Los materiales (Inventarios) es la lista detallada
del contenido de un almacn o instalacin , que se valora peridicamente , para verificar o corregir la informacin contenida en las tarjetas de registro de stock, a fin de que se pueda preparar el balance de la empresa.
En esta actividad , los bienes normalmente se cuentan , se miden , o se pesan y si los bienes estn en una situacin de poder venderse fcilmente , se hace una estimacin o valoracin de los artculos en su costo original o en el precio a que podra comprarse en el mercado.
Los materiales , tienen gran importancia econmica en la empresa. Una mala administracin , puede llevar a funestas consecuencias financieras perder la buena imagen de la compaa o empresa , sobre el problema de los stock, se presentan conflictos por dos razones: A) Factores que tienden a reducir el nivel
Obsolescencia de los materiales. Presin para reducir la inversin. Prdidas y deterioros del artculo. Costo del almacenaje. Falta de espacio. Impuestos.
B) Factores que tienden a aumentar el nivel:
Ciclo productivo ms largo. Mejor servicio a los clientes. Tasa de produccin constante. Sencillez en la programacin y coordinacin. CLASIFICACION DE LOS MATERIALES
A) POR SU DEMANDA :
A.1. Existencias Mximas : Volumen mximo de cada tem del inventario que deber mantenerse en stock, con la finalidad de asegurar el flujo normal de operaciones. Es la suma de los niveles normales y de seguridad.
A.2. Existencias Normales: Constituido por los tems del inventario cuyo uso es conocido y constante, por lo que la adquisicin es frecuente, teniendo en cuenta el consumo y tiempo de demora en las reposiciones.
Cantidad necesaria que requiere una empresa para asegurar su produccin, operacin o funcionamiento, durante un perodo determinado, durante el intervalo entre dos pedidos, o entre la llegada de dos embarques sucesivos, procedentes de otros centros de produccin.
Es la cantidad de abastecimientos para consumo.
A.3. Existencias Mnimas :Volumen mnimo de cada tem del inventario que debe existir en el almacn, que permita evitar el desabastecimiento y hacer frente a las eventualidades en las reposiciones o de mayor consumo, conocido tambin como el nivel superior del stock de seguridad. Es el nivel que indica que se debe hacer un nuevo pedido o efectuar obtencin para realizar el re-completamiento oportuno y evitar el consumo del nivel de seguridad.
Tambin conocido como punto de pedido, o sea, el momento en el que los abastecimientos llegan a un punto de aviso o alerta para efectuar un nuevo pedido. A.4.Existencias Sobrantes : Existencias constituidas por aquellos tems del inventario que han dejado de consumirse, ya sea porque se han reducido su consumo o por que hay sobre stock, a consecuencia de un mal calculo de reposicin.
A.5.Existencias Obsoletas: Formadas por aquellos tems del inventario declarados fuera de uso, que no tienen movimiento ni posibilidades de consumo porque la empresa ha dejado de utilizarlas, ya sea por el adelanto tecnolgico o por que sencillamente la empresa no los necesita debido a sustitutos de mayor utilidad. El mantenerlos en stock, acarrea gastos improductivos.
A.6. Existencias de Recuperacin: Constituidas por aquellos materiales sobrantes del proceso productivo, pero que han sufrido variaciones sustanciales de sus caractersticas originales de fabricacin, cuya utilizacin es diferente al objeto que origino su adquisicin.
A.7. Existencias de Seguridad : Es el volumen determinado de existencias del universo de inventarios que se mantiene en almacn para asegurar la atencin normal, especialmente en emergencias, ya sea por la dificultad de su reposicin o rapidez en la rotacin de los inventarios, a estos stocks se les conoce con el nombre de COLCHON DE SEGURIDAD.
A.8. Existencias de Proteccin: Es la cantidad de existencias que se mantiene en stock de aquellos tems de alta rotacin, estrategia logstica u oportunidad de utilizacin en periodos muy cortos. La razn fundamental de mantener este tipo de existencias en el almacn es que su consumo o demanda es EXCEPCIONAL, entonces vale la pena invertir para no tener que adquirirlos cuando su necesidad sea urgente y pagar precios especulativos.
