REDACCIN DE

MENSAJES
ORGANIZACIONALES

La competencia
comunicativa
Lograr antes que nada la claridad.
Lograr la calidad lingstica que un profesional
debe tener:
Todo texto es mejorable.
Los grandes escritores tambin se equivocan y
corrigen.
Utilizar la lengua escolarizada escrita estndar.
Si se puede hacer una mejor versin del texto,
ha de hacerse.

Qu aspectos favorecen el
discurso escrito?
Tener claros los objetivos, el tema y el
destinatario.
Disear el espacio de manera legible y
apelar a los recursos grficos disponibles.
Utilizar el lenguaje de manera correcta y
elegante.

 Adelantar el tema que se abordar: decir

algo importante en el primer prrafo.
Poner conectores entre prrafos, de
modo que las ideas se articulen con
naturalidad.
Cuidar el trato al destinatario en el
lxico, el tono y la forma, en que se hace
llegar el escrito.
Revisar.

Qu elementos perjudican
el discurso escrito?
Proceder sin un trabajo
previo sobre las ideas y
su ordenacin.
Presentar un escrito
desaliado tanto en la
tipografa como en el
espacio.
Equivocar el trato con el
destinatario.

 Comenzar el texto con circunloquios o

ideas secundarias.
Dejar supuestos sin explicacin.
Presentar un texto con errores
gramaticales o con erratas.

Lenguaje organizacional:
Habla coloquial de nivel culto
Concisin: brevedad.
Claridad: frase corta y directa.
Captacin del inters del lector:
- Organizacin de los datos.
- Lenguaje claro y atractivo.
Sencillez de la sintaxis: orden lgico.
Precisin lxica: la palabra exacta.
Correccin gramatical.

Principios de la
comunicacin escrita
Cntrese en el inters del lector.
Desarrolle una estructura clara:
Organice las ideas y haga un borrador
antes de escribir.
Respete las reglas de la puntuacin
(cada prrafo una idea).
Coloque ttulos y subttulos, si el texto
es muy extenso.

Diga algo al principio:

Capte la atencin del
lector desde el comienzo.
Fije claramente el
tema y el objetivo desde
el principio.
Ubique las oraciones
importantes al inicio de
prrafo y los conceptos
importantes al inicio de
la oracin.

Sea econmico con las

palabras:
No use ms palabras de
las necesarias.
No use palabras largas o
complejas, si no es
necesario.
En caso de poder
sintetizar ms la idea, use
varias oraciones simples.

Sea completo en su informacin:

Indique los antecedentes de lo que escribe.
Responda a las siguientes preguntas al
redactar un mensaje: por qu?, qu?,
cundo?, dnde?, cmo?, quin?
Escriba con naturalidad:
No use un estilo rebuscado.
No ostente erudicin.

El proceso de la escritura
Consta de tres etapas:
La preescritura (invencin).
La escritura (disposicin).
La revisin (elocucin).
La produccin de un texto bien logrado
es un proceso largo y que requiere de
mucho esfuerzo (Serafini).

La revisin
Es mucho ms que una
tcnica o una
supervisin final del
escrito: implica una
determinada actitud de
escritura y un estilo de
trabajo.
Calidad profesional.
ES ESTA LA MEJOR
VERSIN DE ESTE
TEXTO QUE SOY
CAPAZ DE ESCRIBIR?

Mejorar la calidad del

texto en los siguientes
aspectos:
Adecuacin del texto a
su clase.
Correspondencia del
texto con sus objetivos.
Organizacin del texto.
Legibilidad.
Tono.
Adecuacin al lector.

 Preferir las
palabras simples a
las perfrasis (en vez
de institucin
bancaria, banco).
Emplear las
palabras
indispensables: el
sustantivo y el verbo.
No abusar de los
adjetivos.

Definir siglas y
abreviaturas.
No duplicar los
calificativos
(lisa y
llanamente;
claro y
profundo):
seleccionar el

 Huir de los verbos comodn (hacer, ser,

tener, estar); y de las palabras fciles (cosa,
tema, asunto). No aaden informacin y son
imprecisos.
No abusar de los adverbios, y evitar
aquellos terminados en -mente
(Oportunamente, daremos la informacin
pedida). Variar su ubicacin dentro de la
frase.
Seguir el orden lgico: sujeto + verbo +
complementos.

