GESTION DE COSTOS

Plan de Gestin de Costos

El Objetivo del Plan de Gestin del Costo ser describir cmo ser gestionada la culminacin
del proyecto en el presupuesto. Para esto, se incluye los procesos requeridos, desde la
estimacin de los costos de cada actividad, determinacin de la Lnea base del costo y la
Necesidad de financiamiento. Finalmente se incluye un proceso de control del costo del
proyecto.
Descripcin de la Gestin del Costo del Proyecto
El Costo del Proyecto ser gestionado a travs de la implementacin de los
Procesos de Gestin del Costo, segn las entradas, tcnicas y herramientas y
salidas abajo descritas.

Proceso 7.1: Estimar los Costos.

Se utilizar como entrada la Lnea base del alcance, el Cronograma del proyecto, el
Registro de los Riesgos y el Plan de Gestin de Recursos humanos.
Los Factores Ambientales de la Organizacin a ser utilizados en el presente
proceso son: a) Condiciones
del Mercado para la Organizacin, b) Base de Datos del Departamento de
Licitaciones sobre Proyectos
similares para la obtencin de Parmetros para la determinacin de Rendimientos de
los recursos.
Los Activos de la Organizacin a ser utilizados en el presente proceso son:
a) La Plantilla de Estimacin de Costos,
b) Los Niveles de Variacin del Costo establecidos para Proyectos c) Archivos de
Proyectos anteriores para la determinacin de Parmetros. Como tcnica para estimar
los costos de las actividades se utilizara la tcnica de estimacin paramtrica, la
cual ser asistida por el Juicio experto del equipo del proyecto. Como salida o
entregables de
Proceso 7.2: Determinar el Presupuesto

Se utilizar como entrada los Estimados de Costos de las, la Lnea base del alcance y el
Cronograma del Proyecto Como tcnica para determinar el presupuesto se utilizar la
Suma de costos y el Juicio experto.
Como salida de este proceso se obtendr la Lnea base del Costo

Proceso 7.3: Controlar los Costos

Se utilizar como entrada para el control de los costos, la Lnea base del Presupuesto, los
Requerimientos de financiamiento del proyecto y la Informacin del Desempeo
del Trabajo.
Como herramienta para el control del costo se utilizar la Tcnica del valor ganado (EV) y
sus mtricas, el
Mtodo de la proyeccin de la estimacin a la conclusin y la Revisin del
Desempeo.
De presentarse cambios, se evaluar solucionar aumentando o disminuyendo recursos ,
segn sea el caso, aplicando la tcnica del Crashing29 o Fast- Tracking30
Nivel de Precisin de los Costos
Nivel de redondeo
El Ajuste por redondeo se realizar aproximando los nmeros a dos
decimales
Nivel de redondeo
El Ajuste por redondeo se realiza
Se indican a continuacin las unidades de medidas a ser utilizadas:

M metro lineal

M2 metro cuadrado
M3 metro cbico

KG kilogramo

P2 pie cuadrado

BLS bolsa

UND unidad fsica HH hora hombre HM
hora maquina VJE Viaje
GBL Global

%MO porcentaje de la mano de obra

Enlaces con Procedimientos de la Organizacin
A continuacin se indican las Cuentas de Control
del
Componente de la EDT:

100001 Gerencia de Logstica
100002 Gerencia de Operaciones
100003 Gerencia de RR.HH.
100004 Gerencia de Calidad
Umbrales de Control
Umbrales de Control para el SPI y el CPI:

Para el CPI se puede considerar una variacin permitida en el rango de:
<0.97-1.05>; dentro del cual se puede concluir que no existe una variacin significativa
del Presupuesto respecto a lo
Planificado.

Para el SPI se puede considerar una variacin permitida en el rango de:
<0.95-1.05>; dentro del cual se puede concluir que no existe una variacin significativa
del Cronograma respecto a lo
Planificado.
Identificacin y clasificacin de los cambios al Presupuesto del Proyecto
Identificacin de Cambios en el Presupuesto.
El Equipo del Proyecto ser el encargado de

identificar desviacin alguna en la lnea base del Costo del Proyecto (control de los
costos). Cualquier desviacin identificada ser informada al Gerente de Proyecto quien
evaluar el impacto y analizar la causa de la misma.
Clasificacin los Cambios al Presupuesto.
Los cambios al Presupuesto del Proyecto sern clasificados segn el impacto que genere
la desviacin identificada por El equipo del Proyecto.


