GUA PARA EL MEJORAMIENTO

INSTITUCIONAL

DE LA AUTOEVALUACIN AL
PLAN DE MEJORAMIENTO
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS
PROCESO FINANCIERO
P.E.I.
Autoevaluacin
Institucional
PLAN MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL 1 a 3 aos
Plan de Accin 1 ao
PLAN FINANCIERO
(Recursos percibe)
I.E. o .C.E.
PLAN COMPRAS

ACUERDO DE PRESUPUESTO
Ingresos -Egresos
PLAN OPERATIVO ANUAL
DE INVERSIONES - POAI
Proyectos de Inversin
Decreto 111/96
D. Acadmica
S.
Complementarios
Venta Servicios
Venta productos
otros
rea Gestin Administrativa
Apoyo financiero contable
Apoyo gestin acadmica
Administracin recursos fsicos
Administracin planta fsica
Servicios complementarios
Talento humano
Comunidad y convivencia
Gastos fijos propios de la
administracin
Plan Anual Mensualizada Caja
PAC
Ingresos: Registro Presupuestal
Egreso: Disponibilidad Presupuestal
Ejecucin del
Presupuesto
Proceso Compras:
Contratacin
Rgimen impositivo
Proceso Recaudo:
Consignaciones
Directamente en
tesorera
Recibo Caja
Orden pago
(soportes)
Registros
Presupuestal- contables
Rendicin de cuentas
Contralora General de
Antioquia.
Febrero 28 cada ao
F27 Informacin financiera
F28 Informacin presupuestal
F29 Relacin contractual F09
Proyectos financiados bancos F12
Procesos judiciales
Ley 863/2002
Ley 80/93
Planes,
Programas,
Proyectos,
Actividades
Normatividad Especfica
Ley 715 del 2001 S.G.P.
Decreto 992/2002 F.S.E.
Ley 80/1993 Ley 1150/2007
Decreto 2170/2002 Contratacin Administrativa
Decreto111/96 Estatuto Orgnico de
presupuesto
Ley 863/2002 Estatuto Tributario
Resolucin 736/2007 Rendicin de cuentas.
Ley 42/93 Control fiscal
Ley 87/93 Control interno
Resolucin 736/2007
Formatos
Establece la ruta del mejoramiento progresivo
de las instituciones en tres etapas:

1. Autoevaluacin institucional
2. Plan de mejoramiento
3. Seguimiento permanente al desarrollo del
plan de mejoramiento

Contiene pasos y actividades que conducen a
resultados precisos que facilitan la etapa
siguiente)

Brinda instrumentos que permiten organizar y
sistematizar la informacin que se produce en
las etapas del ciclo de la calidad y facilitar el
seguimiento de los mismos.
El establecimiento educativo


Se materializa en el PEI, en el plan de
estudios, y en el plan de mejoramiento.
Asimismo, se concreta en la planeacin
curricular, las actividades pedaggicas,
las evaluaciones, la gestin de
diferentes procesos y componentes;
adems de las relaciones con diversas
entidades, autoridades e instancias de
la comunidad educativa
Para cerrar la brecha se formula y ejecuta el
Plan de mejoramiento institucional
Cul es el
estado del
establecimiento
educativo hoy ?



Establecimiento
educativo con buenos
resultados y que
mejora continuamente



Resultados
Autoevaluacin
Institucional


La gua 34 brinda
referentes
internacionales y
nacionales



RUTA PARA EL MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL


Autoevaluacin institucional: los integrantes del
establecimiento educativo identifican sus fortalezas y
oportunidades para mejorar, teniendo en cuenta indicadores
de calidad e inclusin.
Elaboracin del plan de mejoramiento para un perodo de
tres aos, en el que se definen objetivos, metas, actividades,
tiempos, recursos y responsables de cada tarea, con miras a
lograr los propsitos acordados.
Seguimiento permanente al desarrollo del plan de
mejoramiento: para identificar oportunamente avances,
dificultades y posibles retrasos en su ejecucin, y as tomar las
medidas pertinentes para corregir el rumbo, si es necesario.

