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Modelo para incorporar la gestin de procesos en la
organizacin
Incorporar la gestin de procesos
Estrategia
Incluir la gestin de procesos en la estrategia
y alinear con los dems componentes del plan
Sealar el compromiso con la productividad y
la participacin
Campaa de orientacin total al cliente
Indicadores de procesos y diseo de
incentivos a los participantes
Aportar en el modelo integral del cambio
Es un proyecto de cambio de la direccin
superior
Competencias de las personas para
la gestin de procesos
Roles
Equipo directivo: visin estratgica, crear
ambiente, correr riesgos
Analistas de procesos: facilitador, trabajar
metodolgicamente, educador
Participantes del proceso: Proactivo, conocer
la totalidad del proceso, tcnicas de mejora
continua
Las competencias tienen grados
Dos competencias genricas: querer
el trabajo y trabajar
metodolgicamente.
Mtodos de la gestin de
procesos
Disear el mapa de procesos
Representar el proceso mediante modelos
visuales
Hacer gestin estratgica de procesos
Mejorar procesos
Redisear procesos
Formalizar procesos
Controlar procesos
Realizar mejora continua de procesos
Cambiar procesos
rea de gestin de procesos
Facilitar la mejora de procesos
Proponer a la direccin y mantener polticas,
normas y procedimientos
Ayudar a la direccin de la empresa en
identificar los dueos de procesos
Coordinar con otras reas el desarrollo de
competencias de los colaboradores
Facilitar el rediseo que lideran los dueos
de procesos
Centralizar y mantener el mapa de procesos
Apoyo de software en la gestin de
procesos
1. Lo ms simple y eficaz: PowerPoint
2. Dibujar flujos: Visio de Microsoft,
BizAgi Process Modeler, Flow, etc.
3. Simulacin, anlisis de sensibilidad, modelos de
datos, soporte de UML y generacin de cdigo:
Enterprise Architect, PACE, System Architect, SPSS
4. BPM (Business Process Management, o
Administracin de Procesos de Negocios con
tecnologa): AuraPortal, ProcessWise Workbench,
Instalio
5. Visin global de los procesos: Corporate Modeler
Suite, de Casewise Systems Inc., ARIS, de SAP A.
G. y Rational Unified Process (RUP) de IBM
Adems de productos ERP, SCM, CRM, Internet y
otros
Es la representacin de todo el hacer de la
organizacin, agregue o no valor
No contempla reas
Incluye etapas y versiones
Disear mapa de procesos
Incluye completar el modelamiento visual con los FI y
listas de tareas
Es una forma de diseo porque siempre se detecta
alguna forma de optimizacin
Considera un diagnstico contra la lista de lo que falta
para completar el procedimiento
Contempla una deteccin preliminar de oportunidades
para lograr mejoras. Se organiza segn el modelo
integral del cambio (la mesa)
Representar procesos
Revisar que existe un plan estratgico formal, vigente,
conocido y aplicado que tiene su base en el cliente
(estrategia, cadena de valor, etc.)
Priorizar los procesos de acuerdo con los factores de
decisin extrados desde las directrices estratgicas
Revisar que los objetivos de los procesos estn
alineados con la estrategia a travs de indicadores
principales
Identificar los dueos de procesos
Instalar las prcticas de procesos
Mirada crtica a los procesos seleccionados
Decidir qu grandes caminos se siguen
Alinear con la estrategia
Cambio mayor en el indicador principal
Orientacin al cliente
Ideas frescas y efecto consultor
Algunos mtodos: MRC, MAR, Seis Sigma
Revisar tipos de soluciones (al menos 20):
Implicacin del cliente, del proveedor e integracin
vertical
Visin sistmica, trabajo autodirigido y
empoderamiento
Centro de servicios compartidos y externalizacin
Teora de las restricciones y diseo de incentivos
TI: SCM, CRM, ERP, BPM, desarrollo e Internet
Just-in-time, flujos tensados y kanban
integralidad
Redisear procesos
Es formalizar el proceso optimizado.
