Treinamento IPM (Integrated Project

Management)

NSN Siemens Networks

Agenda Treinamento

1. Mdulos IPM

Rollout
Documentao
Change Request
Qualidade

Mdulo Rollout
Parmetros de busca no IPM:
Abaixo em destaque temos o principal modo de busca no IPM onde podemos encontrar
o site atravs pelo nome, pelo WP ID, pelo nmero da PO de sub, etc. Abrindo o drop
box possvel de identificar todos as formas de busca

 Ao realizar a busca pelo nome do site o IPM retorna o site e tambm os candidatos e
seus status, confome a tela

Clicando sobre o candidato aceito temos as informaes referentes a esse site como
endereo, cidade, regio, estado, etc:

 Para verificar quais os servios executados nesse site basta selecionar a opo Work
Packages em destaque abaixo;
Nesse link estaro os Workpackages que foram e esto sendo executados nesse site;
Na tela abaixo possvel verificar o Work Package, o WP ID, Fase, o status do Work
package, etc

 Ao clicar sobre pacote de servios, Work Package, podemos ver o

detalhamento dos itens que esto sendo controlados;
No cabealho do Work Packages h as informaes que identificam o servio
como WP ID, Fase que o servio est sendo executado, WBS desse servio, o
campo notes onde pode ser inserido aolgum comentrio que o projeto ache
pertinente

 Na tela abaixo esto os Work Items que esto sendo controlados para o
servio, no caso implementao de BTS
O Work Items em negrito so os que possuem triggers financeiros, Supplier
Invoice Trigger e Customer Invoice Trigger que sero apresentados mais
adiante
O campo Forecast a data planejada para o servio ser executado;
Actual date a date que efetivamente o servio foi executado;
Esses campos devem ser preenchidos assim que o projeto tenha a
informao.

Supplier Invoice Trigger (SIT)

Modo de Utilizao:
o O campo Internal Acceptance deve ser liberado somente quando o servio
realizado pelo subcontratada foi totalmente finalizado. Caso haja alguma
pendncia esse campo no deve ser liberado j que ele informar a subcontrada
que j pode faturar a NSN.
o O Internal Acceptance s pode ser marcado quando houver a PO de subcontrada
preenchida no Work Item (campos SPO # ou Manual SPO #)
o A ilustrao abaixo mostrada que o servio foi finalizado: Actual Date preenchido,
IA liberado gerando o nome do usurio e data de liberao e posteriormente a data
de Goods Receipts gerada no SAP

Supplier Invoice Trigger (SIT)

Backlog e forma de elimin-lo:
o O Backlog de Internal Acceptance, SIT, se caracteriza por termos o servio
realizado, Actual Date preenchido, porm nosso custo ainda no foi reconhecido,
campo Internal Acceptance em branco. Segue abaixo a ilustrao da situao

Supplier Invoice Trigger (SIT)

Backlog e forma de elimin-lo:
o A forma de eliminarmos esse backlog marcarmos o mais rpido o campo Internal
Acceptance para reconhermos o custo e liberarmos o faturamento para a
subcontrada. Porm necessrio ter em mente que no deve haver pendncias por
parte da subcontrada e tambm a PO de subcontratada deve estar preenchida no
IPM para o Internal Acceptace ser liberado.
o Uma forma validarmos o Backlog e acessando o relatrio Claro Project PO Control
Report , disponvel no IPM no caminho abaixo

C:\Pablo\Claro
Project PO Control Report

Customer Invoice (CIT)

Definio Customer Invoice Trigger (CIT):
o O campo Customer Acceptance que identifica o CIT
o Esse trigger tem como objetivo mostrar o momento que estamos aptos a faturar o
cliente. No caso do projeto Claro podemos faturar assim que temos o PAC.
o CIT configurado no Work Item que contratualmente podemos enviar a fatura ao
cliente, como citado no item acima, o Customer Acceptance estar disponvel no work
Item Acceptance/PAC Signed.
o Abaixo segue a ilustrao do CIT:

Customer Invoice Trigger (CIT)

Modo de Utilizao:
o O campo Customer Acceptance deve ser liberado somente quando tivermos o
PAC emitido pelo cliente, como nmero e data da carta de PAC, e devidamente
preenchidos no IPM. No caso de termos mais de um PO do Cliente (Sales Order)
em um determinado Work Package podemos ter mais de um Customer Invoice
Trigger porm ele deve ser marcado somente depois das condies descritadas
anteriormente.
o A ilustrao abaixo mostrada a cadeia completa do preenchimento do Customer
Acceptance: Actual Date preenchido, CA liberado gerando o nome do usurio e data
de liberao e posteriormente a data de BB Released (SAP) gerada no SAP

Customer Invoice Trigger (CIT)

Backlog e forma de elimin-lo:
o O Backlog de Customer Acceptance, CIT, se caracteriza por termos o PAC emitido
pelo cliente, Actual Date , preenchido, porm ainda no informamos que podemos
faturar o cliente, campo Customer Acceptance em branco. Segue abaixo a
ilustrao da situao
o Para o caso de Change Request Sellable tambm teremos o campo Customer
Acceptance no Work Package Sellable Additional Works uma vez que esse servio
adicional ser pago pelo cliente, com isso assim que tivermos o servio realizado
podemos fatur-lo e consequentemente marcar o campo Customer Acceptance.

