GESTIN DE

PROYECTOS
Elaborado por:
Rafael Yaya Quijandra
En convenio con:
Definiendo Alcance, Calidad,
Resposabilidad y
Secuencia de Actividad

Fuente: GIDO, Jack & CLEMENS, James P,, Administracin exitosa de Proyectos, 5 Edicin, Cengage Learning, Mxico, 2012.
Agenda
Iniciacin del proyecto:
Enunciado del trabajo a realizar
Caso
Prctica
Hoja de datos
Acta del proyecto
Caso
Prctica

Metodologa del proyecto
Prctica

Planificacin del Alcance:
Enunciado del alcance
Caso
Prctica

Definicin del Alcance:
EDT
Caso
Prctica

- Tarea: Leer cmo construir un WBS
3
Objetivos
Aprender cmo se debe
iniciar un proyecto
Comprender qu est en
juego en la etapa de
iniciacin del proyecto
Revisar mtodos de
trabajo y ciclos de vida de
los proyectos, y aprender a
interrelacionarlos

Aprender a planificar el
alcance de un proyecto
Saber cmo hacer su EDT
Entender la importancia de
trabajar bien el alcance del
proyecto
4
Fuentes
Gua del PMBOK.PMI. 2008
How to build a Work Breakdown
Structure. ESI
Software Engineering Project
Management. IEEE
La consultora de empresas. Milan
Kubr. Limusa
Business Process Improvement.
Harrington et al. McGraw Hill

Administracin de proyectos.
Gua para el Aprendizaje. Rivera
y Hernndez. Pearson. 2010
Diseo y desarrollo de productos.
Karl T. Ullrich. McGraw Hill
Practice Standard to Work
Breakdown Structures, PMI
Norma CONOCER de
Consultora General
Project Management Forms, PMI

5
Sus proyectos?

Cmo va su proceso de seleccin de
proyecto?
Todos tienen ya un proyecto?
Dudas?
6
I. Iniciacin del
proyecto
7
Qu da inicio a un proyecto?

Una necesidad del mercado
Una necesidad del negocio
Una peticin de un cliente

Un cambio tecnolgico
Un requisito legal
Una necesidad social

Ejemplos?
Problema, idea, oportunidad o requisito
8
Iniciacin
Enunciado
del trabajo

Acta del
proyecto
Proceso de
iniciacin
9
Caso desayuno:
Enunciado del trabajo
Qu elementos tiene?, para
qu sirven?
10
Caso desayuno:
Acta del proyecto
Qu elementos tiene?, para
qu sirven?
11
Enunciado del trabajo a realizar
Project statement of work (SOW)

1. Objetivo de negocios del proyecto
2. Descripcin del producto a entregar
3. Lineamientos estratgicos de la organizacin

Modelo de referencia del producto
12
Enunciado del trabajo a realizar
Project statement of work (SOW)
1. La necesidad de negocio a
satisfacer; o la necesidad del
destinatario, tangible o
intangible. Y el objetivo del
proyecto.
2. La descripcin del
producto, que deber
documentar los
requerimientos y
caractersticas del producto
a lograr. El formato puede
variar.

3. El plan estratgico de la
organizacin, con la
finalidad de alinear el
proyecto con las acciones
estratgicas de la
organizacin.
Ello constituye adems un
criterio de aprobacin del
proyecto.

13
Criterios SMART
Especfico
Medible
Alcanzable
Realista
En el Tiempo
establecido
Un objetivo debe ser:
14
Carta (Acta) del Proyecto
Carta/acta donde se comunica formalmente:
Que inicia un nuevo proyecto
El nombre del proyecto
Cules son los objetivo del proyecto y su
importancia para la organizacin
Se llama a ciertas personas clave a participar
El nombramiento del director del Proyecto
Las responsabilidades y la autoridad que se le
delega al director del Proyecto
15
Adicionalmente
Requisitos que satisfacen las
necesidades
Resumen del cronograma de
hitos
Resumen del presupuesto
tentativo


Organizaciones que
participan
Influencias de los
involucrados
Restricciones
Supuestos iniciales


16
Preguntas?
17
Ejercicio
Hacer el Enunciado del trabajo de su proyecto

Desarrollar y presentar al grupo
30 + 30 min
18
Preguntas?
19
Ejercicio
Realizar el proceso de iniciacin y redactar el
acta de su proyecto