Debe ser hecho profesionalmente y sin
sesgos (para auditora, calidad,
informtica y otras miradas parciales).
Sirve a todos.
Incluye el procedimiento y todos los
detalles necesarios para el buen
funcionamiento del proceso.
Se elabora un procedimiento por cada
proceso (eventualmente de sus etapas
y versiones si las tuviera).
Formalizar procesos
Cumplir con estndares del proceso y buscar
perfeccionarlos en el tiempo
Labor realizada por el dueo del proceso
Retroalimentar a todo el equipo
Controlar el proceso: Trabajar con sistemas
de informacin gerenciales (SIG) para el
monitoreo, reaccin y prevencin, por
ejemplo:
Entrega de informacin por excepcin
Caminos predefinidos en caso de indicadores fuera de
rango
Controlar procesos
Pequeos y permanentes cambios
Rol del rea de Mejora Continua
Es avanzar, necesitamos liberar y guiar la
energa presente en las personas
Importancia de la participacin
Hacer lo mismo de siempre?...
Algunas tcnicas:
El momento de la verdad (Jan Carlzon)
Ficha de una mejora al da... (Kaizen)
Crculo PDCA (Plan Do Check Act)
Gestin de iniciativas, 5 S y otras
Mejora continua de procesos
Ejercicio 2.
Elaborar el plan de lo que debera hacerse en la
empresa en relacin a las fases de la gestin de
procesos
LA GESTIN POR PROCESOS
EN LAS ENTIDADES
PBLICAS
27 DE AGOSTO DE 2013
CONTENIDO
Gestin por procesos como pilar del
Poltica Nacional de Modernizacin de
la Gestin Pblica
Por qu gestionar por Procesos?
Qu es Gestin por Procesos?
Aspectos a considerar en la
Administracin Pblica
Lecciones aprendidas
Como lo estamos haciendo en la
CGR?
GESTIN POR PROCESOS COMO PILAR DEL PNMGP
POR QU GESTIONAR CON UN ENFOQUE POR PROCESOS?
POR QU GESTIONAR CON UN ENFOQUE POR
PROCESOS?
POR QU GESTIONAR CON UN ENFOQUE POR
PROCESOS?
una organizacin es tan eficiente como
lo son sus procesos.
los objetivos estratgicos de la
organizacin son soportados por los
procesos.
.los procesos actan como elemento
integrador dentro de la organizacin
QU ES GESTIN POR PROCESOS?
Es un enfoque de gestin, que nos
permite visualizar a la organizacin como
un conjunto de procesos de negocio, en
vez de un conjunto de unidades
funcionales
Procesos de negocio en entidades
publicas?,
la palabra negocio solo remarca el hecho
de
que el proceso es responsable del logro
de
uno de los objetivos de la organizacin
QU ES GESTIN POR PROCESOS?
Diferencias entre enfoque tradicional
y el enfoque por procesos
LA CADENA DE VALOR COMO INSTRUMENTO PARA
IDENTIFICAR COMO SE CREA VALOR (PROCESOS
CLAVES Y DE SOPORTE)
QU ES GESTIN POR PROCESOS?
SECTOR SALUD DESDE EL ENFOQUE DE
PROCESOS
ENFOCARSE A GESTIN POR
PROCESOS:
ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA
ADMINISTRACIN PUBLICA
Implementar la gestin por procesos en
una organizacin de por si tiene una serie
de desafos, pero aun son mayores en las
entidades publicas, para ello..
ENFOCARSE A GESTIN POR PROCESOS:
LECCIONES APRENDIDAS
Liderazgo y
Cultura
organizaciona
l
Competencia
s
tcnicas
Los cambios organizacionales basados en un
enfoque de procesos solo son posibles si las
personas involucradas interiorizan la necesidad del
cambio y las aceptan.
. Para ellos es recomendable gestionar
adecuadamente el cambio cultural a lo largo de todo
el esfuerzo, tener en cuenta que cambiar la cultura
no solo se trata de hacer capacitaciones.
