El PROTOCOLO

O
REGISTRO NOTARIAL

Definicin
Es la coleccin ordenada de las Escrituras
Matrices, Actas de Protocolizacin, Razn
de Legalizacin de Firmas, Trascripcin
Acta
Notarial
de
Otorgamiento
de
Testamento, y documentos que el notario
registra de conformidad con la ley, en
tomos durante un ao.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 8 del
Cdigo de Notariado y 962 del Cdigo Civil

 En trminos etimolgicos, la expresin

protocolo est compuesta por dos
palabras de origen griego, protos,
que significa primero o principal, y
kollas, que significa pegar.
Siempre tendremos la idea de algo
unido y ordenado; idea aplicable a las
hojas que integran los protocolos,
procurando un orden de numeracin y
fechas.

Quines pueden cartular?

1. Los notarios.
2. El Escribano de Cmara y de Gobierno
y Seccin de Tierras de Guatemala
3. Agentes Diplomticos, cuando sean
notarios.
4. Agentes Consulares, cuando sean
notarios
LECTURA
OBLIGATORIA:
Art.
6
numeral 2) Cdigo de Notariado

Apertura
1. Se abre con el primer instrumento que el Notario
autorice, el que principiar en la primera lnea del
pliego inicial.
NO ES NECESARIA RAZN ALGUNA POR
APERTURA
2. Se pagar en la Tesorera del Organismo Judicial por
derecho de apertura de Protocolo Q.50.00
3. Las Hojas de Papel Sellado Especial para Protocolo
se comprarn en la SAT. en lotes no menores de 50
hojas ms la comisin, y se vende nicamente al
propio Notario solicitante o por encargo de otro
Notario. Artculos 14 y 16 del Reglamento de la Ley
del Timbre Fiscal y Papel Sellado Especial para
Protocolos.

4. La tarifa especfica es de Q 10.00 por

cada hoja y se vende exclusivamente
a los notarios.
5. El Art. 33 numeral 10) del Dto. 37-92,
la hoja a que se refiere es a hojas de
papel bond tamao carta o tamao
oficio, respetando las 25 lneas y el
margen izquierdo de 40 Mm.
6. LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 11 y
12 del Cdigo de Notariado; 6 del
Dto. 37-92 Ley del Impuesto Fiscal y
de Papel Sellado Especial para
Protocolo.

Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Escrituras Matrices (Art. 829 CN).

Actas de protocolacin (Art.. 8-29-63-64 CN).
Razn de legalizacin de firmas (Art. 8-59
CN).
Transcripcin
del
Acta
notarial
de
otorgamiento de Testamento Comn Cerrado
(Art. 962 CC).
Razn de cierre del Protocolo (Art. 12 CN).
ndice (Arts. 15-16 CN).
Atestados (Art. 17 CN).
Empastado (Art. 18 CN).

Formalidades
Se autoriza en Papel Sellado Especial para
Protocolo, las Escrituras matrices, Actas de
protocolizacin, Razones de legalizacin de firmas y
documentos que el Notario registra. Artculo 13 del
Cdigo de Notariado.
En el protocolo
siguientes:

deben

llenarse

las

formalidades

1. Los instrumentos pblicos se redactarn en espaol y se

escribirn a mquina o a mano, de manera legible y sin
abreviaturas;
2. Los instrumentos llevarn numeracin cardinal, y se
escribirn uno a continuacin de otro, por riguroso orden
de fechas y dejando de instrumento a instrumento, slo el
espacio necesario para las firmas;

3. El Protocolo llevar foliacin cardinal,

escrita en cifras;
4. En el cuerpo del instrumento, las fechas,
nmeros o cantidades, se expresarn con
letras. En caso de discrepancia entre lo
escrito en letras y cifras, se estar a lo
expresado en letras;
5. Los documentos que deban insertarse o las
partes conducentes que se transcriban, se
copiarn textualmente;
6. La numeracin fiscal del papel sellado no
podr interrumpirse ms que para la
intercalacin de documentos que se
protocolen; o en el caso de que el notario
hubiere terminado la serie; y

