GERENCIA DE PROYECTOS

Procesos de Iniciacin
Sesin 4

Doc. Yvn Daz

Zelada

Procesos de la
Gerencia de
Proyectos

@yvanDiaz
Gerencia de Proyectos Conceptos
Bsicos

INICIACIN
1. Desarrollo del Acta de Constitucin del
Proyecto
2. Identificar a los Interesados
PLANIFICACIN
3. Plan para la Direccin del Proyecto
4. Recolectar los Requerimientos
5. Definir el Alcance
6. Crear la EDT
7. Definir las Actividades
8. Secuenciar las Actividades
9. Estimar los Recursos de las Actividades
10.Estimar la duracin de las Actividades
11.Desarrollar el Cronograma
12.Estimar los Costos
13.Determinar el Presupuesto
14.Planificar la Calidad
15.Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
16.Planificar las Comunicaciones
17.Planificar la Gestin de Riesgos
18.Identificar los Riesgos
2

Procesos de la
Gerencia de
Proyectos

INICIACIN
1. Desarrollo del Acta de Constitucin del
Proyecto
2. Identificar a los Interesados
PLANIFICACIN
19.Realizar el Anlisis Cualitativo de los Riesgos
20.Realizar el Anlisis Cuantitativo de los Riesgos
21.Planificar la Respuesta a los Riesgos
22.Planificar las Adquisiciones
EJECUCIN
23.Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto
24.Realizar el Aseguramiento de Calidad
25.Adquirir el Equipo del Proyecto
26.Desarrollar el Equipo del Proyecto
27.Gestionar el Equipo del Proyecto
28.Distribuir la Informacin
29.Gestionar las Expectativas de los Interesados
30.Efectuar las Adquisiciones

@yvanDiaz
Gerencia de Proyectos Conceptos
Bsicos

Procesos de la
Gerencia de
Proyectos

SEGUIMIENTO Y CONTROL
31.Monitorear el Trabajo del Proyecto
Informes de Desempeo
32.Realizar el Control Integrado de los Cambios
33.Verificar el Alcance
34.Controlar el Alcance
EDT
35.Controlar el Cronograma
36.Controlar los Costos
37.Realizar el Control de Calidad
38.Informar el Desempeo
39.Monitorear y Controlar los Riesgos
40.Administrar las Adquisiciones
CIERRE
41.Cerrar el Proyecto o Fase
42.Cerrar las Adquisiciones

@yvanDiaz
Gerencia de Proyectos Conceptos
Bsicos

Acta de Constitucin del Proyecto

Project Charter

Documento que autoriza formalmente un proyecto o una

fase y documenta los requisitos iniciales que satisfacen las
necesidades y expectativas de los interesados.
Establece una relacin de cooperacin entre la
organizacin ejecutante y la organizacin solicitante (o
cliente, en el caso de proyectos externos). El proyecto se
inicia formalmente con la firma del acta de constitucin del
proyecto aprobada.
Se recomienda que el Director del Proyecto participe
en la elaboracin del acta de
constitucin del proyecto.
@yvanDiaz
Gerencia de Proyectos Gestin de
Integracin

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Entradas

Salidas

El Enunciado del Trabajo

Caso de Negocios
Contrato
Factores Ambientales de
la empresa
Activos de los procesos
de la organizacin

Desarrollar
Desarrollar el
el Acta
Acta
de
de Constitucin
Constitucin del
del
Proyecto
Proyecto

Acta de
Constitucin del
Proyecto

Herramientas
y Tcnicas
Juicio de Expertos
Tcnicas de Facilitacin

@yvanDiaz
Gerencia de Proyectos Gestin de
Integracin

Estructura de un Acta de Constitucin

del Proyecto

Justificacin del proyecto: problema, oportunidad, requisito de negocio,

etc.
Objetivos medibles y criterios de xito
Requisitos generales
Descripcin general del proyecto
Riesgos preliminares
Resumen del cronograma de hitos
Presupuesto preliminar resumido
Criterios de aprobacin: qu criterios deben cumplirse para que sea un
proyecto exitoso? ; quin aprueba y firma si se cumplieron esos criterios?
Director del proyecto, responsabilidad y nivel de autoridad
Interesados
Nombre del patrocinador y nivel de autoridad que firmar al acta de
constitucin del proyecto
@yvanDiaz
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Integracin