Etapa Pasos para el mejoramiento
Autoevaluacin
1. Revisin de la identidad institucional
2. Evaluacin de cada una de las reas de gestin
3. Elaboracin del perfil institucional
4. Establecimiento de las fortalezas y oportunidades de
mejoramiento
Elaboracin
del plan de
mejoramiento
1. Formulacin de objetivos
2. Formulacin de metas
3. Definicin de indicadores
4. Definicin de actividades y de sus responsables
5. Elaboracin del cronograma de actividades
6. Definicin de los recursos necesarios para la ejecucin del plan
de mejoramiento
7. Divulgacin del plan de mejoramiento a la comunidad
educativa
Seguimiento
1. Montaje del sistema de seguimiento
2. Revisin del cumplimiento de los objetivos y metas del plan de
mejoramiento
3. Evaluacin del plan de mejoramiento
4. Comunicacin de los resultados de la evaluacin del plan de
mejoramiento


Evaluacin de
cada una de las
reas de gestin
REAS, PROCESOS, DEFINICIN Y COMPONENTES
DE LA GESTIN INSTITUCIONAL

rea de
gestin
Proceso Definicin Componentes
D
i
r
e
c
t
i
v
a

Direccionamiento
estratgico y horizonte
institucional
Establecer los lineamientos
que orientan la accin
institucional en todos y cada
uno de sus mbitos de
trabajo.
Planteamiento estratgico: misin, visin, valores
institucionales (principios), metas, conocimiento y
apropiacin del direccionamiento, poltica de inclusin
de personas con capacidades dismiles y diversidad
cultural.
Gestin estratgica
Tener las herramientas
esenciales para liderar,
articular y coordinar todas
las acciones institucionales.
Liderazgo; articulacin de planes, proyectos y acciones;
estrategia pedaggica; uso de informacin (interna y
externa) para la toma de decisiones; seguimiento y
autoevaluacin.
Gobierno escolar
Favorecer la participacin y
la toma de decisiones en la
institucin a travs de
diversas instancias y dentro
de sus competencias y
mbitos de accin.
Consejos directivo, acadmico, estudiantil y de padres
de familia; comisin de evaluacin y promocin; comit
de convivencia; personero estudiantil; y asamblea de
padres de familia.
Cultura institucional
Dar sentido, reconocimiento
y legitimidad a las acciones
institucionales.
Mecanismos de comunicacin, trabajo en equipo,
reconocimiento de logros, identificacin y divulgacin
de buenas prcticas.
Clima escolar
Generar un ambiente sano
y agradable que propicie el
desarrollo de los
estudiantes, as como los
aprendizajes y la
convivencia entre todos los
integrantes de la institucin.
Pertenencia y participacin, ambiente fsico, induccin a
los nuevos estudiantes, motivacin hacia el aprendizaje,
manual de convivencia, actividades extracurriculares,
bienestar de los alumnos, manejo de conflictos y casos
difciles.
Relaciones con el
entorno
Aunar y coordinar esfuerzos
entre el establecimiento y
otros estamentos para
cumplir su misin y lograr
los objetivos especficos de
su PEI y su plan de
mejoramiento.
Padres de familia, autoridades educativas, otras
instituciones, sector productivo.
A
c
a
d

m
i
c
a

Diseo
pedaggico
(curricular)
Definir lo que los
estudiantes van a aprender
en cada rea, asignatura,
grado y proyecto
transversal; el momento en
el que lo van a aprender;
los recursos a emplear; y
la forma de evaluar los
aprendizajes.
Plan de estudios, enfoque
metodolgico, recursos para el
aprendizaje, jornada escolar,
evaluacin.
Prcticas
pedaggicas
Organizar las actividades
de la institucin educativa
para lograr que los
estudiantes aprendan y
desarrollen sus
competencias.
Opciones didcticas para las
reas, asignaturas y proyectos
transversales; estrategias para
las tareas escolares; uso
articulado de los recursos y los
tiempos para el aprendizaje.
Gestin de aula
Concretar los actos de
enseanza y aprendizaje
en el aula de clase.
Relacin y estilo pedaggico,
planeacin de clases y
evaluacin en el aula.
Seguimiento
acadmico
Definir los resultados de
las actividades en trminos
de asistencia de los
estudiantes, calificaciones,
pertinencia de la formacin
recibida, promocin y
recuperacin de problemas
de aprendizaje.
Seguimiento a los resultados
acadmicos, a la asistencia de
los estudiantes y a los
egresados; uso pedaggico de
las evaluaciones externas;
actividades de recuperacin y
apoyos pedaggicos
adicionales para estudiantes
con necesidades educativas
especiales.