7. Los espacios en blanco que permitan

intercalaciones se llenarn con una lnea
antes de que sea firmado el instrumento.
8. Hojas de Papel Bond, cuando se
otorgan los instrumentos en el extranjero.
Art. 43 Ley del Organismo Judicial.
9. Art. 14 del Cdigo de Notariado:
Sern
nulas las adiciones, entrerrenglonaduras y
testados, si no se salvan al final del
documento y antes de las firmas, las
enmendaduras de palabras son prohibidas

Formas de corregir errores en el

Instrumento Pblico antes de ser
autorizado por el Notario

1. Entrerrenglonaduras
conocido
tambin con el nombre de
Entre Lneas.
2. Adicin
3. Testado y
4. Excedido.

1. Entrerrenglonaduras conocido tambin

con el nombre de Entrelneas: Se utiliza
cuando omitimos consignar un dato o una
oracin en el Instrumento Pblico que
autorizar el Notario. Y se salvarn al final del
documento antes de las firmas.
Violeta
Ejemplo 1: Mara Solares Monzn,

Entrerrenglonaduras: Violeta, Lase.

Entre Lneas: Violeta, Lase.

2. Adicin: Se utiliza cuando omitimos consignar
un dato o una oracin en el Instrumento
Pblico que autorizar el notario y se producir
nicamente en el primer rengln de cada
instrumento pblico.

Ejemplo: Adicin: Violeta, Lase.

3. Testado: Se utiliza cuando se consigna una

palabra o frase de manera errnea y se debe omitir
o quitar dicho error en el Instrumento Pblico que
autorizar el notario.
Ejemplo: Mara,
Testado: Mara, omtase
4. Excedido: Se utiliza cuando se consigna una letra,
palabra o frase fuera de los margen derecho o
izquierdo de la hoja de Papel Sellado Especial para
Protocolo del Instrumento Pblico que autorizar el
notario
Ejemplo: Excedido: Andrea, Lase.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 14 del Cdigo de
Notariado, 5 del Reglamento de la Ley del Impuesto
Fiscal y de Papel Sellado Especial para Protocolos.

Cierre
El Protocolo o Registro Notarial se
cerrar el 31 de diciembre de cada ao
o antes si el Notario dejara de Cartular.
El Cierre lo har el propio notario,
despus del ltimo Instrumento Pblico
autorizado o cancelado mediante una
Razn Notarial.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 12 del
Cdigo de Notariado

Razn de cierre
1. Fecha.
2. Nmero total de Instrumentos Pblicos
autorizados durante un ao, detallados as:
2.1 Nmero de Escritura matrices,
2.2 Nmero de actas de protocolacin,
2.3
Nmero de razn de legalizacin de
firmas,
2.4
Nmero de trascripciones de actas
notariales
de
otorgamiento
de
Testamento Comn Cerrado,
2.5 Nmero de Instrumentos cancelados,
2.6 Folios de que se compone,
2.7 Observaciones si las hubiere,
2.8 Firma del notario.

NDICE
Definicin:
Es el documento en el cual se
detalla en forma ordenada el
contenido del Protocolo o Registro
Notarial durante un ao.

El ndice se redactar en 5
columnas que contendrn:
1.
2.
3.
4.
5.

Nmero de orden del Instrumento.

Lugar y fecha de otorgamiento.
Los nombres de los otorgantes.
Objeto del Instrumento.
Folio en que principia.

LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 15 y

16 del Cdigo de Notariado

Nmero de
Instrumento

Lugar y Fecha Nombre de

Objeto
los otorgantes

Folio que
principia

Ejemplo de razn de
cierre
Usted como notario, procede a cerrar el
Registro Notarial a su cargo habiendo
autorizado al 31 de diciembre del 2009 los
siguientes pblicos siguientes:
Una Escritura Pblica de compraventa de
bien Inmueble Urbano,
Protocoliz el Acta Notarial de matrimonio
de los seores: Mario Chn Lpez y Juana
Samayoa de Len, que autoriz el da 155-2009 en la ciudad capital.

Tom razn del acta de legalizacin de

firmas que autoriz en un Certificado de
Propiedad de vehculo de los seores
Carlos Prez Lpez y Daniel Garca
Solares, de fecha 20 de octubre de 2009
Transcribi el acta notarial de
otorgamiento de Testamento Comn
Cerrado del seor Federico Mndez
Lpez.
Cancel una Escritura Pblica de
arrendamiento por no haberla firmado el
arrendatario.

