GERENCIA DE PROYECTOS PMI

Planificacin de Recursos,
Calidad y Comunicaciones

Sesin
Sesin 7
7

GESTIN DE COSTOS
Todos los proyectos
estn limitados por
una restriccin
presupuestaria. La
gestin de los costos
es un rea con varias
nociones tcnicas que
debe conocer un buen
Director del Proyecto
para lograr proyectos
exitosos.

Estimar los costos

Entradas

Salidas

Lnea Base de
Alcance de
Cronograma
proyecto
Plan de recursos
humanos
Registro de riesgos
Factores
ambientales de la
empresa
Activos de los
procesos de la
Organizacin

Estimar
Estimar los
los
costos
costos
Herramientas
y Tcnicas
Juicio de expertos
Estimacin anloga
Estimacin paramtrica
Estimacin ascendente
Estimacin por tres valores
Costo de la calidad
Software de estimacin de
costos para la direccin de
proyectos
Anlisis de propuestas para
licitaciones

Estimaciones de
costos de las
actividades
Bases de los
estimados
Actualizaciones a
los documentos del
proyecto

 Cmo gestionar el proyecto segn su

presupuesto?
Cul es el nivel de precisin de las
estimaciones de costos? Un nivel de precisin
por orden de magnitud (ROM) suele variar
entre +-50%; mientras que una estimacin
defnitiva estar en un rango de +-10%.
Cules son los enlaces de cada grupo de
costos con las cuentas de control de la EDT?
Cules son los lmites o umbrales
permitidos de variaciones en los costos?
Cmo administrar las variaciones de
costos?
Cmo y cundo realizar anlisis de valor?

El Director del
Proyecto y su
equipo deben
planifcar
cmo
se
gestionarn
los costos del
proyecto,
dando
respuesta
a
los siguientes
interrogantes:

Plan de gestin de costos

Estimar los costos

Qu herramientas puedo utilizar?
Estimacin anloga: utilizar costos de proyectos anteriores para
estimar el costo del prximo proyecto.
Estimacin ascendente: descomponer la actividad en menores
componentes para estimar con mejor precisin cada una de las partes
inferiores y luego sumar los costos de abajo hacia arriba.
Estimacin paramtrica: utilizar informacin histrica para estimar
los costos futuros. Podran ser modelos simples.
Determinar tarifas de los recursos: solicitar cotizaciones, consultar
bases de datos y listas de precios.
Estimacin por 3 valores o PERT: al igual que para estimar la duracin
de una actividad, para estimar los costos se puede aplicar la tcnica
PERT.
Anlisis de reserva: agregar una reserva de costo adicional para
contingencia sobre aquellos eventos previstos pero inciertos. En otras
palabras, agregar una reserva de contingencia sobre aquellas
incgnitas conocidas que tienen riesgos residuales.
Costo de la calidad: costos para asegurar la calidad del proyecto.
Incluye los costos de prevencin y evaluacin (costos de
cumplimiento) y los costos de falla (costos de no cumplimiento), como
explicaremos en el captulo de calidad.
Software: planillas de clculo, simuladores, estadsticas, etc.
Anlisis de propuestas para licitaciones: estimar los costos del

Estimar los costos

Qu obtengo al final del proceso?
Estimaciones de costos de las actividades:
recursos humanos, materiales, equipamiento,
servicios, instalaciones, reserva para contingencias,
ajustes inflacionarios, entre otros.
Base de las estimaciones: informacin de
respaldo de las estimaciones. Documento que
justifcan cmo se realizaron las estimaciones de
costo, justifcacin de los supuestos utilizados,
especifcaciones del rango de precisin, entre otros.

Estimar los costos

Consiste en desarrollar una aproximacin de los costos de los
recursos necesarios para completar cada actividad del
cronograma.
Tipos de estimacin de costos:
Tipo

Descripcin

Estimacin aproximada Usada generalmente en las

de orden de magnitud fases tempranas del proyecto

Exactitud
-50% a
+100%

(ROM: Rough order of

magnitude)

Presupuestario
(Budgetary)

Rango de estimacin
(Range of estimate)

Estimacin defnitiva

Se usa a menudo para fnes de

planifcacin

-10% a +25%

Se usa a menudo como una

alternativa al tipo ROM, donde
la exactitud de la estimacin
no se conoce bien

-10% a +15%

Basado en informacin detallad -5% a + 10%

del trabajo del proyecto

Estimar los costos

Estimacin por analoga
Utiliza los costos reales de proyectos anteriores
similares como base para estimar los costos del
proyecto actual.
Se utiliza frecuentemente para la estimacin de
costos cuando la cantidad de informacin
detallada sobre el proyecto es limitada (fases
tempranas).
Utiliza el juicio de expertos.
En general, es menos costosa que otras tcnicas,
pero generalmente tambin es menos exacta. Es
ms fable cuando los proyectos anteriores son
similares de hecho y no slo en apariencia, y las
personas o grupos que preparan las estimaciones
tienen la experiencia necesaria.

