Clase 1 Introducción

Microsoft Excel
Introduccin
Profesor: Camilo Reyes Sierra
Mail: camiloreyes@udd.cl
Material Elaborado con fines educativos para la UDD. Camilo Reyes Sierra 2015-2016
CONTENIDO
Qu es Excel? Para que funciona?

Configuracin
El Entorno de Excel 2010 / 2013
Navegabilidad
Movimientos
Errores
Insertar- Modificar Datos
Qu es Excel?
Es una aplicacin diseada por la empresa Microsoft
tipo hoja de calculo que le permite al usuario realizar
clculos matemticos, administrar bases de datos,
elaborar grficos, hacer uso de lenguaje de
programacin y generacin de macros.
Excel es una herramienta de gran ayuda para
aquellos que trabajamos con funciones y frmulas
matemticas, administramos datos numricos y
presentamos grficos para explicacin de datos.
Material Elaborado con fines educativos para la UDD.

Camilo Reyes Sierra MGP , PMP
2015-2016 Contacto: camiloreyes@udd.cl
Tecnologa de la Informacin- Ingeniera Comercial

UDD Semestre I- 2015
Escenarios para el uso de

Excel
Por su uso generalizado en el mundo de los negocios su aplicacin puede ser desde tareas
comunes (Elaborar una lista) hasta la elaboracin de modelos de calculo complejos.
Gestin Financiera: Ej: Presupuestos
evaluacin oportunidades de Mercado.
Anuales por periodos, anlisis financiero,
Gestin Contable: Ej: Registro de operaciones financieras y comerciales.

Gestin Administrativa:
HR,SAC etc.)
Ej..: Planeacin, Direccin, Control. ( Gerencia Estratgica,
Gestin Comercial: Ej: Datos de ventas, Facturacin, reportes de ventas y presupuestos.

Gestin Operativa: Ej: Value chain reports, Indicadores, informes de rendimiento,
reportes estadsticos.
Gestin de
financieras.
Proyectos:
Ej: Pre factibilidad , modelos de inversin, proyecciones
Gestin de Informacin: Ej: Resmenes, anlisis de datos, gestin de bases de datos,

etc

Como Ingresar a Excel ?
XL es la abreviatura del programa.

La extensin de archivo por defecto puede ser:
.xls (Para versiones anteriores e iguales a Excel 2003)
.xlsx (Para versiones posteriores e iguales a Excel 2007)
.xlsm (Para versiones posteriores e iguales a Excel 2007 con macros)
.xlsb Hoja de clculo binario de Excel (Para versiones posteriores e iguales
a Excel 2007 )

Vista inicial de la Hoja de Clculo


Fichas del Men de Excel

(Archivo)
Haciendo clic en la pestaa Archivo, se despliega un men

con las acciones que se pueden realizar con el documento.
(Guardar, Imprimir, crear uno Nuevo, opcin de ayuda, guardar
y enviar, opciones, salir)
Contiene dos tipos bsicos de elementos:

Los que muestran un panel justo a la derecha con
ms opciones, ocupando toda la superfcie de la ventana
Excel. Como Informacin o Imprimir. Al situar el cursor
sobre las opciones de este tipo se observa que tienen un
efecto verde oscuro. El color permanecer al hacer clic para
que saber qu panel est activo
Los que abren un cuadro de dilogo. Como Abrir, o
Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este
tipo se observa que tienen un efecto verde claro
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento puede usar

ESC o hacer clic en otra pestaa.


Fichas del Men de Excel

(Archivo)
Haciendo clic en la pestaa Archivo, en el men esta la accin
guardar y enviar la cual permite al usuario hacer uso eficiente de sus
archivos al compartirlos de manera inmediata por mail. Los puede
compartir como datos adjuntos en formato PDF XPS.


Barra de Herramientas de
acceso rpido
1
La barra de acceso rpido contiene
las operaciones ms habituales
de Excel como Guardar, Deshacer
Imprimir o Rehacer Deshacer.
Esta barra puede personalizarse
para aadir todos los botones que el
usuario ms utilice. Hacer clic en la
opcin que se requiera y aparecer
marcada. Si no se encuentra la
opcin en la lista propuesta, se
puede buscar seleccionando Ms
comandos.