A.9. Existencias por devolucin: Son aquellos materiales que reingresan al proceso de almacenamiento como consecuencia de las devoluciones hechas por clientes o usuarios. La condicin mnima exigida para aceptarse en almacn es que no hayan sufrido alteraciones en sus caractersticas originales de fabricacin, es decir, que estn totalmente operativas.(sin uso).
B ) CON RELACION A LA PRODUCCION: Las existencias se pueden clasificar en:
B.1.Existencias necesarias para el proceso productivo: Stocks constituidos por materiales que intervienen directamente en el proceso productivo como materias primas, insumos y productos en proceso; tambin aquellos materiales necesarios para el funcionamiento de las maquinas durante el proceso productivo como accesorios y repuestos que sirven para el mantenimiento y reparacin de las maquinas productivas.
B.2.Existencias resultantes del proceso productivo: Son Aquellos stocks de productos terminados que se almacenan temporalmente hasta ser distribuidos al proceso de comercializacin. C ) POR SU PROCEDENCIA Y/O ORIGEN:
C.1. Mercado Interno (mercado nacional y propia empresa) :
Existencias que se mantienen en stock y cuya adquisicin proviene de la produccin nacional y mercado local; asimismo integra esta clasificacin de existencias la produccin de la propia empresa, lgicamente estamos hablando de las empresas industriales.
Existencias del inventario cuyo origen es el mercado externo, adquiridas a travs de la importacin directa o de representantes acreditados en el pas. La produccin y/o manufacturacin de dichas existencias es eminentemente externas. CLASIFICACION A-B-C DE LOS MATERIALES Una de las formas de cmo controlar las existencias del almacn es a travs de la clasificacin ABC de materiales.
Es un mtodo americano creado por Wilfredo Pareto, cuya difusin tuvo acogida en todo el mundo bajo la denominacin Ley de Pareto.
Segn este mtodo se clasifican las existencias del Inventario en tres niveles de acuerdo con su MOVIMIENTO Y VALOR.
LEY DE WILFREDO PARETO: En la clasificacin de los materiales del inventario, Hay que separar los tems del inventario que tienen mayor valor de aquellos que tienen menor valor . INTERPRETACION DE LA LEY DE W. PARETO: En la clasificacin del inventario, hay pocos materiales que valen mucho y muchos de ellos que valen poco.
Metodologa para construir una curva o cuadro ABC. : Se tiene que seguir una secuencia.
1.-Valorizar la totalidad de los materiales del inventario. 2.-Ordenar decrecientemente la inversin del inventario. 3.-Acumular la inversin del inventario. 4.-Hacer el corte de los niveles de Fort Dickie. DENOMINACION ABC :
El anlisis A, B, C que desarrollo Ford Dickie, siendo funcionario de la General Electric Company, basndose en la Ley de Pareto, propuso que los items de inventario fueran clasificados en base a: Sus relativos movimientos en efectivo (ventas o consumos) Tiempo de obtencin. Los costos de ruptura de inventarios.
De esta manera se dara el adecuado grado de obtencin que requiere cada uno de estos tres factores de un artculo.
Ford Dickie, clasific los artculos en orden decreciente del ms importante al de menor importancia dentro de la administracin de inventarios.
As los items de primera importancia los denomino A a los intermedios los denomin items B y a los items ubicados al final de la lista los clasifico como del tipo C
Algunas definiciones de trminos relacionados con el anlisis A-B-C
tems del Grupo A : Son aquellos artculos pocos, de mucha importancia: de alto valor de consumo, que representan el 80% de la inversin de la empresa por ao, pero slo el 10% del nmero de artculos del inventario.
tems del Grupo B : Son aquellos tems que tienen un valor de Consumo de segunda importancia, representan el 15% de la inversin total del inventario y el 30% de los artculos que se encuentran en el inventario.