Modelo de razn de
cierre
Treinta y uno de diciembre del dos mil
nueve, procedo a cerrar el Protocolo a mi
cargo, habiendo autorizado a la presente
fecha cuatro instrumentos pblicos y
cancelado uno, los que se detallan as:
Una Escritura matriz, un acta de
protocolacin, una razn de legalizacin
de firmas, una transcripcin del acta
notarial de Testamento Comn Cerrado, y
un Instrumento Pblico cancelado, el cual
se compone de treinta folios.

ndice del Protocolo del Notario Raul Antonio Castillo

Hernandez del ao 2009
de Objeto
Nmero
de Lugar y Fecha Nombre
los otorgantes
Instrumento

Folio
que
principia

Ciudad y departamento
de Quetzaltenango
2 de enero 2009

Carlos
Prez
Gmez/Isabel Lpez de
Len

Compraventa de
inmueble urbano

bien

Ciudad de Guatemala
5 de febrero 2009

RAUL
ANTONIO
CASTILLO HERNANDEZ

Acta de Procolacin del

Acta
Notarial
de
Matrimonio
de
los
seores
Mario
Chn
Lpez y Juana Samayoa
de Len

Ciudad de Guatemala
6 de abril 2009

RAUL
ANTONIO
CASTTILLO
HERNANDEZ

Razn de Legalizacin de
Firmas de los seores
Carlos Prez Lpez y
Daniel Garca Solares.

8V

Ciudad y departamento
de Escuintla
2 de mayo 2009

RAUL
ANTONIO
CASTILLO HERNANDEZ

Transcripcin el Acta
Notarial de Otorgamiento
de Testamento Comn
Cerrado

Ciudad de Guatemala
15 de mayo 2009

Cancelada

Cancelada

10

31 de diciembre del 2009

Firma del Notario

Impuestos a cubrir en el
ndice
Un timbre fiscal del valor de Q 0.50 en cada
hoja.
En los instrumentos pblicos autorizados por
el Notario POR M Y ANTE M, el nombre que
debe aparecer en el otorgamiento es el del
Notario.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 5
numeral 6) de la Ley de Timbres Fiscales y de
Papel Sellado Especial para Protocolos .

ATESTADOS
Definicin:
Conjunto
sistematizado
de
documentos que tienen relacin
con los Instrumentos Pblicos
autorizados
por
el
notario
durante un ao y van al final del
protocolo seguido del ndice.

Principales atestados

Recibo de pago de apertura de protocolo.

Constancia
de
entrega
de
testimonios
especiales.
Copias de avisos trimestrales.
Copias de avisos a los Registros.
Copias de avisos de cambio de matrculas
fiscales, catastrales.
Copias de los recibos o formularios de la SAT,
donde compramos hojas de papel sellado
especial de Protocolos.
Copia al carbn del acta de inventario.
Aviso de los Instrumentos Pblicos Cancelados.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 17 y 37 literal
c) del Cdigo de Notariado y 563 CPCyM.

EMPASTADO
El Notario mandar a empastar el Protocolo
dentro de los treinta das siguientes a su
cierre.
Es atribucin del Director del Archivo
General de Protocolos:
Cuidar
que
los
ndices,
testimonios
especiales y avisos notariales sean
empastados, con la separacin debida.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 18 y 81
numeral 6) Cdigo de Notariado.

DEPSITO
El Notario es depositario del
Protocolo y responsable de su
conservacin.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 19
del Cdigo de Notariado

Causales de depsito
1. El Notario que deba ausentarse de la
Repblica por ms de un ao.
2. El Notario que deba ausentarse por
menos de un ao.
3. Inhabilitacin
4. Voluntario
5. Fallecimiento.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 23
al 27 del Cdigo de Notariado.

1.
Cuando
el
Notario
deba
ausentarse de la Repblica por
ms de un ao

Se entregar en calidad de
depsito al Director Archivo
General de Protocolos en la
Ciudad
Capital
y
en
los
departamentos
al
Juez
de
Primera
Instancia
quien
lo
remitir al Archivo General de
Protocolos.