PROYECTO
A

PROYECTO
B

Estimar los costos

Estimacin Paramtrica
Es una tcnica que utiliza una relacin estadstica
entre los datos histricos y otras variables (por
ej., metros cuadrados en la construccin, lneas
de cdigos en el desarrollo de software, horas de
mano de obra requeridas) para calcular una
estimacin de costos para un recurso de la
actividad del cronograma.
Puede producir niveles superiores de exactitud
dependiendo de la complejidad, as como tambin
de la cantidad subyacente de recursos y la
informacin de costos incorporada al modelo.
Un ejemplo relacionado con el costo supone
multiplicar la cantidad planifcada de trabajo a
realizar por el costo histrico por unidad, a fn de
obtener el costo estimado.

bx
+
a
=
y

Estimar los costos

Estimacin Ascendente
Esta tcnica implica estimar el costo de paquetes
de trabajo individuales o actividades del
cronograma individuales con el nivel ms bajo de
detalle.
Este costo detallado luego se resume o acumula
en niveles superiores para fnes de informacin y
seguimiento.
El costo y la exactitud de la estimacin de costos
ascendente en general est motivada por el
tamao y la complejidad de la actividad del
cronograma o del paquete de trabajo individuales.
En general, las actividades con un esfuerzo
asociado menor aumentan la exactitud de las
estimaciones de costos de las actividades del
cronograma.

Estimaciones de las actividades

Estimaciones de costos de las actividades
Es una evaluacin cuantitativa de los costos probables
de los recursos necesarios para completar las
actividades del cronograma.
Actividades
1. Defnir perfles y nro. De personal
requerido
2. Enviar convocatoria a universidades y
peridicos
3. Realizar entrevistas
4. Seleccionar candidatos
5. Firmar contratos
6. Inducir a la organizacin
Costo x Hora (Dlares) = 10

Horas

Otros

4
20
20
10
16

2000

1000

78

3000

Determinar el presupuesto
Entradas

Salidas

Estimaciones de
costos de las
actividades
Base de las
estimaciones
Lnea Base de
Alcance
Cronograma de
proyecto
Calendario de los
recursos
Factores
ambientales de la
empresa
Activos de los
procesos de la
Organizacin

Determinar
Determinar el
el
presupuesto
presupuesto
Herramientas
y Tcnicas
Suma de costos
Anlisis de reserva
Juicio de expertos
Relaciones histricas
Conciliacin del lmite del
financiamiento

Lnea base del

desempeo de
costos
Requisitos de
financiamiento del
proyecto
Actualizaciones a los
documentos del
proyecto

Determinar el presupuesto
Qu herramientas puedo utilizar?
Suma de costos: sumar los costos de las
actividades del proyecto distribuidas a travs del
tiempo.
Anlisis de reserva: agregar una reserva de
contingencia para los riesgos conocidos o una
reserva de gestin para aquellos cambios por
riesgos imprevistos.
Estimacin anloga o paramtrica que utiliza
informacin histrica para estimar presupuestos
futuros.
Conciliacin del lmite del financiamiento:
analizar si los desembolsos estimados en el
presupuesto son coherentes con la fnanciacin
disponible.

Determinar el presupuesto
Qu obtengo al fnal del proceso?
Lnea base de costo: est formada por el
presupuesto acumulado del proyecto.
Requisitos de financiamiento: necesidades
de fondos para fnanciar el proyecto a travs
del tiempo.