rea de gestin
Proceso Definicin Componentes
rea de gestin Proceso Definicin Componentes
A
d
m
i
n
i
s
t
r
a
t
i
v
a

y

f
i
n
a
n
c
i
e
r
a

Apoyo a la gestin
acadmica
Dar el apoyo necesario
a los procesos de
matrcula, boletines y
carpetas de los
estudiantes para lograr
un buen funcionamiento
de la institucin.
Proceso de matrcula, archivo acadmico
y boletines de calificaciones.
Administracin de
la planta fsica y
de los recursos
Garantizar buenas
condiciones de
infraestructura y
dotacin para una
adecuada prestacin de
los servicios.
Mantenimiento, adecuacin y
embellecimiento de la planta fsica;
seguimiento al uso de los espacios;
adquisicin y mantenimiento de los
recursos para el aprendizaje;
suministros, dotacin y mantenimiento
de equipos; seguridad y proteccin.
Administracin de
servicios
complementarios
Asegurar la adecuada
prestacin de los
servicios
complementarios
disponibles en la
institucin educativa
para facilitar la
asistencia de los
estudiantes, mejorar
sus procesos de
aprendizaje y
desarrollar sus
competencias.
Servicios de transporte, restaurante,
cafetera y salud (enfermera,
odontologa, psicologa); apoyo a
estudiantes con necesidades educativas
especiales.
Talento humano
Garantizar buenas
condiciones de trabajo
y desarrollo profesional
a las personas
vinculadas al
establecimiento
institucin educativa.
Perfiles, induccin, formacin y
capacitacin, asignacin acadmica,
pertenencia a la institucin, evaluacin
del desempeo, estmulos, apoyo a la
investigacin, convivencia y manejo de
conflictos, bienestar del talento humano.
Apoyo financiero y
contable
Dar soporte financiero y
contable para el
adecuado desarrollo de
las actividades del
establecimiento
educativo.
Presupuesto anual del Fondo de
Servicios Educativos, contabilidad,
ingresos y gastos, control fiscal.
D
e

l
a

c
o
m
u
n
i
d
a
d

Accesibilidad
Buscar que todos los
estudiantes
independientemente de su
situacin personal, social y
cultural reciban una
atencin apropiada y
pertinente que responda a
sus expectativas.
Atencin educativa a grupos
poblacionales con
necesidades especiales y a
personas pertenecientes a
grupos tnicos, necesidades
y expectativas de los
estudiantes, proyectos de
vida.
Proyeccin a la
comunidad
Poner a disposicin de la
comunidad educativa un
conjunto de servicios para
apoyar su bienestar.
Escuela de padres, oferta de
servicios a la comunidad, uso
de la planta fsica y de
medios, servicio social
estudiantil.
Participacin y
convivencia
Contar con instancias de
apoyo a la institucin
educativa que favorezcan una
sana convivencia basada en
el respeto por los dems, la
tolerancia y la valoracin de
las diferencias.
Participacin de estudiantes
y padres de familia, asamblea
y consejo de padres.
Prevencin de
riesgos
Disponer de estrategias para
prevenir posibles riesgos que
podran afectar el buen
funcionamiento de la
institucin y el bienestar de
la comunidad educativa.
Prevencin de riesgos fsicos
y psicosociales, programas
de seguridad.
rea de gestin Proceso Definicin Componentes
CMO SE HACE LA AUTOEVALUACIN DE LAS
REAS DE GESTIN

A travs de una herramienta que posee cuatro niveles de desarrollo,
cada uno con un valor numrico:

1 (existencia): hay un desarrollo incipiente, parcial o
desordenado, y las acciones se llevan a cabo de manera
desarticulada.

2 (pertinencia): hay algunos principios de planeacin y
articulacin de los esfuerzos y acciones para dar cumplimiento a los
objetivos y metas.

3 (apropiacin): las acciones institucionales tienen un mayor
grado de articulacin y, en general, son conocidas por la
comunidad educativa.