Evitar los trminos rebuscados,

creyendo que enriquecen el texto:
Es mejor hombre o persona que
individuo.
Tomar que agarrar.
Concretar que concretizar.
Recibir que receptar o recepcionar.
Ver que visualizar o visionar.

 Preferir la voz activa antes que la pasiva

(El equipo de Cuentas realiz el informe, y
no El informe fue realizado por el equipo de
Cuentas).
Colocar punto antes de haber llegado a las
tres lneas (30 palabras).
Cambiar de prrafo cuando inserte una
perspectiva o idea diferente.
Utilizar conectores para enlazar ideas o
prrafos: sin embargo, asimismo, por un
lado/por otro lado.

Acercar los modificadores a sus

ncleos:
As podremos recordar, en un momento
posterior, nuestros objetivos.
Eliminar expresiones superfluas:
Se caracteriz a las jvenes en trminos
de su insercin laboral y de su situacin al
interior de los hogares.

Errores ms frecuentes en
la puntuacin
Uno de los errores ms habituales consiste en
poner comas donde no deben ir jams:
* Entre sujeto y verbo:
Mara, sali de all.
La guerra, empez con el ataque a la base
naval...
* Entre verbo y objeto:
El autor analiza, los temas ms importantes.

Algunas reglas para

recordar
No se usa punto en abreviaturas de
pesas y medidas.
No debe ponerse punto en un ttulo ni en
un subttulo.
No es correcto escribir 1,994; no va
coma en la cifra que expresa aos.

Algunas reglas para

recordar
Para separar en
slabas una palabra,
se coloca un guin
solo junto a la
primera parte (no
debajo, ni en la
segunda parte de la
palabra).
Despus de los dos
puntos, puede
escribirse mayscula

Uso de las maysculas

En los nombres propios, apodos, atributos
divinos.
En los nombres de instituciones, lugares
geogrficos, obras.
En las abreviaturas y siglas (se dice Ud., pero
no Usted).
En ttulos y nombres de dignidades (Su
Santidad).
En nombres de instituciones, disciplinas y
estudios, congresos, partidos, asociaciones y
organismos oficiales.

Quesmo y dequesmo

Uso del gerundio

En las frases verbales, indica duracin o
progreso: andan murmurando, sigue
mejorando.
Expresa simultaneidad cuando acompaa
a un verbo conjugado, con valor de
circunstancial de modo: en baj las
escaleras saltando, ambas acciones (bajar
y saltar) corresponden al mismo sujeto.
Es correcto con valor de anterioridad:
Habiendo escaleras, el consorcio...

Cuando indica posterioridad es incorrecto:

*Cay del caballo rompindose una pierna.
Debe decirse: ...y se rompi una pierna.
Como adjetivo es incorrecto:
*Caja conteniendo diez comprimidos.
Debe decirse: Caja de diez comprimidos.

El gerundio cuyo sujeto no coincide con el

del verbo principal:
*Naci en Chile, siendo sus padres argentinos.
Debe decirse: ...y sus padres eran/son
argentinos.
Cuando puede dar lugar a ambigedad, su uso
es incorrecto:
*Vi a tu padre bajando del avin.

Componentes de la carta comercial

Membrete.
Lugar y fecha.
Destinatario y
direccin.
Referencia.
Saludo inicial.
Introduccin.
Texto.
Saludo final.

 Firma, aclaracin y cargo.

Adjuntos
Direccin del firmante (si no aparece en
el membrete).
Iniciales del firmante y del escribiente.
Iniciales de la frase con copia (c.c.)
seguidas del nombre de la persona a la
que se enva la copia.

Gua de correccin de
cartas organizacionales
Mantener una misma persona gramatical:
primera o tercera.
Mantener el nmero: singular o plural.
Evitar frases hechas y circunloquios.
Usar un final sobrio evitando ser
repetitivo.
El destinatario es una sola persona.

Gua de correccin de
cartas institucionales
Usar una diagramacin apropiada.
Usar una puntuacin correcta (incluidas las
maysculas).
Evitar ambigedades o faltas de precisin.
Usar oraciones completas.
Usar apropiadamente las preposiciones y
las abreviaturas.
Mantener el nivel de lengua adecuado a la
situacin.

