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Documental.
Alcance de la Resolucin
Responsabilidad del comit interno de Archivo.
Context
o de los
Requisit
os a
cumplir:
Diseo de Un programa de
Gestin Documental
Implementacin de instrumentos
para cumplir la normatividad y
los estndares de conservacin.
Cuadro de Clasificacin
Documental
Tablas de Valoracin
Documental
Tabla de Retencin Documental
Archivos tcnicamente
organizados y dotados que
cumplan normatividad.
Informacin tcnicamente tratada.
Documental:
Planteamiento
de Un
Diagnstico y
Brechas frente
al deber ser.
Priorizacin de
planes y/o
proyectos
segn brechas
y criticidad,
Elaboracin de
planes o
proyecto de
Implementaci
n del
Programa.
Plan de Trabajo
enfoque
pragmtico y
aplicable.
Enfoque al
cliente.
Administrativo
Tecnolgico
Econmico
Corporativo o
normativo
Planeacin
Los servicios de
documentacin
deben facilitar los
procesos de Negocio
Cumplir los
requisitos legales
en el diseo de los
documentos.
Produccin
Sustentar el mejor
desempeo de las
operaciones.
Validar y
racionalizar
recursos en la
produccin masiva
de documentos.
Los documentos y
formatos nuevos,
deben ser
aprobados por el
comit de gestin
documental.
Habilitar
correctamente los
niveles de servicio al
cliente y definir
indicadores de
atencin.
Integrar herramientas
y planeacin de
tecnologa. CRM VS.
ECM.
La contratacin de
los terceros debe
ser contratada por
concurso.
Se deben cumplir
los lineamientos de
la SIC, SUPERSOC.
Segn el negocio.
El servicio de
conservacin y
organizacin
puede
2609
decobrarse
2012, por
separado con
proveedor
Gestin y
trmite
Organizacin
La prestacin del
servicio de
organizacin puede
contratarse
conaun
Fuente: Elaboracin
propia
partir
tercero.
La negociacin del
sistema de informacin
debe considerar,
licenciamiento
de
normatividadpara
decreto
mdulos de inventarios
y prestamos.
Administrativo
Tecnolgico
Econmico
Corporativo o
normativo
Transferencia
Control de la
trazabilidad y edad
de los prestamos al
archivo central.
Los programas de
ECM, deben contar
con un inventario
para esa
inventarios deben
Habilitacin
tecnolgica
Racionalizacin de
costo en
conservacin: el
control de las TRD
debe ser mensual.
Cumplir la
normativa del AGN.
Alinearse a la
poltica
institucional
Disposicin de
documentos
Se consideraran
para el museo
institucional de la
organizacin.
Las rutinas de
borrado o dar de
baja a archivos se
hace o
La facturacin a los
proveedores de
materiales se
distribuyen
proporcionalmente.
Los documentos
que se eliminan
tendrn una
posibilidad de
aplicacin
inmediatamente.
Preservacin a
largo plazo
Como se
desarrollan los
contratos:
requisitos tcnicos
y fsicos.
Habilidad de
recuperacin con
distintos medios de
conservaci
Valoracin
Gestionar la disponibilidad de
Recursos, Gestionar por proyectos.
creados.
Valoracin Documental: Proceso mediante el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo.
Valor primario: el que tienen los documentos mientras sirven en la institucin
productora y al generador, destinatario o beneficiario.
Valor secundario: El que interesa a investigadores de informacin
retrospectiva. Se da inmediatamente se acaba el valor inmediato o primario. Los
documentos que tienen ese valor se conservan permanentemente.
Principio de orden
original: mantener el
orden otorgado por su
emisor. H. Von Syebel.
Principio de Procedencia
o respeto a los fondos o
respeto al orden natural:
Por virtud del cual, se
asignan a un emisor o
fondo y no a otro. Natalis
De Wailly 1841
Definicin
Coherencia
Comunicacin
Proces
os
tcnico
s
la
y
,
la
Denominacin dada a la
toda la documentacin
producida
por
la
organizacin, institucin
o empresa titular del
programa de gestin
documental ..
Seccin
Gerencia,
Proceso,
Agrupacin documental
Segn
la
estructura
empresarial,
nivel
o
niveles jerrquicos de las
organizaciones.
Subseccin,
Subgerencia,
subproceso
Segundo
nivel
o
subniveles
de
las
organizaciones,
que
agrupan funcionalmente
o por subprocesos a los
documentos.
Fuente: Conceptos claves mini manual No. 4 para la elaboracin de tablas de retencin documental y
normatividad archivstica. Descripcin conceptualizacin y anlisis del autor.
Serie
Documental
Subserie
Documental.
Un subnivel
agrupaciones
documentales
complejidad.
de
Tipo
Documental
las
segn
Unidad
bsica
primaria
para
la
gestin
administrativa
y
documental.
Fuente: Conceptos claves mini manual No. 4 para la elaboracin de tablas de retencin documental y
normatividad archivstica. Descripcin conceptualizacin y anlisis del autor.
Uso
Frecuencia
de uso
Normas produccin
Fase
activa y
Semiactiva
Fase
Inactiva
Valores Secundarios,
protagonistas: productores,
archivistas e historiadores.
Valor de Documentos
Jurdico
Valores
Primarios
Legal
Fiscal
Contable
Valores
Secundarios
Reconstruccin de
la organizacin
Anlisis
Anlisis e
e Interpretacin
Interpretacin de
de la
la informacin
informacin
Elaboracin
Elaboracin yy Presentacin
Presentacin
-Conformacin de series y
subseries.
-Propuesta de Tablas de
-Valoracin y Seleccin
Retencin Documental.
Documental.
-Presentacin de
introduccin y anexos a las
mismas.
-Difusin y oficializacin.
Instructivos, Normas para los
archivos.
*Entidad Gobierno:
aprobacin ante el AGN
para
transferencia
primaria y
secundaria.
Orden:
consecutiv
o de las
unidades o
documento
s
El cdigo,
correspond
e a las
convencion
es internas
de la
empresa,
(si las hay).
Para
identificar los
medios en los
cuales se
encuentra la
informacin:
Fsico,
magnetico.
Accin en
la fase de
eliminaci
n
Segn la
empresa y
con
propositos
de
simplicidad
siempre
http://
www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/GestionDocumental/FormatoTablasRetencionDocumental
https://agmlapalma.wordpress.com/responsables-del-archivo/