Excel Paradocentes IRFE

Generalidades de Excel
INTRODUCCIN
Microsoft
Windows
Office
XP
VISTA
7
Word
Excel
PowerPoint
2003
2007
2010
2013
8
Panormica Microsoft
2007 2003
2010, 2013
Versiones de Excel
Qu es y para qu sirve?
Hoja de clculo:
Trabajar con nmeros de forma simple
Realizar desde simples sumas hasta
complejos clculos
Representar datos de forma grfica
Reclculo automtico:
Al cambiar cualquier dato, todo se
modifica automticamente
Realizar simulaciones

Comencemos
Iniciar Excel:
Desde el botn Inicio
Desde un cono en el escritorio
Desde un cono en la barra de tareas
Desde un archivo Excel existente
Cerrar Excel:
Desde la x ubicada arriba, der.
Desde el botn de Office arriba izq.
La pantalla inicial
Ubicar en la pantalla:
La barra de ttulo
La barra de acceso rpido
Personalizable
La banda de opciones
Acceso por teclado ALT
Ocultar para ocupar menos espacio


La pantalla inicial
El botn de Office
Operaciones con archivos
Opciones de Excel
La barra de frmulas
La barra de etiquetas
Las barras de desplazamiento
La ayuda

La pantalla inicial
Conceptos de Excel
Libro: archivo de Excel (.xlsx, .xls)
Un libro est compuesto de Hojas
Por defecto 3, pueden ser hasta 255
Hoja: formada por columnas y filas
16.384 columnas y 1.048.576 filas
Columnas: A, B, C, AA, AB, AC
Filas: desde 1 hasta 1.048.576
Conceptos de Excel
Celda: interseccin de fila y columna
A3, B7, G121, BD38, etc.
Celda activa: remarcada
Fila activa, columna activa
Rango: bloque rectangular de 1 o
ms celdas que Excel trata como
una unidad
G1:H15, B3:E10
Seleccionar
Celdas: clic
Rango de celdas: mouse + shift o
mouse + ctrl
Columna: en la letra
Fila: en el nmero
Hoja entera: en la esquina
Rangos
Cortar, copiar, pegar
Con el portapapeles
Con el teclado (CTRL+C, CTRL+V)
Con el mouse

Pegado especial
Sin formato
Valores, frmulas, etc.
Mover celdas

Borrar celdas
Utilizando la tecla SUPR
Borra slo el contenido de la celda)
O bien
Movimientos hoja/libro
Mouse
Teclado
Flechas de desplazamiento
Av Pg, Re Pg
Celda A1: CTRL + Inicio
Barra de Nombres
Barra de etiquetas, entre hojas

Inserta automticamente.
Agregar hojas al libro
Botn derecho en hoja
existente, y aparecen
opciones, verlas.
Haciendo click con el
botn derecho sobre la
hoja que se desee copiar
o mover y seleccionando
la opcin Mover o copiar.

Luego se selecciona al
lugar donde se desea
mover y si se desea hacer
una copia:
Mover o copiar hojas
Corresponde a la
definicin de un nombre
personalizado para una
hoja en particular, con el
fin de diferenciarla de las
otras existentes.
Cambiar nombre a hoja
Corresponde a quitar o
remover una hoja de
clculo, incluyendo todo su
contenido y formato, del
libro sobre el cual se est
trabajando.

Esta accin no se puede
deshacer.
Eliminar hojas
Color de etiqueta
Ocultar
Mostrar
Seleccionar todas las hojas
Otras acciones con hojas
Guardar el libro
En el caso de que sea la primera vez que se guarde el
documento, se pedir un nombre para asignar.
Guardar el libro
Entre los formatos ofrecidos las
opciones ms comunes son:
XLSX: Libro de Excel. Compatible solo
con la versin 2007.
XLS: Libro de Excel. Compatible con la
versin 2007 y desde la 97 a la 2003.
HTML: Formato de pgina Web.
XML: Formato de datos XML.
Guardar como, Tipo
Herramientas de guardar
Otras operaciones
Cerrar (el libro, sin salir de Excel)
Nuevo:
En blanco, o usar plantillas
Abrir
Desde una unidad
Desde la lista de recientes
Como de slo lectura (pide nuevo
nombre al guardarlo)
Fijar el libro en los libros recientes

Tipos de datos: constantes
Textos (A-Z)
Numricos (0-9)
Fechas y horas
dd-mm-aaaa
hh:mm:ss,
dd/mm/aaaa
hh:mm:ss
Todos estos son valores constantes, se introducen
directamente en una celda.
Introducir/Modificar datos
Introducir:
Tecla Intro
Flechas de desplazamiento
Tic de aceptacin en barra de frmulas
Modificar:
En la barra de frmulas
Observar barra de estado, que cambia de
Listo Introducir - Modificar
Tipos de datos: frmulas
Frmula: secuencia formada por :
Valores constantes
Referencias a otras celdas
Nombres
Funciones
Operadores
Se escribe en la barra de frmulas y
debe comenzar por =
Operadores
Aritmticos ^ * / + -
Se resuelven con la prioridad indicada,
deben usarse ( ) para lograr otro orden
Comparacin = <> < > <= >=
Tienen todo la misma prioridad
Texto &
Concatenar celdas que tengan texto
Referencia : , ;