Customer Invoice Trigger (CIT)

Backlog e forma de elimin-lo:
o A forma de eliminarmos esse backlog marcarmos o campo Customer Acceptance
para faturarmos o cliente assim que recebermos o PAC.
o

Uma forma validarmos o Backlog e acessando o relatrio Claro Project Customer

Acceptance Required, disponvel no IPM no caminho abaixo
Micros oft Office
Excel 97-2003 Works heet

Mdulo Documentao
O mdulo de documentao do IPM est dividido em Documentao do Projeto e
Documentao de Site;
A documentao do projeto onde so inseridos os documentos referentes a assuntos
internos ao projeto e somente pessoas internas tem acesso a esse tipo de
documentos;
Para acessar a documentao do projeto basta clicar sobre os links Documentation,
Project Documents, conforme a tela abaixo.

 Abaixo segue a estrutura de pasta da documentao do projeto;

O projeto pode escolher qual pasta referente ao documento que se deseja adicionar
e realizar o upload do arquivo;
No prximo slide ser mostrado um exemplo de upload da documentao de projeto

 Abaixo segue um exemplo do upload de um arquivo;

Basta selecionar a pasta que ser deseja adicionar o arquivo e em seguida do lado
direito escolher a opo Add New Document, em seguida o IPM direcionar para
prxima pgina

 Para adicionar o arquivo basta selecionar a opo em destaque Escolher Arquivo;

Todos os campo com asterisco so de preenchimento obrigatrio;
Caso seja necessrio enviar o arquivo para aprovao de um usurio basta selecionar
o usurio no campo Int Approver e clicar sobre create, nesse momento o documento
adicionado ao IPM;
Para enviar a aprovao por email necessrio clicar sobre Send

 A documentao de site onde todos os documentos referentes ao servio executado

nesse site devem ser inseridos;
Para acessar a estrutura de pastas do site basta selecionar o site e clicar na opo
Documentation do lado esquerdo;
Segue abaixo a estrutura de pasta do site

 A documentao de site onde todos os documentos referentes ao servio executado

nesse site devem ser inseridos;
Para acessar a estrutura de pastas do site basta selecionar o site e clicar na opo
Documentation do lado esquerdo;
Segue abaixo a estrutura de pasta do site
Para adiconar a documentao basta selecionar a pasta e clicar com o boto direito e
escolher a opo Add new document

 Para adicionar o arquivo basta selecionar a opo em destaque Escolher Arquivo;

Todos os campo com asterisco so de preenchimento obrigatrio;
Caso seja necessrio enviar o arquivo para aprovao de um usurio basta selecionar
o usurio no campo Int Approver e clicar sobre create, nesse momento o documento
adicionado ao IPM;
Para enviar a aprovao por email necessrio clicar sobre Send

 Caso se deseje apenas enviar o link de um documento adicionado ao IPM a um

determinado grupo de usurio possvel atravs da opo Send Link
Abaixo segue os passos para enviar o link a um grupo de usurios:
o Primeiramente necessrio clicar com o boto direito sobre o documento e escolher
a opo Document Details

 Em seguida acessar a opo Send Link

O IPM direcionar o usurio para a pgina seguinte mostrada no prximo slide

 Primeiramente deve se selecionar o grupo que se deseja enviar o link;

Em seguida estar disponvel os usurios pertencentes ao grupo;
Selecionar os usurios e enviar o link, ser enviado um email informando que o
documento foi adicionado ao IPM

Mdulo Change Request

O mdulo Change Request usado quando dever ser executado um servio que
inicialmente estava fora do escopo inicial ou onde no temos PO do Cliente.
Os Change Request so classificados como Sellable ou Non Sellable, segue abaixo a
diferena entre eles:
o Sellable: so os casos em que o cliente arcar com esse custo que inicialmente
no estava no escopo. O cliente se compromete a emitir uma PO para a
execuo do servio;
o Non Sellable: nesses casos a NSN que ser responsvel por esse custo
adicional, no haver PO do cliente para esse servio adicional. A
NSN
emitir PO para a subcontrada executar o servio sem que
tenhamos uma PO
de Cliente
No slides posteriores ser mostrado todos os passos para a criao de cada tipo de
Change Request

Mdulo Change Request

1.

Change Request Sellable

Selecionar a opo Change Request em destaque;
Em seguida necessrio identificar qual o servio, Work Package, que originou
esse servio adicional no box Original WP
Em seguida basta clicar sobre a opo Create

1.

Change Request Sellable

Em seguida necessrio preencher todos os campos com asterisco os quais so
obrigatrios. Segue abaixo a descrio dos campos obrigatrios
CR Name: Nome do CR, deve ser relacionado com o servio adicional;
Initiating Org: quem identificou a necessidade desse servio extra, normalmente
NSN
Liability: Esse campo de extrema importncia para identificar quem o
reponsvel pelo custo do servio extra, no caso de CR Sellable SEMPRE deve
ser preenchido com Customer;
CR Category: qual a categoria do CR, o motivo desse CR;
Intenal Authorizer: quem aprovar a criao do CR internamente;
Call-off WP: no caso de CR Sellable SEMPRE deve ser Sellable Additional
Works

1.

Change Request Sellable

Depois da criao do CR o campo Executing Organization precisa ser
preenchido com Partner/Subcontractor j que o servio ser executado por eles
e om campo Custom Field 2 deve ser preenchido com o nome da sub que far o
servio adicional.

Para adicionar documentos referentes ao CR basta selecionar a opo Add

Document conforme tela abaixo

1.

Change Request Sellable

Assim que os passos acima estiverem preenchidos o CR est pronto para ser
enviado para aprovao, para isso SEMPRE deve ser marcado o campo Ready
for Authorization na parte superior do CR conforme a tela abaixo
O campo Sales Amount deve ser preenchido com o valor que o servio foi
vendido ao Cliente;

1.

Change Request Sellable

Alguns campos do do Work Package relacionado ao Change Request devem ser
preenchidos para que a equipe de CPMs possa ter visibilidade do perodo que os
custos ocorrero;
Abaixo segue o campos que precisam ser preenchidos e suas descries:
o Phase: a qual fase pretence esse CR;
o Custom: deve ser preenchida a TOP WBS;
o Forecast: data prevista de execuo desse servio;
o Company: subcontrada que executar o servio

Mdulo Change Request

2. Change Request NON Sellable
Selecionar a opo Change Request em destaque;
Em seguida necessrio identificar qual o servio, Work Package, que originou
esse servio adicional no box Original WP
Em seguida basta clicar sobre a opo Create

2. Change Request NON Sellable

Em seguida necessrio preencher todos os campos com asterisco os quais so
obrigatrios. Segue abaixo a descrio dos campos obrigatrios
CR Name: Nome do CR, deve ser relacionado com o servio adicional;
Initiating Org: quem identificou a necessidade desse servio extra, normalmente
NSN
Liability: Esse campo de extrema importncia para identificar quem o
reponsvel pelo custo do servio extra, no caso de CR NON Sellable SEMPRE
deve ser preenchido com NSN;
CR Category: qual a categoria do CR, o motivo desse CR;
Cost Estimate: Custo Estimado para esse servio extra;
Intenal Authorizer: quem aprovar a criao do CR internamente;
Call-off WP: no caso de CR Sellable SEMPRE deve ser Extra Work

2. Change Request NON Sellable

Depois da criao do CR o campo Executing Organization precisa ser
preenchido com Partner/Subcontractor j que o servio ser executado por eles
e om campo Custom Field 2 deve ser preenchido com o nome da sub que far o
servio adicional.

Para adicionar documentos referentes ao CR basta selecionar a opo Add

Document conforme tela abaixo

2. Change Request NON Sellable

Assim que os passos acima estiverem preenchidos o CR est pronto para ser
enviado para aprovao, para isso SEMPRE deve ser marcado o campo Ready
for Authorization na parte superior do CR conforme a tela abaixo:

2. Change Request NON Sellable

Alguns campos do do Work Package relacionado ao Change Request devem ser
preenchidos para que a equipe de CPMs possa ter visibilidade do perodo que os
custos ocorrero;
Abaixo segue o campos que precisam ser preenchidos e suas descries:
o Phase: a qual fase pretence esse CR;
o Custom: deve ser preenchida a TOP WBS;
o Forecast: data prevista de execuo desse servio;
o Company: subcontrada que executar o servio

Mdulo Qualidade
Nos slides posteriores podemos ver como preencher o mdulo de Qualidade no IPM.
Aps realizar a busca do site clicar sobre o link Quality

Mdulo de Qualidade IPM

Agora o momento de
associar o Project
Checklist ao site, que
feito clicando sobre o
boto em destaque.

Depois de associar o checklist ao site

necessrio seguir 3 etapas:
1. Clicar sobre o Drop Down Box a direita do
Checklist e escolher o Checklist.
2. Associar o checklist ao WP que originou
essa avaliao, nunca CR WP.
3. Sempre selecionar Assessment.
Em seguida clicar sobre Assign

Mdulo de Qualidade IPM

Agora deve ser criado o
assessment checklist, ser
necessrio clicar sobre Edit,
para associar a deficincia do
assessment checklist

Mdulo de Qualidade

Aqui somente clicar

sobre Record
Deficiency.

Preencher os 2 drop down

boxes a esquerda e atualizar

Opened by= Pessoa que

abriu o item no IPM
Assessor= Pessoa que
efitivamente fez a visita.

Obrigado
pablo.jorge@nsn.com

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