Desarrollar y presentar al grupo
30 + 30 min.
20
4. Project Integration Mgmt.
Processes required to ensure that the various elements of the project are properly coordinated
Initiation Planning Execution Control Closing
4.3 Development
Project
Management
Plan
4.4 Direct and
Manage Project
Execution
4.5 Monitor and
Control Project
Work
4.6 Integrated
Change Control
4.7 Close Project 4.1 Develop
Project Charter
4.2 Preliminary
Project Scope
Statement
21
4.1 Develop Project Charter
The project charter is the document that formally authorizes a project. The project
charter provides the project manager with the authority to apply organizational
resources to project activities.
Outputs:
Project charter
Inputs:
Contract
(when
applicable)
Project
statement of
work
Enterprise
environmental
factors
Organizational
process assets
Tools &
Techniques:
Project selection methods

Project management
methodology

Project management
information system

Expert judgement


22
4.2 Develop Preliminary Project Scope Statement
The project scope statement is the definition of the project what needs to be accomplished.
Addresses and documents the characteristics and boundaries of the project and its associated
products and services, as well as the methods of acceptance and scope control.

Outputs:
Preliminary project
scope statement
Inputs:
Project
charter
Project
statement of
work
Enterprise
environmental
factors
Organizational
process assets
Tools &
Techniques:
Project management
methodology

Project management
information system

Expert judgment
23
Iniciacin: Qu est en juego?

En el proceso de iniciacin de un proyecto qu es lo
relevante?
24
Qu est en juego?
En el proceso de inicio:
La definicin clara del objetivo de negocios y del
producto del proyecto desde el principio
El alineamiento del proyecto con los objetivos de
mediano plazo de la organizacin
El manejo de la autoridad en el proyecto
La comunicacin inicial del proyecto
Fomentar la participacin de las personas clave
Lograr el compromiso del sponsor
El nombramiento del director del proyecto
La definicin de su rol y autoridad

25
Preguntas?
26
Metodologa de su
proyecto
27
Caso desayuno:
metodologa
Qu elementos tiene?, para qu sirven?
28
Mtodo + ciclo de vida
Mtodo:
- de consultora
- de innovacin
- de software
Ciclo de vida
+
= ?
Su proyecto:
29
Mtodos de trabajo:
a) Innovacin
b) Consultora
c) Desarrollo de software
d) Mejora de procesos
30
a) Innovacin:
de producto, proceso, o servicio
Ciencia
y
tecnologa
Patrocinador
Creatividad
Empresario
interno
Desarrollo e
implementacin
Necesidades
del
mercado
Entreprender
Proyecto
oficial
Mapeo
Vigilancia
Hoja de datos
Adaptado de Enrique Canales
Carta (Acta) del
proyecto
31
Ciclos de vida de
proyecto:
Cascada
Incremental
Evolutivo
Espiral
32
Ciclos de vida
Es una manera de llevar a cabo un proyecto
por etapas, secuenciando las mismas de
manera tal que se mejore la probabilidad de
xito del proyecto.

Complementa al mtodo utilizado en el
proyecto e implica una visin estratgica.
33
Ciclos de vida
Cascada
Cascada
retroalimentado
Diagnstico
Propuesta de
Mejora
Mejora de
Procesos
34
Ciclos de vida
...
Mejora de
Proceso 1
Mejora de
Proceso 2
Diagnstico
de todos los procesos
Incremental
35
Ciclos de vida
Evolutivo
...
Mejora del
Proceso 1
Mejora del
Proceso 1
Requerimientos
del Proceso 1
+ Requerimientos
del Proceso 1
...
36
Ciclos de vida
Cules son
tus metas?
Qu alternativas existen?
Cules son sus beneficios
y riesgos?
Seleccionar la mejor
Llvala a cabo
Evala los resultados
Espiral
37
Ciclos de vida
Se elige un ciclo de vida para el proyecto?
Es impuesto? Por quin?
Asuntos a atender: prioridades, incertidumbre,
disponibilidad de recursos, urgencias, dominio
del rea de aplicacin, dominio de la
tecnologa a usar, riesgos, aprendizaje
Qu pasa si decidimos mal el ciclo de vida?
Cul es el de su proyecto?
38
Factores a considerar
Ciclo de vida Factores
Recursos Conocimientos Experiencia Tiempo Riesgo
Cascada S S S S No
Incremental No S S No S
Evolutivo S No No S S
Espiral S S S S S
39
Relacin?

