour valuer la performance,
dvelopper des stratgies, apprcier le personnel.
INTRODUCTION
Les directions gnrales attendent des achats une
contribution la cration davantages concurrentiels
durables pour lentreprise.

Cette situation a accentu la ncessit de mesures fiables
traduisant la contribution des achats la cration de
valeur.
INTRODUCTION
I POURQUOI LAUDIT DES
ACHATS?


1- Limportance de la fonction achat dans lentreprise

2- Le but de laudit achat

La fonction achats est dfinie comme la fonction
responsable de l'acquisition des biens ou services
ncessaires au fonctionnement de toute entreprise
1- LIMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT
DANS LENTREPRISE
Une fonction beaucoup plus ouverte sur le march
extrieur

Elle permet de crer des relations de partenariat avec les
fournisseurs sur le long terme, mais aussi dtecter de
nouveaux fournisseurs et des produits innovants

Une fonction qui est plus au service des progrs de
productivit de lensemble des services de lentreprise

Une fonction conjugue la rduction des cots
1- LIMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT
DANS LENTREPRISE
FONCTI ON-CARREFOUR
lensemble des fournisseurs potentiels
les utilisateurs de l'entreprise elle-mme

Elle se positionne comme le garant de la qualit des produits
achets, elle constitue en outre un centre de profit pour
lentreprise.

1- LIMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT
DANS LENTREPRISE
La fonction achat peut, par ses insuffisances, tre la source
de dysfonctionnements srieux perturbant la plupart des
autres fonctions de lentreprise.
2- LE BUT DE LAUDIT ACHAT
Ncessit dun audit achat
Le principal objectif dun audit achat, cest de mesurer la
performance des achats et ainsi contribuer de faon
importante la cration de valeur.
2- LE BUT DE LAUDIT ACHAT
Dfinir des objectifs et mesurer les carts.

Rendre les actions visibles pour mieux communiquer sur
limpact effectif des achats.

Augmenter la motivation des acheteurs pour une mesure
plus juste des efforts de chacun
2- LE BUT DE LAUDIT ACHAT
La mesure de la performance permet de dclencher des actions
pour atteindre des objectifs et tendre vers lexcellence
oprationnelle.

Tendre vers lexcellence achats = Crer de la valeur au
meilleur cot
2- LE BUT DE LAUDIT ACHAT
II. LE CYCLE DACHAT
Chapitre 1
Reconnaissance
et anticipation
des besoins
Recherche et analyse
des propositions
Des fournisseurs
Ngociation et
choix du ou des
fournisseurs

Rglement

Evaluation des
performances


Suivi de la
commande et de la
livraison

1 3
2
5 6 4
Le processus dachat
1- Reconnaissance et anticipation des besoins

- Que dois-je acheter?
- Quand dois-je acheter?


tablissement dun
plan dapprovisionnement
Le processus dachat
2- Recherche et analyse des propositions des
fournisseurs
Recherche des fournisseurs

L'acheteur a tendance gnralement
s'adresser aux sources habituelles
d'approvisionnement, ainsi qu' celles qui ont
une bonne rputation.

L'acheteur doit bien sinformer avant de
s'adresser au fournisseur.
Le processus dachat

Recueil et analyse des prpositions


Avant de choisir un fournisseur, lacheteur doit
examiner les diffrentes offres et slectionner
des entreprises prliminaires dont les
propositions paraissent intressantes dans un
premier temps
Le processus dachat
Le processus dachat
La ngociation
Affiner encore la comparaison
entre les Fournisseurs
Meilleur compromis possible
Quel sera le meilleur
fournisseur?
3- ngociation et choix du fournisseur:
Le processus dachat
4- Suivi de la commande et de la livraison
La commande

Passation de la commande

Suivi de la commande

(s'assurer que le fournisseur a renvoy l'accus de
rception, organiser une relance prventive, relance
fournisseur)
Le processus dachat
4- Suivi de la commande et de la livraison
La livraison
Rception de la livraison

Contrle quantitatif Contrle qualitatif

Signer les dcharges prsentes;
Identifier et enregistrer toutes les marchandises qui
entrent ;
Informer les achats, le magasin (s'il n'en dpend pas);
Mettre le plus rapidement possible ces marchandises
disposition;


Le processus dachat
5- Le rglement

La facture parvient l'entreprise, soit au service achats,
soit au service comptabilit directement. quand les deux
contrles de rception sont effectus, il convient d'en
administrer le rglement au plus vite selon les conditions
de paiement prvues.

le rglement nest effectu que si les lments
rceptionns correspondent aux conditions convenues
avec le fournisseur.

6- valuation des performances du
fournisseur:

Le fournisseur a-t-il honor ses engagements?



Tableau de bord des approvisionnements
Le processus dachat
III- AUDIT DU CYCLE DACHAT
1- Les procdures dachats
2- Laudit du besoin dachat
3- Laudit fournisseur
4- Laudit de lacte dachat et de la livraison
5- Laudit des comptes fournisseurs
6- Laudit du rglement

La procdure dachat est un document interne, propre
chaque entreprise, qui permet de :

Dcrire le fonctionnement de service achat.
Prvoir les quantits commander pour une priode.
Consacrer le budget du service en fonction de la demande
et les moyens dentreprise.
1- LES PROCDURES DACHAT
Objectifs atteindre:

Les objectifs doivent tre clairement lisibles par les
acheteurs. Il faut fixer deux types dobjectifs :


Des objectifs sur la procdure en elle-mme, Ex: la
procdure permet-elle datteindre les objectifs du service
achat (minimiser les stocksetc)


Des rsultats atteindre par la procdure, Ex: la rduction
de 15% du nombre de fournisseurs.
1- LES PROCDURES DACHAT
Principes du contrle interne :
La sparation des tches
Recherche de lexhaustivit
La ralit
Lautorisation
Lenregistrement
1- LES PROCDURES DACHAT
La sparation des tches
Assurer un cloisonnement des tches favorable un meilleur
contrle.

o laccord de la commande
o la rception et le contrle des biens et des services
o le contrle des factures
o lautorisation de rglement
o le paiement des facturesetc
1- LES PROCDURES DACHAT
Recherche de lexhaustivit

Risques :
Lomission de lenregistrement dune facture reue ou dun avoir
La rception des marchandises sans enregistrement de la facture
recevoir
1- LES PROCDURES DACHAT
Recherche de lexhaustivit
Il slectionne des bons de rception et sassure de
lenregistrement des factures correspondantes.

