ESTUDIO DE PROCEDIMIENTOS:

CUENTAS A COBRAR Y
COBRANZAS
AUDITORA DE APLICACIONES INFORMTICAS
Integrantes:

Jenniffer Marcillo
Dioselyn Merchn
Andrea Ontano
Mariuxi Vlez

ESTUDIO DE PROCEDIMIENTOS: CUENTAS A

COBRAR
INTRODUCCION
Es un derecho legal que tienen las organizaciones para recuperar
importes debidos por sus clientes. El rubro Cuentas a Cobrar
forma parte del activo corriente de quien detenta ese derecho.
En consecuencia, se estima que esas cuentas sern convertidas
en efectivo dentro de un perodo no mayor a un ao.
Por lo tanto, las Cuentas a Cobrar surgen de cargos efectuados
previamente a los clientes como consecuencia de ventas
anteriores, dbitos en concepto de inters, servicios u otros.

MODALIDADES DE APLICACIN DE CUENTAS A

COBRAR

Un sistema de Cuentas a Cobrar puede mostrar al cliente, en cada ocasin de

facturacin, el saldo anterior pendiente (si existe), los cargos del periodo que se
efectuara, cargo por intereses en caso de retrasos en la cancelacin de dbitos
anteriores y el nuevo saldo a cobrar. Este tipo de procedimiento se utiliza en la
facturacin de servicios tales como suministro de electricidad, agua corriente,
etctera.

Otra modalidad de aplicacin de Cuentas a Cobrar es la que se utiliza en

operaciones que se cobran con intervencin de tarjetas de crdito. En este caso, el
cliente puede optar por efectuar un pago parcial de su deuda dejando pendiente el
resto, por lo cual abonara un cargo financiero que ser debitado en la prxima
emisin de su estado de cuenta. Esto ltimo estar integrado por los siguientes
rubros: saldos anterior menos pagos efectuado por el cliente, mas compras del
ltimo periodo, mas cargos financieros ms intereses punitorios y compensatorios.

Una tercera modalidad de esta aplicacin es similar a la anterior, con la diferencia

de que en vez de mostrar en el estado mensual que se enva al cliente el saldo
anterior en una sola cifra, muestra la apertura de ese saldo; esto brinda
informacin ms completa al cliente.

SALIDAS TIPICAS DE UN PROCEDIMIENTO DE

CUENTAS A COBRAR

Estas salidas son las siguientes:

Estados de cuenta de clientes

Informe de antigedad de deuda

Detalle de transacciones registradas

Informe de cuentas con saldo en descubierto

Listado de clientes

MODELO DE DFD DE CUENTAS A COBRAR

DIAGRAMA DE CONTEXTO
De acuerdo con este diagrama, los datos que ingresan al sistema
de Cuentas a Cobrar provienen de las siguientes aplicaciones:
Facturacin
Comercializacin
Cobranzas
La principal salida de informacin del sistema de Cuentas a Cobrar
es a travs del Estado de Cuenta del Cliente.

DIAGRAMA DE
CONTEXTO

DIAGRAMA DE NIVEL 1

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION

MODULO: CUENTAS A COBRAR
El mdulo de Cuentas a Cobrar debera satisfacer estas condiciones:
Procesar altos volmenes de informacin con eficiencia.
Facilitar la administracin de flujo de fondos.
Mantener los saldos de cuentas corrientes y de composicin de
deuda en lnea
Automatizar el clculo de diferencias de cambio en transacciones en
moneda extranjera.
Posibilitar una
intercompaia.

administracin

multiempresas

operaciones

Dar respuestas en lnea sobre consultas de facturas, cobranzas,

deudas, etc.

 Satisfacer requerimientos legales e impositivos.

Posibilitar la aplicacin de cobranzas al crdito ms antiguo, o
bien, definir el comprobante a cancelar.
Posibilitar al usuario la determinacin de conceptos para la
emisin de Notas de Dbito y notas de crdito.
Compensar comprobante cruzados (facturas con Notas de
crdito) manteniendo en vigencia la diferencia.
Acreditar cobranzas anticipadas.