Principales operadores
SIMBOLO DEL OPERADOR OPERACIN QUE REALIZA
+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICA
/ DIVIDE
^ EXPONENCIACIN
& UNIN / CONCATENAR
= Comparacin IGUAL QUE
> Comparacin MAYOR QUE
< Comparacin MENOR QUE
>= Comparacin MAYOR IGUAL QUE
<= Comparacin MENOR IGUAL QUE
<> Comparacin DISTINTO
Funciones
Funcin: frmula preestablecida por
Excel, que acepta valores, realiza
clculos y devuelve resultado.
Funciones
=SUMA(A1;B1) equivale a =A1+B1
=SUMA(A1:B3) equivale a
=A1+A2+A3+B1+B2+B3
Sin el signo =, Excel no reconoce
frmulas ni funciones
Funciones
Tienen una sintaxis especfica que
de no respetarse, arroja error.
Los argumentos:
Van entre parntesis, sin espacios
previos ni posteriores
Pueden ser valores constantes
(nmero o texto), frmulas o funciones
Deben separarse por punto y coma ;
FORMATEANDO
CELDAS
Muy necesario, muy til
Ver cada una de las pestaas:
Nmero
Fuente
Alineacin
Bordes
Relleno
Proteger
Formato de celda
Formatos rpidos
Proteger celdas
Adems de proteger un libro con
contrasea, pueden protegerse
celdas para que no se modifiquen.
1. Desbloquear las celdas que se
pueden manipular
2. Proteger la hoja.
Esta proteccin funciona por Hojas
Puede aadir pequeas anotaciones a cada celda,
solo visibles al posicionarse sobre la celda
comentada.

Para ingresar, se debe hacer clic con el botn
derecho del mouse sobre la celda y seleccionar la
opcin Insertar comentario.
Agregar comentarios
Seleccionar la celda con
el botn derecho del
mouse e ir a la opcin
Hipervnculo, o bien ir a
la pestaa Insertar y
seleccionar
Hipervnculo.

Pueden agregarse
hipervnculos a otros
archivos o sitios Web
existentes, o bien a otras
hojas del libro.
Hipervnculos
Las series son listas de datos ordenados, creadas a
partir de un factor o patrn comn, rellenando el
resto de los componentes de forma automtica.

(Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los
valores 1 y 2, se crear una enumeracin
automtica del largo que se indique). Verificar!
Series
Cambios de estructura
Alto de fila
Botn derecho en la fila
Mouse
Autoajustar
Ancho de columna
Botn derecho en la columna
Mouse
Autoajustar
Cambios de estructura
Ocultar/Mostrar filas y/o columnas
Al ocultar la primera fila o la primera
columna, es ms difcil volverlas a
mostrar.
Insertar filas/columnas/celdas
Eliminar filas/columnas/celdas
Combinar celdas: en formato de
celdas, alineacin
Ejercitacin
FRMULAS Y
FUNCIONES
Slo las ms usadas
Recordemos
Funcin
Frmula predefinida en Excel que opera
con uno o ms valores y devuelve un
resultado.
Sintaxis
nombre_funcion (argumento1;argumento2;argumentoN)

Debe comenzar por el signo =
Funciones
SUMA(A1;D8)
; se usa para separar argumentos
SUMA (A1:D8)
:identifica un rango

Ejercicio:
Generar un rango de datos desde A1
hasta D8 y verificar lo anterior.
Funciones
Las frmulas pueden contener ms
de una funcin:
=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Excel cuenta con 329 funciones,
organizadas en 10 categoras.
Verlas desde la barra de frmulas
Verlas desde la pestaa Frmulas,
Biblioteca de funciones


Para introducir frmulas
Pestaa Frmulas, Insertar funcin.
O bien, con el botn fx de la barra de
frmulas
Se abre cuadro de dilogo
Si nos sabemos la funcin, slo la
escribimos directamente.
Pregunta: Qu funciones
conoce/se sabe de memoria?
Botn Autosuma
Suma, Promedio (media aritmtica,
contar nmeros, mximo y mnimo)
Ejercitacin
Realizar el Ejercicio N 1.
Realizar el Ejercicio N 2.

Referencias
Referencias a una o ms celda.
3 tipos de referencias:
Relativa
Absoluta
Mixta
Relativa/Absoluta/Mixta
Relativa: referencias de filas y columnas
cambian si se copia la frmula en otra
celda. Opcin por defecto.
Absoluta: referencias de filas y
columnas no cambian si se copia la
frmula en otra celda.
La celda se fija con el smbolo $
(escribir a mano o bien con la tecla F4)
Mixta: se fijan las columnas o las filas
Referencia a otras hojas
Escribir referencias a celdas que se
encuentran en otras hojas del mismo
libro
Ejemplo: Hoja2!A2, se est
referenciando a la celda A2 de la
Hoja A2.
Ejercitacin
Realizar el Ejercicio N 3.
Realizar el Ejercicio N 4.