Il slectionne les relevs fournisseurs et les compare avec les
factures enregistres.

Il slectionne les demandes davoir ou retrouve les avoirs reus
et les enregistrements correspondantsetc
1- LES PROCDURES DACHAT
La ralit des procdures
Risques :
Enregistrement dachats non effectus
Enregistrement des charges ou des dettes non autorises,
Non dtection derreurs qui peuvent fausser les facturesetc
1- LES PROCDURES DACHAT
Lautorisation

Les besoins sont dclenchs par des personnes ayant autorit
Toutes les commandes sont autorises
Les rglements des factures sont autoriss et leur acceptation est
faite par les personnes comptentesetc
1- LES PROCDURES DACHAT
Lenregistrement
Risque :
Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes
fournisseursetc
1- LES PROCDURES DACHAT


Exemple de procdure dachat de MARJANE


Exemple de procdure dachat de YAZAKI
1- LES PROCDURES DACHAT
Le besoin est-il dfini avec prcision avec les clients
internes ?

. Enqute rigoureuse auprs de tous les services
. Proposition dune synthse (Traduction du besoin en termes
QUANTITATIFS et QUALITATIFS)
. Signature de la synthse par les clients internes
2- LAUDIT DU BESOIN DACHAT
La dtection et lidentification des besoins dpendent de
procdures de planification :

Programmes de production.
Standards et nomenclatures des matires.
Procdures de gestion des stocks et processus de
dclenchement des demandes dachats.
2- LAUDIT DU BESOIN DACHAT
2- LAUDIT DU BESOIN DACHAT
Risques Sources des risques
identifier de manire incomplte,
inexacte ou tardive, les besoins
prvisibles, et compromettre la
slection du meilleur fournisseur.
Le caractre incomplet ou
obsolte des outils de prvision
manuels ou informatiss.

Linexactitude ou linadaptation
des informations utilises dans
lidentification des besoins.

Le retard de collecte ou de
transmission des informations qui
dclenchent la demande dachat.

2- LAUDIT DU BESOIN DACHAT
Opration daudit
Lexamen des outils de prvision :
-dlais de rapprovisionnement
-niveau de stock-outil jug ncessaire
-niveau minimum de commande

Lanalyse de la qualit des informations utilises dans les
estimations des besoinsetc
Plus le besoin est prcis, plus le pouvoir reste
lAcheteur.

Plus le besoin est vague, plus le pouvoir est transfr au
Vendeur.
2- LAUDIT DU BESOIN DACHAT
L'audit fournisseur permet une organisation, collectivit
territoriale ou entreprise, de dresser un tat des lieux de
ses principaux fournisseurs.


La qualit des produits La qualit des livraisons
La qualit de service Labsence de
risque
La qualit du partenariat Le respect du
contratetc
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Audit de slection des fournisseurs
Audit de seconde partie : (du client chez son fournisseur)
Audit de tierce partie : (par un organisme certificateur)
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Audit de slection des fournisseurs
Les systmes dinformation mis en place

La qualit des tableaux de bord mis en place

Les rles des utilisateurs dans la cration des tableaux de
bord, la qualit de la collecte des informations, et des
dcisions prises lgard des fournisseurs.
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Dtecter les risques de mauvaises
livraisons
Prendre les mesures ncessaires
garanties de qualit
Objectifs
L'organisation, les moyens et les
risques
Domaine
couvrir
Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Respect du contrat
Respect des droits et des responsabilits
de lorganisme audit
Rgles de
base
Fiabilit des approvisionnements de la
part des fournisseurs agrs
Critres de
russite
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):
Garantir pour le compte de la collectivit
la qualit du fournisseur
Objectifs
L'organisation, les moyens et les
risques
Domaine
couvrir
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):
Indpendance des deux parties et
impartialit.
Respect des droits et des responsabilits
de lorganisme audit.
Rgles de
base
Absence de problmes de livraison et
autres de la part des fournisseurs
certifis.
Critres de
russite
Sassurer du niveau de qualit des prestations des fournisseurs

Choisir des critres:

La qualit ; le niveau de qualit, la rgularit de la qualit...
Le prix ; niveau de prix par rapport la concurrence, stabilit des
prix, conditions de rglement...
Dlai ; dlai moyen, respect de dlais...
Service ; service aprs vente...
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Outils de slection :

Le questionnaire daudit
cest le rsultat dune rflexion interne. Il conditionne
lapprobation ou non dun fournisseur et doit par consquent
tre particulirement tudi.