ESTUDIO DE PROCEDIMIENTOS: COBRANZAS

INTRODUCCION
Cobranzas se refiere a la percepcin de fondos (dinero o
equivalente) del precio pactado en la transaccin previa de ventas.
Es el resultado de la existencia de un derecho formalizado en una
Cuenta o Documento a cobrar.
Existen varias modalidades de cobranzas.
Los clientes abonan sus compras en el momento de la
transaccin.
Recepcin de valores (cheques) por correo.
Cobradores
Depsito Bancario

ESTUDIOS DE PROCEDIMIENTOS
COBRANZAS

FASE 1: Identificacin de
Oportunidades de Cobro
Surge de una operacin de Ventas.

Lo que tambin origin una Facturacin.

Al momento de la cobranza se dispone de Registros de

Computacin con Informacin Almacenada.

Permitir identificar , en el momento correspondiente, las distintas oportunidades en las

que deben iniciarse las gestiones de cobro.

El programa recorrer peridicamente el archivo de Dbitos a Clientes pendientes

de cancelacin y detectar quienes se encuentran en situacin de cobro.

Fase 2: Preparacin de la Gestin

de Cobro.

Debe de estructurarse segn la distribucin

geogrfica de los deudores (cada cobrador ser responsable
de su zona).

El proceso de computacin procesar la informacin

almacenada en archivos y emitir listados ordenados
por zona, las que tienen su debida informacin y cuya
cobranza se encarga cada cobrador.

Nombre
del
Deudor

Domicilio

Numero
de
Factura

Fecha de
Emisin

Fecha de
Vencimiento

Valor a
cancelar

Valor
cancelado

Fase 3: Gestin de Cobro

Cobro a
domicilio

Recibos provisorios
hasta que los cheques
sean acreditados a la
cuenta.

Cobro directo

Recibo definitivo. Dejar

constancia de este
pago y a los
documentos que hace
referencia.

Cobranza

Fase 4: Rendicin de la Cobranza

Diariamente se podr comunicar a Tesorera que valores de los que se

planifico cobrar, fueron percibidos y en que forma, as como tambin las
que no se pudieron cobrar. (Se puede disear un formulario especial
para esta rendicin).

La informacin y los valores sern controlados por Tesorera. (Se

realizar un resumen de los valores recibidos).

Cobranzas debe de actualizar sus registros a fin de repetir nuevamente

el ciclo.

Las cobranzas recibidas deben ser depositadas ntegramente y sin

demoras. No deben tomarse los fondos para realizar pagos.

Fase 5: Control y registracin de

la Cobranza

Contadura es el responsable de controlar la consistencia de toda la

informacin generada de la gestin de Cobranza para que luego de la
verificacin se realicen los asientos contables.

El control de consistencia
verificaciones:

consiste en

las

siguientes

Los crditos a las cuentas de clientes, en cancelacin de

facturas adeudados por ellos, debern coincidir con la
sumatoria de los importes registrados en los listados de
cobranzas de los cobradores y con el listado de los valores
recibidos por correspondencia.
En caso de haberse otorgado descuentos por pronto pago,
se debern conciliar los importes totales de facturas
canceladas con los importes reales cobrados en relacin
con esas facturas.
La sumatoria de los listados indicados en el primer punto
deben concordar con el importe total de recibos emitidos
y con la suma de los importes de las boletas de deposito.

Modelo de DFD de
Cobranzas

Expresa grficamente la
entrada de datos del
sistema, provenientes de
la transaccin de pago y
las salidas del mismo
dirigidas
al
sistema
Cuentas a Cobrar

 Indica los datos que deben

ser ingresados al proceso de
Cobranzas y los datos que
se recuperan del archivo
maestro de Clientes

Si la modalidad de cobranza
es a travs de un pago del
saldo de estado de cuenta,
entre los datos a ingresar
debern ingresarse varias
veces los datos de rubro
datos de la transaccin

Sistemas
Integrados
de
Gestin
Paquetes de Software Integrados
Mdulo: Cobranzas
Pueden presentarse en algunos paquetes de software integrando mdulos
denominados Movimientos de Fondos, Tesorera o Caja y Bancos.

