TALLER DE ENTRENAMIENTO

TCNICAS PARA REDISEAR PROCESOS

NO BELTRN RODRGUEZ
2015

2014

PARA QUE SE REDISEAN LOS

PROCESOS
DE UNA EMPRESA?

ADECUARLOS PARA EJECUTAR LA ESTRATEGIA CO

EL VERDADERO RETO ESTRATEGICO ES ANALIZA

OPERA LA ORGANIZACIN Y ADAPTARLA AL ENT
MANEJAR EL CAMBIO COMO UNICA FORMA
DE MANTENER VENTAJA COMPETITIVA

Que ha cambiado?
La empresa tiene bajo control su futuro
Piensa primero en la experiencia del cliente, y luego
en las caractersticas de sus procesos
Piensa en la situacin de consumo, no en el producto
Est capacitada para crear internamente el entorno adecuado
La estructura esta definida en funcin del cliente
Las polticas son diseadas por las personas de contacto
Las personas, por sus propias caractersticas, son capaces de
transmitir y potenciar las experiencias del cliente
Competencia = eficiencia + calidez
Dispone de instrucciones para los asuntos que debe afrontar
el personal de contacto
Evita que la empresa se vea obligada a competir slo en precio
Impide que se convierta en proveedora de genricos
Es obsesiva respecto de los detalles
Busca diferenciarse y convertirse en nica para su cliente

OBJETIVOS DEL REDISEO DE PROCESOS

RE
DU

FLEXIBILIDAD

EZ
D
I
P
RA

OBJETIVOS

EL
D IM
EF I
EC NA
S T R
O

C
N CI O
CO DE
ST
OS

SA
D TIS
EL F
A
CL CC
IE IO
N N
TE

EL RESULTADO DEL REDISEO DEPENDE DEL OBJETIVO

ESTRATEGICO

Video

El cambio es el reto estratgico

Como transformar la organizacin
Reingeniera o mejoramiento continuo?
los objetivos del rediseo de procesos
La tecnologa en el rediseo de procesos

TECNICAS DE REDISEO DE PROCESOS

2014

CMO SE DISEA LA CADENA

DE VALOR, PARA QU SIRVE?
Es una herramienta que sirve para examinar
las actividades que una empresa realiza y
cmo interactan con el fin de analizar las
posibles fuentes para generar ventajas
competitivas.

Gestin Estratgica
Procesos de Apoyo

Procesos Primarios

CMO FUNCIONA
Desagregando el negocio en los asuntos
estratgicamente relevantes con el fin de
entender el flujo de trabajo, el
comportamiento
de dos
los costos
y asuntos:
la existencia
Puede representar
tipos de
de posibles fuentes de diferenciacin.
Primarios: Son los que tienen que ver con la
creacin fsica del producto o servicio y su
venta y transferencia al comprador, as
como la asistencia dada despus de la
venta.
Soporte: Apoyo a los asuntos primarios,
tambin se soportan entre ellos mismos al
proveer servicios de utilidad para toda la
organizacin.

CONCEPTOS BSICOS
Lmites del proceso: Identificacin del
punto de inicio y del termino de un
proceso. Donde inicia- donde termina.
Rango del proceso: La sumatoria de los
subprocesos que lo integran.
Profundidad del proceso: Nivel de detalle
en que se desagregan las actividades.

CONCEPTOS BASICOS
Ejemplo
:
Gestin
Gestin
Gestin deGestin de
de
Postventa
Mercadeo
venta
Despacho
s

Despliegue

Obtener
orden de
Pedido

Ingresar
pedido al
Sistema

Preparar
artculos

Despliegue

Visitar
Cliente

Transmitir
Diligencia Orden a la
r
Planta
Orden

Cargar
vehculos

Producir
Factura

Entregar

INVENTARIO DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

SISTEMA DE VALOR

Cadena de valor de los canales de

distribucin
Cadena de valor de los proveedores
Cadena de valor del comprador
Cadena de valor de los prestadores de
servicios
Cadena de valor de competidores y
sustitutos

ESQUEMA DE UN SISTEMA DE VALOR

TALLER N1

1. En una frase defina la estrategia de su

empresa
2. Prepare la cadena de valor de su empresa.
3. Esquematice el sistema de valor de su
empresa e identifique sinergias actuales y
potenciales
4. Qu seria necesario redisear?

