UNIVERSIDAD APEC

DECANATO DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA DE CONTABILIDAD
CONTABILIDAD II
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
TEMA II

Cuando un negocio vende a crdito mercancas o servicios, lo

hace bajo la creencia de que el cliente pagara de acuerdo con
los trminos de la venta.
Esta confianza en el cobro de las cuentas es la base para
mostrar cuentas y documentos por cobrar como activos en el
balance general y para incluir las ventas a crdito como
ingresos en el Estado de Resultados.
Sin embargo, junto con nuestra confianza general en las
cuentas por cobrar esta el reconocimiento de que unos pocos
clientes no pagaran segn lo acordado. Cuando se efectan
ventas a crditos se producen algunas perdidas de estos
crditos.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
CONTINUACION

LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR:

Constituyen los derechos que tiene una empresa por las
mercancas vendidas a crdito, servicios prestados,
comisin de prestamos o por cualquier otro concepto.
ORIGEN: Deudor, es decir se registra y aumenta en debito y
disminuye en el lado crdito.
CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR:
Estas se clasifican en tres grandes bloques, que son:
A- CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
B- CUENTAS POR COBRAR FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS
C- OTRAS CUENTAS POR COBRAR

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
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CUENTAS POR COBRAR CLIENTES: Este rengln de las Cuentas por

Cobrar est compuesto por los montos que adeudan los clientes a la
empresa, provenientes de las ventas a crdito de bienes o servicios

CUENTAS POR COBRAR FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS:

Son los importes que los funcionarios y empleados adeudan a la
empresa por concepto de ventas a crdito, anticipos a sueldos,
prestamos personales, los cuales sern descontados en sumas
parciales.

OTRAS CUENTAS POR COBRAR:

Estas pueden surgir de una variedad de transacciones tales como:
anticipos a los accionistas, ejecutivos, directores, empleados y
compaas afiliadas, venta de valores o propiedades distintas de
productos o servicios, depsitos con acreedores, compaas de servicios
pblicos y otras agencias, reclamaciones por perdidas, dividendos,
intereses.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
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PRESENTACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN EL

BALANCE GENERAL.

Las Cuentas por Cobrar que se piensan realizar dentro del

periodo normal de operaciones de la empresa, es decir,
dentro de su ejercicio social o Comercial, deben mostrarse
en el Balance General en la Seccin de los activos
Corrientes, especficamente, despus del Efectivo, esto as,
debido a que las cuentas por cobrar es la partida dentro del
Activo Corriente que se puede convertir en efectivo con
mayor facilidad, pero aquellas cuentas cuya realizacin
exceden el periodo normal de operaciones deben mostrarse
en el Balance General, dentro del Rengln de Activo no
Circulante, es decir en la Cuenta de otros Activos.

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TEMA II
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EJEMPLO DE SU PRESENTACION EN EL BALANCE GENERAL:

La Experimenta, S. A.
BALANCE GENERAL PARCIAL
AL 31 DE ENERO DE 2007
VALORES EN RD$

ACTIVOS:
Corrientes:
Efectivo en Caja y Bancos
Cuentas Por Cobrar

50,000.00
80,000.00

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TEMA II
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PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD QUE DEBEN OBSERVARSE EN
LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR.
Todo en Contabilidad esta regido por principios y normas, de
donde enunciaremos las principales observancia de los
Principios de Contabilidad que deben estar presentes en el
tratamiento de las Cuentas y Documentos por Cobrar,
segn lo establecen GUIA DE PCGA Un Anlisis de todos
los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

VALOR HISTORICO ORIGINAL:

Las Cuentas y Documentos por Cobrar deben valuarse
de conformidad con el valor pactado al momento de
realizarse la transaccin;

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REALIZACION:
El valor pactado debe modificarse cuando se espera cobrar
una cantidad menor a lo convenido, en virtud de las
deducciones concedidas;

PERIODO CONTABLE:
Las Cuentas y Documentos por Cobrar deben considerarse
en la Contabilidad en el ejercicio en que se realicen. Los
costos y gastos se identificaran con el Ingreso que
originaron independientemente de la fecha en que se
paguen;