Cinta de Opciones en Excel
La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya

que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestaas.
Al pulsar sobre una pestaa, se acceden a las diferentes opciones
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas,

Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos paneles de tareas
con las opciones disponibles.
Pero adems, cuando se trabaja con determinados elementos, aparecen otras

de forma puntual: las mini barras de herramientas. Por ejemplo, cuando se
selecciona un grfico, dispondremos de las mini barra de Herramientas de
grficos, que nos ofrecer botones especializados para realizar modificaciones
en los grficos.


Formas abreviadas de acceder

a los comandos con el teclado
Pulsando la tecla ALT se entra en el modo de acceso por teclado. De

esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y
opciones indicando la tecla que debers pulsar para acceder a esa
opcin sin la necesidad del ratn.
Haciendo doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se

ocultar, para disponer de ms espacio de trabajo. Las opciones
volvern a mostrarse en el momento en el que se vuelva a hacer clic
en cualquier pestaa.


Formas abreviadas de
acceder a los comandos con
el teclado
Pulsando CTRL + F1
se puede ocultar la cinta de opciones,
realizando la misma secuencia se puede volver a mostrar. Tambin la
flecha indicada en la parte derecha de la pantalla realiza la misma
accin.
Pulsando la tecla ALT + F4 se cierra las ventanas activas.

Esta accin es igual a la que se realiza pulsando el botn
la parte superior derecha de la pantalla.


de
Men Hojas de Calculo

1
2
3
Haciendo clic derecho sobre

alguno de estos botones, se
despliega el men que facilita
la navegacin entre las hojas.
Si no se encuentra en este
men la hoja que se busca,
se puede ubicar en Ms
Hojas.
Movimientos
rpido por Teclado
sobre las Hojas
MOVIMIENTO
TECLADO
Hoja Siguiente
CTRL+AVPAG
Hoja Anterior
CTRL+REPAG


Men Hojas
de Calculo
Haciendo clic derecho sobre la
pestaa de hoja, se despliega
el
men
que
facilita
la
organizacin entre las hojas.
Este men tambin se puede

encontrar en la cinta de
opciones
de
Inicio-CeldasFormato.
Desde aqu tambin se pueden
proteger hojas o celdas.
Desde este men se pueden
insertar hojas de clculo,
grficos
o
plantillas
predeterminadas por Excel.
Tip: SHIFT+ F11 para insertar
una hoja de calculo


Empezar a trabajar con

Excel
Crear Libro en Blanco
Mismo Men de Word y Power Point


Filas, Columnas y Celdas

Columnas
Celdas
Filas
B4
Celda es el espacio delimitado por la interseccin una fila y

una columna

Rangos
Un rango es un conjunto rectangular de celdas agrupadas que se identifican

con la celda superior izquierda e inferior derecha.
B3:C6

Introducir Datos
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas:
Para introducir el valor en la celda se puedes utilizar:
INTRO: Se valida el valor introducido y se activa la celda inferior.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido y se activa dependiendo
de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua
hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn en la barra de frmulas.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el

contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla ESC del
teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar botn cancelar de la barra de
frmulas.

Introducir Datos
En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias lneas

dentro de una misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto
de lnea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda
inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO
(ENTER)


Modificar Datos
Se puede modificar el contenido de una celda al

mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde,
despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se

comete algn error, se puede modificar utilizando
la tecla Retroceso del teclado para borrar el
carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo
retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la
tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la
entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea

modificar, Seleccionaremos la celda adecuada,
despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la
tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas
haciendo clic en la parte del dato a modificar.