Ex :
Excellent = 3
Adquat = 2
Pauvre = 1
Totalement insatisfaisant = 0
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Outils daudit fournisseurs
La grille danalyse
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Nature des critres
Critres Efficacit Efficience Pro-activit
La relation commerciale
Les prix
La qualit technique du produit
Les dlais
etc
Ngociation
Les risques associs :
Obtention dune performance insuffisante qui engendre des
cots de revient trop levs

Perte dimage vis--vis du march des fournisseurs

Perte de crdibilit de la fonction vis--vis des autres parties
prenantes internes
3- LAUDIT FOURNISSEUR
Ngociation Opration daudit :

Le systme de documentation et denregistrement des
phases successives de la ngociation

Le systme de suivi des engagements verbaux (notes de
suivi, note de consultation)

La formalisation de la ngociation (via le fax, la commande,
lacceptation de devis)

3- LAUDIT FOURNISSEUR
Passation de la commande
Suivi de la commande
Rception de la commande
4- LAUDIT DE LACTE DACHAT ET
LIVRAISON
Passation de la commande

4- LAUDIT DE LACTE DACHAT ET
LIVRAISON
Risques Sources des risques
Rdiger les clauses de la
transaction de manire incorrecte
et incontrlable par le
rceptionnaire, lutilisateur, le
fournisseur, le personnel charg
du rglement.
Le caractre inadquat des
documents utiliss, leur
insuffisante normalisation, et
formalisation.

Un circuit dinformation et de
documents dfaillants.

La mconnaissance des
pratiques commerciales
applicables la transaction.
Passation de la commande

4- LAUDIT DE LACTE DACHAT ET
LIVRAISON
Opration daudit
La qualit des contacts passs par lentreprise,

Lexistence de bons de commande appropris et pr numrots,

Lutilisation systmatique de bons de commande formaliss,

Le respect de dlais normaux entre la dcision dachat et la
passation de commande
Suivi de la commande

4- LAUDIT DE LACTE DACHAT ET
LIVRAISON
Risques Sources des risques
Ignorer ou apprendre tardivement
lincapacit du fournisseur faire
face la demande.

Ne pas ragir temps aux
incidents qui peuvent survenir.
Linsuffisance des procdures et
systmes de suivi externes dans
les relations avec les fournisseurs.
Suivi de la commande

4- LAUDIT DE LACTE DACHAT ET
LIVRAISON
Opration daudit
Contrler lexistence daccuss de rception adresss par les fournisseurs.

Mettre en place des procdures internes adaptes aux situations imprvues.

Relancer le fournisseur, et informer les utilisateurs de ltat de la commande
Rception de la commande

4- LAUDIT DE LACTE DACHAT ET
LIVRAISON
Risques Sources des risques
Daccepter une livraison non
conforme.

De valider administrativement
une rception diffrente de la
livraison rellement effectue
La non sparation des fonctions

La dfaillance des tests de
vrification de la qualit des biens
et services livrs
Rception de la commande

4- LAUDIT DE LACTE DACHAT ET
LIVRAISON
Opration daudit
Les rceptionnaires disposent des informations qui sont
ncessaires pour vrifier la conformit de la livraison ;

Concevoir la procdure de rception ;

Les tests de qualit ;
Il consiste en un examen exhaustif des flux financiers
raliss avec les fournisseurs pour les exercices clos afin
de rcuprer toute somme indment paye ou non
facture.
5- LAUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS
Laudit des transactions comptables permet de dceler les
erreurs de comptabilisation ou de rglement.
Une fois lanomalie identifie, le dossier de rclamation est
constitu par lauditeur, certifi par le client et adress au
fournisseur concern.
La mission sachve lorsque le client a effectivement
rcupr les sommes indment payes.
5- LAUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS
Laudit de la conformit des contrats dachats
Sassurer que lexhaustivit des accords ngocis ont
fait lobjet dune contractualisation et dune facturation.

Vrifier la bonne application des tarifs et des remises
sur facture.

Reconstituer le chiffre daffaires ralis avec les
fournisseurs.
5- LAUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS
6- LAUDIT DU RGLEMENT
Risques Sources des risques
Rgler une facture qui ne
correspond pas la livraison
accepte.
La dfaillance de la
documentation permettant de
valider le rglement demand.

6- LAUDIT DU RGLEMENT
Opration daudit
Un seul original de la facture du fournisseur circule ds sa
rception et quil est identifiable.

Une commande annule, ne peut tre rgle ;

Les factures rgles sont identifies
ETUDE DE CAS
1 DESCRIPTION NARRATIVE
2 PHASE DE PRPARATION
3 PHASE DE RALISATION
4 PHASE DE CONCLUSION
1- la description narrative
La Socit des Eaux et dElectricit du
Nord, est une socit anonyme de droit
priv marocain dote dun capital de 800
millions de DH, qui a pour activit
principale la distribution des eaux et de
llectricit dans la rgion Nord du Maroc.

1- la description narrative
les services intervenants dans le cycle achat

Service magasin :
Le magasin est divis en trois zones de stockage :
Le magasin eau pour le matriel eau assainissement
Le magasin lectricit pour le matriel lectricit
Un conomat pour les autres types de fournitures

Le magasinier consulte rgulirement la situation de stock par
rapport au stock minimum et dite les demandes dachat. A larrive
des fournitures commandes, le magasinier affecte chaque article
une fiche comprenant la dsignation et le code.
1- la description narrative
Service gestion des fournisseurs :


Il est rattach la direction administrative et financire, il travail
troitement avec les services achats et magasin puisquil existe
un change de flux dinformation et de document entre eux. Ce
service se charge essentiellement de la rception des factures,
de llaboration des rapprochements ncessaires avec les
autres documents reus et en cas de conformit il procde aux
enregistrements comptables ncessaires. Ensuite, il envoi les
lettres de virement aux fournisseurs.

1- la description narrative

Service trsorerie :


Ce service soccupe de la tenue du journal de trsorerie, tout en
gardant un certain quilibre entre recettes et dpenses. La
mission de ce service consiste mettre largent disposition en
temps voulu.