2.Cuando
el
Notario
deba
ausentarse por menos de un ao

Se depositar en otro notario

el Registro Notarial, debiendo
presentar copia del aviso
firmado por ambos notarios
para poder salir del pas.

3. Inhabilitado
Por
cualquier
causa
de
la
inhabilitacin el Notario debe entregar
el Protocolo a su cargo, al Director
Archivo General de Protocolos en la
capital y al Juez de Primera Instancia
en los Departamentos. El Juez tiene 8
das para hacer la entrega de dicho
Protocolo al Director del Archivo
General de Protocolos

4. Voluntario

Cuando el Notario que as lo

deseare, deber entregar el
Protocolo a su cargo al
Director del Archivo General
de Protocolos.

5. Fallecimiento del
Notario
Los Albaceas, herederos, parientes o cualquier
persona que tenga en su poder el Protocolo de
un Notario fallecido, deber entregarlo al
Director del Archivo General de Protocolos en
la Capital y en los departamentos al Juez de
Primera Instancia y en una Cabecera Municipal
al Alcalde Municipal quienes lo remitirn al
Director del Archivo General de Protocolos.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 23 al 27 del
Cdigo de Notariado.

1.
2.
3.
4.
5.

GARANTAS O PRINCIPIOS
QUE FUNDAMENTAN EL
PROTOCOLO
Permanencia documental de las
relaciones jurdicas.
Garanta de ejecutoriedad de los
derechos.
Autenticidad de los derechos.
Publicidad de los derechos.
Principio de seguridad.

1. Permanencia documental de las

relaciones jurdicas

Constituye la garanta que el

Estado
concede
para
la
permanencia
documental
(instrumentos autorizados) que
todos los hechos y actos en que
intervenga el notario, tengas
validez o la Fe Pblica otorgada
en el Instrumento Pblico.

2. Garanta de ejecutoriedad de
los derechos
Consiste en que
los interesados
tendrn a su disposicin y en cualquier
momento una prueba fehaciente de
los derechos y relaciones jurdicas
incorporadas
en
el
Instrumento
Pblico, en la que es requisito
indispensable, tener un ttulo para
poder ejercitar o ejercer un derecho;
ejemplo: un reconocimiento de deuda.

3. Autenticidad de los
derechos
Las normas legislativas establecen la
forma y el resguardo de los
Instrumentos Pblicos, evitando con
esto una posible suplantacin de los
documentos autorizados, en virtud
de
que
dichos
documentos
guardarn el orden correlativo y de
fecha.

4. Publicidad de los derechos

Todos los Instrumentos Pblicos
autorizados
por
el
notario
pueden ser revisados por los
interesados u otra persona, a
excepcin de los testamentos y
las donaciones por causas de
muerte .

5. Principio de seguridad
Principio constitucional que el Estado
otorgan a los actos jurdicos e
instrumentos
autorizados
ante
notario.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 2 de
la
Constitucin
Poltica
de
la
Repblica de Guatemala.

REPOSICIN DEL
PROTOCOLO
Causas:
1. Prdida
2. Destruccin.
3. Deterioro.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 90
Cdigo de Notariado.

Quines pueden presentar la

denuncia de
perdida, destruccin o Deterioro al
Protocolo?
1. El propio Notario. Dar aviso al juez de
Primera Instancia de su domicilio para los
efectos de la reposicin.
2. Cualquier persona: Que segn el Cdigo
Procesal Penal, pueden denunciar un delito
pblico, tienen el derecho de poner de
conocimiento del Juez, el hecho que haga
necesaria la reposicin del Protocolo.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 90 del
Cdigo de Notariado.

A
El Juez de Primera Instancia, instruir
la AVERIGUACIN que corresponde,
terminada la investigacin resolver
declarando procedente la reposicin
del Protocolo.
LECTURA OBLIGATORIA: Art. 91
del Cdigo de Notariado.

B
Declarado procedente la reposicin
del Protocolo.
1. El Juez de Primera Instancia, pedir al
Director del Archivo General de
Protocolos,
las
copias
de
los
TESTIMONIOS ESPECIALES enviados
por el Notario, correspondientes al
Protocolo que se deba reponerse,
con los cuales se tendr por
repuesto el Protocolo.