La necesidad de talento especializado en GXP es
inversamente proporcional al grado de madurez de la
organizacin. Al inicio de este tipo de esfuerzos se
requiere contar con una unidad orgnica
especializada y dotarla del talento requerido para
ejecutar este tipo de esfuerzos, conforme la
organizacin vaya adquiriendo madurez esta unida
se va diluyendo.
Algunas lecciones aprendidas en entidades pblicas donde se esta implementando
GXP:
LECCIONES APRENDIDAS
Continuidad
y plazos De
los enfoques
de
Gestin
Este tipo de esfuerzos demandan de un
enfoque holstico, esto normalmente esta
vinculado a largos plazos. Sin embargo ir
obteniendo victorias rpidas es
fundamental para mantener la motivacin
en el esfuerzo.
Dado el punto de vista holstico que se
requiere, es necesario el uso de marcos
de trabajo referenciales (hoja de ruta).
Algunas lecciones aprendidas en entidades pblicas donde se
esta implementando GXP:
FASES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA GESTION POR
PROCESOS
Estrategia Operacin Realizacin Diseo
1.Medidas de
rendimiento del
proceso
implementado para la
retroalimentacin del
circuito.
2. Sistemas de
mejora continua
implementados.
1.Requisitos de
implementacin
habilitados, listo
para su
despliegue.
2. Procesos
rediseados
implementado.
Para los procesos segn
el orden de priorizacin:
1. Visin de cambio
de los procesos.
2. Modelos de GP (ASIS).
3. Modelos de procesos
TO-BE, COULD-BE.
4. Requisitos de
implementacin de los
modelos rediseados.
1.Mapa estratgico revisado,
validado de acuerdo al
contexto actualizado.
2. Arquitectura de procesos
definida (reglas para la GXP)
3. Lista de procesos y
proyectos priorizados .
4. Indicadores Clave de
rendimiento asignados a
procesos de negocio
COMO LO ESTAMOS HACIENDO EN LA
CONTRALORA?
El esfuerzo es de varios aos.
En este tiempo se ha ido ganando
experiencia y conocimiento, necesario que
nos permitir seguir madurando como
organizacin en cuanto a GXP.
Las principales etapas que hemos ido
realizando son: ..
COMO LO ESTAMOS HACIENDO EN LA
CONTRALORA?
GESTIN POR PROCESOS
- GESTION POR PROCESOS
- MAPA DE PROCESOS
- CARACTERIZACION DE PROCESOS
CONTENIDO
PROCESO
EJEMPLO DE PROCESO
ENFOQUE HACIA LOS PROCESOS
Proceso :
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas
o que interactan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
QUE NO ES?
CICLO DE DEMING P.H.V.A.
Aseguramiento del Sistema
Rediseo y Transformacin
EL ENFOQUE EN EL P.H.V.A.
MAPA DE PROCESOS
MAPA DE PROCESOS
Caracterizacin de
Procesos
Caracterizacin de los Procesos
Caracterizacin de los Procesos
Objetivos
Taller
Identificacin y caracterizacin de
procesos
Objetivo: Identificar los procesos de una
organizacin necesarios para entregar un
producto.
Caracterizar uno de los procesos identificados
Metodologa:
1. Identifique los diferentes procesos que
componen la organizacin seleccionada en el
grupos de trabajo.
2. Seleccione un proceso identificado en el punto
anterior y caractercelo de la siguiente manera:
Taller
Identificacin y caracterizacin de
procesos
Nombre del proceso
Objetivo, inicio del proceso.
Fin del proceso, entradas, salidas,
indicadores, responsable del proceso,
proveedores y clientes del proceso.
R E D D E P R O C E S O S
PROCESOS DIRECCIONALES
M A P A D E P R O C E S O S
R E D D E P R O C E S O S
Muchas gracias!
Dr. Isaac Puente de la Vega Aparicio
Email : ipuentedelavega@gmail.com
Telfono celular: 984 748489
Domicilio : 084 270188
Docente de la Escuela de Post Grado de las
Universidades: Universidad Nacional Federico
Villarreal, Escuela Universitaria de post grado, UNA
de Puno, UNSAAC y otros.