1- la description narrative
Service achat :

Le service achat a pour principale mission la satisfaction de
lensemble des besoins de lentreprise et ce dans les
meilleures conditions. Pour ce faire, ce service sefforce
daccomplir les tches suivantes :
1/ Etude du march fournisseur
2/ Garantie de lapprovisionnement
3/ Contacts avec les fournisseurs
4/ Rapports la direction
5/ Information et conseil


2- la phase de prparation
A) lordre de mission
B) Le questionnaire de prise de connaissance
(QPC)
C) Grille danalyse des tches
D) Diagramme de circulation
E) Le plan dapproche
F) Le TFfA
G) Le rapport dorientation
H) Programme daudit
Phase de prparation
1
Lordre de mission


Amendis
Tanger, le 30 novembre
2008
Ordre de mission
Destinataire : le directeur de laudit interne
Copie pour information : le Responsable des achats
Objet : audit de la direction achat
La mission sera ralis par monsieur X et monsieur Y auditeurs internes et
superviss par monsieur Z chef de la mission.
Elle se droulera du lundi 01/03/2008 au 21/04/2008 et se proposera
danalyser la Direction des achats dans toutes ses composantes.
Cette mission aura lieu :
- A la division achat du sige social ;
- Au service achat et approvisionnement de la direction exploitation de Tanger.

Le budget de la mission ne devra pas dpasser 150 000 DH.
Le rapport sera diffus en la forme habituelle avant le xx/xx/xxxx

Le Directeur Gnral

Phase de prparation
2
Questionnaire de
prise de
connaissance


Le questionnaire de prise de connaissance comprend des
donnes sectorielles, quantitatives, qualitatives, rglementaires.
QPC
Phase de prparation
3
Grille danalyse des
taches


La grille danalyse des tches permet de bien comprendre la
rpartition des travaux entre les principaux acteurs.
GAT
Phase de prparation
4
Diagramme de
circulation


DC
Phase de prparation
5
Le plan dapproche


Le plan dapproche est un document qui se prsente sous la forme
dun tableau dans lequel on dcoupe lactivit, la fonction ou le
processus en tches lmentaires et dans le quel on indique pour
chacune des tches son objectif et quoi elle sert.
Oprations lmentaires Objectifs
Dclenchement de la
commande
Les commandes sont faites en fonction des
besoins de lentreprise, pour des quantits
optimales et par des personnes autorises le
faire
Acceptation et traitement des
livraisons
Il faut garantir que :
Les dlais de livraison prvus sont respects ;
Les livraisons ne sont acceptes que si elles
correspondent une demande ;
Les livraisons sont faites selon les
spcifications de la commande.
Enregistrement des dettes Le contrle interne doit garantir que :
Les dettes sont constates au fur et mesure
de la rception des fournitures et des services ;
La comptabilit est correctement organise
pour traiter ces oprations.
Paiement des factures Les factures sont contrles avant mise en
paiement ;
La mise en paiement est dment autorise ;
Les factures ne sont pas payes plusieurs
fois.
Phase de prparation
6
Le tableau des forces
et faiblesses
apparentes


Le tableau de forces et faiblesses apparentes conclut la phase d'analyse
de risques sur la base des objectifs dfinis dans le plan d'approches;
Il prsente de manire synthtique et argumente les prsomptions ou
l'avis de l'auditeur sur chacun des thmes analyss. Il constitue l'tat des
lieux des forces et faiblesses relles ou potentielles.
Phase de prparation
Domain
e tudi
Objectifs de
contrle interne
Indicateurs
opinions
commentaires
P
F/
Pf
consquenc
es
Module
achat
- Achats
correspondants
des besoins rels
de lentreprise

- Les quantits
commandes
sont optimales
- Procdure
dautorisation
dachat

- Procdure
de
vrification
des stocks
existants au
magasin
F





F
Achats
pertinents
Les dossiers de
demandes
dachats sont
consults avant
approbation par
le chef
dapprovisionnem
ent et le
responsable au
sige
Phase de prparation
Domaine
tudi
Objectifs de
contrle interne
Indicateurs
opinions
commentaires PF/
Pf
consquence
s





Module
achat
-Respect des
dlais de livraison
- Les livraisons ne
peuvent tre
acceptes que sils
correspondent
une commande
-Les livraisons sont
faites selon les
spcifications de la
commande
-Procdure de
confrontation BC/
BL
-Procdure de
ltablissement du
bon de rception
manuel et bon de
rception sur le
systme
informatique
f






f
Risque de
pertes et de
dtournement
des livraisons
au profit du
magasinier en
cas dabsence
du
rceptionniste
Les
insuffisances de
contrle interne
nont pas t
compenses
par une enqute
de moralit sur
les
rceptionnistes
et les
magasiniers.
Phase de prparation
Domain
e tudi
Objectifs
de
contrle
interne
Indicateur
s
opinions
commentaires PF/
Pf
consquences
Module
achat
Bonne
suivi des
rceptions
Procdure
de relance
des
fournisseur
s en cas
de retard
de
livraison
f
Relance des
fournisseurs
effectu par le
magasiner et par
fax ce qui
entraine des
retards de
livraisons et des
ruptures de
stocks
Vice dans la
conception de la
procdure de suivi de
rception,
lintervention du
service achat durant
la procdure de
rception savre
obligatoire
Phase de prparation
Domain
e tudi
Objectifs de
contrle interne
Indicateurs
opinions
commentaire
s
PF
/Pf
consquence
s
Module
achat
-Les factures sont
contrles avant mise
en paiement ;

-La mise en paiement
est dment
autorise ;

-Les factures ne sont
pas payes plusieurs
fois.
Procdure
dautorisation
de paiement
F
Le paiement
est autoris
par le DAF , le
DAF Adjoint
Procdure de
paiement bien
ficele
Phase de prparation
7
Le rapport dorientation


La rapport dorientation dfinit et formalise les axes dinvestigations
de la mission et ses limites et les exprime en objectifs atteindre.
Pour tre pertinent, il reprendra les conclusions retenues du tableau
des forces et faiblesses apparentes, les priorits dactualit, les
proccupations du management et les objectifs incontournables.
Phase de prparation
Rapport dorientation
Objectifs gnraux :

Sassurer que la distribution des tches au niveau des
services magasins, achats et gestion fournisseurs obit au principe
de contrle interne.
Sassurer que le service achat gre efficacement ses oprations en
rapport avec les fournisseurs.
Veiller aux raccourcissements des dlai dachats et de
rapprovisionnement pour une meilleures satisfaction des clients
internes.
Veiller au maintien de relations non conflictuelles avec les
fournisseurs.
Phase de prparation
Rapport dorientation
Objectifs spcifiques :
Eviter laccomplissement des tches dexcution,
denregistrement et de contrle par la mme personne au
niveau des services magasin, achats et gestion fournisseur.
Rviser de la procdure de relance des fournisseurs afin
dviter les retards de livraisons et les ruptures de stocks.
Rviser la procdure de traitement des demandes dachat
(processus dapprobation des dossiers de commande est assez
long).
Elaborer une procdure de traitement de non-conformit et
retours aux fournisseurs.


Phase de prparation
8
Le programme
daudit


Le programme daudit est galement appel programme de
vrification ou planning de ralisation , cest un document interne
au service daudit, tabli par lquipe en charge de la mission, et dans
lequel on procde la dtermination et la rpartition des tches
Phase de prparation
Ensembles des tches
accomplir
planning lieu outils
Prise de connaissance 01/03/08 ----
Observations sur le terrain
Consultation de documents
Recensement des procdures
dachat
10/03/08 Service achat
Observations sur le terrain
Entretiens
Visite des magasins 24/03/08 Magasins Entretiens
Visite du service gestion
fournisseurs et trsorerie
26/03/08 Sige Entretiens
Elaboration du manuel de
procdures
03/04/08 Service achat
Elaboration du diagramme de
circulation
11/04/08 Service achat
Diagnostic du systme de contrle
et dtection des zones de risques
14/04/08
Services du cycle
achat
GAT
QCI
Tests de permanence
Analyse des faiblesses dtectes et
laboration du rapport daudit
21/04/08
Services du cycle
achat
FRAP (s)
3-Phase de ralisation
1- Le questionnaire du contrle interne
2- Le test de vrification des objectifs du
contrle interne
3- Les feuilles de rvlation et danalyse des
problmes


Phase de ralisation
1
Le questionnaire du
contrle interne


Objectif n 1: Organisation gnrale de lentreprise
Questions Oui/Non Observations
1- Existe-t-il un manuel des procdures internes?

Non
2- Les commandes de biens ou de services ne sont
elles passes que sur la base de demandes dachats
tablies par des personnes habilites?

Oui
3- Les moyens en personnel et en matriel sont-ils
adapts aux besoins ?

Non Sous effectif au
niveau de
plusieurs
services
4- Les fonds personnels de la direction sont-ils distincts
des fonds de lentreprise?
Oui
Le questionnaire de contrle interne :
Le questionnaire du contrle
interne
Objectif n 2: Formalisation et autorisation des commandes
Questions Oui/Non Observations
1- Existe-t-il un systme de dclenchement des
commandes lorsque les stocks arrivent une
quantit minimum?

Non Le magasinier repre
le stock
manuellement
2- Les commandes de biens ou de services ne sont
elles passes que sur la base de demandes
dachats tablies par des personnes habilites?
Oui Toutes les demandes
dachats doivent tre
signes par le chef
du service
3- Des bons de commandes sont-ils tablis
systmatiquement?
Si oui, sont-ils
-Pr numrots?
-Etablis en quantits et en valeur?
- Signs par un responsable, au vu de la demande
dachat?
Oui


Oui
Oui
Oui
Le questionnaire du contrle
interne
Objectif n 3: Suivi des commandes en cours
Questions Oui/Non Observations
1- Les commandes en cours sont-elles suivis?

Oui
2-Existe-t-il une procdure de relance Oui A expiration du dlai de
livraison, le magasinier
envoie un fax urgent au
fournisseur pour rappel.
Cette opration devrait
tre effectu par le
service achat
3- Un exemplaire des bons de commandes est-
il communiqu:

- Au charg de la rception?
- A la comptabilit gnrale

Oui


Non
Oui

Le questionnaire du contrle
interne
Objectif n4 : Suivi de la rception
Questions Oui/Non Observations
1- Existe-t-il un service de rception

Non Le magasin se charge
de la rception des
fournitures
2- Toutes les rceptions correspondent-elles des
marchandises commandes
Oui Toute rception de
marchandise est
effectue sur la base
du BC correspondant
3- Des bons de rceptions sont-ils tablis
systmatiquement?
Si oui, sont-ils
-Pr-numrots?
-Signs par le rceptionnaire?
-Dats?

Oui


Oui
Oui
Oui
Le questionnaire du contrle
interne
Objectif n 5: Rapprochement entre rception et facturation
Questions Oui/Non Observations
1- Le service comptable attribue-t-il un numro
dordre chronologique aux factures et avoirs reus
avant de les transmettre aux personnes charges
de les vrifier?

Oui Les factures sont
classes par
chance en attente
de prparation des
tats de
prpaiement.
2-Les doubles des factures et avoirs sont ils
annuls
Oui
3- Les factures reues son-elles vrifies avec les
bons de commande et de rception concernant:
-Les quantits?
-La qualit?
-Les prix unitaires?
-Les conditions financires?
Oui


Oui
Oui
Oui
Oui
Le questionnaire du contrle
interne
Objectif n 6: Rapidit, exactitude et exhaustivit des factures
Questions Oui/Non Observations
1- La comptabilit fournisseur reoit-elle un exemplaire:
-Des bons de commandes?
-Des bons de rception?


Oui
Oui
2-Les factures et avoirs comptabiliss sont-ils annuls
pour viter un double enregistrement?
Oui
3- Les doubles des factures et avoirs enregistrs sont-ils
identifis ds rception pour viter leur comptabilisation?