En el caso de que NO EXISTAN los

Testimonios Especiales en el Archivo
General de Protocolos.
El Juez pedir las copias que existan en los
Registros Pblicos, ejemplo: Registros de la
Propiedad, Registros Civiles, etc.
Si no fuere posible la presentacin de los
Testimonios o Copias Simples Legalizadas
de las Escrituras que hubieren sido
registradas, el Juez pedir a) Certificacin
de las partidas en el Registro donde se
inscribi;
o b) duplicados que en l
existan.
Con los cuales se tendr por repuesto
el Protocolo.

D
De existir el ndice del Protocolo o Registro
Notarial que se trata de reponerse, el Juez
citar a travs de un aviso con la nmina de
los otorgantes
Aviso que se publicar por tres veces en el
Diario Oficial y por tres veces en otro de
mayor circulacin.
Previniendo a los citados a presentar los
testimonios o copias simple legalizadas que
tengan en su poder.
Con los cuales se tendr por repuesto el
Protocolo.

E
Si faltaren que reponer algunas Escrituras, el
Juez citar de nuevo a los interesados, para
consignar en acta los puntos de tales
escrituras contenan. Con los cuales se
tendr por repuesto el Protocolo.
En caso de desacuerdo de los otorgantes o si
no fuere posible su comparecencia, los
interesados harn efectivos sus derechos en
la va ordinaria.

Quedar repuesto el
Protocolo con

Copias de los testimonios,

Copias de las copias simples legalizadas.
Certificaciones de las partidas del Registro
donde se inscribieron.
Duplicados existentes en los Registros.
Certificacin del acta donde constan los
puntos en se hallan de acuerdo los
otorgantes.
Certificacin de la sentencia del juicio
ordinario.

ERRORES EN EL PROTOCOLO
Cuando el Notario incurre en los
errores siguientes:
1. Alterar la numeracin cardinal de los
Instrumentos.
2. Alterar la foliacin o el orden del
nmero de serie.
3. Dejar una pgina en blanco o
inutilizacin de una hoja o varias
hojas.

TRMITE DE ENMIENDA
El Notario acudir a un Juez de Primera
Instancia Civil, en el cual har constar el error
cometido y en vista de las razones expuestas
por el notario, se levantar acta.
La certificacin del acta se agregara entre los
comprobantes del Protocolo.
LECTURA OBLIGATORIA Arts.: 77 numeral 1)
literal e) y 96 Cdigo de Notariado, 1578 del
Cdigo Civil.

INSPECCIN Y REVISIN DEL

PROTOCOLO

El objeto principal es
comprobar si en el
Protocolo se han llenado
los requisitos formales
establecidos
en
el
Cdigo de Notariado.

CLASES DE INSPECCIN Y
REVISIN DEL PROTOCOLO
1. ORDINARIA: que se practica una vez
al ao.
2. EXTRAORDINARIA:
Cuando
lo
manda la Corte Suprema de
Justicia.
3. ESPECIAL: Art. 21 del Cdigo de
Notariado. (Averiguacin) Art. 86
Cdigo de Notariado.

Quines estn facultados para la

Inspeccin o Revisin del
Protocolo?
En la inspeccin ordinaria: El Director del Archivo
General de Protocolos en la capital, Notarios Colegiados
Activos; y en los Departamentos los Jueces de Primera
Instancia son los delegados del AGP.
En la extraordinaria: La Corte Suprema de Justicia a
travs del Director del Archivo General de Protocolos o
a travs del nombramiento de Notarios Colegiados
Activos.
En la especial: Art. 21 del Cdigo de Notariado. El
Juez ordenar o pide sea presentado a l. En la
investigacin de un hecho delictivo Art. 179 del CPCYM.

 Las resoluciones que se dicten con

motivo de la inspeccin y revisin de
protocolos, no prejuzgan sobre la
validez de los instrumentos pblicos.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 84 al
89 del Cdigo de Notariado.

OCUPACIN DEL PROTOCOLO

El acto material por medio del cual
se desapodera al Notario del
Registro Notarial a su cargo por las
causas establecidas en el Cdigo de
Notariado.
Supuestos:
Artculo 74 Cdigo de Notariado.
Artculo 86 Cdigo de Notariado.