Gestin de Proyectos

Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba

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Semana 5: Planeamiento de Proyectos
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Planeamiento de Proyectos
Objetivos y beneficios del planeamiento.
Sistema de planeamiento y control
Identificacin de variables estratgicas.
Roles y cuestiones del planeamiento
Informacin necesaria
Estructura de Trabajo (WBS).
Control de Cambios. Procedimientos

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Introduccin
Las responsabilidades ms importantes del Project
Manager son: planeamiento, integracin y ejecucin.
Se establecen cursos de accin en un medio proyectado.
Comprende la toma de decisiones ante alternativas.
Es una funcin de gestin requerida para facilitar la
comprensin de problemas complejos con factores
interrelacionados
Es deseable que el project manager est involucrado desde
la etapa de la concepcin del proyecto hasta su ejecucin
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Planeamiento del Proyecto
Debe ser:
Sistemtico
Flexible
Disciplinado
Multifuncional
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Objetivo Principal
Definir por
completo todo el
trabajo necesario
A travs de
documentos
Disponibles para
todos los
participantes de
proyecto
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Consecuencias de un Planeamiento Pobre
Iniciacin Proyecto
Entusiasmo salvaje
Desilusin
Caos
Bsqueda de los culpables
Castigo de los inocentes
Promocin de los que no
participaron
Definicin de los
requerimientos

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Beneficios de la Certidumbre
Todo el trabajo preplaneado
Mayor comprensin por anticipado
Menos cambios en las prioridades,
programaciones y asignacin de recursos
Mayor cantidad de informacin se puede
procesar para asegurar efectividad de los
resultados
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Sistema de Planeamiento y Control del Proyecto
SISTEMA
EMPRESA
Situacin
Estrategias
Tablas repago

SPECS
SOW
WBS
METAS OBJETIVOS
SISTEMA DECISION
DESCRIPCIONES
INSTRUCCIONES
REDES
PROGRAMACION
PROGRAMACION
DETALLE
PRESUPUESTOS
MONITOREO
TIEMPOS COSTOS
RESULTADOS
SISTEMA DE
REPORTES
Tiempos
Costos
Resultados
Confiabil.
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Los 9 componentes del Planeamiento
1.-Objetivo Meta, blanco o cuota a cumplir
2.-Programa Estrategia o acciones ms importantes
3.-Programacin Plan de tareas: inicio y fin
4.-Presupuesto Erogaciones planificadas para cumplir objetivo
5.-Forecast Proyeccin de lo que suceder en el perodo
6.-Organizacin Cantidad y nivel de posiciones con sus
responsabilidades
7.-Polticas Gua general de decisiones y acciones
8.-Procedimientos Mtodo para llevar a cabo la poltica
9.-Estndares nivel de resultado de comparacin
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Forecasting
MARKETING
COMPETITI
VIDAD
ESTRUCTU
RA
FINANZAS
PERSONAL
I & D
FORTALEZAS
DEBILIDADES
PRODUC
CION
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Polticas del Proyecto
Subordinadas a las Polticas Superiores
Basadas en los principios conocidos por las reas
operativas
Deben ser
definibles
comprensibles
preferiblemente por escrito
Flexibles y estables
Razonablemente abarcativas en su alcance
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Requerimientos de Planeamiento
para el Grupo de Trabajo o nivel funcional
Acuerdo de propsitos
Asignacin y aceptacin de responsabilidades
individuales y grupales
Coordinacin de tareas
Compromiso con los objetivos grupales y
organizacionales
Comunicacin vertical y horizontal
Reconocimiento y resolucin de los conflictos de
objetivos del grupo

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Variables Estratgicas
INTERNAS EXTERNAS
Operativas
Cambios de producto
Economas de escala
Salarios vs. automatizacin
Investigacin y Desarrollo
Operativas
Requerimientos de clientes
Capacidad de Plantas
Gastos de prstamos
Avances tecnolgicos
Legales
Calidad del productos
Requisitos sindicales
Legales
Requerimientos de producto
Niveles sonoros OMS
Econmicas
Indicadores
Polticas precio promocionales
Econmicos
Proyecciones por sector
Niveles de stock en la cadena
Sociopolticas
Asignacin de recursos
Precios/disponibilidad materias primas
Posibilidad de exportar
Niveles de productividad
Sociopolticos
Producir lo rentable
Productos primarios o con valor agregado
Amenaza de importacin
Estabilidad de los mercados abiertos
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Definir los Requerimientos
1. Alcance general
2. Objetivos y antecedentes
3. Tareas contratistas
4. Requerimientos contratistas
5. Referencias a estudios, documentos y especificaciones
6. Datos de tems (documentacin)
7. Soporte de equipos para tems contratados
8. Propiedades, facilities, equipos y servicios
9. Documentacin
10. Programas de resultados
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Acuerdo con el Plan
PROJECT
MANAGER
ALTA
GERENCIA
GERENTE
DE
LINEA
Interfases
Gerenciales
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Project Manager define:
metas y objetivos
hitos principales
requerimientos
reglas generales y supuestos
limitaciones en tiempos, costos y resultados
procedimientos operativos
polticas administrativas
requerimientos de reportes
Roles en el Planeamiento
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El Gerente de Lnea define:
descripciones detalladas de tareas para hacer efectivos
los objetivos, requerimientos e hitos
programaciones de detalle y asignacin de personal
para sostener los presupuestos y programas
reas de riesgo, incertidumbre o conflictos
Roles en el Planeamiento
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Alta Gerencia
actan como negociadores entre los gerentes de
proyecto y los de lnea
provee aclaraciones ante cuestiones crticas
provee canal de comunicacin con la alta gerencia del
cliente

