Digitalizacin

con Valor Legal

Retos y Desafos
de la
Administracin
Inteligente

Ing. Hctor Saravia,

Gerente de Lnea
Abril de 2014

Reto de la Informacin
Control de la Corporacin

Actividad

Clasificacin

Control del Autor

Administracin de Documentos
Aspectos Legales
Cumplimiento Regulaciones
Reglas de Negocio
Control de Acceso
Retencin
Disposicin
final

Creacin
Colaboracin
Workflow

El Gran Reto

Almacenar / Transferir

Tiempo
Eliminar

Administrar, almacenar y acceder, trabajando

colaborativamente para una rpida toma de decisiones

Desafos de la Administracin de Informacin

10-30%
Estructurada

70-90%
No
Estructurada
Legajo
Personal
Manuales

La informacin crece en 200%

anualmente

El contenido atraviesa las

aplicaciones

Mltiples aplicaciones utilizan la misma

informacin
Existen distintas copias de la informacin,
que no estn sincronizadas

Formularios
Contratos
Solicitudes
Reclamos
Documentos
Cheques
Facturas
Audio y Video
E-mail y Adjuntos

La mayora de la informacin es contenido no estructurado; vital

para los procesos de negocios; y no administrada
eficientemente

Porqu administrar la
Informacin?

Reduccin de costos y
crecimiento de rentabilidad

Cumplimiento de normas (SOX, SMV, etc.)

polticas de retencin e integridad de
datos.
Niveles de jerarqua y accesos,
seguimiento de auditoria,
integridad de datos.

Disponibilidad, Distribuido,
Correcto, Integrado

Papel: Problema de Productividad

Almacenando
y encontrando
documentos
en papel

El Papel es
voluminoso:
+ Papeles =
+ Archivos =
+ m2 = +$$

Es difcil de
manejar y
controlar

Acceso lento, ineficiente a la informacin.

Es un medio riesgoso (y no tenemos una copia de respaldo).
Acceso de un solo usuario por vez.

Digital: Problema de
Productividad?
Almacenando y encontrando
documentos en formato
digital
Cul es la ltima versin?
El documento en papel firmado no
coincide con la ltima versin del
documento digital.
Email : Trabajo colaborativo?.
Lo tena, pero no recuerdo donde
(PC, USB, DVD, PST)
Quienes trabajaron este documento?
Difcil administracin de la seguridad
(copias, fuga de informacin, )

Archivo de Papeles

0
1

Recepcin de
documentos
ORCINEA y AP

0
2

Preparacin de
Documentos

0
3

Digitalizacin de
Documentos

0
4

Doble Digitacin
de ndices

0
5

Control de Calidad
al 100% fsico y
lgico

0
6

Revisin Muestral

0
7

Valor legal de la
microforma

0
8

Devolucin de
documentos

0
9

Generacin de
Medios

1
0

Microarchivos

Lnea Certificada con Valor Legal

Sistema Integrado de Gestin y Operacin.
+ 350 tcnicos especializados
Capacidad para operar 24 horas
Produccin + 150,000 folios diarios
Alta compresin de imgenes a color
Fedatarios Informticos Juramentados
Bveda de Microarchivo Certificada

Explotacin de Informacin
Explotacin de Informacin

Micrograbacin
Proceso de Micrograbacin

Gestor de
Contenidos
Procesos BPM

Intranet/Extranet

LIBROS

BD negocio

Aplicativos de Consulta

Microformas

Clientes
Proveedo
res

Documentos

LIBROS
electrnicos

(firmados Digitalmente)

Trabajo colaborativo

Custodia de Microformas

LIBROS

Copias

LIBROS Fieles
Almacn de
Microarchivo

Sede 01
Microduplicados

Sede 02

Sede 03

Sede 04

Procesos inteligentes
Tipos de contenidos

Escaners

Faxes
MF
Directorios
de red

e-mail

eForms

Capturar
Capturar

Controlar
Controlar

Invoice Number
Vendor Name
Purchase Date
Subtotal
Grand Total
Payment Terms

Indizar
Indizar
Indizar
Indizar

10010
Acme Products
30 January 2008
$ 6,014.81
$ 6,025.88
Net 30 Days

Validar
Validar yy
Firmar
Firmar

Entregar
Entregar

Proceso de Firma Digital a cada documento le da valor

legal y seguridad.
La digitalizacin permite la poblacinPDF
del gestor de
PDF
contenidos.
Posibilita el uso de flujos de trabajo o BPM.
Autenticacin
Integridad.
No Repudio
Time Stamping

Integracin con Procesos

Capturar
Capturar

Clasificar
Clasificar

Invoice Number
Vendor Name
Purchase Date
Subtotal
Grand Total
Payment Terms

Extraer
Extraer

10010
Acme Products
30 January 2008
$ 6,014.81
$ 6,025.88
Net 30 Days

Validar
Validar yy
Firmar
Firmar

Entregar
Entregar

Los documentos pueden ser

entregados al gestor de la
empresa o ser alojados en
Data Center externo.

Data Center externo con ISO

27001

Convirtiendo proceso de Papel a Digital

PROCESO DIGITAL

Papel
Recibido

PROCESO BASADO EN PAPEL

Captura

Acelera el procedimiento de
documentos
PROCESO DIGITAL

Captura de
documentos antes.

Papel
Recibido

PROCESO BASADO EN DOCUMENTOS DIGITALES

Transformar
documentos en
informacin de
negocio.
Simplificar la
integracin entre la
captura y el proceso de
negocio.

Captura
Captura

Camino al File Digital

PDF
PDF
PDF
PDF
PDF
PDF
PDF
PDF

Tomamos el Reto
Control de la Corporacin

Actividad

Clasificacin

Control del Autor

Administracin de Documentos
Aspectos Legales
Cumplimiento Regulaciones
Reglas de Negocio
Control de Acceso
Retencin
Disposicin
final

Creacin
Colaboracin
Workflow

Conseguimos

Almacenar / Transferir

Tiempo
Eliminar

Administrar, almacenar y acceder, trabajando

colaborativamente para una rpida toma de decisiones

Solucin: Combinacin Perfecta

Microformas Digitales
Gestores de Contenidos
(ECM)
Gestores de Procesos

Beneficios

Incremento en la productividad de los trabajadores.

Aumento de la ventaja competitiva.
Simplicidad y ahorro de tiempo.
Reduccin de riesgos (SOX).
Socialmente responsables con el medio ambiente.
Ahorros monetarios y operativos.

Casos de xito
ONP

Micrograbacin de documentos del Archivo

ORCINEA y Planillas por la cantidad de 6O MM
imgenes

SMV

Micrograbacin de documentos
por la cantidad de 5 MM imgenes.

Movistar

Digitalizacin de Documentos con Valor Legal

Ministerio de Trabajo y Digitalizacin de expedientes relacionados a la Ley

Promocin del empleo
N 27803 del MTPE

Ministerio de
Salud

Digitalizacin con Valor Legal de 5 MM de

documentos

SAT

Digitalizacin con Valor Legal de 8MM de

documentos

PREGUNTAS?

Gracias

Por su atencin

a
i
v
a
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S
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t
c
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H nte de Lnea BPO

Gere
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Solu
de negocios

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hsaravia@gmd.com