4 (mejoramiento continuo): los procesos estn
consolidados y son evaluados peridicamente para fortalecerlos.
A MANERA DE EJEMPLO

REA: GESTIN DIRECTIVA




PROCESO



COMPONENTE


VALORACIN



EVIDENCIAS

1
2

3 4



Direccionamiento
estratgico
y horizonte
institucional
Misin, visin y
principios
en el marco de una
institucin
integrada

X
PEI y actas de reuniones del
Consejo Directivo
Conocimiento y
apropiacin del
direccionamiento
X
PEI y actas de reuniones del
Consejo Directivo

Poltica de inclusin
de
personas de
diferentes
grupos
poblacionales o
diversidad cultural
X
PEI
Metas
Institucionales
X
Acta de reunin del Consejo
Acadmico

TOTAL
0
4
0 0
Establecimiento de las fortalezas y
oportunidades de mejoramiento
El entendimiento detallado y profundo de las
fortalezas, debilidades y oportunidades del
establecimiento es la base para la definicin de un
buen plan de mejoramiento. Para ello se deben
realizar las siguientes actividades:

a.- Identificacin y anlisis de las fortalezas y
las debilidades que se traducen en
oportunidades de mejora institucionales

b.- Priorizar los puntos crticos desde las
oportunidades de mejoramiento.
rea de gestin Fortalezas
Oportunidades de
mejoramiento

Directiva



Acadmica


Administrativa y
financiera

Gestin de la
comunidad

Establecimiento de fortalezas y oportunidades de
mejoramiento susceptibles de trabajar en un plan a tres aos

1. URGENCIA


2. TENDENCIA


3. IMPACTO


VALORACION DE LOS FACTORES DE RIESGO
1= poco urgente
.

5= muy urgente
1= con tendencia a
permanecer
constante

5= Muy grave

1= Poco impacto
..

4= Gran impacto
Qu tan apremiante es la necesidad de que
el establecimiento educativo supere un
determinado factor critico
ELABORAR PLAN DE
MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
Qu tanto se AGRAVARIA la
situacin si no se elimina un
determinado factor critico
Cul es la incidencia de un determinado
FACTOR CRTICO en el logro de unos
RESULTADOS CONCRETOS

AREA DE
GESTION
OPRTUNIDADES
DE
MEJORAMIENTO

FACTORES
CRITICOS
VALORACION TOTAL
(U+T+I)
URGENCIA

TENDENCIA

IMPACTO
ANALISIS Y PRIORIZACION DE FACTORES CRITICOS
INSTITUCION EDUCATIVA: _________________________RECTOR: ___________________________
SUBREGION: _____________ MUNICIPIO: __________________ FECHA:___________________
Plan de
Mejoramiento
Institucional
ELABORACIN DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO
El plan de mejoramiento es un conjunto
de medidas establecidas por el rector o
director y su equipo de gestin para
producir, en un perodo determinado,
cambios significativos en los objetivos
estratgicos de la institucin.
Es recomendable que el plan se elabore
con un horizonte de tres aos, con metas
anuales.


Con base en el anlisis de las
oportunidades de mejoramiento y de los
factores crticos, el equipo de gestin
escribir los objetivos del plan, los cuales
constituyen su horizonte.
Se deben formular pocos objetivos y
stos deben ser concretos, realistas y
factibles para un lapso de tres aos y
responder a las preguntas Qu? Y Para
que?.

FORMULACIN DE OBJETIVOS
FORMULACIN DE LAS METAS

La formulacin de cada meta debe
tener en cuenta qu se quiere alcanzar
y en qu tiempo, as como la expresin
cuantitativa que indica la magnitud del
logro. Es posible que para cumplir un
determinado objetivo se requiera ms
de una meta. Tambin es importante
tener en cuenta que todas las metas
deben contribuir al logro de un
determinado objetivo.
OBJETIVO Implementar una propuesta
curricular coherente, pertinente y orientada
al desarrollo de competencias bsicas de los
estudiantes de todos los grados.

METAS En diciembre del primer ao se
contar con un plan de estudios para todas
las reas, explcito, concertado y acorde con
los lineamientos curriculares y los
estndares bsicos de competencias.

EJEMPLO DE OBJETIVO Y
META
Al comienzo del segundo ao de ejecucin del plan de
mejoramiento, el 80% de los docentes del
establecimiento educativo usar la estructura del plan
de aula acordada por el consejo acadmico.

Al final del segundo ao de ejecucin del plan de
mejoramiento, el 95% de los estudiantes de todas las
sedes habr aprobado el grado que cursan.