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

Fecha: 30 de marzo del 2015
Nombre del proyecto: ENCUENTRO ESTUDIANTES UTA ARICA,
CHILE NBS AREQUIPA, PER 2015
Justificacin del proyecto:
Intercambiar experiencias entre las sedes y desarrollar una nueva
actividad de valor en la regin.
Objetivos estratgicos:
Servicio: Proveer un servicio de valor adicional a los participantes del
reencuentro Reconocimiento: La integracin de los estudiantes UTA y
NBS
Criterios de xito:
Nmero mnimo de participantes = 500
Calificacin global mnima en encuesta de satisfaccin = 4 (max. 7)
Requisitos de alto nivel
Director ejecutivo para presentacin de apertura y reunin con lderes
@yvanDiaz
Soporte operativo de empresa especializada en eventos
Gerencia de Proyectos Gestin de
Integracin

Descripcin del proyecto de alto nivel:

Reunin con las mximas autoridades de la UTA
10 conferencistas internacionales cubriendo temas de actualidad
Trabajo en equipo outdoor para potenciar las relaciones
Riesgos de alto nivel
Riesgo identificado
No viene los expositores
Baja dedicacin de voluntarios
Falta capital de trabajo

Plan de respuesta preliminar

Tener expositores in situ de reemplazo
Contratar staff para el evento
Recortar gastos de ambientacin y
cenas

Resumen del cronograma de hitos

15-08: Contrato firmado con lugares para realizar el evento
15-09: Contratar empresa de eventos
15-10: Plan para la direccin del proyecto
10-12: Ejecucin del evento
30-12: Documento de lecciones aprendidas finalizado
@yvanDiaz
Gerencia de Proyectos Gestin de
Integracin

Resumen del presupuesto

Ingresos estimados = $75,000 ; Egresos estimados = $60,000
Requisitos para la aprobacin del proyecto
Entregar documento de lecciones aprendidas al Program Manager a los
15 das de finalizado el evento explicitando el logro o no de los criterios
de xito.
Director del proyecto y nivel de autoridad
Director del Proyecto: Anyela Juarez
Selecciona a los miembros del equipo de trabajo.
Aprueba: presupuesto, plan de marketing, plan de comunicaciones.
Responsable de: agenda, logstica, sponsors y direccin del proyecto
Felipe Manrique
Gerente del Programa

@yvanDiaz
Gerencia de Proyectos Gestin de
Integracin

MEMORANDUM

Fecha: 20 de marzo del 2015

Para: Gerentes
De: Vicepresidente

Luego de varios meses de negociacin es un placer anunciarles que nuestro socio

estratgico en la ciudad de Arequipa (Per) Instituto del Sur, ha decidido llevar a cabo
el ENCUENTRO ESTUDIANTES UTA ARICA, CHILE NBS AREQUIPA, PER 2015
Esta es una excelente oportunidad para nuestra compaa y como siempre, estamos
obligados a proveer del mejor servicio. Para llevar a cabo este importante proyecto, he
asignado a Felipe Manrique como Director del Proyecto, el cual me informar sobre los
avances del mismo. El Sr. Manrique tiene la autoridad suficiente para administrar todas
las actividades necesarias y cumplir con nuestras obligaciones contractuales. El ser el
responsable de que el proyecto se implemente adecuadamente.
Por su parte, los gerentes claves del equipo de proyectos sern Rosario Castillo
(Marketing), Yeiser Manrique (Comercializacin) y Cesar Paredes (Finanzas).
La revisin de la planificacin se llevar a cabo dentro de 60 das cuyo principal
objetivo ser la aprobacin final del Plan de Proyectos. Para esa fecha se aprobar el
presupuesto necesario, bajo la supervisin de Sr. Manrique, para que podamos pasar a
la siguiente fase del proyecto.
Felicitaciones a todos los que hicieron posible este gran logro. Les solicito que apoyen
incondicionalmente al Felipe y su equipo en esta gran oportunidad comercial que se
@yvanDiaz
Rudy Zafra S.
nos presenta.
Gerencia
de Proyectos
Gestin
Nuestro
Cliente
estdeconfiando
Integracin

Presidente
en nuestros servicios y profesionales,
as como yo

Enunciado del Trabajo

Project Statement of Work

Describe los productos o servicios que deben ser

suministrados por el proyecto.
Para proyectos internos (organizacin ejecutante)
Proporcionado al inicio por el patrocinador (sponsor)
sobre las base de las necesidades del negocio, y los
requisitos del producto o del servicio.
Para proyectos externos (cliente)
Puede provenir del cliente como parte de un
documento de licitacin (peticin de propuesta,
solicitud de informacin, una solicitud de oferta, o
como parte de un contrato)
Necesidad de negocio
Descripcin del alcance del
producto
Plan Estratgico

@yvanDiaz

Gerencia de Proyectos Gestin de

Integracin

Enunciado del
trabajo del
proyecto
1

Los interesados
Son todas aquellas partes que podran ser
impactados positiva o negativamente al
trmino del proyecto.
Pueden ganar o perder a travs del xito o
fracaso del proyecto.
Pueden tener diferentes niveles de autoridad,
los cuales afectarn su forma de ejercer
influencia sobre el proyecto y
sus entregables.