1. Bajo Impacto al Costo

No afecta la lnea base del Presupuesto. Variaciones menores o iguales al 5%
del monto del Presupuesto. Estas desviaciones sern absorbidas dentro del
costo del proyecto (reserva de Gestin); sin embargo, junto al reporte de
anlisis de desviacin del costo se adjuntar un reporte de identificacin de causa
de la variacin y un plan de acciones preventivas.
2. Moderado Impacto al Costo

Afecta a Lnea base del Presupuesto. La desviacin del costo tiene un impacto que
vara entre <5%-15%> del monto del Presupuesto. Para estas desviaciones, junto al
reporte de anlisis de desviacin del costo se adjuntar un reporte de identificacin de
causa de la variacin y un plan de acciones correctivas.


3. Alto Impacto al Costo

Afecta severamente a la Lnea base del Presupuesto y la desviacin del costo tiene un
impacto mayor o igual al 15% del monto del Presupuesto.
Para estas desviaciones, junto al reporte de anlisis de desviacin del costo se adjuntar
un reporte de identificacin de causa de la variacin y un plan de acciones
correctivas.
Procedimiento de control de cambios al presupuesto
1. Personas autorizadas a solicitar cambios
Las personas autorizadas para solicitar algn cambio sern:
El Cliente,

El Patrocinador,

El Gerente de Proyecto y

El Equipo del Proyecto.

2. Procedimiento de control de cambios al Presupuesto

Toda solicitud se presenta a travs del formato de solicitud de cambios (ver Anexo 2.6.7).
El control de cambios se realiza de acuerdo al Flujograma de procesos de control de
cambio
3. Justificacin y Requerimientos de solicitud de

Cambio Se aceptarn cambios al presupuesto cuando estn plenamente justificados por
alguno de los siguientes puntos:

Paralizacin de actividades por problemas de disponibilidad de equipos o materiales en
el mercado,
Paralizacin de actividades por hallazgo de restos arqueolgicos en la zona de
construccin,
Modificacin del alcance,
Reduccin del prepuesto.

Los requerimientos para presentacin de solicitud de cambio son:
Formato de solicitud de cambio llenado,
Reporte de anlisis de desviacin del cronograma,
Reporte de identificacin de causa de la desviacin,
Plan de acciones correctivas.
Responsable de aprobar los cambios al presupuesto
La aprobacin de los cambios de presupuesto se realizarn de la siguiente manera:

Si los cambios son clasificados como de pequeo impacto, estos sern aprobados por el
Gerente del Proyecto.
Si los cambios son clasificados como de pequeo y grande impacto, se requerir la
aprobacin del Comit de Control de Cambios.
Comit
- Representante del Cliente
- Gerente General de Organizacin Ejecutora ( Patrocinador)
- Gerente del Proyecto
Definicin de cambios que pueden ser aprobados sin revisiones
Las solicitudes de cambio que podrn ser aprobados sin revisin del Comit sern:
Las solicitudes de cambio tipificadas como de Bajo
Impacto.
Integracin del control de cambios del Costo con el Control Integrado de cambios
Los cambios sern documentados a travs del
Formato de Control de Cambios.

Las solicitudes de cambio no aprobadas sern archivadas junto con sus documentos de
sustento respectivo.
Las solicitudes de cambio aprobadas actualizarn las lneas de bases del Proyecto.
Los informes de avance, medicin del rendimiento, anlisis de variacin del Costo sern
archivados en el banco de informacin del Proyecto.
EXCEL
GESTION DE LA CALIDAD

Plan de Gestin de la Calidad
La Poltica de Calidad del Proyecto cumplir con los requisitos de calidad desde
el punto de vista de la Organizacin Ejecutante, es decir culminar el
Proyecto en el tiempo y presupuesto planificado, cumpliendo con las normas
aplicables y utilizando la tecnologa adecuada con el fin de brindar la
satisfaccin a los requerimientos del cliente.
Estructura Organizacional
El Organigrama para la Gestin de la Calidad del Proyecto ser
Descripcin de la Gestin de Calidad del Proyecto
La Calidad del Proyecto ser gestionada con las entradas y tcnicas y herramientas abajo
descritas.

Proceso 8.1 : Planificacin de Calidad
Se utilizar como entrada la poltica de calidad de la empresa y el enunciado del
alcance del Proyecto. Como tcnica se usar el de realizar un estudio comparativo en
base a otros proyectos realizados por la organizacin. Como salida de este proceso se considera el
plan de gestin, las
mtricas de calidad, listas de control de calidad y la matriz de trazabilidad de los procesos de
calidad.