Al final del tercer ao de ejecucin del plan de
mejoramiento, los promedios generales del
establecimiento educativo en las pruebas SABER
superarn los del municipio y la desviacin estndar
ser inferior a 1,5 puntos.


DEFINICIN DE
INDICADORES
Los indicadores permiten
establecer la manera como se
har el seguimiento y la
evaluacin del logro de cada una
de las metas y objetivos
propuestos en el plan de
mejoramiento.


Los de proceso: Como su nombre lo indica, brindan
informacin durante los procesos, permiten realizar el
monitoreo y dan las bases para efectuar ajustes al
desarrollo de las acciones previstas en el plan. Por
ejemplo: porcentaje de estudiantes de bsica secundaria
que utiliz el laboratorio durante el primer semestre
lectivo.

Los de resultado: Miden los efectos de los procesos, es
decir, permiten establecer si las acciones ejecutadas
sirvieron para lograr las metas y los resultados deseados.
Por ejemplo: porcentaje de estudiantes de bsica
secundaria aprobados al final del ao lectivo.

TIPOS DE INDICADORES
EJEMPLO DE INDICADOR EN RELACIN CON
LAS METAS
META: Al comienzo del segundo ao de ejecucin del
plan de mejoramiento, el 80% de los docentes del
establecimiento educativo usar la estructura del plan de
clase acordada por el consejo acadmico.
INDICADOR: Porcentaje de docentes que usan la
estructura del plan de clase.

Concepto

Explicacin
Nombre del indicador
Porcentaje de docentes que usan la
estructura del plan de clase
Tipo Indicador de proceso
Objetivo
Determinar qu proporcin de los docentes
del establecimiento educativo usa la
estructura del plan de clase acordada por el
consejo acadmico.
Unidad de medida Porcentaje
Definicin de las variables de la
frmula
La frmula est compuesta por dos variables:
Nmero de docentes que usa la
estructura del plan de clase establecida
por el consejo acadmico.
Nmero total de docentes del
establecimiento educativo.
Frmula de clculo
(nmero de docentes que usa la estructura
del plan de clase establecida por el consejo
acadmico / nmero total de docentes del
establecimiento educativo) * 100
Su ficha podr diligenciarse segn el siguiente
formato:
DEFINICIN DE ACTIVIDADES Y
SUS RESPONSABLES
Para la asignacin de los responsables es
clave partir de un anlisis previo de los
perfiles y funciones de quienes laboran en
el establecimiento educativo. En esta
reflexin deben tenerse en cuenta las
cargas y la frecuencia de trabajo para que
en la distribucin de tareas no haya
personas con exceso de funciones.

ELABORACIN DEL
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Para la definicin del cronograma de actividades se puede
utilizar un formato como el que se presenta a continuacin:

Metas
Actividade
s
Responsables
Meses
E F M A M J J A S O N D
DEFINICIN DE LOS RECURSOS
NECESARIOS PARA LA EJECUCIN
Con base en los
objetivos, metas y
actividades, el rector
o director y su
equipo de gestin
elaborarn el
presupuesto para
aquellas acciones
que requieran
financiacin.
Concep
to
Valor
unitario
Unidad
Canti
dad
Valor
total
Honorario
s
profesion
ales
$500.000 Da 5 $2.500.000
Alquiler
saln
$80.000 Da 5 $400.000
Alquiler
equipos
$90.000 Da 5 $450.000
Fotocopia
s
$4.000 Persona 125 $500.000
Refrigerio
s
$5.000 Persona 125 $625.000

TOTAL ACTIVIDAD

$4.475.000
CONSOLIDADO DEL
PRESUPUESTO DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO
Meta Actividad
Costo
total
Fuente de
financiacin
FSE Otra
TOTAL
REGISTRO DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO
Objetivos Metas Indicadores Acciones Responsable Plazo
Inicia Termina
COMPONENTE DE SEGUIMIENTO
Y EVALUACIN PERMITE




Realizar el informe de gestin institucional peridico.
Contar con indicadores para evaluar la efectividad
de las actividades en el cumplimiento de las metas y
tomar correctivos y definir las acciones de mejora a
tiempo.
Presentar a la comunidad rendicin de cuentas
La participacin de la comunidad educativa
en la gestin escolar.
MUCHAS
GRACIAS
Carlos Arturo Pineda Osorio
Director Ncleo Educativo
Abril 2013