Oui

4-La comptabilit fournisseurs vrifie-t-elle la squence
numrique des documents de support comptable?
-Des bons de rception?
-Des bons de retour?



Non
Non
Le questionnaire du contrle
interne
Objectif n 7: Rgularit du paiement
Questions Oui/Non Observations
1- Les paiements sont-ils justifis par
une facture accepte?

Oui
Lordre de virement nest tabli
par le responsable quaprs
validation de la facture et son
enregistrement
2-Lordre de paiement est il donne
par des personnes autorises?
Oui
3- Le double paiement des factures
est il impossible?

Oui

Le questionnaire du contrle
interne
Objectif n 8: Enregistrement des mouvements
Questions Oui/Non Observations
1- Les mouvements de stocks suivants sont-ils
saisis sur des documents standard propres
lentreprise?

Oui
2-S ils existent, ces documents sont-ils utiliss
pour mettre jour?
- Les fiches de stocks?
- Linventaire permanent?


Oui
Oui
3- Le mode denregistrement de ces documents
permet-il de sassurer de lexhaustivit de leur
enregistrement sur les fiches de stock ?



Non

4- les fiches de stocks et linventaire permanent
sont-ils rgulirement rapprochs?


Oui
Le questionnaire du contrle
interne
2
Le test de vrification des
objectifs du contrle
interne


Le test de vrification des objectifs
du contrle interne

Etapes du
processus
Principe Objectif Vrification Evaluation
1.
Expression
du besoin
Autorisation
Les besoins sont
dclenchs par les
personnes ayant autorit
ce niveau
La demande dachat doit tre
obligatoirement vise par le chef du
service demandeur et celui des
approvisionnements
Conforme
Enregistremen
t
Tous les besoins sont
enregistrs
Ds la rception de la demande, les
acheteurs procdent louverture du
dossier correspondant et de son
enregistrement dans le logiciel
Gestion
Conforme
Exhaustivit
Toutes les demandes
dachats sont transmises
au service
approvisionnement
La prnumrotation des documents
nest pas utilise pour vrifier
lexhaustivit
Non
conforme
Optimisation
Les quantits demandes
correspondent aux
donnes prvisionnelles
Les demandes sont contrles par
les chefs de services
conforme
Ralit
Les achats correspondent
des besoins rels
Comparaison des quantits
disponibles avec le stock minimum
avant rdaction de la demande
Conforme
Etapes du
processus
Principe Objectif Vrification Evaluation
2. Choix du
fournisseur
Autorisation
Le choix du fournisseur est
approuv par la personne
comptente
Le rfrencement se fait par une
personne autorise le faire et les
consignes dachat sont vises par le
directeur des achats
Conforme
Enregistreme
nt
Le choix est matrialis
sur les fiches de suivi
Le rfrencement de chaque
fournisseur donne lieu la rdaction
dune consigne dachat
Conforme
Exhaustivit
Le fichier des fournisseurs
est complet :
Coordonnes ;
Conditions
commerciales
Les consignes dachat prsentent
lensemble des informations relatives
aux offres des fournisseurs mais ne
sont pas toujours mises jour
Non
conforme
Optimisation
Les fournisseurs choisis
proposent les meilleures
offres
Le choix se fait aprs la consultation
de plusieurs fournisseurs toutefois,
les consignes dachat ne sont pas
rgulirement mises jour
Non
conforme
Ralit
Existence des lments
dapprciation formelle des
fournisseurs
Le choix se fait aprs llaboration
dun tableau comparatif des
diffrentes offres reues.
Conforme
Le test de vrification des objectifs
du contrle interne

Etapes du
processus
Principe Objectif Vrification Evaluation
3. Lancement de la
commande
Autorisation
Toutes les commandes sont
autorises
Le bon de commande doit tre
obligatoirement sign par le chef des
approvisionnements
Conforme
Enregistrement
Toutes les commandes sont
enregistres
Les bons de commandes sont tous
enregistrs dans le logiciel BTP
Conforme
Ralit
Toutes les commandes
correspondent des
demandes dachat
Toutes les commandes sont passes
sur la base des demandes dachat
Conforme
4. Suivi des
commandes
Autorisation
Toutes les modifications sont
autorises par les
personnes responsables
Toutes les modifications sont
autorises par le chef des
approvisionnements
Conforme
Enregistrement
Existence dun tableau de
suivi des commandes
Le service achat ne se charge pas
du suivi des commandes
Non
conforme
Optimisation
Les dlais de suivi sont
respects
Les dlais de livraison ne sont pas
toujours respects
Non
conforme
Ralit
Les donnes des
commandes correspondent
aux lments rellement
commands
La rception fait lobjet dun contrle
physique permettant de sassurer de
sa conformit aux donnes des bons
de commande
Conforme
Le test de vrification des objectifs
du contrle interne

Etapes du
processus
Principe Objectif Vrification Evaluation
5. Rception de
la commande
Autorisation
Les rceptions sont valides
par les personnes habilites
pour ce fait
En cas dabsence de la
personne charge des
rceptions, le magasinier
remplie sa fonction.
Non
conforme
Enregistreme
nt
Toutes les rceptions sont
enregistres
Les rceptions sont toutes
enregistres dans le logiciel
BTP avant dtre transmises
la comptabilit
Conforme
Exhaustivit
Toutes les rceptions font
lobjet dune commande
pralable et que les
livraisons ont t factures
Les rceptions font lobjet dune
commande pralable et que les
livraisons ont t factures
Conforme
Optimisation
Le temps de la rception est
respect
On rencontre parfois des cas
de retard de livraison
Non
conforme
Ralit
Les donnes des lments
rels sont les mmes
donnes des lments
commands
Les fournitures reues sont
rapproches aux donnes du
bon de commande quand leur
quantit et qualit
Conforme
Le test de vrification des objectifs
du contrle interne