REVELACION SUFICIENTE: Los Intereses devengados

deben reflejarse en la Contabilidad a su vencimiento,
independientemente de que hayan sido cobrados o no.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
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CUENTAS INCOBRABLES.
En toda empresa que realizan ventas a crdito de bienes o
servicios es comn que existan clientes que no realizan sus
pagos de acuerdo al convenio establecido. Los balances que
conforman dichas cuentas se denominan
CUENTAS
MALAS O CUENTAS INCOBRABLES, estas constituyen y
una prdida para la empresa, la cual debe tratarse
contablemente como un gasto.

METODOS PARA ESTIMAR LAS PROVISIONES PARA

CUENTAS INCOBRABLES.
El criterio nos obliga a estimar anualmente una cantidad
por concepto de cuentas incobrables, la cual se disminuye
al valor de los adeudos por clientes, presentando un
importe neto que resulta mas apegado a la realidad.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

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La estimacin mencionada constituye un gasto para la

empresa y por tal razn esta regulado en nuestro pas
bajo la Ley 11-92 del Cdigo Tributario de la Rep.
Dominicana,
Puesto en vigencia en Mayo de 1992. Este establece que
debe ser el 2% del valor de las Ventas a crdito al
finalizar el periodo fiscal.

Para evaluar dicha estimacin existen tres mtodos

fundamentales que son:
1.
Un % de las Ventas Netas a Crdito;
2.
Un % de las Cuentas por Cobrar Clientes; y
3.
Un % de cada Cliente en particular.

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EJEMPLOS:
Mtodo A: Determinacin de un % de las Ventas Netas a
Crdito.
Suponiendo que la empresa X, vendi durante el ao 2007
un total de RD$850,000.00 de los cuales RD$650,000.00
fueron a crdito, en este caso se estima que el 2% sobre
las ventas a crdito es incobrable.
VENTAS A CREDITO
RD$650,000.00
Estimacin de Cuentas
Incobrables(650,000.- x 2%) 13,000.00
Valor Neto------------------RD$637,000.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

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El mtodo A, se debe hacer cuando se tiene la experiencia

de que el incremento de las Cuentas Incobrables viene dado
a consecuencia del aumento de las ventas a crdito, por lo
que es aconsejable utilizar previamente una valuacin.
METODO B: Determinacin de un % sobre las Cuentas por

Cobrar Clientes.
Segn el ejemplo anterior, si los clientes adeudan la suma de
RD$650,000.00, la estimacin para las cuentas incobrables se
har de la siguiente manera:
-Cuentas por Cobrar Clientes.RD$650,000.00
Estimacin de Cuentas Incobrables
(650,000.00 x 2%)
13,000.00
Valor Neto . RD$637,000.00

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TEMA II
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Es importante sealar que si se estiman las cuentas

incobrables con un valor diferente al que seala la
Ley 11-92, tomando el criterio de la experiencia de los
ejercicios contables anteriores, puede exactamente hacerse
suficiente, pero tomando muy en cuenta el criterio de
Contabilidad para fines los financieros y Contabilidad para
los fines fiscales.

METODO C: Determinacin de un % sobre el saldo de cada

cliente en particular.
Esto se hace cuando es posible determinar la incobrabilidad
total o parcial de uno o varios clientes, entonces ser
posible valuar la estimacin sumando la cantidad que se
sospecha irrecuperable en cada caso.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
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De acuerdo a nuestro ejemplo desarrollado en mtodos

anteriores, el balance adeudado de los clientes es el
siguiente:
CASA REAL, S.A. .RD$250,000.00
CASA PEREZ.. 200,000.00
CASA DEL TORO, C.POR A. 200,000.00

Si se aplica el 30% al balance de la Casa Prez, un 5% a Casa

Real, S.A. y un 10%, la estimacin para cuentas
incobrables debe valuarse de la siguiente manera:

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ESTIMACION

CLIENTES

ADEUDOS

VALOR

CASA REAL, S.A.