El correo electrnico
El correo electrnico no es
un tipo de texto sino un
canal de comunicacin. En
verdad, se trata de un
mensaje electrnico o
carta electrnica.
Texto hbrido: inmediatez
de la comunicacin oral
pero permanencia de la
comunicacin escrita.
Punto medio entre el
telfono y la carta.

 Otras caractersticas: espontaneidad, facilidad

de reenvo y bajo costo PERO desprolijidad,
falta a la privacidad, desacierto en el tono.
Importancia de la formalidad en los mensajes
electrnicos de una empresa. Tiene validez en
los tribunales.
Como canal de transmisin: envo de
boletines informativos, mensajes individuales,
breves cartas, copias de documentos,
comunicados de prensa...

 Cuidado en la redaccin del mensaje:

gramtica, propiedad del lenguaje,
adecuacin al destinatario real, a la
situacin comunicativa, claridad,
brevedad, precisin y concisin,
tipografa, uso de maysculas.
Formato: destinatario y copias a la vista
y ocultas; asunto; encabezado; texto,
saludo final y firma.

Los siete grandes

errores:
pasarlo por alto,
basarse en supuestos,
demasiadas palabras,
desprolijidad,
falta de tacto,
fingir no haberlo
recibido.

El correo electrnico:
consejos
El asunto debe reflejar el contenido. Es
un ttulo informativo.
Elegir un saludo adecuado.
Tener en cuenta el punto de vista del
receptor.
Ir al grano.
Elaborar un guin con la informacin que
se incluir.

 Revisar el contenido y la forma del texto:

no precipitarse.
Leer atentamente el mensaje pensando
sobre todo en el receptor.
Preguntarse por su relevancia y por su
urgencia.
No abusar de l ni hacerse adicto.
Responder con historial.

 No realizar envos
indiscriminados o
colectivos ni incluir
direcciones ajenas a
cualquiera.
No incluir emoticonos ni
abreviaturas caseras.
En las firmas automticas,
slo incluir los datos
esenciales. No pasarse de
las cinco lneas.

 No reenviar cadenas.
Revisar siempre la direccin o las direcciones a
las que se escribe.
Revisar que estn los textos adjuntos que se
anuncian.
Preguntarse: hace falta decirlo?, se puede
llamar por telfono?,le interesa esto a mi
receptor?, es una prdida de tiempo?
Nunca criticar a nadie (y menos por escrito).

 Revisar el tamao de los adjuntos.

Tener un buen antivirus.
Slo responder cuando sea necesario.
Organizar los mensajes en carpetas, por
fechas, por destinatarios...
Pedir confirmacin automtica de
recepcin.

El informe
Formato bsico:
portada,
ndice o tabla de contenido,
resumen gerencial,
cuerpo del texto:
introduccin,
desarrollo.
conclusiones o recomendaciones,
bibliografa,
apndices o anexos.

Para hacer ms eficaces

nuestros informes
El texto puede dividirse
en partes, captulos,
secciones y apartados.
Debe haber un equilibrio
entre todos ellos.
Todos estarn
debidamente numerados.
Es importante el uso de
referencias internas
(implica una buena
organizacin).

Para hacer ms eficaces

nuestros informes
AYUDAS GRFICAS:
Es mejor la utilizacin dentro del texto. Si son
suplementarias, van en los apndices.
No analizar detalles minuciosos ni repetir la
informacin que est en el cuadro.
Cada grfico ha de ir numerado y con ttulo. (Se
realiza un ndice de grficos, si se requiere).
Tipos de grficos: de torta, de barras y de
lneas.

DEFECTOS EN LA CONFECCIN DE
INFORMES:
En el contenido y en la forma.
Omisin.
Redundancia.
Exageracin.
Irrelevancia (detalles menores).

 Confusin (falta de
lgica).
Errores de tipeo y de
gramtica.
Terminologa
imprecisa.
Falta de armona
entre las partes.
Excesiva longitud.

Hay que tener en claro:

Sobre qu tema se escribe.
Por qu debe leerse.
Qu se encontrar en l.
Adaptar el estilo a los lectores: captar
rpidamente su atencin, debe ser una
necesidad para el lector.
Uso de encabezados o ttulos que aclaren las
partes del texto. Los ttulos deben ser
redactados de forma corta y precisa.
Se debe mantener coherencia en la
numeracin.