ESTRATEGIA CORPORATIVA:

Disee la cadena de valor

R
E
Q
U
E
R
I
M
I
E
N
T
O
C
L
I
E
N
T
E

PROCESOS DIRECCIONALES

PROCESOS CORE

PROCESOS DE APOYO

TECNICAS
DE REDISEO
DE PROCESOS
TCNICAS
PARA REDISEO
DE PROCESOS

S
A
T
I
S
F
A
C
I
O
N

C
L
I
E
T
E

Esquematice el sistema de valor de su empresa

TECNICAS DE REDISEO DE PROCESOS

2011

TALLER N1 - REGISTRE AQU SUS

CONCLUSIONES

Video
La relacin proceso-estructura
Tipologa de los procesos
El dueo del proceso
Anlisis proceso-empresa
Metodologas para el rediseo
TECNICAS DE REDISEO DE PROCESOS

2014

QU HERRAMIENTAS UTILIZAR?

LA UNICA FORMA EFECTIVA DE REDISEAR UN PROCESO

ES ENTENDERLO MUY BIEN

FASES DEL LEVANTAMIENTO DE

PROCESOS

Entrevista
Estructura
da

Anlisis
Estructura
do

Inventario
detallado
de
document
os

Anlisi
s Sipoc

Dimensionamie
nto del proceso

Verificacin
y
confirmacin
del proceso
tal y como
es hoy

INFORMACION GENERAL
Nombre del Proyecto
Tipo de Proceso

Lder del Proyecto

No. de proceso

Fecha:

Ttulo del Proceso

Finalidad del Proceso

Objetivos del Proceso

Clientes

Proveedores

Otros grupos de Inters

Contenido del Proceso

Inicio del Proceso

Fin del Proceso

Actividades Incluidas

Actividades Excluidas

Documentos del Proceso

Revisin de la Informacin

Preparado por:

Fecha de Terminacin

Equipo de Revisin

Fecha de revisin

ANLISIS ESTRUCTURADO DEL

PROCESO
DEFINICIN: Es un cuadro sinptico que articula el
proceso sistemticamente para facilitar su validacin.
CMO FUNCIONA: Dividiendo el proceso en los
subprocesos de inicio, desarrollo y finalizacin, para
luego desagregar las actividades siguiendo su
secuencia lgica.
CARACTERSTICAS: Independizar el anlisis del proceso
de las personas o departamentos que lo hacen y de los
volmenes, documentos y subsistemas utilizados.

EJEMPLO
PARA QU

QU
Obtener
Requisicin

Tramitar
Compras

Hacer
Pedidos

Entregar
Productos

CMO
Recibir requisicin
Radicar requerimientos
Identificar Proveedores
Solicitar Cotizacin
Analizar Ofertas
Elegir Proveedores
Colocar Orden de Compra
Recibir Pedidos
Comparar factura Vs. Orden
Enviar factura a cuentas por pagar
Entregar artculos al solicitante

ANLISIS SIPOC
DEFINICIN: Es una eficaz herramienta de rastreo
levantamiento y anlisis de procesos.
CMO FUNCIONA: Registra la secuencia en que se
presentan los distintos proveedores de un proceso,
los insumos que dan origen a las tareas, las
actividades especficas que se ejecutan, los
productos que produce el proceso y los clientes
finales.
REQUISITOS: Haber completado el inventario y el
anlisis completo de los documentos e informes que
intervienen en el proceso.