@yvanDiaz

Gerencia de Proyectos Gestin de

Integracin

 Clientes internos
Patrocinador del
proyecto
Proveedores de
Recursos
Funcionales
Gerente General
Grupos de Apoyo

Interesados Externos

Interesados Internos

Los
interesados

Clientes
externos
Grupos de
Usuarios
Proveedores
Contratistas y
Consultores

@yvanDiaz
Gerencia de Proyectos Gestin de
Integracin

Identificar a los
interesados
Entradas

Salidas

Acta de constitucin del

Proyecto
Documentos de
Adquisicin
Factores Ambientales de
la empresa
Activos de los procesos
de la organizacin

Identificar
Identificar aa los
los
interesados
interesados del
del
proyecto
proyecto

Registro de
Interesados

Herramientas
y Tcnicas
Anlisis de los
Interesados
Juicio de Expertos
Reuniones

@yvanDiaz
Gerencia de Proyectos Gestin de
Integracin

Identificar a los
interesados
Se debe identificar a los interesados desde el comienzo del
proyecto para analizar sus expectativas y su poder de
influencia sobre el proyecto.
Acta de
constitucin del
Proyecto

Primera lista
de interesados
del proyecto, o
son referencia
para otros
interesados.

Documentos de
adquisicin
Sirven de
referencia
cuando el
proyecto es
resultado de
una actividad
de
aprovisionami
ento o est
basado en un
contrato
establecido.

Factores
ambientales de
la empresa

Activos de los
procesos de la
organizacin

La cultura y la
estructura de
la
organizacin o
de la empresa
Las normas
gubernamenta
les o
industriales

Plantillas de
registro de
interesados
Lecciones
aprendidas en
proyectos
anteriores
Registros de
los
interesados de
proyectos
anteriores

@yvanDiaz
Gerencia de Proyectos Gestin de
Integracin

Identificar a los
interesados
Anlisis de los interesados

1
Identificarlo
s

3
Impacto

Roles, rea,
Clasificar
intereses,
segn:
conocimientos, influencia,
expectativas,
intereses,
influencia
participacin,
etc.

Evaluacin
Cmo
podran
reaccionar o
influir sobre
el proyecto?

@yvanDiaz
Gerencia de Proyectos Gestin de
Integracin

Identificar a los
interesados
Matriz de Poder
Alto

Mantener
satisfecho

Gestionarlos
H
de cerca
F

A
Poder

Monitorear
(mnimo esfuerzo)

Mantener
informado
E

Bajo
@yvanDiaz

Bajo

Gerencia de Proyectos Gestin de

Integracin

Inters

Alto
1

Identificar a los
interesados
Resultados

Registro de los
interesados: documento
donde se recopila toda la
informacin de los
interesados como ser
nombre, puesto de trabajo,
rol en el proyecto,
requisitos, expectativas,
poder de influencia, etc.
@yvanDiaz
Gerencia de Proyectos Gestin de
Integracin

Identificar a los
interesados
Resultados
Datos
del
Interes
ado
Luis Diaz
(comercian
te)

Impact
Requisit
o/
Estrategia /
Responsa
o de Alto Tiemp
Accin a
ble
Nivel
o,
tomar
Costo

Fech
a
Fecha
Inici
Fin
o

Maximizar
ventas con
la mayor
afluencia de
clientes

2 meses

Campaa s que
incluyan la
Valorizacin del
Centro para el
comercio
turstico

Javier Gomez

01-jun

05-ago

Disfrutar un
espacio vital
agradable y
sin
@yvanDiaz
contaminaci
n Gestin de
Gerencia de Proyectos

2 meses

Generar y
desarrollar
apropiacin por
el proyecto

Edgar Perez

06-may

09-sep

Ana Prez
(Residente)

Integracin

Identificar a los
interesados
Ejercicios
Interesado

Rol

Impacto

Estrategia

Clientes

Compra producto
final

No les guste el
producto

Proveedores

Entregar insumos

Demoras de entrega

Inversores

Financiar el proyecto

No desembolsar
recursos

Director del
Proyecto

Coordinacin general

Falta de liderazgo

Equipo
trabajo

Ejecutar el proyecto

Falta de comunicacin

Ciudadanos

Evitar daos
ambientales

Demandar a la
empresa

Fijar normativas

Cambiar las normativas

@yvanDiaz

Gobierno

Gerencia de Proyectos Gestin de

Integracin

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