Modificar Datos
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO
(ENTER) o haremos clic sobre el botn Introducir botn
correcto.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por
otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo
valor directamente sobre sta.
La forma ms sencilla de introducir datos es seleccionar
la celda correspondiente para que se convierta en celda
activa, y a continuacin introducir en ella los datos
-texto, nmeros, frmulas,...- mediante el teclado o
haciendo
Pegar
de
una
seleccin
previamente
almacenada en la Barra de Documentos.
Para insertar N filas, basta seleccionar las N filas delante
de las cules se quiere realizar la insercin. A
continuacin se elige el comando Filas del men Insertar.
De esta misma forma se pueden insertar N columnas

Movimiento rpido en la hoja

La barra de hojas
forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con
seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y
fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de frmulas:
Movimientos por
MOVIMIENTO
Celda Abajo
Teclado Celda Arriba
Celda Derecha
Celda Izquierda
Pantalla Abajo
Pantalla Arriba
Celda A1
Primera celda de la
columna activa
ltima celda de la
columna activa
Primera celda de la fila
activa
ltima celda de la fila
activa

TECLADO
FLECHA ABAJO
FLECHA ARRIBA
FLECHA DERECHA
FLECHA IZQUIERDA
AVPAG
REPAG
CTRL+INICIO
CTRL + FLECHA ARRIBA

CTRL + FLECHA ABAJO
CTRL + FLECHA
IZQUIERDA
CTRL + FLECHA
DERECHA

Tipos de datos, Operadores

de Comparacin
Los operadores de comparacin tienen todos la misma
prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha,
en el orden en que aparecen.
Son:
COMPARACIN
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
Menor o igual que (<=)
Mayor o igual que (>=)


Tipos de datos, Operadores

Lgicos
Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma
expresin, cada operacin es resuelta a medida que
aparece, de izquierda a derecha.
Del mismo modo, cuando se presentan adiciones (sumas)
y sustracciones (restas) en una misma expresin, cada
operacin es resuelta en el orden en que aparece,
de izquierda a derecha
El operador de concatenacin de cadenas de caracteres
(&) no es realmente un operador aritmtico pero es
prioritario respecto a todos los operadores de
comparacin


Tipos de datos, Funciones

Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y
que acepta un valor o valores, realiza unos clculos con esos valores y
devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis (forma de escribirse)
y si sta no se respeta, Excel nos mostrar un mensaje de error.
1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No

dejar espacios antes o despus de cada parntesis.
2) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto),
frmulas o funciones.
3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".
Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3


Errores en los Datos

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se
produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos
avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr un
aspecto similar al que ves abajo:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre
el botn S o rechazar utilizando el botn No.
Dependiendo del error, mostrar un mensaje u otro.


Errores en los Datos
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un
smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como
que nos permitir
saber ms sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se
mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a
continuacin:
Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir
entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la
frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas
adyacente
Ejemplo
Se presentan valores numricos y la formula detecta un valor diferente.


Errores
en
los
Datos
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la
celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor
dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
que
puede
cambiar
#####
se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o

cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#NUM!
cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando
incorrecto, como puede ser sumar textos.
#DIV/0!
cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A
cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF!
se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM!
cuando se escriben valores numricos no vlidos en una
frmula o funcin.
#NULO!
cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se
intersectan.
Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr

adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como:


Configuracin de Macros
1
3
4


Configuracin Asistente Tablas y

Grficos Dinmicos
1
2
4
3
5

Configuracin para importar Datos

Dinmicos
1
2
3
5


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Gestin Comercial: Ej: Datos de ventas, Facturacin, reportes de ventas y presupuestos.

Ej: Pre factibilidad , modelos de inversin, proyecciones

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Contiene dos tipos bsicos de elementos:

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento puede usar

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Cinta de Opciones en Excel

La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas,

Pero adems, cuando se trabaja con determinados elementos, aparecen otras

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Formas abreviadas de acceder

Pulsando la tecla ALT se entra en el modo de acceso por teclado. De

Haciendo doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se

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Pulsando la tecla ALT + F4 se cierra las ventanas activas.

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Men Hojas de Calculo

Haciendo clic derecho sobre

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Este men tambin se puede

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Filas, Columnas y Celdas

Celda es el espacio delimitado por la interseccin una fila y

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Un rango es un conjunto rectangular de celdas agrupadas que se identifican

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Para introducir el valor en la celda se puedes utilizar:

INTRO: Se valida el valor introducido y se activa la celda inferior.

Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el

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