EJEMPLO
Nombre del proceso: SELECCIN Y CONTRATACIN DE PERSONAL
Dueo del proceso:
PROVEEDOR

ANALISTA DE SELECCIN

INSUMO
(documentos)

EMPRESA
CLIENTE

REQUISICIN DE
PERSONAL

CANDIDATO

DOCUMENTOS
REQUERIDOS

MEDICO

EMPRESA
CLIENTE

ORDEN
INGRESO

EMPRESA
CLIENTE

CONTRATO
FIRMADO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

RECEPCIONISTA

1.RADICA LA SOLICITUD EN EL LIBRO,

(SOL 1)
1. VERIFICA LOS DATOS DEL PERFIL
2. OBTIENE EN EL SISTEMA HOJAS DE VIDA
DISPONIBLES
5.CITA TELEFONICAMENTE AL CANDIDATO E
INFORMA DOCUMENTOS REQUERIDOS.

ANALISTA DE
SELECCIN

DE

CODIGO DEL PROCESO:

PROCESO

PSICOLOGA

RESULTADOS

FECHA:

6. RECIBE Y VERIFICA DOCUMENTACIN

7. PRACTICA EXMENES PSICOTCNICOS
8. EFECTA VISITA DOMICILIARIA
9.ENVIA CANDIDATO AL MEDICO
10.RECIBE RESULTADOS
11. ENVAR AL CANDIDATO A ENTREVISTA DONDEL
EL CLIENTE
*En caso de rechazo en los pasos 6,7,8,9,11 regresa
al punto 5.

PRODUCTO

CLIENTE

(salidas)

ORDEN DE
EXAMEN

REMISIN

MEDICO
EMPRESA
SOLICITAN
TE

12.OBTIENE DEL CANDIDATO FIRMA DEL

CONTRATO
13ENVIA AL CANDIDATO AL SITIO DE TRABAJO,
JUNTO CON EL CONTRATO

CONTRATO

EMPRESA
SOLICITANT
E

14.RECIBE LOS DOCUMENTOS( pasado judicial,

Cdula23
de ciudadana, recomendaciones, 2 fotos,
certificado de estudio) Y ARCHIVA EN LA CARPETA

CARPETA DEL
EMPLEADO

PROCESO
DE
ARCHIVO

ANLISIS SIPOC
PARA QU SIRVE EL ANLISIS SIPOC

Contiene la informacin bsica para construir el diagrama de flujo.

Evita prdida de tiempo en el diseo del flujograma.
Sirve como documentacin inicial del proceso.
Facilita la validacin con usuarios del proceso tal como es hoy.
Facilita el anlisis de secuencia de acciones, participantes, insumos,
productos, controles y lmites del proceso entre otros.

TALLER No 2

1.
2.
3.
4.

Leer el Caso
Preparar Anlisis Estructurado.
Preparar Anlisis SIPOC.
Identificar puntos crticos del
procedimiento actual.

.
TALLER
:
LA
COMPAA
PRACTICA
La compaa es grande y diversificada. Produce una

amplia variedad de
productos metlicos, qumicos, plsticos y manufacturados tanto en forma de
materia prima para otras industrias como de productos industriales y de
consumo.
La compaa fue fundada hace ms de treinta aos (30) por Benjamn Barraza
quien ech las bases para todo lo que vino despus cuando dijo: Del servicio a
los beneficios, de los beneficios al progreso. La compaa ha progresado
mediante la investigacin y la adquisicin de otras compaas y procesos. La
casa central se encuentra en Barranquilla desde donde se atiende el mercado
nacional para varios productos y el mercado regional para otros. Hay fbricas y
centros de ventas en todo el pas. El total de personas supera los 2.500 y el ao
pasado las ventas fueron de ms de $40.000.000.000. Si bien la compaa tiene
normas generales en asuntos de personal, calidad, finanzas, etc., bsicamente es
descentralizada y cada divisin tiene la total responsabilidad de los beneficios
que obtiene.
LA DIVISIN DE FINANZAS:
El departamento consta de varias secciones entre los que se cuentan
contabilidad, comercio exterior, cartera, cobranzas y tesorera. Todos trabajan
centralizados en funciones de apoyo o STAFF.
LA SECCION DE TESORERIA:
La seccin de tesorera procesa 1.800 facturas y/o cuentas de cobro por mes
aproximadamente Trabajan de lunes a viernes en horario de 8 AM a 6 PM.
La Gerencia esta preocupada por las quejas de sus proveedores y las
observaciones de auditoria sobre la lentitud e ineficiencia del procedimiento de

DESCRIPCION DEL PROCESO ACTUAL

RECEPCIN, LIQUIDACIN Y REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR.
Las facturas se reciben todos los das; la recepcionista recibe las
facturas, firma la copia al proveedor, las radica en la planilla (doc. 1) y
les saca fotocopia. Despus las organiza en forma alfabtica y las enva
al auxiliar de causacin los das lunes y los das mircoles, previa firma
de recibido en la planilla.
El auxiliar de causacin las ordena por nmero de orden de compra,
compara las facturas contra las rdenes de compra que ha recibido y
archivado previamente y revisa la liquidacin de IVA. En caso de error
devuelve a la recepcionista para su trmite correctivo.
Si es correcto, liquida sobre la factura retenciones, codifica y enva al
oficial de contabilidad. El oficial de contabilidad verifica que las
liquidaciones, los soportes y las autorizaciones estn correctas, en caso
contrario devuelve al auxiliar de causacin para que tramite la
correccin.
Ingresa los datos al sistema de cuentas por pagar y distribuye los
documentos as: factura al archivo contable de cuentas por pagar y
fotocopia a caja para que continen con el proceso de pago.

ANALISIS ESTRUCTURADO

ANLISIS
SIPOC
Nombre del
procedimiento:
Dueo
del procedimiento:
PROVEEDOR

INSUMO
(documentos
)

FECHA:
CODIGO :
PROCESO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

PRODUCTO

(salidas)

CLIENTE

ANLISIS
SIPOC
Nombre del
procedimiento:
Dueo
del procedimiento:
PROVEEDOR

INSUMO
(documentos
)

FECHA:
CODIGO :
PROCESO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

PRODUCTO

(salidas)

CLIENTE

TCNICAS DE FLUJOGRAMACIN

QU SON LOS DIAGRAMAS DE FLUJO?

El diagrama de flujo se define como un mtodo para describir
grficamente un proceso existente o uno nuevo, mediante la
utilizacin de smbolos, lneas y palabras simples, demostrando
las actividades y la secuencia lgica del proceso.

PARA QU SIRVEN?
Modelar los procesos.
Para entender el funcionamiento interno y la relacin entre
los procesos de la empresa.
Para disciplinar nuestra forma de pensar.
Es la base para analizar y mejorar el modelo.
Humanizar la comunicacin.

SMBOLOS ESTNDARES

FLUJOGRAMA VERTICAL
PAGO DE SERVICIOS TELEFNICOS EN BANCOS
TESORERA

INICIO

CONTABILIDAD

TESORERA

SOLICITA CHEQUE A
TESORERA Y LO
ELABORA

REVISA
DOCUMENTACIN

CHEQUE

CORRECTO

LOCALIZA Y SUMA
VALORES RECIBOS

PASA TIRA Y RECIBOS

A CONTABILIDAD

ELABORA
COMPROBANTE DE
EGRESO

COMPROBANTE
DE EGRESO
0

PASA CHEQUE, TIRA Y

RECIBO A TESORERO

RECIBE DOCUMENTOS
SELLADOS Y
TIMBRADOS

ARCHIVA COPIA
COMPROBANTE DE
EGRESO

FIN

CORRECTO

NO

LLEVA A EMPRESA DE
TEL. COMPROBANTE
CHEQUE Y RECIBOS

ARCHIVA ORIGINAL
COMPROBANTE Y
RECIBOS
CANCELADOS

REVISA
DOCUMENTACIN

SI

TIRA
RECIBOS

GERENCIA FINANCIERA

ENTREGA A AUXILIAR
ORIGINAL
COMBROBANTE
CHEQUE Y RECIBOS

DEVUELVE
DOCUMENTO A
CONTABILIDAD

REVISA
DOCUMENTACIN

FIRMA DOCUMENTOS

FIRMA
DOCUMENTACIN

PASA DOCUMENTOS A
JEFE FINANCIERO

PASA DOCUMENTOS A
JEFE DE TESORERA

FIRMA
COMPROBANTES Y
CHEQUES

PASA DOCUMENTOS A
CONTABILIAD

DIAGRAMA DE PROCESOS
HORIZONTALES
S

PROVEEDOR

INSUMO

OPERACIN

OPERACIN

REPORTE

OTRO
PROCESO

DOCUMENTO

ARCHIVO

2
OTRO
PROCESO

INFORME

CLIENTE
3

NOTAS:
1

INFORMACIN COMPLEMENTARIA

REFERENCIA CRUZADA

ACLARACIN

DIAGRAMA DE FLUJO
HORIZONTAL
PROCESO DE COMPRAS
ORDEN DE
COMPRA

FACTURA
0

JEFE DE
ALMACEN

REQUISICIN

AUXILIAR
COMPRAS

COTIZA

JEFE DE
COMPRAS

SELECCIONA
PROVEEDOR

REVISA FACTURA
CONTRA ORDEN
DE COMPRA

PREPARA ORDEN
DE COMPRA

SOLICITUD DE
COTIZACIN

COTIZACIN

ORDEN DE
COMPRA
ORDEN DE
COMPRA

PROVEEDOR

PROVEEDOR

1 LA ORDEN DEBE SER APROBADA POR EL GERENTE

2 EN CASO DE DIFERENCIAS DEJA CONSTANCIA SOBRE LA FACTURA Y SOLICITA CORRECCIN

FACTURA

ENTREGA
MATERIAL Y
DOCUMENTOS
COTIZACIN
0

12

CUENTAS POR
PAGAR

REQUISICIN
0-1

ARCHIVO DE
COMPRAS
ORDENADO POR
FECHA

QU ES EL TIEMPO DE CICLO DE
UN PROCESO?
Es una medida de eficiencia que mide la cantidad total de
tiempo que se requiere para ejecutar un proceso de
principio a fin.
Incluye el tiempo de traslados, esperas, almacenamientos,
revisiones y repeticiones.
Generalmente difiere del tiempo terico de ciclo o tiempo
de procesamiento.
Con frecuencia el tiempo de procesamiento es inferior a un
10% del tiempo de ciclo.

MTRICA DE
PROCESOS
EJEMPLO DEL TIEMPOS DE CICLO DE UN PROCESO DE CO
PASO

ACTIVIDAD

TIEMPO

DE CICLO

(HORAS)

PROCESAMIENTO

ESPERA

TOTAL

PREPARACIN Y ENVIO REQUISITOS

0.1

1.0

1.1

RECIBO Y RADICACIN

0.1

2.0

2.1

SOLICITAR COTIZACIONES

0.5

24.0

24.5

RECIBIR COTIZACIN

0.1

1.0

1.1

SELECCIONAR PROVEEDOR

0.5

12.0

12.5

PREPARAR ORDEN DE COMPRA

0.5

2.0

2.5

COLOCAR ORDEN DE COMPRA

0.1

2.0

2.1

RECIBIR MATERIALES

1-0

1.0

2.0

VERIFICAR CONTRA ORDEN DE

COMPRA

0.5

1.0

1.5

ENTREGAR AL ASUARIO

0.5

2.0

12.5

3.9

58.0

61.9

10

TOTAL

COSTEO ABC
REGISTRO POR

REGISTRO

TRADICIONA
L

ACTIVIDADES

PREPARACIN REQUISICIN

150

RADICACIN

200

COTIZACIN

250

NMINA

$1000

ARRIENDOS

$ 500

DEPRECIACIN

$ 300

SELECCIN DE PROVEEDORES

200

SUMINISTROS

$ 100

PREPARACIN O. DE COMPRA

250

VARIOS

$ 100

COLOCAR OC.

250

RECIBIR MAT

400

ENTREGAR AL USUARIO

300

ENTREGAR AL USUARIO

2000

TOTAL

$ 2000

COSTEO POR
ACTIVIDADES
COSTO EN MILES
PAS
O

ACTIVIDAD

M. DE
OBRA

INSUM
OS

OTROS

TOTAL

PREPARACIN Y ENVIO
REQUISITOS

10

14

RECIBO Y RADICACIN

10

16

SOLICITAR
COTIZACIONES

11

RECIBIR COTIZACIN

12

SELECCIONAR
PROVEEDOR

20

29

PREPARAR ORDEN DE
COMPRA

20

10

34

COLOCAR ORDEN DE
COMPRA

10

17

RECIBIR MATERIALES

40

43

QU SIGNIFICA REDISEAR UN
PROCESO?

Redisear un proceso significa

cambiarlo para hacerlo ms
efectivo, eficiente y adaptable,
con el fin de lograr la
satisfaccin del cliente y/o de
los
diferentes
grupos
de
inters.

Las practicas que destruyen valor

fotocopiar

Imprimir

Elaborar cheques

Recibir facturas fsicas

Archiva en AZ

Distribuir copias
procesar documentos fsicos

Imprimir e-mails
Uso deficiente del portal web

las firmas autorizadas

Archivando documentos fsicos

El uso planillas

Uso deficiente de la ofimtica

Usar deficiente de la web mal

Usar el e-mail mal

Copiar la correspondencia
El archivo muerto

No controlar el tiempo de ciclo

Usar mal el celulares

Las reuniones y comits

el chat y el whatsApp

EL ANALISIS CON ENFOQUE EN LA EXPERIENCIA DEL CLIENTE

Procedimiento de pago de un cheque

ANALISIS DEL PROCEDIMIENTO DE CXP CON ENFOQUE EN

LA EXPERIENCIA DEL CLIENTE
Proveedor recoge el cheque
Viernes despus de las 3pm
Proveedor llama a
preguntar por su pago

El proveedor nos vende o presta un servicio

El proveedor necesita el pago

pago

Oficial ingresa datos al

sistema y enva para
giro de cheque
Oficial verifica, si encuentra
error devuelve al proveedor la
factura

contacto

recepcin
Registro contable

El auxiliar ordena, compara,

liquida, codifica
La recepcionista. enva al auxiliar de
causacin los lunes y mircoles

El proveedor tiene que

presentar documentos

El proveedor presenta la
Factura los viernes en la maana
La recepcionista, revisa
devuelve o recibe la factura
La recepcionista radica
y devuelve copia al proveedor

La recepcionista fotocopia,
Ordena y guarda las facturas

Anlisis de momentos de Qu queremos que Experimente el Que se debe redisear

verdad
para lograr esa
cliente(proveedor)?
experiencia?
El proveedor presta un servicio
El proveedor necesita el pago
El proveedor tiene que presentar
documentos
El proveedor presenta la factura los
viernes en la maana
La recepcionista revisa la factura la
devuelve o la acepta sin
compromiso
La recepcionista radica y devuelve
copia al proveedor
La recepcionista fotocopia, ordena y
guarda las facturas
La recepcionista enva al auxiliar las
facturas los lunes y mircoles
El auxiliar ordena, compara, liquida,
codifica
Oficial verifica, si encuentra
error devuelve al proveedor, ingresa
al sistema y enva para giro
El proveedor llama a preguntar por
su pago.
El proveedor recoge el cheque el
viernes despus de las 3pm.

DISMINUCIN DE TIEMPOS DE
CICLO
PROCESO ACTUAL DE
HORAS
COMPRAS
TIEMPO
PASO
ACTIVIDAD
DE
PROCES
O

TIEMPO
S.V.A.

TIEMPO
DE
CICLO

COSTO
PROCES
O

REVISAR REQUISICIN

0.1

1.0

1.1

14

RADICAR

0.1

2.0

2.1

16

SOLICITAR COTIZACIONES

0.2

24.0

24.2

11

EVALUAR

0.5

4.0

4.5

20

SELECCIONAR PROVEEDOR

0.5

1.0

1.5

30

PREPARAR ORDEN DE COMPRA

0.1

2.0

2.1

15

OBTENER APROBACIN

0.1

1.0

1.1

30

COLOCAR ORDEN DE COMPRA

0.1

24.0

24.1

15

RECIBIR MATERIALES

0.5

1.0

1.5

30

10

REVISAR FACTURA

0.5

1.0

1.5

30

11

RADICAR FACTURA

0.1

0.5

0.6

16

12

ENTREGAR AL SOLICITANTE

0.1

1.0

1.1

15

13

DISTRIBUIR DOCUMENTOS

0.1

4.0

4.1

20

3.0

66.5

69.5

26.2

TOTAL

PORCENTAJE DE VALOR AGREGADO 4.3%

DIAGRAMA DE FLUJO
HORIZONTAL
PROCESO DE COMPRAS
ACTUAL
JEFE DE
ALMACEN

AUXILIAR
REQUISICIN COMPRAS

JEFE DE
COMPRAS

COTIZA

SELECCIONA
PROVEEDOR

ORDEN DE
COMPRA 1
FACTURA
0

REVISA
FACTURA
CONTRA ORDEN
DE COMPRA

PREPARA
ORDEN DE
COMPRA

SOLICITUD DE
COTIZACIN

COTIZACIN

PROVEEDOR

ORDEN DE
COMPRA

ORDEN DE
COMPRA 0
1

PROVEEDOR

LA ORDEN DEBE SER APROBADA POR EL GERENTE

EN CASO DE DIFERENCIAS DEJA CONSTANCIA SOBRE LA FACTURA Y SOLICITA

CORRECCIN

ENTREGA
MATERIAL Y
DOCUMENTOS
COTIZACIN
0

12

CUENTAS
POR PAGAR

FACTURA
0-1

REQUISICIN

ARCHIVO DE
COMPRAS
ORDENADO
POR FECHA

DIAGRAMA DE FLUJO
HORIZONTAL
PROCESO DE COMPRAS
ACTUAL
JEFE DE
ALMACEN

AUXILIAR
REQUISICIN COMPRAS

X X
JEFE DE
COMPRAS

COTIZA

SOLICITUD DE
COTIZACIN

SELECCIONA
PROVEEDOR

COTIZACIN

PROVEEDOR

ORDEN DE
COMPRA 1
FACTURA
0

REVISA
FACTURA
CONTRA ORDEN
DE COMPRA

PREPARA
ORDEN DE
COMPRA

12

1
ORDEN DE
COMPRA

ORDEN DE
COMPRA 0
1

PROVEEDOR

LA ORDEN DEBE SER APROBADA POR EL GERENTE

EN CASO DE DIFERENCIAS DEJA CONSTANCIA SOBRE LA FACTURA Y SOLICITA

CORRECCIN

FACTURA
0-1

CUENTAS
POR PAGAR

ENTREGA
MATERIAL Y
DOCUMENTOS
COTIZACIN
0
REQUISICIN

ARCHIVO DE
COMPRAS
ORDENADO
POR FECHA

DIAGRAMA DEFLUJO
HORIZONTAL
PROCESO DE COMPRAS
REDISEADO
RESPONSABLE
DEL PROCESO

IDENTIFICA
REQUERIMIENTO

DISTRIBUYE
DOCUMENTOS

ORDEN DE
COMPRA

FACTURA
ORDEN DE
COMPRA

0
1

0
CUENTAS POR
PAGAR

FACTURA
0

ORDEN DE
COMPRA
1

PROVEEDOR
2

1
2

LA POLTICA ES TENER NEGOCIACIONES POR PERIODOS ANUALES CON LOS PROVEEDORES QUE
OFRECEN MEJOR CALIDAD, ENTREGA, PUNTUALIDAD Y MEJOR PRECIO.
EL PROVEEDOR ENTREGA LOS ARTICULOS DIRECTAMENTE AL SOLICITANTE.

DISMINUCIN DE TIEMPOS DE CICLO

PROCESO DE COMPRAS REDISEADO
PASO

ACTIVIDAD

TIEMPO DE
PROCESO

TIEMPO
SVA

TIEMPO DE
CICLO

COSTO

PREPARAR ORDEN DE
COMPRA

0.1

0.5

0.6

COLOCAR ORDEN DE
COMPRA

0.1

1.2

12.1

1.7

RECIBIR MATERIALES

0.5

0.5

1.0

2.0

TRAMITAR PAGO DE
FACTURA

0.1

0.5

0.6

0.8

13.5

14.3

4.1

TOTAL

PORCENTAJE DE MEJORA TIEMPO DE CICLO 79%

PORCENTAJE DE MEJORA EN COSTOS 84%
TECNICAS DE REDISEO DE PROCESOS

2014

PROCEDIMIENTO DE ALISTAMIENTO
ABARROTES ANALISIS DE
RESTRICCIONES
Tomar
mercanc
a de los
estantes
8 min

Verificaci
n contra
factura
1 min

Ubicaci
n de
sticker
7 min

Trasla
do
para
Revisi
n
3 min

Conclusin: Ejecutando las revisiones

a medida que los pedidos estn
alistados se elimina el tiempo de espera
de 114 minutos y trasladando los
pedidos al cuarto de despachos,
inmediatamente que estos hayan sido
correctamente revisados, eliminaramos
248 minutos de espera en el proceso,
disminuyendo el tiempo de ciclo del
proceso en 91%.

Revisi
n
6 min

114
min
Aunque el tiempo
de ejecucin de la
revisin no es
alto. El tiempo de
espera que se
genera entre el
momento en que
el pedido esta
alistado y la
revisin, es muy
largo, debido a
que el jefe de
bodega ejecuta
revisiones cada
dos horas con el
fin de verificar
varios pedidos y
no uno solo, esto
genera un cuello
de botella en el
proceso.

Traslado
a cuarto
de
despach
os
4 min

Empaq
ue
3 min

248
min

La espera es
muy alta en el
lapso en que
el pedido ha
sido revisado
y su traslado
al rea de
despachos,
debido a que
esta labor se
ejecuta al
final de la
jornada con
el fin de darle
salida a
todos los
pedidos
alistados.

Procedi
miento
de
despach
o
abarrote
s

TALLER No 3

1.
2.
3.
4.

Efectuar Anlisis de Valor Agregado.

Identificar y eliminar las restricciones.
Redisear el flujo de trabajo actual.
Presentar las mejoras en Tiempo de
Ciclo, Costos.

TALLER No 3 PROCEDIMIENTO,
LIQUIDACION Y REGISTRO DE
CUENTAS POR PAGAR

MARQUE CON UNA X LAS ACTIVIDADESQUE NO AGREGAS VALOR

TALLER N 3
DE MEJORAS

REGISTRE AQU EL RESUMEN

PRACTICAS DE ENTRENAMIENTO,
INSTALACIN Y SEGUIMIENTO

PROGRAMA DE
IMPLEMENTACI
N

DOCUMENTACIN
DISPONIBLE EN LA RED

INTRANET
INTERNET

PROGRAMA DE
CAPACITACIN

E- LEARNING

EVALUACIN Y
RETROALIMENTACIN

AUTOEVALUACIN

IMPLEMENTACIN
DEL NUEVO DISEO

A JUSTE DEL SISTEMA

DOCUMENTACIN

PUESTA EN MARCHA

PLAN B

EVALUACIN Y
AJUSTES

INDICADORES

TECNICAS DE REDISEO DE PROCESOS

2014

CMO IMPLANTAR PROCESOS

REDISEADOS?
OTROS FACTORES CLAVES
ACTUALIZAR O REDISEAR LA DESCRIPCIN
DE CARGOS.
DISEAR LAS COMPETENCIAS DE GESTIN
PARA EL PROCESO REDISEADO.
DISEAR UN PLAN DE DESARROLLO DE
COMPETENCIAS.

GRACIAS
GRACIAS
MUCHOS
EXITOS