250,000.00

12,500.00

CASA PEREZ

200,000.00

30

60,000.00

CASA EL TORO

200,000.00

10

20,000.00
-

TOTALES

650,000.00

92,500.00

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TEMA II
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El Asiento Contable en el diario para registrar la Provisin para
Cuentas Incobrables seria el siguiente:
DIARIO GENERAL
FECHA

DETALLES

REF.

AUX.

DEBITO

CREDITO

2007
DIC. 31

Gastos Grales. Adm.

6100

Cuentas Incobrables

-25

92,500.00
92,500.00

@
Provisin para Cuentas
Incobrables
Para registrar Provisin
para Cuentas Incobrables
al 31-12-2007.

92,500.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
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ANALISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR CLIENTES POR

ANTIGEDAD DE SALDOS.

La preparacin de la Cedula de Antigedad de Saldos

constituye el medio de estimar la propiedad de cobrar las
cuentas.

El hecho de que una cuenta por cobrar este vencida sugiere

que el Cliente es incapaz de pagar o no desea hacerlo,
siendo necesario hacer una anlisis en conjunto de todas
las cuentas por cobrar tomando en cuenta su fecha de
vencimiento , y esto es lo que se conoce como Anlisis de
Antigedad de Saldos.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
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RELACIONDECUENTASPORCOBRAR

PORANTIGEDADDESALDOS

AL31DEDICIEMBREDE2007

RD$
CLIENTE

TOTAL
VENCIDAS

NO
VENCIDAS

1-30

31-60

61-90

DIAS

DIAS

DIAS

8,000.00

JOSE A. LARA

3,000.00

JUANA LARA

3,500.00

FRANCIS LARA

2,500.00

JOSE LARA

1,000.00

TOTALES

DIAS

MARIA MEJIA

KARINA LARA

MASDE90

8,000.00
3,000.00
3,000.00

2,500.00

500.00
18,500.00

500.00

500.00

500.00

1,000.00

3,000.00

500.00
8,000.00

3,000.00

3,500.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
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Segn nuestro anlisis de las cuentas por cobrar por

antigedad de saldos, hay que tomar en consideracin que
las cuentas que tengan mayor tiempo de vencimiento que
otra, tendr mayor probabilidad de incobrabilidad.

Basndose en la experiencia, la Gerencia de Crdito debe

estimar el % de perdida que posiblemente ocurrir en cada
nivel de vencimiento.

A continuacin se presenta el anlisis y los clculos

presentados por el Gerente de Ventas al rea financiera,
para que tome las medidas de lugar y realice los asientos
de contabilidad necesarios:

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
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ESTIMACIONDECUENTASINCOBRABLES
AL31DEDICIEMBREDE2007
RD$
DETALLE

CANTIDAD

ESTMACION

Y*ONIVEL

INCOBRABLE

NOVENCIDA

8,000.00

1-30DIASVENCIDAS

3,000.00

120.00

31-60DIASVENCIDAS

3,500.00

10

350.00

61-90DIASVENCIDAS

1,000.00

20

200.00

MASDE90DIASVENC.

3,000.00

30

900.00

TOTALES

18,500.00

1,570.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
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Estos porcentajes se estiman cada mes, o cada ao por el

Gerente de crdito, con base en la experiencia y en las
condiciones econmicas del pas.

El asiento contable en el Diario General, para actualizar la

cuenta de Provisin para cuentas incobrables, debe tomar
en cuenta el balance en libros a la fecha. Por ejemplo si el
balance en libros a la fecha es de $1,000.00 en la cuenta
de provisin, el asiento de Diario es de $570.00 segn se
presenta a continuacin:

Provisin estimada para el prximo ao

Menos: Balance en libros
Diferencia a registrar

$1,570.00
1,000.00
570.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
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EmpresaX

DiarioGeneral

FECHA

DETALLE

REF

Dic. 31

Gastos Generales Adm.

6100

Cuentas Incobrables

08

AUX.