Efectivo
Cheque

Mtodos de
Cobranzas

Cheque Diferido
Anticipos
Giros
Documentos
EFT
Tarjetas de Crdito

Entre las funciones que se realizan dentro del mbito y de las

caractersticas del sistema se encuentran:
Emitir y procesar recibos oficiales
Confeccionar boletas de deposito
Confeccionar listados de detalles de cheques a depositar,
que acten de respaldo de las boletas de deposito
Efectuar el seguimiento de cheques desde su ingreso hasta
su acreditacin. Determinar el estado posible de un cheque:
en cartera, depositado, entregado en pago, rechazado.
Confeccionar el listado e documentos a cobrar para su
descuento en institucin bancaria.
Proyectar ingresos de fondos en concepto de cobranzas,
considerando las fechas de vencimiento de los
comprobantes a vencer.
Efectuar clculos de probabilidad de morosidad e funcin
de antecedentes histricos de cobranzas.

Administrar la cartera de documentos a cobrar y de cheques

diferidos.

Exhibir por pantalla (con posibilidad de impresin) listados de

cobranzas clasificados segn distintas alternativas: por
cliente, por fecha de vencimiento comparativo con fecha de
cobranza, etc.

Posibilitar procedimientos de cobranzas desde mltiples cajas.

Definir valores de venta mnimos y mximos para la

modalidad de cobranza por medio de tarjeta de crdito.
Administrar la presentacin y vencimiento de cupones.

Garantizar la mxima eficiencia en el tratamiento de los

datos, dada la criticidad de su manejo. Mantener el control de
la numeracin habilitada para cada tipo de comprobante.

Mantener incorporadas pistas de auditoria a afectos de

documentar todas las operaciones que afectan al manejo de
fondos. Efectuar controles sobre la baja o modificacin de
archivos maestros.

ESTUDIOS DE PROCEDIMIENTOS
COBRANZAS EN PUNTO DE VENTA

Introduccin
Los sistemas de POS (Point of Sale, puntos de
venta), procesan en la totalidad de la
transaccin en el mismo momento en que se
entrega el producto vendido. Entonces la
recepcin del pedido, su procesamiento, la
entrega del producto, la gestin administrativa y
la cobranza respectiva operan en el mismo
momento.
Este tipo de sistemas se aplican en ventas
masivas, por ejemplo en los supermercados.

Equipamiento

Los sistemas Pos requiere la utilizacin de maquinas, tipo terminales

mltiples, desde donde se capturan los datos de la transaccin.

Los rastreadores pticos pueden ser apuntadores con los que se opera
manualmente, haciendo pasar los productos sobre las etiquetas
adheridas, los datos se ingresan deslizando el objeto sobre el rastreador.

El diagrama presenta 2 alternativas de pago: pago con tarjeta

de crdito y pago con cheque personal.

PAGO CON TARJETA DE CREDITO

Verificacin de la
disponibilidad de
pago

Determinar el total
del Gasto

El sistema se
encarga de la
Aprobacin o
Rechazo.

Registrar la
operacin en el
registro de
transacciones.

Verificar la
capacidad con
respecto a la
transaccin de
compra a redito

PAGO CON CHEQUE PERSONAL

Verificacin de la
disponibilidad de pago

Determinar el total del

Gasto

Activar el cdigo de
pago con cheque
bancario

Verificar si la cuenta
bancaria se encuentra
inhabilitada a fin de
aceptar o no la
transaccin

El sistema se encarga
de la Aprobacin o
Rechazo.

Registrar la operacin
en el registro de
transacciones.

