Computacin e

Informtica Aplicada

BASES DE DATOS
Ing. ngela Rodrguez Rodrguez

Bases de Datos en Excel

Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de
trabajar con tablas de informacin: nombres,
direcciones, telfonos, zonas, etc., y nos permite
incluir datos, consultarlos y modificarlos siempre
que se necesite.
Al trabajar bases de datos en Excel las filas
reciben la denominacin de registros y las
columnas seran los campos de los registros.
Para trabajar de manera correcta los datos, es
recomendable que la primera fila sirva para
poner el encabezado a cada campo de la tabla.

Bases de Datos en Excel

La capacidad de Microsoft Excel para el
manejo de bases de datos son mucho ms
limitadas que las de Microsoft Access, ya que
Access
es
una
aplicacin
diseada
especficamente para gestionar bases de
datos.
Sin embargo, si las necesidades de gestin
de la base de datos son sencillas, a menudo
Excel puede servir perfectamente.

Conceptos bsicos de bases de

datos
Recordando las bases de datos en Excel
contienen tablas, las filas son los registros
y las columnas son los campos.
Las tablas generalmente se interpretan
como listas; y por listas se hace referencia
a un conjunto de filas que contienen datos
(no se tiene en cuenta el encabezado) .

Conceptos bsicos de bases de

datos

Y como vemos una lista est compuesta por

registros, que tienen la misma estructura. La
estructura viene dada por un conjunto de campos,
las columnas de la tabla.
En resumen, cada registro est compuesto por los
datos de los campos que tiene definidos.

Ejemplo de base de datos

Los nombres de
campos ocupan una
sola celda.
No debe haber filas
en blanco en la
lista, ya que Excel
entendera
esto
como el final de la
lista.
Si
se
realizaran
clculos,
por
lo
dicho anteriormente
debera haber una
lnea
en
blanco

Operaciones sobre la base de

datos
Dos son las operaciones bsicas que debemos poder realizar
con la base de datos:
Organizar(ordenar) los registros con un orden determinado.
Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar cierta
informacin fcilmente.

Para ordenar la base de datos primero debemos tener el

cursor de celda en cualquier celda de la tabla. Luego
elegimos la opcin Ordenar del men Datos. Excel selecciona
automticamente todos los registros de la base de datos.
Si quisiramos ordenar slo un grupo de registros tendramos
que seleccionar el grupo antes de elegir la opcin del men.

Ordenamiento de la base de
datos
Para ordenar la base de datos primero
debemos tener el cursor de celda en
cualquier celda de la tabla. Luego
elegimos la opcin Ordenar del men
Datos. Excel selecciona automticamente
todos los registros de la base de datos.
Si quisiramos ordenar slo un grupo de
registros tendramos que seleccionar el
grupo antes de elegir la opcin del men.

Ordenamiento de la base de
datos
Aparece el cuadro de dilogo Ordenar.
Excel detecta la fila de encabezamiento
(nombres de los campos) y permite
entonces seleccionar las columnas por los
nombres de los campos.

Ejercicio
Crea una base de datos de facturas para una tienda de
electrodomsticos. Cada registro corresponder a un
electrodomstico comprado por un cliente un determinado
da. Como un cliente puede comprar varios
electrodomsticos ese da, a cada factura le pueden
corresponder varios registros.
Los campos sern los siguientes:
Nmero (de factura): ao seguido de un guin y de un
entero.
Fecha.
Cliente: nombre y apellidos del cliente.
Artculo.
Precio.
Unidades. Subtotal, IVA (16%) y Total (campos calculados).

Ejercicio
Introduce estos datos en la base de datos:

Los dos ltimos campos son campos calculados

Ejercicio
Una vez creada la base de datos, ordnala
de las siguientes formas:
Por cliente y para cada cliente por artculo
(en ambos casos de menor a mayor).
Por artculo, por cliente y por fecha (de
ms reciente a ms antiguo).
Por nmero (de mayor a menor),
por cliente y por artculo. Por total, por
artculo y por fecha.

Filtrado de la Base de Datos

Siempre es ms sencillo localizar un dato en un pequeo grupo
de registros que en una interminable lista.
Los filtros permiten seleccionar los registros de la lista que
satisfagan ciertas condiciones. Cuando el filtro est aplicado slo
se vern en la lista esos registros. (Por supuesto, el resto de
registros siguen estando ah, aunque ocultos.)
Los filtros nos permiten centrarnos tan slo en esos registros que
cumplen las condiciones, por ejemplo para buscar un dato.
Autofiltro
Los filtros se aplican mediante la opcin Autofiltro del men
Datos (o el botn correspondiente de la barra de herramientas).
Excel lee el contenido de todos los registros y crea una lista para
cada campo con los distintos valores encontrados. Al mismo
tiempo utiliza el contenido de la celda actual para filtrar por su
valor, de forma que slo se vean los registros con ese valor.

Filtrado de la Base de Datos

Los filtros son acumulativos as que si ya
hemos aplicado un filtro y luego elegimos
otro campo sobre el cual filtrar este filtro
se realizar sobre los datos que nos brindo
el filtro anterior.

Ejercicio
Para la base de datos de la tienda de electrodomsticos crea
los filtros para obtener la siguiente informacin:
Facturas en las que se vendi un "Frigorfico Ser H17".
La factura 2003 -13 (lo que se vendi).
Las ventas individuales del "Calefactor porttil MX112
(ventas de slo una unidad).
Las cinco ventas de mayor precio.
Las ventas de octubre de artculos de la marca OPS.
Las ventas de septiembre de artculos que no sean de OPS.
Las ventas de la segunda quincena de septiembre de
artculos
de la marca OPS.
Las ventas en septiembre de microondas o frigorficos de
ms de 100 euros.