tems del Grupo C : Son los artculos ms numerosos, pero de menor importancia, representan en 5 % de la inversin total del inventario y el 60% del numero de artculos que hay en los almacenes. NIVELES DE FORD DICKIE
CLASE A
B
C % ACUMULADO DE LA LA INVERSIN (Eje de las Ordenadas) % ACUMULADO DEL NUMERO DE ARTICULOS (Eje Abscisas )
80 % 15 % 5 % TOTALES
100 % 10 % 30 % 60% 100 % Un aspecto importante para el anlisis y la administracin de un inventario es determinar qu artculos representan la mayor parte del valor del mismo - midindose su uso en dinero - y si justifican su consecuente inmovilizacin monetaria.
Estos artculos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los que se consumen en mayor proporcin, sino aquellos cuyas valorizaciones (precio unitario x consumo o demanda) constituyen % elevados dentro del valor del inventario total.
Generalmente sucede que, aproximadamente el 20% del total de los artculos, representan un 80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artculos inventariados, alcanza el 20% del valor del inventario total.
El grfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es una herramienta que permite visualizar esta relacin y determinar, en forma simple, cules artculos son de mayor valor, optimizando as la administracin de los recursos de inventario y permitiendo tomas de decisiones ms eficientes. ABC COMO TECNICA DE GESTION DE INVENTARIOS Segn este mtodo, se clasifican los artculos en clases, generalmente en tres (A,B o C), permitiendo dar un orden de prioridades a los distintos productos: ARTICULOS A: Los ms importantes a los efectos del control. ARTICULOS B: Aquellos artculos de importancia secundaria. ARTICULOS C: Los de importancia reducida.
La designacin de las tres clases es arbitraria, pudiendo existir cualquier nmero de clases. Tambin el % exacto de artculos de cada clase vara de un inventario al siguiente. Los factores ms importantes son los dos extremos: unos pocos artculos significativos y un gran nmero de artculos de relativa importancia.
Esta relacin emprica formulada por Vilfredo Pareto, ha demostrado ser una herramienta muy til y sencilla de aplicar a la gestin empresaria.
Permite concentrar la atencin y los esfuerzos sobre las causas ms importantes de lo que se quiere controlar y mejorar. El mtodo o grfico ABC puede ser aplicado a:
Las ventas de la empresa y los clientes con los que se efectan las mismas (optimizacin de pedidos).
El valor de los stocks y el nmero de tems de los almacenes.
Los costos y sus componentes Los beneficios de la empresa y los artculos que los producen (determinar aquellos productos que, teniendo una alta penetracin en el mercado - facturacin-, disponen de baja rentabilidad; detectar por prioridades aquellos productos que, teniendo una baja penetracin - comercializacin-, disponen de alta rentabilidad). Ejemplo de aplicacin:
A continuacin se desarrollar un ejemplo que permitir visualizar cmo se determinan las tres zonas (A-B-C) en un inventario constituido por 10 Artculos:
TABLA N 1: Datos a obtener del inventario : TABLA N 01
1. Se debe determinar la participacin monetaria de cada artculo en el valor total del inventario. Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a lo siguiente:
Columna n 1: Corresponde al n de artculo.
Art. N Consumo anual / Costo unitario (unidades) ($) una de las valorizaciones en el valor total del inventario. TABLA N 2
Determinacin de la participacin monetaria de cada artculo en el valor total del Inventario. Columna n 2: Los porcentajes de participacin de cada artculo en la cantidad total de artculos.
Para nuestro ejemplo, como tenemos un inventario constituido por 10 Artculos, cada artculo representa el 5% dentro del total (100%/ 50 art.= 5%)
Columna n 3: Representa la valorizacin de cada artculo.
Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo.
Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 10 artculos.
