LA GERENCIA DE PROYECTOS

BAJO EL ENFOQUE DEL

PMBOK
ENTORNO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS Y EL PMBOK
Introduccin
Los fundamentos de la direccin de proyectos son la suma de
conocimientos en la profesin de direccin de proyectos

1. Finalidad de la Gua del PMBOK
a) Identificar los fundamentos de la direccin de proyectos
generalmente reconocidos como buenas prcticas.
b) Proporciona un vocabulario comn para analizar, escribir y
aplicar la direccin de proyectos.
Audiencia de la Gua del PMBOK
Dirigida a cualquiera que est interesado en la profesin de la
direccin de proyectos



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2. QU ES UN PROYECTO
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado nico.

Temporal: Tiene comienzo y fin definidos. El final se d cuando :
se logran los objetivos del proyecto
o cuando queda claro que los objetivos no sern o no podrn ser
alcanzados.
o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y tenga que ser
cancelado



Productos, servicios o resultados nicos: El proyecto crea
entregables nicos. La singularidad es una caracterstica de los
entregables de un proyecto.
Elaboracin gradual: desarrollar en pasos e ir aumentando
mediante incrementos. Esta elaboracin gradual debe
coordinarse con el Alcance del Proyecto.

2.1 Proyectos frente a trabajos operativos
Las operaciones son contnuas y repetitivas, mientras que los
proyectos son temporales y nicos.



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2.2 Proyecto y planificacin estratgica
Los proyectos se usan a menudo como medio para lograr el plan
estratgico de la organizacin y pueden surgir bajo alguna de las
siguientes consideraciones
Una demanda de mercado
Una necesidad de negocio:
Una peticin de un cliente
Un avance tecnolgico
Un requisito Legal
Una necesidad



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3. Qu es direccin de proyectos?
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y
tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los
requisitos del proyecto y se logra mediante la aplicacin de e
integracin de los grupos de procesos de las areas de
conocimiento.

La direccin de proyectos incluye:
- Identificar los requisitos
- Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar
- Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance,
tiempo y costos
- Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las
diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.





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4. Estructura de la Gua PMBOK
Seccin 1 : Marco conceptual de la direccin de proyectos
(Captulo 1, 2)
- Captulo 1 Introduccin
- Captulo 2 Ciclo de Vida del Proyecto y Organizacin
Seccin 2 : Norma para la direccin de Proyectos de un Proyecto
(Captulo 3)
- Captulo 3 Procesos de la Direccin de Proyectos
Seccin 3 : Areas de conocimiento de la direccin de proyectos
(Cap.4-12) de un proyecto.




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REAS DE EXPERIENCIA

Muchos de los conocimientos, herramientas y tcnicas para
gestionar proyectos son exclusivos del rea de la Direccin de
Proyectos, pero slo saberlas no es suficiente. Tenemos que
asegurarnos que el equipo de direccin de proyectos comprenda
y use los conocimientos y habilidades correspondientes, por lo
menos, a cinco reas de experiencia:

1.- Fundamentos de la Direccin de Proyectos
2.- Conocimientos, Normas y Regulaciones del rea de aplicacin
3.- Comprensin del Entorno del Proyecto
4.- Conocimientos y habilidades de direccion general
5.- Habilidades interpersonales




AREAS DE EXPERIENCIA (EXPERTICE)


1.- Fundamentos de la Direccin de Proyectos : Describen el
conocimiento propio del campo de la Direccin de Proyectos, que
se superponen con otras disciplinas de direccin. Estos
Fundamentos se encuentran en la Gua del PMBOK y se
componen de :

-Definicin del Ciclo de Vida del Proyecto
-Cinco Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos
- Nueve reas de conocimiento


AREAS DE EXPERIENCIA (EXPERTICE)

2.- Conocimientos , Normas y Regulaciones del rea de
Aplicacin

Las reas de aplicacin son categoras de proyectos que tienen
elementos significativos comunes pero que no estn
necesariamente en todos los proyectos. Las reas de aplicacin se
definen generalmente en trminos de :

-Departaments funcionales y disciplinas de respaldo
-Elementos tcnicos
-Especializaciones de gestin
-Grupos de industria

AREAS DE EXPERIENCIA (EXPERTICE)

Cada rea de Aplicacin tiene normas y prcticas aceptadas que a
menudo se plasman en regulaciones.