Roles en el Planeamiento
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Cuestiones a partir de la definicin de los Objetivos
Cules son los elementos principales del trabajo
requerido para satisfacer los objetivos?
Cmo estn interrelacionados?
Qu reas funcionales asumirn la
responsabilidad del trabajo requerido?
Los requerimientos de recursos estn
disponibles?
Cules son los requerimientos del flujo de
informacin para el proyecto?
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Informacin necesaria
sow
SPECS
Programa
Hitos
WBS
Statement of Work

Requerimientos de Trabajo
Especificaciones
Work breakdown
Structure

Estructura de
Trabajo
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Requerimientos de Trabajo
es una descripcin narrativa del trabajo
requerido para el proyecto
para las contrataciones se usa el CSOW
es un documento sobre el que deben
operarse los cambios

sow
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Usar un lenguaje preciso
Utilizar una estructura y un orden cronolgico
Diferenciar las areas por su importancia
Describirlas de acuerdo a su importancia
No mezclar conceptos:
tareas especificaciones aprobaciones
Requerir la aprobacin de terceras partes cuando
corresponda
Requerimientos de Trabajo
Recomendaciones en su redaccin
sow
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Especificaciones del Proyecto
es el conjunto de estndares que se
establecen como obligatorios para la
ejecucin de las tareas del proyecto
condiciones:
actualizados
precisos
completos
SPECS
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Programa de hitos del Proyecto
Contenido
fecha inicio del proyecto
fecha finalizacin del proyecto
otros hitos importantes
revisiones
disponibilidad prototipos
entregas
testeos
entregables o reportes


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Estructura de Trabajo
Es el elemento ms importante porque provee un
marco de referencia comn en el cual:
el proyecto puede ser descrito como la suma de elementos
parciales
permite una base para el planeamiento
se establecen costos y presupuestos
permite el monitoreo de costos, tiempos y resultados
los objetivos se relaciones con los recursos
se inicia la construccin de la red y el control posterior
se establece el programa y procedimientos de los reportes
se establecen las asignaciones de responsabilidad
WBS
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CONDICIONES
Deben desarrollarse hasta el mayor grado de detalle
posible, cada elemento debe cumplir la condicin
Accin completa
Asignable
Medible
Estructura de Trabajo
WBS
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001 002 003 004 005
ESTRUCTURA DE TRABAJO
Proyecto:
Fecha:
Realizado por:
Aprobado por:
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PROYECTO
Ampliacin zona
de carga
2.- EJECUCION
AMPLIACION
1.- PLANEAMIENTO
AMPLIACION
2.2.- Control de
Efectividad
2.1.- Modificacin
zona de carga
1.2.- Desarrollo
de Ingeniera
1.1. Control de
Ingeniera
1.1.1.- Revisin de Planos actuales
1.1.2.- Establecer especificaciones
1.1.3.- Prever resultados
1.1.4.- Definir condiciones
1.1.5.- Verificar limitaciones
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1.-Desarrollo del Manual de Compras y Procedimientos
1.1.-Objetivos del Manual
1.2.-Compras de Caja Chica
1.3.-Compras Normales
1.3.1.-Materiales Catalogados
1.3.2.-Materiales no catalogados
1.4.-Solicitud de cambios y modificaciones
1.5.-Evaluacin de Proveedores
1.6.-Pagos a Proveedores
1.7.-Aceptacin de mercadera
1.7.1.-Reclamos de faltantes
1.7.2.-Devoluciones
1.8.-Aspectos de Seguridad
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Project
Management
Ingeniera de
Sistemas
Actividades
PM Soporte
Entrenamiento
Equipamiento
Servicios
Actividades
Apoyo
Fuselaje
Informacin
Tcnica
Ingeniera
Management
Turbinas
Sistema
Aeronave
Aeronave
Comunicaciones
Equipamiento
Soporte
Nivel
Organizacin
Nivel
Apoyo
Nivel
Depsito
Navegacin
Servicios
Construccin
Mantenimiento
Controles
Testeos &
Evaluacin
Prototipo
Test
Operativos
Test
Desarrollo
Pruebas
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001
Puesta en
Marcha
002
Instalaciones
003
Calidad
004
Abastecimiento
005
Recursos
Humanos
Tirada Piloto
Aprobacin
Edificios
(Compra, alqu. ,
construccion)
ESTRUCTURA DE TRABAJO
Proyecto:
Fecha:
Realizado por:
Aprobado por:
Construccin
006
Legales
Planta
Propia

Equipos
Especificacin
Productos
Especificacin
Procesos
Especificacin
Equipos
Contratos
Aprobacin
Evaluacin
Localizar
Proveedores
Capacitacin
Seleccin
Definicin
Habilitacin
Requisitos
Nacionales
Locales
Fabricacin en
Serie
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Proyectos
1. Llamado a concurso y juzgamiento de ensayos acerca de Proyectos

2. Organizacin de un viaje de directivos de PYMES a una feria
internacional de la Industria

3. Organizar una entrega de Premios con cena-show

4. Diseo de un sistema de evaluacin de la presentacin de un
proyecto

5. Diseo y ejecucin de un programa de radio dirigido a lderes de
proyecto
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Gestin de Configuracin
Control de Cambios
Debe proveer:
niveles de aprobacin de revisin y control de cambios
elementos crticos para introducir cambios
representantes autorizados

Debe responder a:
costo del cambio
mejoras en la calidad
justificacin del costo adicional
necesidad del cambio
impacto en la fecha de finalizacin

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Procedimientos - Beneficios
provee uniformidad estimula la documentacin
comunica con efectividad estandariza formatos
une a los grupos de proyecto provee base de anlisis
documenta acuerdos para el
futuro
refuerza compromiso
minimiza el papeleo minimiza conflictos y confusin
delinea tareas conduce nuevos miembros
base de experiencias p/ futuro