Columna n 4: Nos muestra el % que representa cada una de las valorizaciones en el valor total del Inventario. ( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4) ART. N % de Particip. de C/ Articulo Consumo ($) Valorizacin % del Consumo total ($) 1 5 7,500 2.78 2 5 12,000 4.44 3 5 105,000 38.85 4 5 12,000 4.44 5 5 1,750 0.65 6 5 81,600 30.19 7 5 3,750 1.39 8 5 5,625 2.08 9 5 35,000 12.95 10 5 6,000 2.22 TOTALES 50 270,225 100 % 2. Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4, tomando las participaciones de cada artculo en sentido decreciente, lo que dar origen a la tabla n 3: ART. N % Participacin % Valoracin % Participacin Acumulada % Valoracin Acumulado Clase 3 5 38.85 5 38.85 6 5 30.19 10 69.04 A 9 5 12.95 15 81.99 2 5 4.44 20 86.43 4 5 4.44 25 90.87 B 1 5 2.78 30 93.65 10 5 2.22 35 95.87 8 5 2.08 40 97.95 7 5 1.39 45 99.34 C 5 5 0.65 50 100.00 Conclusiones:
Si bien cada almacn tiene distintos tipos de curvas ABC, lo importante es recordar que:
Para los artculos A se debe usar un estricto sistema de control, con revisiones continuas de los niveles de existencias y una marcada atencin para la exactitud de los registros, al mismo tiempo que se deben evitar sobre- stocks.
Para los artculos B , llevar a cabo un control administrativo intermedio.
Para los artculos C , utilizar un control menos rgido y podra ser suficiente una menor exactitud en los registros.
Se podra utilizar un sistema de revisin peridica para tratar en conjunto las rdenes surtidas por un mismo proveedor. IMPORTANCIA DE LA CLASIFICACIN ABC DE MATERIALES :
A) Permite establecer el grado de control sobre los materiales del inventario en funcin de su valor y nivel de clasificacin.
B) Es una ayuda visible para la Gerencia de Logstica al momento de la toma de decisiones en el control de inventarios.
C) Con base en la clasificacin ABC, el ejecutivo de logstica determinar el tratamiento que debe darse a la clase C para evitar el alto costo de posesin, por el espacio cbico de almacenamiento ocupado innecesariamente.
D) Mediante esta clasificacin de materiales, los que estn en condiciones de obsoletos sern eliminados automticamente.
E) Ayuda fundamentalmente a determinar el grado de endeudamiento con terceros. Toda vez que indica la inversin en existencias en funcin al volumen, clasificacin y valor monetario.
CONTROL DE LOS MATERIALES Esta actividad es muy necesaria e importante, debido a que todas las entradas y salidas de los materiales deben ser contabilizados y constituye elemento importante del balance de una empresa.
Es una actividad mediante el cual, a travs de un sistema de registros e informes, se mantienen los datos necesarios referentes a la cantidad, ubicacin y condiciones de los materiales o artculos disponibles en un almacn por recibir o por entregar.
Mediante el control de los materiales (stock), se determina la cantidad de artculos disponibles para la entrega, para la adquisicin, cambio o devolucin , se mantienen los registros exactos de su ubicacin, y se registran la entradas y salidas realizadas. RESPONSABILIDADES: Los rganos de control de stock, tienen las responsabilidades generales siguientes:
1.-Asegurar un control eficiente y oportuno de todos los materiales asignados durante su recepcin, almacenamiento y distribucin.
2.- Formular los pedidos (solicitud de compra) de completamiento, para mantener los niveles autorizados y necesarios e informar a la seccin de distribucin, sobre los materiales por llegar:
3.-Formular y enviar las solicitudes de compra, a las oficinas de adquisiciones (compra).
4.- Adems un buen control de materiales (stock) permite:
a) Asegurar una cantidad exacta y adecuada y no excesiva de artculos, para satisfacer las necesidades previstas. b) Descubrir excedentes, para su devolucin o disposicin final.
c) Establecer reservas para hacer frente a situaciones de emergencia (nivel de seguridad).
d) Satisfacer pedidos rpidamente ( con un mnimo de pedidos denegados o no satisfechos).
e) Localizar los materiales sobrantes, anticuados y no reparables, evitando recargar el almacenamiento y el sistema de distribucin (acondicionamiento interno).
DISPOSICION FINAL: Esta actividad no es propia de la funcin de abastecimientos, o del almacn; sin embargo es preciso considerarla como parte final de sta.