Proceso 8.2 : Aseguramiento de Calidad

Se utilizar como entrada el plan de gestin del proyecto, las mtricas de calidad y la informacin
sobre el desempeo del trabajo, revisando de forma peridica la efectividad del trabajo y las
mediciones del control de calidad. Como tcnica en el aseguramiento de calidad se realizarn las
auditorias y el anlisis de procesos que nos ayudar a descubrir anticipadamente cualquier
necesidad de mejora de procesos. Como salida de este proceso se considerarn solicitudes de
cambio y/o acciones correctivas y preventivas. Asimismo se verificar que dichas solicitudes de
cambio, y/o acciones correctivas/preventivas se hayan ejecutado y hayan sido efectivas


Proceso 8.3 : Control de Calidad

Se utilizar como entrada el plan de gestin del proyecto, las mtricas de calidad, la lista de
control de calidad, las mediciones del desempeo del trabajo y las solicitudes de cambio
aprobadas. Se revisarn los entregables para ver si estn conformes o si presentan alguna
observacin. Los resultados de estas mediciones se consolidarn y se enviarn al proceso
de aseguramiento de la calidad.

Asimismo en este proceso se har la medicin de las mtricas y se informarn al proceso
de aseguramiento de calidad
Los entregables que han sido reprocesados se volvern a revisar para verificar si ya se han
vuelto conformes.

Como tcnica en el control de calidad se utilizarn los diagramas de causa-efecto,
diagramas de flujo y diagramas de dispersin con el fin de identificar los defectos detectados y
eliminar las fuentes del error. Como salida de este proceso se considerarn solicitudes de
cambio, acciones correctivas, preventivas y nuestros entregables validados, donde se
formalizarn los resultados y conclusiones.
Roles y Responsabilidades
Patrocinador

Objetivo del rol Responsable ejecutivo y financiero del Proyecto
Funciones del rol Proveer polticas y normas de calidad adecuadas. Aprobar el plan de
gestin del proyecto Proteger el proyecto de influencias externas negativas
Asegurar que sean alcanzados los ms altos estndares de calidad

Nivel de autoridad
Designacin o reasignacin de recursos de la empresa para los fines del proyecto.
Reporta / Supervisa
Directorio / Gerente del proyecto

Gerente del Proyecto

Objetivo del rol
Responsable de elaborar y asegurar el cumplimiento del plan de gestin de la calidad.
Funciones del rol
- Supervisar el cumplimiento de los estndares de calidad definidos para el proyecto.
- Tomar acciones preventivas y correctivas para controlar la calidad de los entregables.
- Asegurar que las auditorias de calidad estn de acuerdo con el plan de gestin de la
calidad y otros requerimientos aplicables.
- Identificar oportunidades para establecer mejoras de procesos.
Nivel de autoridad
Exigir el cumplimiento de entregables al equipo del proyecto.
Reporta / Supervisa
Patrocinador / Equipo del proyecto
Equipo del Proyecto

Objetivo del rol
Asegurar y controlar la calidad de los entregables segn los estndares establecidos.
Funciones del rol
-Determinar el recurso necesario para cumplir con la implementacin del plan de
gestin de la calidad.
-Satisfacer los objetivos de calidad a travs del proyecto.
-Proponer mejoramientos en los procesos para satisfacer los estndares de calidad
establecidos
en el plan de gestin de calidad.
-Documentar los reportes emitidas por la auditoria de calidad.
Nivel de autoridad
Uso de recursos asignados
Documentos Normativos para la Calidad
Procedimientos

Mejora de Procesos
Auditorias de Procesos
Aseguramiento de Calidad
Solucin de Problemas

Plantillas
Mtricas de Calidad
Plan de Gestin de Calidad

Formatos
Mtricas de Calidad
Plan de Gestin de Calidad

Checklists
De Mtricas de Calidad
De Auditorias
De Acciones Correctivas / Preventivas
Mejora Continua del Proceso
Cada vez que se requiera mejorar un proceso, debido a las necesidades del proyecto, se
seguir los siguientes
pasos:
1. Definir el proceso.
2. Establecer la oportunidad de mejora.
3. Analizar la informacin sobre el proceso.
4. Definir y Aplicar las acciones correctivas para mejorar el proceso.
5. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas.
6. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso.