Ministerio de Obras Pblicas y Transportes

SISTEMA DE CONTROL Y FISCALIZACIN SUPERIOR

CONTROL INTERNO Y
EXTERNO
GENERALIDADES Y NORMATIVA QUE REGULA EL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO

27 de agosto 2002
Gaceta No 169 del 04 de setiembre de 2002

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

Considerando:
Que los artculos 183 y 184 de la Constitucin Poltica de

la Repblica de Costa Rica establecen a la Contralora

General de la Repblica como institucin auxiliar de la
Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda
Pblica, y que el artculo 12 de la Ley No. 7428 (LEY
ORGNICA DE LA CONTRALORA DE LA
REPBLICA), la designa como rgano rector del
Sistema de Control y Fiscalizacin superiores de la
Hacienda Pblica.

Define el control interno:

proceso que efectan la junta directiva de una
entidad, su administracin y el resto del
personal, diseado para brindar una seguridad
razonable con respecto al logro de objetivos en
las siguientes categoras:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la informacin financiera.
Cumplimiento con la legislacin y las
regulaciones aplicables.

CONTROL INTERNO
CONCEPTO
El control interno es la serie de
acciones ejecutada por la
administracin activa, de una
organizacin, diseadas para
proporcionar seguridad en la
consecucin de los objetivos
organizacionales

CONTROL INTERNO
OBJETIVOS

Proteccin y conservacin del

patrimonio contra prdida, despilfarro,
uso indebido, irregular o ilegal

Eficiencia y eficacia de operaciones

Cumplimiento de normativa vigente

Confiabilidad y oportunidad
de la informacin

Manual de Normas Generales de Control

Interno para la Contralora General de la
Repblica y las Entidades y rganos sujetos
a su fiscalizacin

Ley General de Control Interno No. 8292

Ambiente de Control

Valoracin de Riesgo

Actividades de Control

Sistemas de Informacin

Seguimiento

AMBIENTE DE CONTROL
Definicin art. 2, inc. e), LCI:
Conjunto de factores del ambiente
organizacional que deben establecer y mantener
el jerarca, los titulares subordinados y dems
funcionarios, para permitir el desarrollo de una
actitud positiva y de apoyo para el control interno y
para una administracin escrupulosa.

AMBIENTE DE CONTROL
Deberes del jerarca y titulares
(art. 13 LCI)

Mantener, demostrar y promover

la integridad y los valores ticos
Desarrollar y mantener una
filosofa y estilo de gestin para la
administracin del riesgo

AMBIENTE DE CONTROL

El jerarca y los titulares subordinados, deben establecer

un ambiente de control que se constituya en el
fundamento para la operacin y el fortalecimiento del SCI,
y en consecuencia, para el logro de los objetivos institucionales.
Orientada a resultados que
permita una rendicin de cuentas efectiva,
incluyendo al menos lo siguiente:

2.1 Ambiente el Control

A.

El compromiso superior con el SCI, que conlleva el

cumplimiento de sus responsabilidades con respecto a
ese sistema, dando el ejemplo de adhesin a l.

B.

El fortalecimiento de la tica institucional que contemple

elementos formales e informales para propiciar una
gestin institucional apegada a altos estndares de
conducta en el desarrollo de las actividades.

C.

El mantenimiento de personal comprometido y con

competencia profesional para el desarrollo de las
actividades y para contribuir a la operacin y el
fortalecimiento del SCI.

D.

Una apropiada estructura organizativa acorde con las

necesidades y la dinmica de las circunstancias
institucionales.

La comunicacin de las polticas respectivas y la

difusin de una cultura que conlleve la comprensin entre
los funcionarios, para una efectiva rendicin de cuentas

2.1
Compromiso
superior

Una actuacin que demuestre su compromiso y apego al

SCI, a los principios que lo sustentan y a los objetivos que
le son inherentes, que se evidencie en sus manifestaciones
verbales y en sus actuaciones como parte de las labores
cotidianas.

El fomento de la comunicacin transparente y de tcnicas

de trabajo que promuevan la lealtad, el desempeo eficaz
y el logro de los objetivos institucionales, as como una
cultura que incentive, entre los miembros de la
institucin, el reconocimiento del control como parte
integrante de los sistemas institucionales.

2.4
Idoneidad
del personal

El personal debe reunir las competencias y valores

requeridos, de conformidad con los manuales de
puestos institucionales, para el desempeo de los puestos
y la operacin de las actividades de control respectivas.
Con ese propsito, las polticas y actividades
de planificacin, reclutamiento, seleccin, motivacin,
promocin, evaluacin del desempeo, capacitacin y otras
relacionadas con la gestin de recursos humanos,
deben dirigirse tcnica y profesionalmente con miras
a la contratacin, la retencin y la actualizacin de personal
idneo en la cantidad que se estime suficiente
para el logro de los objetivos institucionales.

2.5
Estructura
organizativa

El jerarca y los titulares subordinados,

de conformidad con el ordenamiento jurdico, deben
procurar una estructura que defina la organizacin
formal, sus relaciones jerrquicas, lneas de dependencia
y coordinacin, que apoye el logro de los objetivos.

2.5.1
Delegacin de
funciones

El jerarca y los titulares subordinados,

deben asegurarse de que la delegacin de funciones se
realice de conformidad con el bloque de legalidad, y de
que conlleve la exigencia de la responsabilidad
Correspondiente y la asignacin de la autoridad
necesaria para que los funcionarios respectivos puedan
tomar las decisiones y emprender
las acciones pertinentes.

2.5.2
Autorizacin y
aprobacin

La ejecucin de los procesos, operaciones y

Transacciones institucionales debe contar con la
autorizacin y la aprobacin respectivas de parte
de los funcionarios con potestad para
concederlas, que sean necesarias a la luz
de los riesgos inherentes, los requerimientos
normativos y las disposiciones
institucionales.

2.5.3
Separacin de
funciones
incompatibles y del
procesamiento de
transacciones

El jerarca y los titulares subordinados,

deben asegurarse de que las funciones incompatibles,
se separen y distribuyan entre los diferentes puestos;
as tambin, que las fases de autorizacin,
aprobacin, ejecucin y registro
de una transaccin, y la custodia de activos,
estn distribuidas entre las unidades de la institucin,
de modo tal que una sola persona o unidad
no tenga el control por la totalidad
de ese conjunto de labores.

2.5.4
Rotacin
de labores

El jerarca y los titulares subordinados, segn

deben procurar la rotacin sistemtica de las
labores entre quienes realizan
tareas o funciones afines, siempre y
cuando la naturaleza de tales labores
permita aplicar esa medida.

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a su fiscalizacin

Ley General de Control Interno No. 8292

Ambiente de Control

Valoracin de Riesgo

Actividades de Control

Sistemas de Informacin

Seguimiento

Art. 14

Ley General de Control Interno

Deberes del Jerarca y los Titulares:

a) Identificar y analizar los riesgos relevantes
asociados al logro de los objetivos y las metas
institucionales, definidos tanto en los planes
anuales operativos como en los planes de
mediano y de largo plazos.
b) Analizar el efecto posible de los riegos
identificados, su importancia y la probabilidad de
que ocurran, y decidir las acciones que se
tomarn para administrarlos

Ley General de Control Interno

Deberes del Jerarca y los Titulares:

a) Adoptar las medidas necesarias para el
funcionamiento adecuado del sistema de
valoracin del riesgo y para ubicarse por los
menos en un nivel de riesgo organizacional
aceptable.
b) Establecer los mecanismos operativos que
minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.

3.1
Valoracin
del riesgo

El jerarca y los titulares

subordinados, deben definir,
implantar, verificar y perfeccionar
un proceso permanente
y participativo de valoracin
del riesgo institucional,
como componente funcional del SCI.

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Repblica y las Entidades y rganos sujetos
a su fiscalizacin

Ley General de Control Interno No. 8292

Ambiente de Control

Valoracin de Riesgo

Actividades de Control

Sistemas de Informacin

Seguimiento

ACTIVIDADES DE CONTROL
CONCEPTO JURIDICO
Art. 2 LGCI
Polticas y procedimientos que permiten
obtener la seguridad de que se llevan a
cabo las disposiciones emitidas por
Contralora General de la Repblica,
jerarcas y
titulares subordinados
consecucin de los objetivos
del sistema de control interno.

ACTIVIDADES DE CONTROL
Art. 15 LGCI DEBERES
1
Documentar

Polticas

Mantener
actualizados y

Normas

Divulgar
internamente

Procedimientos
de control

1. Cumplimiento
de objetivos del
control interno.
2. Prevencin de
aspectos que
puedan desviar
el logro de los
objetivos

ACTIVIDADES DE CONTROL
Art. 15 LGCI
DEBERES
Def.
Clara

1. Jerarqua de autorizaciones
y aprobaciones.

Documentar
Mantener
actualizados

Polticas

Divulgar
internamente

Procedimientos

2. Proteccin y conservacin de
activos
3. Diseo y uso documentos,
registros, (Sistema
contabilidad y presupuesto)
4. Conciliaciones peridicas.
5.Controles generales a
Sistema Informacin
Computadorizado

4.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

El jerarca y los titulares subordinados, segn sus
competencias, deben disear, adoptar, evaluar y
perfeccionar, como parte del SCI.
Las actividades de control pertinentes, las que
comprenden las polticas, los procedimientos y los
mecanismos que contribuyen a asegurar
razonablemente la operacin y el fortalecimiento del
SCI y el logro de los objetivos institucionales.
El mbito de aplicacin de tales actividades de control
debe estar referido a todos los niveles y funciones de la
institucin.

4.1 ACTIVIDADES DE CONTROL

En ese sentido, la gestin institucional y la operacin

del SCI deben contemplar, de acuerdo con los niveles
de complejidad y riesgo involucrados, actividades de
control de naturaleza previa, concomitante, posterior
o una conjuncin de ellas.
Lo anterior, debe hacer posible la prevencin, la
deteccin y la correccin ante debilidades del SCI y
respecto de los objetivos, as como ante indicios de la
eventual materializacin de un riesgo relevante

4.3
Proteccin y
conservacin del
patrimonio

El jerarca y los titulares subordinados, deben

de asegurar razonablemente la proteccin,
custodia, inventario, correcto uso y control de los
activos pertenecientes a la institucin, incluyendo
los derechos de propiedad intelectual.

4.4
Exigencia de
confiabilidad y
oportunidad de la
informacin

El jerarca y los titulares subordinados, deben

disear, adoptar, evaluar y perfeccionar
las actividades de control a fin de asegurar
razonablemente que se recopile, procese,
mantenga y custodie informacin de calidad
sobre el funcionamiento del SCI y sobre el
desempeo institucional, as como
que esa informacin se comunique con la
prontitud requerida a las instancias
internas y externas

4.4.1
Documentacin y
registro de la gestin
institucional

El jerarca y los titulares subordinados, deben

establecer las medidas
pertinentes para que los actos de la
gestin institucional, sus resultados y otros
eventos relevantes, se registren y documenten
en el lapso adecuado y conveniente, y
se garanticen razonablemente la
confidencialidad y
el acceso a la informacin pblica.

4.4.2
Formularios
uniformes

El jerarca y los titulares subordinados, deben

disponer lo pertinente
para la emisin, la administracin, el uso
y la custodia, por los medios atinentes,
de formularios uniformes para la
Documentacin y uso correcto
de tales formularios.

4.4.5
Verificaciones y
conciliaciones
peridicas

La exactitud de los registros debe ser

Comprobada peridicamente
mediante las conciliaciones,
incluyendo el cotejo contra documentos
fuentes y el recuento fsico de activos tales
como el mobiliario y equipo, los
vehculos, los suministros en bodega u otros

El jerarca y los titulares subordinados,

deben establecer actividades
de control que orienten la ejecucin eficiente y eficaz
de la gestin institucional.

4.5
Garanta de
eficiencia y
eficacia de las
operaciones

Las subnormas que se incluyen a continuacin

no constituyen un conjunto completo de las
actividades de control que deba ser
observado por la totalidad de las instituciones
del sector pblico con ese propsito; por consiguiente,
corresponde a los jerarcas y titulares subordinados
determinar su pertinencia en cada caso y
establecer las dems actividades que sean requeridas.

4.5.1
Supervisin
constante

El jerarca y los titulares subordinados,

deben ejercer
una supervisin constante sobre
el desarrollo de la
gestin institucional y la observancia
de las regulaciones atinentes al SCI,
as como emprender las acciones
Necesarias para la consecucin
de los objetivos

Las actividades de control deben contemplar:

4.5.2
Gestin de
proyectos

a. La identificacin de cada proyecto,

con indicacin de su nombre, sus objetivos
y metas, recursos y
las fechas de inicio y de terminacin.
b. La designacin de un responsable
del proyecto con
competencias idneas para que ejecute
las labores de planear, organizar, dirigir,
controlar y documentar el
proyecto.

c. La planificacin, la supervisin y el control de

4.5.2
Gestin de
proyectos

avance del proyecto, debe informarse en los reportes

peridicos correspondientes. Asimismo, la
definicin de las consecuencias de eventuales
desviaciones, y la ejecucin de las acciones pertinentes.
d. El establecimiento de un sistema de informacin
para dar seguimiento al proyecto.
e. La evaluacin posterior, para analizar la efectividad del
proyecto y realimentar esfuerzos futuros.

4.6
Cumplimiento
del
ordenamiento
jurdico y
tcnico

Corresponde a los jerarcas y titulares

subordinados determinar su pertinencia en
cada caso y establecer las dems actividades
que sean requeridas.

4.6.2
Informe de
fin de
gestin

El jerarca y los titulares subordinados deben

presentar a las instancias pertinentes, un informe
de fin de gestin, donde se resuman entre otros
asuntos, las actividades realizadas durante su
perodo de funciones, los logros Asimismo,
deben realizar la entrega formal de los bienes
institucionales que les hayan sido asignados.

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Ambiente de Control

Valoracin de Riesgo

Actividades de Control

Sistemas de Informacin

Seguimiento

Informacin es un activo que

tiene un valor en la organizacin
y necesita ser protegido

LEY DE CONTROL INTERNO

ARTCULO 16

Gestin
Gestindocumental
documentalinstitucional
institucional

Deberes
Deberesdel
deljerarca
jerarcayyde
delos
lostitulares
titularessubordinados
subordinados
Procesos que permitan identificar y
registrar informacin
Sistemas de informacin & objetivos
institucionales
Archivo institucional

SISTEMAS DE INFORMACIN
5.1 El jerarca y los titulares subordinados,
deben disponer los elementos y condiciones necesarias para que
de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se
ejecuten las actividades de obtener, procesar, generar y
comunicar, en forma eficaz, eficiente y econmica, y con apego
al bloque de legalidad,

5.4
Gestin
documental

El jerarca y los titulares subordinados, deben asegurar

razonablemente que los sistemas de informacin
propicien una debida gestin documental institucional,
mediante la que se ejerza control, se almacene
y se recupere la informacin en la organizacin,
de manera oportuna y eficiente, y de conformidad
con las necesidades institucionales.

5.5
Archivo
institucional

El jerarca y los titulares subordinados, deben implantar,

comunicar, vigilar la aplicacin y perfeccionar polticas y
procedimientos de archivo apropiados para la
preservacin de los documentos e informacin que la
Institucin deba conservar en virtud
de su utilidad o por requerimiento tcnico o jurdico.
En todo caso, deben aplicarse las regulaciones
de acatamiento obligatorio atinentes al Sistema
Nacional de Archivos.

Relativo a las polticas y procedimientos para la

creacin, organizacin, utilizacin,
disponibilidad, acceso, confidencialidad, autenticidad,
migracin, respaldo peridico y conservacin de los
documentos en soporte electrnico, as como
otras condiciones pertinentes.

5.7
Calidad de la
comunicacin

El jerarca y los titulares subordinados, deben establecer

que la comunicacin de la informacin se da a las
instancias pertinentes y en el tiempo propicio, de
acuerdo con las necesidades de los usuarios,

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Ambiente de Control

Valoracin de Riesgo

Actividades de Control

Sistemas de Informacin

Seguimiento

SEGUIMIENTO

Segn ley- (Art.17) Conjunto de actividades para

-Valorar calidad funcionamiento del Sistema
-Asegurar atencin pronta de hallazgos
-Detectar cualquier desvo en el cumplimiento
de los objetivos

6.1
Seguimiento
del SCI

El jerarca y los titulares subordinados, deben disear,

las actividades permanentes y peridicas de
seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento
de los elementos del sistema a lo largo del tiempo,
as como para asegurar que las medidas producto de los
hallazgos de auditora y los resultados de otras
revisiones se atiendan de manera efectiva y con prontitud.

a)

La comprobacin durante el curso normal de las

operaciones, de que se estn cumpliendo las actividades

de control incorporadas en los procesos y ordenadas
por la jerarqua correspondiente.

6.3
Actividades de
seguimiento
del SCI

b) Autoevaluaciones peridicas en las que se

verifiquen el cumplimiento, validez y suficiencia
del SCI.

6.3.1
Seguimiento
continuo
del SCI

Los funcionarios en el curso de su labor cotidiana,

deben observar el funcionamiento del SCI, con
el fin de determinar desviaciones en su efectividad, e
informarlas oportunamente a las instancias
correspondientes.

El jerarca y los titulares subordinados,

deben disponer la realizacin, por lo menos una vez
al ao, de una autoevaluacin del SCI,

6.3.2
Autoevaluacin
peridica
del SCI
Se debe procurar que sea ejecutada
Sistemticamente y que sus resultados se
comuniquen a las instancias idneas para la
correspondiente toma de acciones y seguimiento
de implementacin.

6.4
Acciones para
el
Fortalecimiento
del SCI

Cuando el funcionario competente detecte alguna

deficiencia o desviacin en la gestin o en el
control interno, o sea informado
de ella, debe emprender oportunamente las
acciones preventivas o correctivas pertinentes
para fortalecer el SCI.

6.5
Contratacin de
auditoras
externas

El jerarca y los titulares subordinados,

con fundamento en las necesidades,
posibilidades y caractersticas de la institucin
y los riesgos que enfrenta, deben
contratar auditoras externas

 la importancia del seguimiento radica en que

atravs de l se puede valorar la calidad del
funcionamiento del sistema y de la gestin de
manera integral. detectar las deficiencias y
emprender las acciones correctivas necesarias para
garantizar la efectividad del sistema y el logro de los
objetivos institucionales

recordar que el autocontrol y la rendicin de

cuentas son una obligacin inherente a todo
funcionario pblico.

Muchas gracias
por su atencin