Determinar el presupuesto
La sumatoria de los costos estimados de las actividades individuales o
paquetes de trabajo a fn de establecer una lnea base de costo.
Durante esta etapa se debe considerar las contingencias para evitar
ser sorprendidos por algunos imprevistos.
Mes 1

Mes 2

Mes 3

Mes 4

TOTAL

Personal:
2 personas

2 000

2 000

2 000

2 000

8 000

Equipos:
PCs
Impresora

2 500
1 000

Consultora:
Pagos a proveedor

5 000

Capacitacin:
Manejo GSM

8 000

4 000

18 500

8 000

7 000

7 000

40 500

1 850

800

700

700

4 050

20 350

12 800

7 700

7 700

48 550

Linea Base de Costos

Contingencia
TOTAL COSTOS DEL PROYECTO

2 500
1 000
5 000

5 000

15 000
12 000

Determinar el presupuesto
Lnea base del desempeo de Costos
Es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base
respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el
desempeo general del costo.
40000

Actividad
Personal
Equipos
Consultora
Capacitacin
Linea Base de
Costos
Contingencia
TOTAL COSTOS

Mes Mes TOTA

Mes 1 Mes 2 Mes 3
4
5
L
30000acumulados
1,900 2,200 2,250 1,000 700 8,050 Valores

1,250 3,750 2,000

7,000
15,14
1,800 3,000 4,345 4,000 2,000
20000
5

2,000 3,000

5,000
13,34 7,00 2,70 35,19
3,700 8,450
10000
5
0
0
5
370
845 1,335 700 270 3,520
14,68 7,70 2,97 38,71
4,070 9,295
0
0
0
0
5
0

0.5

1.5

2.5

Mes

3.5

4.5

Determinar el presupuesto
Requisitos de fnanciamiento del proyecto
Los requisitos de fnanciacin, totales y peridicos, se
derivan de la lnea base de costo y pueden establecerse para
excederlos, en general por un margen, a fn de estar
preparado para el avance temprano o los sobrecostos.
40000

Valores acumulados

Requisitos de
fnanciamient
o
30000
Lnea
base de
costos

20000

10000

Gastos

0
0

2
Mes

GESTIN DE LA CALIDAD
La gestin de la calidad implica que
el proyecto satisfaga las necesidades
por las cuales se emprendi. Para ello
ser necesario lo siguiente:
Convertir las necesidades y expectativas
de los interesados en requisitos del
proyecto
Lograr la satisfaccin del cliente cuando
el proyecto produzca lo planifcado y el
producto cubra las necesidades reales
Realizar acciones de prevencin sobre la
inspeccin
Buscar en forma permanente la
perfeccin: mejora continua

Entradas
Lnea Base de
Alcancede
Registro
Interesados
Lnea base de
desempeo de
costos
Lnea base del
cronograma
Registro de
riesgos
Factores
ambientales de
la empresa
Activos de los
procesos de la
Organizacin

Planificar la calidad

Planificar
Planificar la
la
calidad
calidad
Herramientas
y Tcnicas
Anlisis costo-beneficio
Costo de la calidad
Diagramas de control
Estudios comparativos
Diseo de experimentos
Diagrama de flujo
Muestreo estadsticos
Metodologas propietarias de gestin
de la calidad
Herramientas adicionales de
planificacin de calidad

Salidas
Estimaciones de
costos de las
actividades
Mtricas de calidad
Listas de control de
calidad
Plan de mejoras del
proceso
Actualizaciones a los
documentos del
proyecto

Planificar la calidad

JURAN
CROSBY

Triloga de Juran:Planeamiento, Control y

Mejoramiento de la
Calidad
Cero defectos

DEMING

Se enfoca en el TQM (Calidad Total)

y la Mejora continua

TAGUCHI

La calidad debera ser diseada en

el producto de modo que los
factores que causen variacin
puedan ser identifcados y
controlados

Planificar la calidad
Qu herramientas puedo utilizar? (1)
Costo de la calidad (COQ: cost of quality)
Diagrama de control: se utiliza para evaluar el
comportamiento del proceso a travs del tiempo.
El cliente fja lmites de especifcacin (o
tolerancia) y el DP determina los lmites de
control.
Estudios comparativos (benchmarking): utilizar
otros estudios realizados sobre proyectos
similares para planifcar la calidad del proyecto.
Diseo de experimentos: evaluar
estadsticamente qu factores mejoran la calidad
del proyecto.

Planificar la calidad
Qu herramientas puedo utilizar? (2)
Muestreo estadstico: seleccionar parte de una
poblacin para su anlisis, de esa forma se
reducen los costos de control de calidad en
relacin a tener que investigar toda la poblacin.
Diagrama de flujo: utiliza smbolos para
describir los pasos de un proceso y las acciones
que se deben realizar en cada paso.
Otros metodologas o herramientas: six
sigma, lean thinking, despliegue de funciones de
calidad, CMMI, diagramas de afnidad, tcnicas de
grupo nominal, diagramas matriciales, etc.