DEBITO

CREDITO

570.00
570.00

@
Provisin para Cuentas Incobrables
Para actualizar la Provisin para
Cuentas Incobrables al 31-12-07

570.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
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METODO DE CANCELACION DIRECTA:

Siempre que se determine que una cuenta por cobrar de un
cliente especifico es incobrable, debe ser cancelada. Para
cancelarla debe ser acreditada por su balance y proceder a
debitar la Provisin para Cuentas Incobrables.
En este caso se debita la Cuenta de Provisin para Cuentas
Incobrables en vez de la cuenta de Gasto de Cuentas
Incobrables, debido a que se confirma la estimacin que se hizo
en el periodo recin pasado.
En este mismo orden el balance neto de las cuentas por cobrar,
no se modifica, ya que al disminuir la cuenta por cobrar, se
disminuye tambin la provisin en la misma cantidad, por lo
que el valor neto realizable se mantiene inalterable.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
CONTINUACION

Ejemplo:
La empresa X cancela de forma directa la cuenta por cobrar
de Juan Hernndez por $5,000.00, ya que la misma es
incobrable, pese a todas las gestiones de cobro de lugar, la
provisin existente tiene un balance de $20,000.00
FECHA
DETALLE
REF.
Julio 27 Prov. Para cuentas
Incobrables
1104-A
@
Cuentas por Cobrar
1104
Juan Hernndez
Para registrar cancelacion de Cuenta por
Cobrar Cliente.

AUX.

DR.

CR.

5,000.00
5,000.00
5,000.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
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BalanceGeneral
Cuentas por Cobrar

Antes

Despus

500,000.00

495,000.00

Menos: Prov. Para Ctas. Incobrables

20,000.00

15,000.00

Valor Neto Realizable

480,000.00

480,000.00

Es importante sealar que las perdidas en cuentas incobrables, deben ser

Reconocidas en el periodo en el cual ocurre la venta, por principio de
asociacin.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
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RECUPERACION DE UNA CUENTA:

Cuando una cuenta por cobrar se haba considerado
incobrable y su balance sacado de libro mediante la cuenta
de provisin para cuentas incobrables, y la misma es
recuperada de forma parcial o total, debemos proceder a
restablecer la cuenta cancelada. Ejemplo:

Suponiendo que una cuenta por cobrar vencida y

posiblemente incobrable por valor de $5,600.00, del Cliente
Juan Lpez fue cancelada el 15 de enero de 2007, por lo
cual se hizo el asiento contable siguiente:

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
CONTINUACION

DIARIOGENERAL
FECHA

Ene-15

DETALLE

PROVISION P/CTAS INCOBRABLES

REF.

AUX.

1104-A

DR.

CR.

5,600.00

@
CUENTAS POR COBRAR
JUAN LOPEZ
PARA REGISTRAR CANCELACION
DE CUENTAS INCOBRABLES.

1104

5,600.00
5,600.00

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
CONTINUACION

El 31 de enero de 2007, el Sr. Lpez salda la cuenta a la

empresa, la cual haba sido previamente cancelada, ya que la
empresa la consideraba incobrable.
Contablemente se hace el siguiente asiento:
Fecha
Detalle
Ref.
En-31 Cuentas x Cobrar 1104
Juan Lpez
@
Prov. Para Cuentas
Incobrables
Para restablecer balance
Considerado incobrable.

Aux.

Dr.
5,600.-

Cr.

5,600.-

5,600.-

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
CONTINUACION

Registro del Cobro de la Cuenta del Sr. Lpez:

Fecha
Detalle
Ref.
Aux.
En-31 Efectivo en Caja
@
En-31 Cuentas x Cobrar 5,600.Juan Lpez
5,600.Para registrar cobro
De cuenta, segn detalle.

Dr.
5,600.-

Cr.

5,600.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
CONTINUACION

1.

2.

CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR:

Los empleados que manejan el auxiliar de las Cuentas
por Cobrar, no deben tener acceso a la recepcin del
efectivo.
Los empleados que manejan el rea de los cobros, no
deben tener autoridad para firmar notas de crdito ni
para cancelar cuentas por incobrabilidad.
Estos dos aspectos son bsicos en el control interno ya
que si un empleado es responsable de :
a) Recibir los cobros de los clientes
b) Registrar los cobros en la contabilidad
c) Elaborar y autorizar notas de crdito
d) Cancelar Cuentas Incobrables.

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

TEMA II
CONTINUACION

Si ese empleado llevara a cabo en estas ultimas

observaciones, seria motivar el fraude, ya que el mismo
podra utilizar estos aspectos a su favor.

VENTAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

(FACTORING)

El trmino Factoring describe las transacciones en las cuales

un negocio vende sus cuentas por cobrar a una institucin
financiera (llamada con frecuencia un factor) o bien obtiene
un prstamo dando sus cuentas por cobrar en garanta
colateral.

En realidad el negocio obtiene el dinero inmediatamente en

lugar de tener que esperar hasta que las cuentas se cobren.

La modalidad de cuentas por cobrar mediante el sistema del

factoring, es una practica limitada principalmente a pequea
organizaciones empresariales que no tienen acceso bien
establecido al crdito. Por lo general las grandes
organizaciones solventes pueden obtener dinero en
prstamo utilizando lneas de crdito

VENTAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

(FACTORING)

Para convertir una factura en un documento negociable debe

elaborarse una letra nica de cambio o un pagare, ya que estos
ltimos tienen fuerza legal. Esto significa reclasificar la factura
registrado como cuenta por cobrar convirtindola en un
documento por cobrar, para lo cual realizaremos el siguiente
asiento contable:

Fecha
Detalle
Ref.
En-31 Documentos por
Cobrar
@
En-31 Cuentas x Cobrar
Mario Reyes
Para registrar reclasificaCin de cuentas por cobrar.

Aux.

Dr.

Cr.

1,000.1,000.
1,000.-

VENTAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

(FACTORING

Suponiendo que la factura de $1,000.00 del Sr. Mario Reyes,

vence dentro de 90 das, a partir del 1ero. De diciembre y se
descont el da 16 de diciembre en el Banco Popular al 18% de
inters anual, realizamos el calculo del inters a pagar y los
registros correspondientes es como sigue:
Fecha
Detalle
Ref.
Aux.
Dr.
Cr.
Dic.16 Efectivo en Bco. 1103
962.50
Gastos Financiero 6200
37.50
Intereses
02
@
Documentos x Cobrar 1106
1,000.Mario Reyes
1,000.Para registrar descuento
de Doc. por cobrar.

VENTAS MEDIANTE TARJETAS DE CREDITO

Los clientes utilizan las tarjetas de crdito para realizar sus

compras, estos firman en las transacciones bajo esa
modalidad firman los vouchers a su vez estos documentos
representan al vendedor un cheque al portador y son
acreditados en la cuenta corriente que la empresa posee en
un banco comercial, como efectivo, menos un descuento
por servicios.

El uso de este sistema de ventas facilita la venta en

efectivo, evitndole a la empresa los gastos de
investigacin del crdito del cliente, el mantenimiento de
un auxiliar de cuentas por cobrar y la gestin de cobros.
El banco de la tarjeta emisor de la tarjeta de coedito, cobra
un % sobre el valor de la venta, segn convenio.

VENTAS MEDIANTE TARJETAS DE CREDITO

Ejemplo: Suponiendo que se cobran con tarjetas de crdito la

suma de $1,160.00 incluyendo el Tibis y el Banco descuenta el
4% sobre el total.
En este caso el deposito ser por la suma de $1,113.60 y el
asiento contable en el diario general seria el siguiente:
Fecha
Detalle
Ref.
Aux.
Dr.
Cr.
Dic.16 Efectivo en Bco. 1103
1,113.6
Descuento en Ventas 4101-A
46.40
@
Itbis por Pagar
160.Ventas de Mercancas
1,000.Para registrar Ventas al
Contado con T.C.
de. por cobrar.