El concepto de disposicin final, debe ser interpretado como la situacin a la que llega un determinado material, articulo, maquinaria, despus de haber sido dado de baja, (o en algunos casos antes), se pone en venta como chatarra, se remata, se desintegra, se dona, obsequia , o se re usa. Etc.
Cuando un articulo se da de baja, surge la pregunta: Qu debe hacerse con el ? Si no se precisa, es normal que un buen almacenero lo guarde. Acumulando deshechos, ocupando ms espacio en forma innecesaria y evitando que la empresa pueda recuperar para ella, algn beneficio econmico.
Se considera inconvenientes y no recomendable emplear espacios o locales especiales para este fin, ya que a corto plazo se colman con deshechos y materiales inservibles para la empresa.
La accin que se tome , debe tener estrecha relacin econmica con la empresa. Toda vez que, si una maquina o equipo cualquiera se malogra, o resulta obsoleto para determinados fines, esa misma, puede ser utilizado por otra empresa con fines diferentes.
Esto quiere decir que, por ejemplo, puede ser vendido, producindose as, algunos ingresos para la empresa.
Otras veces, el artculo es factible de rematarse, especialmente cuando la cantidad o volumen de ellos, lo hace apropiado; en estos casos tambin significa ingresos para la empresa.
En otras ocasiones se desarman, desintegran maquinarias o equipos, para utilizar algunas partes en la reparacin de otras o para ser vendidas por partes. Tambin es factible que la empresa dentro de su poltica econmica, acostumbre a rematar el material como chatarra, a donarlo u obsequiarlos; lo importante que los almacenes no se llenen de artculos no utilizables, dejando de percibir algunos ingresos.
Estas actividades generalmente estn reglamentadas, por disposiciones legales, por la Gerencia especializada y regulada por la Gerencia de Logstica.
Estas acciones administrativas, normalmente se regulan o se norman; y dentro de estas normas, debe prescribirse a quin corresponde la decisin de la autorizacin respectiva, ya que de acuerdo a la mayor o menor importancia y/o valor del material o articulo, puede corresponder a la Gerencia de quien depende el material, puede corresponder a la Gerencia de Logstica o a la Gerencia General. DOCUMENTACION REQUERIDA PARA UN ADECUADO CONTROL DE LOS MATERIALES
La documentacin que se formula tiene por objeto lograr un eficiente control de los materiales en el almacenamiento. La variedad de los documentos que se utilicen depender del tipo de operaciones ,del volumen de las transacciones, de las polticas de cada empresa.
1) NOTA DE INGRESO: Documento que es preparado en la seccin recepcin y verificacin de los materiales, que sirve para dejar constancia que los materiales comprados o adquiridos, se estn internando en el almcen.
2) TRANSFERENCIAS: Este documento ambivalente de entrada y de salida, que permite trasladar de un almacn a otro o de un cdigo a otro, determinados materiales que se requieran; algunos casos para abastecer a un sub-almacen, para formar conjunto que faciliten el despacho, e inversamente para desagregar materiales con el fin de facilitar el despecho. Igualmente permite cambiar de cdigos a los materiales, ya sea para corregir un error anterior o para recodificar algn artculo. Cuando falta espacio para su desarrollo normal en el catlogo de la empresa.
3) DEVOLUCION DE MATERIALES: Este documento representa tambin un ingreso de materiales, pero a diferencia del anterior, proviene de los usuarios, debido a retiros de instalaciones, exceso de materiales entregados, sobrantes de trabajo y/o errores de despacho.
4) PEDIDO DE MATERIALES: Este documento, denominado tambin Vale de Almacen; o Gua de Salida, segn diferentes costumbres en cada empresa, es el que permite hacer entrega al usuario de los materiales requeridos al almacen.
5) NOTA DE VENTA O FACTURA: Este documento, generalmente usado en las empresas comerciales, permite dar salida y eventualmente facturar simultneamente las entregas a los clientes.