Cmo relaciono:
1. Mtodo y
2. Ciclo de vida
El ciclo de vida me da la estrategia a seguir en mi
proyecto a una vez que tengo claro el mtodo.
40
Metodologa del proyecto
Mtodo:
-de consultora
- de mejora de procesos
- de innovacin
-de software
Ciclo de vida
+
= Metodologa
Su proyecto:
El secuenciar los pasos del mtodo de acuerdo al orden establecido
en el ciclo de vida nos da la estrategia metodolgica a seguir.

41
Definicin
Metodologa. Un sistema de prcticas, tcnicas,
procedimientos y normas utilizado por quienes trabajan en una
disciplina. (PMI)
Ejemplo. En consultora se utiliza una serie de pasos, como
son iniciacin, diagnstico de la situacin actual, propuesta de
mejora, planificacin de la mejora, aplicacin de la misma, y
evaluacin de resultados.
Un consultor profesional se rige en Mxico por la norma de
consultora general de [CONOCER] y un cdigo de tica
estricto, y sigue una serie de procedimientos formales para
realizar su trabajo.
Utiliza adems un mtodo formal de administracin de
proyectos.
En cada caso, elige el ciclo de vida adecuado.
42
Preguntas?
43
Ejercicio
Desarrollar la metodologa de su proyecto:
Mtodo+Ciclo de vida

Desarrollar y presentar al grupo
44
II. Requisitos del
proyecto
45
Caso desayuno:
Requisitos
46
III. Planificacin -
alcance
47
Su lectura?

Lectura del inciso 4.1 Administracin del
Alcance Proyecto
Dudas?

48
Producto/ Proyecto

Alcance del producto:
Definido en los
requerimientos o
especificaciones
Enunciado del trabajo
Hoja de concepto del
producto

Alcance del proyecto:
Trabajo necesario para
producir los entregables
Se encuentra modelado en la
EDP o WBS
49
Alcance:
la base para planificar lo dems
1. Alcance
2. Tiempo
3. Costo
Un diagrama de Gantt
obtenido sin haber
trabajado antes el
Alcance, es pura
fantasa!
50
Alcance del proyecto

Acta del
proyecto

Proceso de
A. Alcance
Enuncia
do del
alcance
EDT
51
Caso desayuno:
Enunciado del alcance
Qu elementos tiene?, para qu sirven?
52
Enunciado del alcance

Definicin del proyecto: Qu debe ser realizado
Justificacin del proyecto, a
la luz de la planeacin
estratgica u objetivos de la
organizacin, o
costo/beneficio u otro
Objetivos, del producto y
del proyecto
Metodologa (ciclo de vida,
mtodos, tcnicas), que sea
la ms apropiada
Delimitacin:
organizacional, geogrfico,
en tiempo, etc.
Productos concretos a
entregar (entregables).
Criterios de xito
Factores de xito
Supuestos
Restricciones.


53
Enunciado del alcance
Continuacin
Organizacin inicial del
proyecto
Riesgos inicialmente
identificados
Cronograma con hitos del
proyecto
WBS inicial
Estimado inicial del costo
del proyecto; orden de
magnitud

Requisitos de
administracin de la
configuracin del proyecto
Requisitos de aprobacin
Matriz de flexibilidad

Sirve entre otros - para
tener un acuerdo inicial con
el cliente

54
Preguntas?
55
Ejercicio:
Enunciado del alcance

Para su proyecto, por equipos:
Redactar su EdelA del proyecto
Presentarla al grupo
Discutirla



56
Caso desayuno: EDT
Qu elementos tiene?,
para qu sirven?
57
EDT: Estructura de desglose del trabajo
De tres tipos:
Funcional
De producto
Hbrido
A partir de los entregables y
la metodologa.
Se descomponen las
actividades a realizar
Incluye todo el trabajo a
realizar en el proyecto

58
Principios de la EDT
Divide y vencers, ante un problema complejo
Desglosar las actividades para tener un mejor
entendimiento y control sobre ellas
Del enunciado del alcance, tomar
La metodologa y
Los productos a entregar
para construir la EDT
La EDTconstituye un depsito de
conocimiento metodolgico

59
Niveles de descomposicin genricos
1. Programa
2. Proyecto
3. Paquete de trabajo
4. Nivel de esfuerzo (level of
effort)
EDT
60
Qu son los work packages?
Un conjunto de actividades (o un entregable)
que se encuentra al ms bajo nivel de la EDT.
El paquete de trabajo puede ser asignado a
otro director de proyecto para planificarlo a
detalle y ejecutarlo.
Ello puede hacerse a travs de un subproyecto,
donde el paquete de trabajo deber ser a su
vez descompuesto en actividades.
Ver formato.