INFORMACIN PARA GERENCIAMIENTO DE LA

GESTIN DE COBRANZAS

La competitividad que caracteriza al mundo actual de negocios se

refleja en la incesante bsqueda de potenciales consumidores que, a
causa de incrementar la cantidad de transacciones, son tentados a
efectuar sus pagos bajo distintas modalidades de crdito. Esto ltimo
provoca a su vez, un incremento en los procesos administrativos y, por
lo tanto, una mayor necesidad de informacin en el momento de cada
transaccin, vinculada particularmente con la capacidad de crdito de
cada cliente. A su vez, la Gerencia se ve obligada a disear una
estrategia que equilibre la relacin venta/cobranza con respecto al
espacio de tiempo que media entre esos dos momentos.

INFORMACIN PARA GERENCIAMIENTO DE LA

GESTIN DE COBRANZAS
La gerencia debe observar el cumplimiento de las siguientes estrategias:

Reducir al mximo el tiempo que

media entre el despacho del
producto y la disponibilidad del
dinero que surge de esa
operacin.

Mantener informacin real y

actualizada acerca de la
solvencia y capacidad de pago
de los clientes.

Asegurar un correcto registro de

las operaciones, conciliacin
permanente entre saldos
registrados y fondos acreditados.

Disponer permanentemente de
informacin actualizada sobre la
evolucin de las cobranzas, de
modo que se optimice el control
de sus proyecciones de flujo de
fondos y mejorando, as, sus
decisiones sobre solicitud de
prstamos o inversin.

PRINCIPIOS Y TCNICAS DE CONTROL:

CUENTAS POR COBRAR Y COBRANZAS

ANALISIS ESTRUCTURAL
Sectores Intervinientes. Definicin y separacin de
funciones

Analizar la ubicacin estructural y funcional del sector Caja.

Verificar que se cumpla el principio de separacin de funciones con respecto a

las funciones de registro de las transacciones.

Verificar que se encuentren definidas las lneas de autoridad y responsabilidad

de las funciones del sector caja y la gestin de cobranzas se concentre en la
menor cantidad de personas.

Analizar si la poltica de aceptacin de cheques con vencimiento diferido que

mantiene no perjudica a los intereses de la empresa.

Comprobar que el acceso al sector Caja sea solo para personal autorizado.

PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE INFORMACION

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y POLTICAS

Efectuar una revisin de las funciones que desarrollan los analistas y programadores.

Verificar que exista separacin de funciones entre los operadores de cobranzas y los encargados
de la biblioteca de archivos que contienen los programas y los datos de gestin de cobranzas.

Asegurar que slo el personal vinculado a operaciones de computacin, expresamente

autorizado para procesar o ingresar datos a procesamiento sobre la gestin de Cobranzas,
pueda acceder a terminales locales o remotas y al centro de operaciones.

Procurar que se efecte rotacin peridica del personal encargado de efectuar la corrida en
computadora de los programas vinculados a la gestin de Cobranzas.

Asegurar la continuidad del procesamiento de registracin de las cobranzas, aun en caso de

interrupcin en situaciones de emergencia. Asegurar que existan instrucciones escritas o por
pantalla que indiquen al operador los procedimientos a seguir para el reinicio de una corrida.

Asegurar que todos los cambios que se ejecuten en las corridas de los programas, o en los
programas vinculados al Sistema de Cobranzas, estn previamente aprobados por los mismos
niveles jerrquicos que en su oportunidad aprobaron la utilizacin de esos programas.

Asegurar que exista documentacin y un adecuado manual para la ejecucin de los programas
integrantes del sistema de cobranzas.

Asegurar que existan registros e informes con respecto a momentos y a tiempos de utilizacin
de equipos para la corrida de la aplicacin cobranzas, con identificacin de operadores
intervinientes e indicacin de toda condicin anormal que se presente durante la corrida.

PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE
INFORMACION
se
efecte un anlisis de
riesgo para identificar Y
programas
crticos en
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
POLTICAS

Controlar que
exista una alta exposicin al fraude.

los que

Controlar de qu manera se efectan las pruebas de los programas integrantes del sistema de
Cobranzas, a fin de garantizar su calidad.

Analizar la estructura de los sectores intervinientes en el sistema de Cobranzas y verificar si se

cumple el principio de separacin de funciones que no permite concentrar en un mismo puesto
de trabajo las funciones de ejecutar, registrar y cobrar.

Verificar que existan fechas y momentos concretos de corte de registracin de las cobranzas.

Verificar la utilizacin de etiquetas internas y externas en los archivos externos contenidos en

discos magnticos o cintas magnticas que almacenan informacin referida a la gestin
Cobranzas. Estas etiquetas deben identificar claramente el contenido de cada archivo, la fecha
y hora de su ltima actualizacin, el nmero del volumen del archivo y el periodo de retencin
de informacin.

Verificar que los archivos externos que contengan informacin sobre la gestin de cobranzas se
mantengan depositados en recintos apropiados.

Verificar si las polticas de la organizacin establecen con claridad que empleados son
responsables y quienes tienen autoridad para originar, modificar o borrar datos almacenados en
las bases de datos relativos a Cobranzas. Asimismo, las polticas de la organizacin deben fijar
limitaciones aplicables con respecto al acceso de informacin referida a Cobranzas..

ANLISIS DE PROCEDIMIENTOS Y DE CONTROL INTERNO

Controles Generales

Verificar la existencia de una documentacin que respalde el procedimiento de Cobranzas.

Verificar si en la ejecucin prctica de la gestin de Cobranzas se cumple la instruccin de

depsito diario.

Controlar si existe una clara determinacin acerca de las personas autorizadas a endosar cheques
recibidos por cobranzas, para su depsito en cuenta corriente bancaria.

Controlar si la organizacin lleva un registro detallado de valores recibidos por correspondencia.

Controlar si se cumplen en todos los casos la norma que obliga a colocar al dorso de todo cheque
recibido el sello con la leyenda nicamente para ser depositado en la cuenta de la empresa x.
Este endoso restrictivo determina que el cheque slo pueda depositarse en la cuenta de la
empresa a la que se lo extendi.

Comprobar que en todas las operaciones de Cobranzas se entreguen recibos oficiales. Verificar
que estos contengan impresa una numeracin correlativa. Analizar el contenido de los recibos en
relacin con: indicacin clara de identificacin de valores recibidos, identificacin del concepto
que se cancela con el pago.

Evaluar la eficiencia, desde el punto de vista del control interno, con respecto a la demora entre la
recepcin de valores y su anotacin en el registro de Cobranzas.

Determinar si existe demora entre el momento de recepcin de dinero en efectivo y el momento

de su ingreso a Caja.

Controles Generales

Analizar si en algn sector ajeno al sector caja se efecta la comparacin permanente entre las
boletas de depsito y las registraciones de ingreso a Caja. Evaluar qu acciones se toman en caso
de no coincidencia entre estos dos elementos base de comparacin.

Determinar si alguna persona ajena a la Caja controla el dinero recibido declarado por el cajero y
los importes registrados por cobranzas.

Verificar si existen normas claras con relacin a descuentos tomados por los deudores en las
cobranzas. Analizar si un sector ajeno a Caja controla que los descuentos tomados se
correspondan con las condiciones de venta.

Analizar la frecuencia o periodicidad con que los cobradores, particularmente los viajantes, rinden
sus cobranzas. Verificar si una persona ajena al cobrador efecta un cotejo entre los valores
recibidos y los recibos rendidos. Determinar si se efecta tambin un control de correlatividad de
numeracin de los recibos rendido. Verificar que esos controles estn debidamente
documentados.

Analizar la situacin que se produce en el caso de las cobranzas efectuadas en sucursales o

agencias.