Norma: Documento establecido por consenso
Regulacin: es un requisito impuesto por el gobierno que
especifica las caractersticas del producto, proceso o servicios
incluidas las disposiciones administrativas.

3.- Comprensin del Entorno del Proyecto

-Entorno cultural y social
-Entorno internacional y poltico
-Entorno Fsico
AREAS DE EXPERIENCIA (EXPERTICE)

4.- Conocimientos y habilidades de Direccin de Proyectos

La direccin general requiere de algunas disciplinas de resplado
tales como:

-Gestin Financiera y Contabilidad
-Compras y Adquisiciones
-Ventas y Comercializacin
-Contratos y Derecho Mercantil
-Fabricacin y distribucin
-Logstica y Cadena se suministro
-Estructuras y comportamiento de la organizacin
-Prcticas sanitarias y de seguridad
-Tecnologa de la Informacin


AREAS DE EXPERIENCIA (EXPERTICE)


La Direccin General proporciona los fundamentos para
desarrollar habilidades de direccin de proyectos y a menudo es
esencial para el director de proyectos

5.- Habilidades Interpersonales
La gestin de las relaciones interpersonales incluye:
-Comunicacin efectiva
-Influencia en la organizacin
-Liderazgo
-Motivacin
-Negociacin y Gestin de Conflictos
-Resolucin de problemas

AREAS DE EXPERIENCIA (EXPERTICE)

Programas y Direccin de Programas

Grupo de proyectos relacionados cuya direccin se realiza de
manera coordinada para obtener beneficios y control que no se
obtendra si fueran dirigidos de manera individual.

Portafolios y Gestin de Portafolios

Conjunto de Proyectos o Programas y otros trabajos que se
agrupan para facilitar la gestin efectiva de ese trabajo, a fin de
cumplir con los objetivos estratgicos del negocio. NO
NECESARIAMENTE tienen que estar relacionados o ser
interdependientes. Meta Maximiza el Valor del Portafolio


CONTEXTO DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS

Subproyectos
icondos Es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para
satisfacer los requisitos del proyecto y se logra mediante la
aplicacin de e integracin de los grupos de procesos de las areas
de conocimiento.

OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS PMO
Supervisa la direccin de proyectos, programas o la combinacin
de ambos. Pone nfasis en la planificacin coordinada, la prioriza
y la ejecucin de proyectos y subproyectos vinculados con los
objetivos de negocio generales de la organizacin matriz o del
cliente

CONTEXTO DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS
1.1 CONTEXTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
Componentes
Portafolio
Portafolios Proyectos Programas
Proyectos Programas
Proyectos
Programas Proyectos
Otros
trabajos
Proyectos Proyectos
La Gerencia del Portafolio de proyectos centraliza uno o mas portafolios los cuales incluyen la
identificacin, priorizacin y el control de los proyectos, programas y otros trabajos relacionados para lograr
los objetivos estratgicos de la compaa.
Portafolio de proyectos
Es una coleccin de proyectos y/o programas y otros trabajos que agrupados facilitan la gestin efectiva
de todo el portafolio para lograr los objetivos estratgicos.
Fuente: The Standard for Portfolio Management, 2006
Portafolio de Proyectos
Seleccin y
Priorizacin
Programa 1
Programa 2
Proyecto1
Programa n
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
Proyecto n
Proyecto n-1
Proyecto 5
Plan Estratgico
Estrategias
Objetivos
Misin
Visin
1.1 CONTEXTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
PMO
Metodologa
y Soporte
Entrenamiento
y Mentoria
Revisin(QA)
y Consultora
Competencias
Curricula de
Entrenamiento
Entrenamiento/
Mentoria
Certificacin
Portafolio
Plan Estratgico y
presupuesto
Seleccin y
Priorizacin
Seguimiento del
Portafolio
(scorecard)
Seguimiento post-
produccin de
beneficios
propuestos
Procesos
Herramientas
Templates
Estndares
Lecciones
aprendidas
Una oficina de Proyectos (Project Management Office: PMO) es una unidad que centraliza y
coordina la direccin de proyectos de la organizacin con el fin de hacerlos exitosos.
Revisin del
cump. de la
Metodologa
Asesora y
Consultora
Recursos de
Gestin
de Proyectos
Gerencia de Proyectos
-Analista de Proyecto
-Gerente de Proyecto
-Gerente de Proyecto Sr
-Gerente de Programa
1.1 CONTEXTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
Qu es una Oficina de Proyectos?









CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Para facilitar la gestin, los gerentes de proyectos o
directores de proyectos pueden dividir los proyectos
en fases, con los enlaces correspondientes a las
operaciones de la organizacin ejecutante . El
conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida
del proyecto. Muchas organizaciones identifican un
conjunto de ciclos de vida especficos para usarlos en
todos sus proyectos.
Caractersticas del Ciclo de Vida del Proyecto
El Ciclo de Vida del Proyecto define las Fases que conectan el
inicio de un proyecto con su fin.

OJO: Las Fases del C.d.V. de un proyecto no son lo mismo que los
Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

La transicin de una Fase a otra dentro del C.d.V. de un proyecto
generalmente implica o est definida por alguna forma de
transferencia tcnica. Generalmente los productos entregables de
una fase se revisan para verificar si estn completos, si son
exactos y se aprueban antes de iniciar el trabajo de la siguiente
fase. No obstante no es inusual que una fase comience antes de
la aprobacin de los productos entregables de la fase previa.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:

-Qu trabajo tcnico se debe de desarrollar en cada fase
-Cuando se deben generar los productos entregables en cada fase
y cmo se revisa, verifica y valida cada producto entregable.
-Quin est involucrado en cada fase
-Cmo controlar y aprobar cada fase


CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
La mayora de los ciclos de vida de proyectos comparten
determinadas caractersticas comunes:
-En trminos generales, las fases son secuenciales y,
normalmente estn definidas por alguna forma de transferencia
de informacin tcnica o transferencia de componentes tcnicos.
-El nivel de coste y de personal es bajo al comienzo, alcanza su
nivel mximo en las fases intermedias y cae rpidamente cuando
el proyecto se aproxima a su conclusin.
-El nivel se incertidumbre es el ms alto y, por lo tanto, el riesgo
de no cumplir con los objetivos es ms elevado al inicio del
proyecto. La certeza de terminar con xito aumenta a medida
que avanza el proyecto
- El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir
en las caractersticas finales del producto del proyecto y en el
coste final del proyecto es ms alto al comienzo y decrece
gradualmente a medida que avanza el proyecto.
1.2 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Para facilitar la gestin, los gerentes de proyectos o directores de proyectos pueden dividir los
proyectos en fases. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto.
Muchas organizaciones identifican un conjunto de ciclos de vida especficos para usarlos en
todos sus proyectos.
Influencia de los interesados a lo largo del tiempo
costos del proyecto y nivel de personal tpicos a lo
largo del ciclo de vida del proyecto
1.3 RELACIONES DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO CON EL
CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO
INICIAL
INTERMEDIA FINAL
Ciclo de vida
del proyecto
PRODUCTO
ACTUALIZACIN PLAN DE
NEGOCIO
Ciclo de
vida del
producto
1.4 QUIENES SON LOS INTERESADOS DEL PROYECTO
(STAKEHOLDERS) ?
Son aquellas
personas o
entidades
involucradas
activamente con
el proyecto, o
cuyos intereses
pueden verse
afectados de
manera positiva
o negativa por la
xito o fracaso
del mismo.









Director de
Proyecto
Lder de Equipo
A
Sub Equipo
Sub Equipo
Sub Equipo
Sponsor del
proyecto
Lder de Equipo
B
Sub Equipo
Sub Equipo
Sub Equipo
Gobierno
Regin
Grupo de
Ecologistas
Gobierno
Regionales
Alcaldas
INTERESADOS
DEL PROYECTO
PROYECTO
1.5 TIPOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS
\Estructura de
la organizacin
Caractersticas del
proyecto


