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Sntesis gerencial
Introduccin
Conclusiones
Observaciones y recomendaciones
UTILIDAD Y OPORTUNIDAD
La oportunidad y utilidad resultan elementos esenciales para informa con
efectividad. Un informe si llega demasiado tarde al nivel de decisin responsable
de adoptar las acciones de mejoras en las operaciones, puede ser de escaso valor.
Las situaciones que afectan la oportunidad del informe, por lo general, se derivan
de la fase de planeamiento, ejecucin y revisin de los trabajos efectuados. Las
demoras en el proceso de revisin del informe, pueden conducir a la deteccin de
los problemas no resueltos o analizados en forma suficiente.
CALIDAD CONVINCENTE
Las observaciones deben presentarse de una manera convincente y las
conclusiones y recomendaciones deben inferirse en forma lgica de los hechos
examinados. Cuando los informes se preparan correctamente, ayudan a los
funcionarios responsables de la entidad auditada a concentrar su atencin en los
asuntos del informe que merezcan su atencin.
OBJETIVIDAD Y PERSPECTIVA
Cada informe debe presentar las observaciones de una manera objetiva y clara e
incluir suficiente informacin sobre el asunto principal, de manera que
proporcione a los usuarios del informe una perspectiva apropiada. La informacin
adecuada del informe, debe formar parte de los papeles de trabajo e incluir:
Definicin clara de la naturaleza y alcance de la auditora. Cuando sea
apropiado, el informe debe expresar que el nfasis del examen fueron los asuntos
que, de acuerdo a nuestro criterio, requeran atencin, por lo que no fue realizada
una evaluacin completa de las actividades y operaciones.
Descripciones correctas y precisas de las observaciones, para evitar errneas
interpretaciones de ellas. Esto requiere el conocimiento de los comentarios o
aclaraciones obtenidas de los funcionarios responsables de la entidad examinada.
Informacin de los aspectos deficientes y de los aspectos satisfactorios (logros
notables de la administracin) de las operaciones examinadas, cuando sta sea
importante y justificada de acuerdo con el alcance de la auditora.
CONCISION
El informe debe ser tan corto como sea posible y necesario para comunicar las
observaciones, conclusiones y recomendaciones y tener un estilo de redaccin
claro y preciso. El redactor no debe enredarse en frases, oraciones, prrafos o
secciones demasiados detalladas, que no armonicen con el mensaje del informe.
Para ser ms efectivo, el informe debe ser terminado oportunamente despus de
la conclusin del trabajo de campo.
CLARIDAD Y SIMPLICIDAD
Es importante considerar la claridad de los datos contenidos en el informe, por
cuanto ste puede ser utilizado por los miembros del equipo de auditora que
participaron en el desarrollo del trabajo, la elaboracin o revisin del informe.
Contribuye a la claridad del informe considerar los siguientes aspectos:
TONO CONSTRUCTIVO
El tono del informe debe estar dirigido a provocar una reaccin favorable y la
aceptacin de las observaciones, conclusiones y recomendaciones planteadas
por el auditor. Esto puede lograrse teniendo en cuenta los criterios que se indican:
POSITIVISMO
Los auditores deben pensar y redactar positivamente. Su objetivo en el informe es
ayudar a la administracin a mejorar sus operaciones. Esto requiere una buena
cantidad de concentracin para mantener el tono de su informe positivo. Los
auditores tienden a emplear palabras negativas tales como: deficiencias,
debilidades, errores, ineficiencia, negligencia para describir las prcticas y
procedimientos de operacin de la entidad examinada. Estas palabras ponen al
personal de administracin en guardia y a la defensiva, cuando esto ocurre, ellos
comenzaran a defender la situacin por la que se sienten criticados.
Los auditores deben tratar de emplear palabras tales como reforzamiento,
mejoras, aumentos y ahorros potenciales, para que sea ms difcil que la
administracin (gerencia) est en desacuerdo con sus observaciones,
conclusiones y recomendaciones resultantes de la auditora practicada.
Anexos
Relacin de las personas comprendidas en las observaciones
Situacin financiera, econmica y presupuestaria
Ttulo
Observaciones y conclusiones ms significativas
Recomendaciones ms importantes
Comentarios de la entidad o acciones adoptadas
Asuntos de importancia pendientes de solucin
Ttulo
Sintetiza las caractersticas ms importante de la auditora e identifica a la entidad las
actividades materia del examen. La forma de utilizar la sntesis es la siguiente:
INFORME DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
INFORME N.- 018-2010-OCI/MDLV
Lima, 29 de enero 2010
Seor
Richard Espejo Claro
Alcalde de la Municipalidad Distrital Larga Vida
De nuestra consideracin:
El presente documento contiene el resumen de los resultados de la auditora de gestin por
el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre 2010.
Observaciones y conclusiones ms significativas
En este rubro se presenta un resumen conciso de las observaciones y conclusiones ms
significativas, sin enumerarlas individualmente en transacciones u operaciones, incluyendo
referencias a fechas en que ocurrieron los asuntos informados. Este resumen debe ser
escrito de modo tal que los usuarios del informe puedan reconocer rpidamente y apreciar
la validez y significacin de las recomendaciones que se muestren a continuacin. Este
resumen debe revelar, entre otros aspectos, fallas importantes y su efecto en la entidad
examinada.
Recomendaciones ms importantes
En este rubro se incluyen las recomendaciones ms importantes dirigidas a los
funcionarios de la entidad, en cuyo texto se indican las acciones necesarias para
corregir las deficiencias inidentificadas a lograr mejoras en las actividades u
operaciones. Asimismo, deben delinearse las propuestas de solucin para
mejorar la efectividad, eficiencia y economa de la entidad.
I. INTRODUCCION AL INFORME
El objetivo de la Introduccin es proporcionar al usuario del informe, datos
importantes acerca de la entidad del examen realizado. Esta informacin brinda
una base apropiada para la mejor comprensin y percepcin del mensaje que
comunica el informe.
En la elaboracin de la Introduccin es necesario que sea relativamente corta,
evitando incluir datos innecesarios; se incluya nicamente informacin de inters
general, relacionada con el contenido de los comentarios sobre las observaciones
identificadas.
1. Motivo del examen: debe describir las causas que dieron origen al examen,
documento autoritativo del mismo, as como la especificacin de s ste se llev a
cabo en cumplimiento de la programacin anual de control, de acuerdo a
clusulas contractuales, atencin de una denuncia o pedido especfico del
congreso de la Repblica u otra autoridad gubernamental.
II. CONCLUSIONES
Las conclusiones, son juicios del auditor, de carcter profesional, basados en las
observaciones formuladas como resultado del examen. Estn referidas a la
evaluacin de la gestin de la entidad examinada, en cuanto al logro de las metas
y objetivos, utilizacin de los recursos pblicos, en trminos de eficiencia y
economa y cumplimiento de la normativa legal.