Funciones ms usadas
De fecha y hora
AHORA () devuelve la fecha y la hora
actual
HOY() devuelve la fecha actual
De texto
CONCATENAR(texto1;texto2;textoN)
MAYUSC(texto)
MINUSC(texto)
NOMPROPIO(texto)

Funciones ms usadas
CONTAR.SI(rango;criterio)
Ejemplo:
En una encuesta, contar cuntas
personas opinaron SI y calcular %.
(CONTAR.SI(), CONTARA())

Y una infinidad de funciones ms,
revisar las ms importantes segn
su criterio.

Funciones ms usadas
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero
;valor_si_falso)
Ejemplo:
Si Nota final >= 4,0 llenar columna con
Aprobado
Si nota final < 4,0, llenar columna con
Reprobado
Ejercitacin
Realizar el Ejercicio N 5.
Realizar el Ejercicio N 6.
Realizar el Ejercicio N 7.

Funciones ms usadas
De bsqueda
BUSCARH(valor
buscado;matriz_buscar_en;indicador_fi
las;ordenado)
BUSCARV(valor
buscado;matriz_buscar_en;indicador_c
olumnas;ordenado)
Busca un valor en la primera fila o
columna y devuelve el resultado
Ejemplo
Bsqueda y Referencia


Vendedor Cdigo artculo Cantidad artculos Descripcion
Juan 1 10
Pamela 1 14
Marcelo 2 28
Pablo 3 16
Mara Jos 4 22
Alejandra 4 8
Macarena 5 6
Julio 5 5

Total general
109


Cdigo Artculo

1 Polera
Cantidad de Poleras
2 Pantalones

3 Chaqueta
4 Traje de Bao
5 Zapatillas
Ejercitacin
Realizar el Ejercicio N 8.

IMPRESIN Y
CONFIGURACIN
Evitando las sorpresas
Impresin
Vista preliminar
Visualizar la hoja antes de imprimirla
Vista Diseo de pgina
Muestra los saltos de pgina,
mrgenes, encabezado, pie de pgina
y el formato completo de la hoja.
Configurar la pgina
Definir tamao de papel, mrgenes,
orientacin, escala, etc.
Impresin
GRFICOS
Representando nuestros
datos
Grficos en Excel
Son la representacin grfica de
nuestros datos y facilitan su
interpretacin
Se pueden crear grficos
Como grfico incrustado en la misma
hoja
Como hoja de grfico
Planificar el grfico
Antes de crear un grfico es fundamental
considerar cual ser su utilidad, y definir su
objetivo.


Elementos de los grficos
Elementos de los grficos
1.El rea del grfico
2.El rea de trazado
3.Los puntos de datos de la serie de
datos que se trazan en el grfico.
4.Los ejes horizontal (categoras) y vertical
(valores) en los que se trazan los datos del
grfico.
5.La leyenda del grfico.
6.Un ttulo de eje y de grfico que puede
agregar al grfico.
7.Una etiqueta de datos que puede usar para
identificar los detalles de un punto de datos
de una serie de datos.

Crear un grfico
Grficos de la pestaa Insertar



Recomendable tener seleccionado el
rango de celdas que participarn en el
grfico, y Excel podr generarlo
automticamente. Caso contrario el
grfico se crear en blanco.
Tipos de grficos
Herramientas
Herramientas
Diseo
Cambiar tipo
Cambiar entre filas y columnas
Diseo
Estilos
Ubicacin

Herramientas
Presentacin



Formato
Modificar grficos
Aadir una serie
Ejercitacin
Realizar Ejercicio N 9.
Imgenes
Igual que en otras aplicaciones
Office, se pueden insertar imgenes:
Desde archivo
Prediseadas
Autoformas
SmartArt
WordArt
Vistas
Normal
Diseo de pgina
Saltos de pgina
Dividir
Aparecen dos barras para ajustar la
divisin, las reas se movern de
manera independiente
Inmovilizar paneles
FILTROS Y
AUTOFILTROS
Simplificando el anlisis
Filtro automtico
Ir a EJERCICIO 5 y aplicar autofiltro.
Practicar filtrando los datos.
Los filtros nos permiten encontrar y
organizar la informacin de mejor
forma.

Autofiltro
Ordenar
Ascendente
Descendente
Segn criterios (EJERCICIO 1)


Tablas o listas
Crear tabla
Indicar rango de datos, encabezados
Pulsar en icono Formulario
Botn de Office, Opciones de Excel,
Personalizar, Comandos que no estn
en la cinta de opciones, Formulario,
Agregar
Formato condicional
Dependiendo del valor de la celda,
Excel aplica formatos distintos sobre
las celdas.
Formato condicional
>= 4,0 verde, <4,0 rojo
Ejercitacin
Aplique formato condicional a los
ejercicios 1, 6 y 7 que ya ha
realizado.
Realizar el Ejercicio N 10 que se
encuentra en el archivo que se le
entreg.