Etapes du
processus
Principe Objectif Vrification Evaluation
6. Enregistrement
des factures
Enregistrement
Cohrence entre
balance fournisseur
et compte collectif
fournisseur
Les soldes de la balance
de chaque fournisseur
sont rapprochs du solde
collectif fournisseur par le
service gestion
fournisseur
Conforme
Exhaustivit
Toutes les factures
sont enregistres
systmatiquement
Labsence de suivi de la
squence numrique des
factures peut causer des
cas domission
Non
conforme
Ralit
Les lments
facturs sont les
mmes lments
commands et
rceptionns
Lors de larrive des
factures au service gestion
fournisseur, un agent se
charge de leur
rapprochement avec le bon
de commande et de
rception avant de
procder leur
enregistrement
conforme
Le test de vrification des objectifs
du contrle interne

Etapes du
processus
Principe Objectif Vrification Evaluation
7. rglement des
factures
Autorisation
Approbation des
factures pour bon
payer
Les factures originales
approuves et enregistres
portent la mention BAP
Conforme
Enregistrement
Enregistrement et
classement des
factures
Les factures sont
enregistres dans le
logiciel et classes par
chance en attente du
rglement.
Conforme
Exhaustivit
Tous les paiements
correspondent une
facture et toutes les
factures sont payes
Les paiements ne sont
effectus que sur la base
de factures dment
approuves
Conforme
Optimisation
Respect des conditions
de paiement
Tous les paiements se font
60 jours fin du mois
Conforme
Ralit
Les montants payer
sont les mmes
montants facturs
Le dtail des tats de
prpaiement est point
avec les factures sous la
prsence du chef de
service Gestion fournisseur
Conforme
Le test de vrification des objectifs
du contrle interne

Phase de ralisation
2
Les Feuilles de Rvlation
et dAmlioration des
Problmes


Les feuilles de rvlation et damlioration des problmes permettent
de dterminer les problmes existants mais aussi dventuels risques
pouvant se prsenter dans le futur
FRAP n1
FRAP n7
FRAP n4
FRAP n5 FRAP n6
FRAP n2 FRAP n3
Problme:
Aucune formalisation des
procdures

Constat:
La socit ne dispose pas dun
manuel de procdures
Causes:
- ngligence
- inconscience des responsables
quant limportance de
lenregistrement des procdures
Consquences:
-Non respect des procdures
-Contrle difficile

Recommandations:
Lexistence dun manuel de procdures
permettrait de conserver une trace crite
de la reprsentation des tches et des
responsabilits et permet dviter des
pertes de temps lors du changement de
personnel

Les Feuilles de Rvlation et
dAmlioration des Problmes

FRAP n2
FRAP n7
FRAP n4
FRAP n5 FRAP n6
FRAP n1 FRAP n3
Problme:
Non respect du principe de
lexhaustivit

Constat:
La numrotation des demandes
dachat nest pas utilise pour
vrifier lexhaustivit de leur
enregistrement.
Causes:
Inconscience de lintrt de pr
numrotation
Consquences:
- Risque de perte des demandes
- Risque de retard de traitement des
demandes
Recommandations:
Les numros des demandes devraient
tre utiliss pour sassurer de leur
traitement et lexhaustivit de leur
enregistrement.

Les Feuilles de Rvlation et
dAmlioration des Problmes

FRAP n3
FRAP n7
FRAP n4
FRAP n5 FRAP n6
FRAP n1 FRAP n2
Problme:
Mauvaise protection des stocks

Constat:
Le stock ne fait pas lobjet
daucune assurance.
Causes:
Les responsables ne sont pas
conscients de limportance des
assurances
Consquences:
Possibilit de perte du stock ( incendie,
inondations..)
Recommandations:
-Assurer le stock existant au magasin de
lexploitation ainsi que les autres dpts.
Les Feuilles de Rvlation et
dAmlioration des Problmes

FRAP n4
FRAP n7
FRAP n3
FRAP n5 FRAP n6
FRAP n1 FRAP n2
Problme:
Non respect du principe de
sparation des tches

Constat:
Le service achat ne se charge pas du suivi
des commandes.

Causes:
- la responsabilit du service achat
sachve aprs mission des bons de
commande
- le magasin soccupe de la relance des
fournisseurs en cas de retard de livraison.
Consquences:
- retard dutilisation des fournitures
- rupture de stock
Recommandations:
Le service achats devrait soccuper du
suivi des commandes afin dassurer une
parfaite diffusion dinformation
Les Feuilles de Rvlation et
dAmlioration des Problmes

FRAP n5 FRAP n7
FRAP n3 FRAP n4
FRAP n6
FRAP n1 FRAP n2
Problme:
Aucune mise jour des
consignes dachat.

Constat:
- Les rfrencements ne sont
pas rgulirement actualiss
- Les modalits de rglement
ne sont pas, satisfaisantes.

Causes:
Personnel insuffisant
Manque de temps
Consquences:
Achats pas forcment dans les
meilleurs conditions.
Recommandations:
Dsignation dun responsable qui
soccupe de:
- Lactualisation des rfrencements
existants.
- Rfrencement de nouveaux produits.
- Recherche de nouveaux fournisseurs.
Les Feuilles de Rvlation et
dAmlioration des Problmes

FRAP n6 FRAP n7
FRAP n3 FRAP n4
FRAP n5
FRAP n1 FRAP n2
Problme:
Gestion inadquate des relances
fournisseurs

Constat:
La relance fournisseurs est faite
par fax

Causes:
La relance nest faite que si la
situation est urgente , et le fax
parait le moyen le plus rapide.
Consquences:
Le fournisseur pourrait nier la rception
du document o la dite relance est
mentionne.
Recommandations:
Edition de lettres de relances pr
numrotes envoys aux fournisseurs en
cas de retard de livraison
Les Feuilles de Rvlation et
dAmlioration des Problmes

FRAP n7 FRAP n6
FRAP n3 FRAP n4
FRAP n5
FRAP n1 FRAP n2
Problme:
Dfaillance du logiciel
Constat:
Le magasinier procde manuellement
pour la dtection des points de
commande en comparant la quantit
relle avec le stock minimum des
articles.