Planificar la calidad
Qu obtengo al fnal del proceso?
Plan de gestin de calidad
Mtricas de calidad: parmetros objetivos
que se utilizarn para medir la calidad del
proyecto.
Listas de control de calidad: listado para
verifcar que se sigan los procesos de calidad

Planificar la calidad
Consiste en identifcar qu estndares de calidad son relevantes para el proyecto, y
determinar cmo satisfacerlos.
Los estndares de calidad pueden ser parte de un modelo de calidad tipo SixSigma, ISO,
TQM, CMM, Malcom Baldnge, etc. La calidad se planifca, se disea e incorpora, no se
incluye mediante inspeccin.
Actividad

Responsable

Descripcin

Validacin de principales
entregables

Todos.

Todos los entregables del WBS sern validados por el

Comit Directivo antes de darse por concluido.

Diseo de procesos

Responsables de
equipos.

Todos los procesos de la organizacin debern

considerar actividades de aseguramiento de calidad en
sus procesos.

Revisin de pares

Analista Experto

El diseo del portal ser validado por un analista

experto.

Auditoria del Proyecto

PM y Responsables de Se realizar una auditoria al proyecto al trmino del plan

equipos
para la direccin del proyecto.

Mtricas
Tiempo que se demora un aplicativo como respuesta a
una peticin de usuario

Tiempo de respuesta = 2 sg.

Supervisor tcnico

Nro. de errores por ciclo de

prueba.
C1= 20; C2=1O; C3=5;
C4=0

Supervisor de pruebas Pruebas realizadas con datos reales

GESTIN DE RECURSOS HUMANOS

Si quieres ser un buen director
de proyecto, debers prestar
mucha atencin a este captulo.
Recuerda siempre que los
proyectos no son slo planillas
de clculos, diagramas de Gantt
y planes.
Las personas sern las que
harn realidad un proyecto
exitoso y de all la importancia
de saber liderarlos, motivarlos y
retribuirlos de manera apropiada

Desarrollar el plan de recursos humanos

Entradas
Requisitos de
Recursos de la
actividad
Factores
ambientales de
la empresa
Activos de los
procesos de la
Organizacin

Salidas

Desarrollar
Desarrollar el
el
plan
plan de
de Recursos
Recursos
Humanos
Humanos
Herramientas
y Tcnicas
Organigramas y
descripciones de
cargos
Creacin de relaciones
de trabajo
Teora de la
Organizacin

Plan de Recursos
Humanos

Cmo y cundo se incorporar cada persona?

Cules son sus capacidades actuales y sus
necesidades de formacin?
Cules sern sus roles y responsabilidades?
Cules sern los paquetes de trabajo que
asignaremos a cada miembro del equipo?
Cundo deber enviar los informes cada
persona?
A qu reunin deber asistir cada uno?
Cmo ser el plan de recompensas individual y
grupal?
Cmo vamos a proteger al personal de las
contingencias externas?
Cmo y cundo desafectaremos a las
personas?

Cuando
planificamos
las
necesidades de
recursos
humanos para
realizar las
actividades del
proyecto,
deberamos dar
respuesta a las
siguientes
preguntas:

Desarrollar el plan de recursos

humanos

Desarrollar el plan de recursos

humanos
Qu herramientas puedo utilizar?
Organigramas y descripcin de cargos: esquemas donde se
explicita el cargo y nivel jerrquico de cada persona. Pueden ser
diagramas jerrquicos, diagramas matriciales o documentos de
texto.
Creacin de relaciones de trabajo (Conexiones): por
ejemplo, organizar todos los viernes por la tarde una reunin
informal con los miembros del equipo donde la empresa pague las
cervezas y nadie asista con traje y corbata.
Teora de la Organizacin: provee informacin sobre el
comportamiento de las personas en las organizaciones (sistemas
abiertos, cerrados, naturales y racionales).
Qu obtengo al fnal del proceso?
Roles y responsabilidades: rol es el cargo o posicin que ocupa
una persona en cada actividad del proyecto, mientras que
responsable es la persona que debe lograr que la actividad se
desarrolle de manera adecuada. Cabe aclarar que el responsable
podra ser una persona distinta a la que realiza la actividad.