Funcional
Matricial

Orientada
a
proyectos

Matricial
dbil

Matricial
equilibrada

Matricial
Fuerte
Autoridad del director
del proyecto
Poca o
ninguna

Limitada
Baja a
moderada
Moderada a
alta
Alta a casi
total
Disponibilidad de
recursos
Poca o
ninguna

Limitada
Baja a
moderada
Moderada a
alta
Alta a casi
total
Quin controla el
presupuesto del
proyecto
Gerente
funcional
Gerente
funcional

Combinacin
Director del
proyecto
Director del
proyecto
Rol del director del
proyecto
Dedicacin
parcial
Dedicacin
parcial
Dedicacin
completa
Dedicacin
completa
Dedicacin
completa
Personal
administrativo de la
direccin de proyectos

Dedicacin
parcial

Dedicacin
parcial

Dedicacin
parcial

Dedicacin
completa

Dedicacin
completa

La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del
proyecto para satisfacer las necesidades de los mismos.

Para que un proyecto tenga xito, el equipo de proyecto deber:
- Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de
Procesos de la Direccin de Proyectos.
-Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del
producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los
requisitos del proyecto y del producto.
-Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades,
deseos y expectativas de los interesados
-Equilibrara las demandas concurrentes de alcance, tiempo,
costo, calidad, riesgos y recursos para producir un producto de
calidad

PROCESOS DE DIRECCION DE PROYECTOS PARA UN
PROYECTO
UN PROCESOS ES UN CONJUNTO DE ACCIONES Y DE
ACTIVIDADES RELACIONADAS QUE SE LEVAN A CABO PARA
ALCANZAR UN CONJUNTO PREVIAMENTE ESPECIFICADO DE
PRODUCTOS, RESULTADOS O SERVICIOS

El equipo del proyecto es quien est a cargo de ejecutar los
procesos de direccin de proyectos, que por lo general
pertenecen a una de estas dos categoras:

-Los procesos de la direccin de proyectos
-Los procesos orientados al producto.

La Direccin de Proyectos es una Tarea Integradora
PROCESOS DE DIRECCION DE PROYECTOS PARA UN
PROYECTO
reas del
Conocimiento
GRUPO DE PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS
Grupo de Procesos de
Iniciacin
Grupo de Procesos de Planificacin Grupo de Procesos de
Ejecucin
Grupo de Procesos de
Seguimiento y Control
Grupo de Procesos
de Cierre
Gestin de la
Integracin del
Proyecto
Desarrollar el acta de
constitucin del
proyecto
Desarrollar el
enunciado preliminar
del alcance del proyecto
Desarrollar el plan de gestin del
proyecto
Dirigir y gestionar la ejecucin
del proyecto
Supervisar y controlar el
trabajo del proyecto
Control integrado de
cambios
Cerrar proyecto
Gestin del Alcance
del Proyecto

Planificar el alcance
Definir el alcance
Crear EDT
Verificar el alcance
Controlar el alcance

Gestin del
Tiempo del
Proyecto

Definir las actividades
Establecer la secuencia de actividades
Estimar los recursos de las actividades
Estimar la duracin de las actividades
Desarrollar el cronograma

Controlar el cronograma

Gestin de
Costos del
Proyecto

Estimar los costos
Preparar el presupuesto de costos
Controlar los costos
Gestin de la
Calidad del
Proyecto

Planificar la calidad
Realizar el aseguramiento de
calidad
Controlar la calidad
Gestin de los
RR.HH del
Proyecto

Planificar los RR.HH
Adquirir el equipo del
proyecto
Desarrollar el equipo del
proyecto
Gestionar el equipo del
proyecto

Gestin de las
comunicaciones
del Proyecto

Planificar las comunicaciones Distribuir la informacin
Informar el rendimiento
Gestionar a los
interesados

Gestin de los
riesgos del
Proyecto

Planificacin de la gestin de
riesgos
Identificar los riesgos
Analizar cualitativamente
Analizar cuantitativamente
Planificar la respuesta a los riesgos

Seguir y controlar los
riesgos

Gestin de las
adquisiciones
del Proyecto

Planificar las compras y
adquisiciones
Planificar el contrato
Solicitar respuestas de los
vendedores
Seleccionar vendedores
Administrar el contrato Cerrar contrato
Matriz de Procesos vs. reas del Conocimiento