61
Pasos: top-down task oriented
WBS
1. Cul es el entregable mayor de este proyecto? Insertarlo en el nivel 1.0
del WBS
2. Ya identific las fases clave o etapas del ciclo de vida de su proyecto?
Asigne cada una de ellas con un nmero precedido del 1.0 previamente
asignado y ubquelas en el segundo nivel.
3. Para cada fase, ya identific los grupos de tareas que sumarizan de
manera lgica las actividades bajo ellas? Entonces asigne a cada una de
ellas un nmero precedido de 1.x.
4. Para los niveles faltantes, ya repiti el paso 3 hasta un nivel
suficientemente pequeo y manejable de manera que las tareas puedan
ser realizadas por el equipo de trabajo con un nivel de control suficiente?
5. Al nivel de esfuerzo, el trabajo ha sido definido hasta el punto en que los
componentes o actividades sean rpidamente entendidos por los que
harn el trabajo? Puede el trabajo a ser realizado a ese nivel en un
tiempo y un costo similares a las otras actividades de ese mismo nivel?


Cmo construir un WBS. PMI 62
Nivel de detalle
Entendimiento & control
1. Debe permitir entender la
tarea a quien la va a realizar
2. Las entradas y salidas
deben ser cuantificables
3. Debe permitir identificar el
grado de avance
4. Debe considerar el riesgo:
a ms riesgo, ms detalle

5. La duracin de la tarea
debe ser menor a tres ciclos
de revisin
6. Se debe identificar una
persona responsable por
tarea
7. Debe dar por resultado que
el presupuesto, y el
cronograma sean
manejables


63
Errores comunes
Se confunde con un
diagrama de flujos
Se busca secuenciar las
actividades en el tiempo
Se intenta realizar sin tener
clara la metodologa del
proyecto y los productos a
entregar
Se mezclan actividades y
productos de manera
indistinta
Los productos se nombran
como si fueran actividades
No se desglosa a un nivel
adecuado


64
Preguntas?
65
Ejercicio:
EDT de su proyecto #1
Para su proyecto del curso
Trabajar en la EDT:
Definir de qu tipo de EDT van a usar:
Funcional
De producto
Hbrido
y por qu
Definir el primer nivel de su EDT: work packages



66
Ejercicio:
EDT de su proyecto #2
Para su proyecto del curso
Trabajar en la EDT:
Desglosar hasta cuarto nivel.
Utilizar el software WBS Chart Pro.
67
5. Project Scope Mgmt.
Processes required to ensure that the project includes all the work required
68
Initiation Planning Execution Control Closing
5.1 Scope
Planning
5.2 Scope
Definition
5.3 Create WBS

5.4 Scope
Verification
5.5 Scope Control


5.2 Scope Definition
The preparation of a detailed project scope statement is critical to project success and builds upon the major
deliverables, assumptions, and constraints that are documented during project initiation in the preliminary
project scope statement
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Outputs:
Project Scope
statement
Requested changes
Project scope
management plan
(updates)
Inputs:
Organizational
process assets
Project charter
Preliminary project
scope statement
Project scope
management plan
Approved change
requests
Tools &
Techniques:

Product analysis

Alternatives
identification

Expert judgment

Stakeholder analysis
5.3 Create WBS
Subdividing the major project deliverables into smaller components
70
Outputs:
Project scope
statement (updates)
Work breakdown
structure (WBS)
WBS dictionary
Scope baseline
Project scope
management plan
(updates)
Requested changes


Inputs:
Organizational
process assets
Project scope
statement
Project scope
management plan
Approved change
requests
Tools &
Techniques:

Work breakdown
structure templates

Decomposition

Gracias !
71