Causes:
Le logiciel ne permet pas un
dclenchement automatique de la
commande en cas de stock minimum
Consquences:
- risque domission ou derreur
- risque de rupture de stock
Recommandations:
Instauration dun nouveau logiciel
permettant un dclenchement
automatique des commandes
Les Feuilles de Rvlation et
dAmlioration des Problmes

3-Phase de conclusion
1- Le rapport final daudit
2- Le cahier des
recommandations
3- La lettre du prsident


1- Le rapport final daudit

Il communique, aux responsables concerns pour action et la
direction pour information, les conclusions de laudit concernant
la capacit de lorganisation audite accomplir sa mission, en
mettant laccent sur les dysfonctionnements pour faire
dvelopper des actions de progrs.

Le contenu :
Rappel du contexte du secteur de l'organisme et des informations
gnrales;
Le programme d'audit;
les feuilles de rvlation et d'analyse des problmes doivent tre
prsent;
Le cahier des recommandations;
la lettre de prsident ;

Le cahier des
recommandations
ABSENCE DE FORMALISATION DES FONCTIONS ET
PROCEDURES
Si la croissance de la socit se poursuit (nouvelles agences et
augmentation du nombre de transactions), il peut s'avrer
difficile pour le personnel du sige de contrler efficacement
les activits.

Recommandation : Une formalisation des procdures
est ncessaire, Lexistence dun manuel de procdures
permettrait de conserver une trace crite de la reprsentation
des tches et des responsabilits et permet dviter des
pertes de temps lors du changement de personnel.

Le cahier des
recommandations
DEFAILLANCE DES LOGICIELS UTILISES
Nous avons relev des erreurs d lutilisation
simultane de deux logiciels : un pour la gestion des
demandes dachat et lautre pour le traitement des
commandes et rception. Ceci semble d un manque
de coordination entre agents utilisant ces deux logiciels..

Recommandation : la mise en place dun ERP, dun
logiciel intgr savre dune grande utilit dans ce
sens.
Le cahier des
recommandations
CONSIGNES DACHAT
Les rfrencements ne sont pas actualiss dune faon
rgulire, ce qui entrane des achats peu pertinents par
rapport au besoin exprim.

Recommandation : un responsable doit tre dsign,
celui-ci soccupera notamment de lactualisation des
rfrencements existants et aussi du rfrencement de
nouveaux produits.


Le cahier des
recommandations
MAUVAIS SUIVI DES COMMANDES
Le service achat ne se charge pas du suivi des
commandes, en effet sa responsabilit sachve aprs
mission des bons de commande, et cest le magasin
qui soccupe de la relance des fournisseurs en cas de
retard de livraison

Recommandation : Le service achat doit soccuper du
suivi des commandes, pour une parfaite diffusion
dinformation ; de mme la procdure actuelle de
relance des fournisseurs doit tre revue.

Le cahier des
recommandations
SEPARATION DES TACHES
La sparation des tches n'est pas satisfaisante dans
certains magasins. Par exemple, en cas dabsence du
rceptionniste le magasinier garde les valeurs et se charge
des rceptions, ce qui peut constituer un risque imminent de
dtournements ou fraudes.

Recommandation : la socit doit veiller la sparation
des tches relatives au traitement des rceptions et la
manipulation des actifs. Un contrle adquat du respect des
politiques et procdures est requis, ainsi que la cration dun
service rception indpendant du magasin savre dune
grande importance pour garantir le respect de principe de la
sparation des tches.



3- La lettre du prsident



Monsieur le Directeur,
Conformment au programme du dpartement daudit interne de la
socit, nous avons procd lvaluation des dispositifs du contrle
interne du cycle achat fournisseurs entre le 01/03/2008 et 30/04/2008.
Notre valuation a comport toutes les vrifications que nous avons
considr ncessaires en la circonstance.
Sur la base de cette valuation on a pu dgager un ensemble de
points constituant la force du systme de contrle mis en place, ainsi que
quelques dysfonctionnements. Des tests dtaills ont t effectus pour
toutes les fonctions releves, mais aucune anomalie majeure na t
dcele tant au niveau du service achat quau niveau du service gestion
fournisseur.
Ce rapport est exclusivement destin informer, et tre utilis,
par le comit d'audit, la direction, et dautres structures internes
lentreprise.
Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de
vous assister, si vous le souhaitez, dans la mise en uvre des suggestions
proposes.

Signature


Merci pour votre attention

Bibliographie & Webographie

Jean-charles BECOUR & Henri BOUGUIN audit oprationnel ,
efficacit, efficience ou scurit,. Edition Economica, 2eme edition 1996
X. Leclerq laudit du service achat , Edition Dunod entreprise,2003
Bcour J-C., Bouquin H Audit oprationnel , Edition Economica,
1991.
Roger PERROTIN, Le marketing achats, Editions dOrganisation ,
2000.
Rapport de stage de conception: Laudit du cycle Achats-
fournisseurs au sein de la socit AMENDIS, encadrant
pdagogique : M. CHRAIBI

http://pagesperso-
orange.fr/zeurg/qualite_iso_9001/procedure_audit_fournisseur.htm
http://www.hlc.fr/audit-fournisseurs-cPath1_26.html
http://www.connaissance-network.com/formation-professionnelle-
continue/formation-realiser-un-audit-de-ses-fournisseurs-a1068.pdf
http://www.qualite-info.net/Conferences/080408_CCI_auditfr.pdf