6) AJUSTES O ASIENTOS: La finalidad de este documento es primordialmente contable y permite ingresar o dar salida a cantidades y valores de mercancia que por error de codificacin o despacho, han resultado con diferencias de inventario.
7) REGISTROS: Toda la documentacin de entrada y salida, utilizada para las transacciones de los materiales en los almacenes, debe ser registrada de la manera ms adecuada a las necesidades de cada almacen.
Los principales tipos de registros de inventario son:
a) TARJETA DE CASILLERO ( Bind Card ): Generalmente esta tarjeta se encuentra junto al material y permite el registro de entrada y salida en el momento mismo de la operacin de ingreso o salida de la mercanca. b) TARJETA MANUAL: Este tipo de tarjeta e variados tamaos y formas, tiene la misma finalidad que las tarjetas de casilleros, pero se encuentran agrupadas con todas las dems en un solo lugar. Accesibles al almacenero. Los registros de entrada y salida, se efectan inmediatamente antes o despus de la transaccin.
c) TARJETA KARDEX : Esta denominacin utilizada por costumbre, tomando el nombre de un fabricante de archivadores metlicos, es similar a la tarjeta manual, pero est ubicado en un porta-tarjetas dentro de la gaveta correspondiente de un archivador. Tiene la ventaja de su fcil localizacin y buena conservacin.
d) TARJETAS PERFORADA: Es otro sistema de registro no muy difundido, constituido por tarjetas perforadas. Son un medio ideal para clasificar y utilizar. PROCESO ADMINISTRATIVO EN EL CICLO DE ALMACENAMIENTO DE LOS MATERIALES Inicio 1 Gua Remisin Procedimiento Devolucin materiales Orden de Compra T Archivo Control Calidad
Es conforme
Nota Entrada Almacn Mat. Entrega Material Almacn
Proceso de Almacenamiento Recepcin. Clasificacin Codificacin Manipuleo Ubicacin Mantenimiento Seguridad Proceso de Despacho Procedimiento De despacho. Distribucin Entrega usuarios O transportista Proceso Control existencias Kardex Fsico Nota de salida Mat. Control Stock Reposicin Stock Parte diario movimiento O.Compra PROVEEDOR AREA ALMACEN USUARIO Mat. Descarga Desembala Verificacin
Recepcin Solicita bienes Nota salida Almacn si no 1 Recepcin 2 Almacn 3 Despacho 4 Control stock Fin si no Material
Nota Salida Entrega Artculos solicitados GLOSARIO LOGISTICO :
LOGISTICA: Es todo flujo o movimiento organizado de mercancas, objetos, dinero y personas cuyo fin es la rentabilidad.
PIKING: Proceso mediante el cual se hace una clasificacin de mercancas para agilizar el alistamiento de los pedidos.
PAKING: Proceso que involucra el embalaje de mercancas en diferentes tipos de empaques.
CROSS DOKING: Es un proceso de acondicionamiento de mercancas en una bodega central para luego ser distribuidas a diferentes puntos de venta, clientes u otras bodegas.
LAY OUT: Se refiere a la adecuada distribucin fsica dentro de una planta o almacn.
LEAD TIME: Es el tiempo de espera que se establece para el cumplimiento de un proceso: Ejemplo. La entrega de un pedido en 24 horas.
TRAZABILIDAD: Proceso de identificacin o bsqueda de informacin del origen de un determinado producto, servicio o persona.
EPC: Cdigo electrnico de producto (similar al cdigo de barras pero contiene informacin diversa sobre un determinado tem. CADENA DE ABASTECIMIENTO: Es el proceso que involucra desde la compra de la materia prima hasta la entrega del producto terminado al consumidor final.
CADENA DE VALOR: Es cada uno de los procesos que participan dentro de un objetivo general imprimiendo valor agregado que beneficie al cliente y a la organizacin.
FLETE: Valor que se paga por el transporte de mercancas u objetos de un sitio de origen a un sitio de destino.
JUST IN TIME: Proceso implementado por Toyota, hoy por hoy utilizado para el manejo de inventarios y procesos de produccin en algunas empresas.