Desarrollar el plan de recursos

humanos
Consiste en determinar los roles del proyecto, las responsabilidades y
las relaciones de informe (lneas de reporte), y elaborar el plan de
Recursos Humanos.
Integrantes

Analista
Lder

Analistas

Comit

Nombre

Rol

Gerente

Nombre del
integrante
1,

Responsable
del Proyecto

Lder de
Programaci
n

Usuario
Experto

Programadores

Funciones
Se encarga de toda la
gestin del proyecto

Nombre del
integrante
2,

Analista
Lder

Nombre del
integrante
3,

Lder de
Programaci
n

Desarrollan los
requerimientos

Nombre del
integrante
4,

Programador
es

Valida el producto del

proyecto

Nombre del

Usuario

Se encarga de toda la

Realiza el anlisis de
requerimientos Monitorea
el desarrollo de
requerimientos

Dedicaci
n al
Proyecto

Tiempo
completo
Tiempo
completo

Tiempo
parcial
Tiempo
parcial
Tiempo

Desarrollar el plan de recursos

humanos

Matriz RAM (Responsibility Assignment

Matrix)
Marcel Rogeli
Pedro
Actividad

DIAGRAMAS
MATRICIALES DE
ASIGNACIN DE
RESPONSABILIDADES

Bsqueda de
informacin

Estudio de mercado

Pedro

Marcel
a

Rogeli
o

Bsqueda de
informacin

Estudio de mercado

Anlisis costo
benefcio

Matriz RACI

Actividad

costo
RAnlisis
(responsable);
A (aprueba);
CA(consultado);
I
I
R
benefcio
(informado)

FORMATO DE TEXTO
(Manual de Organizacin y
Funciones)

Rol:
Autoridad:
Responsabilidad:
Competencias:

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

La principal habilidad de
un Director de Proyectos
es saber comunicar.
No importa qu ttulo
tengas y en qu profesin
te hayas especializado, si
no aprendes a comunicar
de manera efectiva no
conseguirs proyectos
exitosos.

Planificar las comunicaciones

Entradas

Registro de
Interesados
Estrategia
de la
gestin de los
interesados
Factores
ambientales de
la empresa
Activos de los
procesos de la
Organizacin

Salidas

Planificar
Planificar las
las
comunicaciones
comunicaciones
del
del proyecto
proyecto
Herramientas
y Tcnicas
Anlisis de los
requisitos de las
comunicaciones
Tecnologa de las
comunicaciones
Modelos de
comunicacin
Mtodos de
comunicacin

Plan de gestin
de las
comunicaciones
Actualizaciones a los
documentos del
proyecto

Planificar las comunicaciones

Qu herramientas puedo utilizar?
Anlisis de los requisitos: determinar los canales de
comunicacin y las necesidades de informacin de los
interesados.
Nmero de canales = (n x (n-1)) / 2
Donde n es el nmero de interesados

Tecnologa de las comunicaciones: planifcar qu tipo

de tecnologa se utilizar para la distribuir la informacin.
Modelos de comunicacin: la comunicacin fluye entre
emisor y receptor.
Mtodos de comunicaciones: distintas alternativas para
compartir la informacin entre los interesados. Por
ejemplo, realizar una reunin interactiva o bi-direccional,
enviar un e-mail unilateral (push), desarrollar una intranet
(pull), etc.

Planificar las comunicaciones

Qu obtengo al fnal del proceso?
Plan de gestin de las comunicaciones.
Incluye, entre otros:
Canales de comunicacin
Formato y contenidos del tipo de informacin
Personas responsables de comunicar
Personas que recibirn la informacin
Tecnologa de las comunicaciones a utilizar
Frecuencia de la comunicacin
Glosario de trminos comunes

Planificar las comunicaciones

PLAN DE LAS COMUNICACIONES
Responsabilidad del Interesado
ID #

Actividad

Frecuenci
a

Medio

Director
del
Proyecto

Gerente

Jefe de
Produccin

Equipo
Proyecto

Informe de
Avance

Semanal

Email

Informe de
Resultados

Mensual

Informe Emisor

Solicitud de
Cambios
Funcionales

Eventual

Informe

Destinata
Autoriza
rio

Emisor

Valida

Soporte

Solicitud de
Cambios de
Presentacin

Eventual

Informe

Destinata
Autoriza
rio

Valida

Emisor

Soporte

Reunin de
coordinacin

Quincenal

Acta de Destinata
Valida
Reunin rio

Valida

Valida

Emisor

Emisor

Destinatari
Valida
o

Jefe de
Marketing

Valida

Destinatari Destinatari Destinatari

o
o
o

Soporte
Soporte

GERENCIA DE PROYECTOS PMI

Planificacin de Recursos,
Calidad y Comunicaciones

Sesin
Sesin 7
7