Determinar si los talonarios de recibos son custodiados por personas de la caja hasta que se
utilicen. Verificar que no existan formas u oportunidades en las que estos recibos puedan utilizarse
indebidamente. Asegurar que los recibos anulados, luego de haber sido cubiertos, se mantengan
adheridos al talonario (incluyendo las copias)

CONTROLES ESPECIFICOS DEL PROCESAMIENTO

ELECTRONICO DE INFORMACION
CONTROLES DE ENTRADA

Utilizar tcnicas de verificacin que disminuyan el riesgo de errores en las operaciones de introduccin de datos al sistema
de Cobranzas, particularmente con relacin a los campos crticos: cdigo de cliente que cancela una deuda, numero de
comprobante que se cancela, importe de la cobranza.

Asegurar que los datos que se incorporan al sistema de cobranzas provengan de fuentes autorizadas, de modo que se evite
la posibilidad de cancelar una partida deudora sin que corresponda.

Proteger el acceso a los archivos ligados al sistema de cobranzas mediante el uso de palabras claves, de modo que se
eviten accesos no autorizados. Permitir el acceso a los dispositivos de entrada nicamente a las personas autorizadas para
ejecutar tal funcin.

Separar las funciones que, a causa de control interno, deben estar separadas dentro de la gestin cobranzas: generacin de
la transaccin (cobrador), registro de la transaccin

Verificar el cumplimiento de la funcin de la Mesa de Control dentro del departamento de Sistemas y Procesamiento de la
Informacin, a fin de asegurar el control de la autorizacin y procedencia de los datos que afectan el archivo de cuentas
corrientes por medio de operaciones de cobranzas.

Analizar los mecanismos previstos para la preparacin de los lotes de documentos. Determinar un tamao razonable de
cada lote. De esta manera, por lo tanto, se facilitan las correcciones en el caso de deteccin de errores u omisiones.

Prevenir la custodia de los comprobantes donde se registra la cobranza durante el lapso que media entre la preparacin o
emisin de los documentos fuentes y el momento en que los datos de esos documentos ingresan al sistema de
computacin.

CONTROLES DE ENTRADA

Verificar que el diseo del sistema haya previsto conservar la identificacin del documento fuente de la
transaccin registrada, a fin de utilizarla como referencia o pista de auditoria, si es que hay necesidad de
seguimiento de esa transaccin.

Analizar si los documentos fuente del sistema de Cobranzas se mantienen archivados manteniendo un
ordenamiento lgico que sea coherente con la referencia que servir de base para su bsqueda y ubicacin.

Verificar que el sistema computarizado de la gestin de Cobranzas prevea la identificacin de ese tipo de
transaccin a travs de cdigos, de modo que se procese la transaccin en el orden secuencial que
corresponda.

Verificar que las fechas de corte de las transacciones comerciales sean coherentes y compatibles con los
respectivos ciclos contables.

Asegurar que el personal usuario y operador del sistema de Cobranzas se encuentre entrenado para mantener
la continuidad de la registracin de las transacciones aun en caso de emergencias o de interrupcin del
procesamiento computarizado por fallas prolongadas del equipo o del sistema.

Preveer que, a medida que los datos de comprobantes fuente son ingresados al sistema, se registre sobre
esos documentos una identificacin que acredite que fueron tomados, a efecto de evitar el registro errneo de
una repeticin indebida de esa transaccin.

Verificar la exigencia de no retener los documentos fuente en el centro de procesamiento de informacin ms

tiempo del debido.

Evitar que el sistema permita la transcripcin manual de datos de un comprobante a otro de modo que eviten
errores propios de la transcripcin.

CONTROLES DE COMUNICACIN DE DATOS

Determinar si la direccin ha determinado polticas y normas que regulen las

condiciones de seguridad del sistema de comunicacin.

Establecer si el sistema de comunicaciones est habilitado para almacenar

transitoriamente un mensaje cuyo destino es una estacin que se encuentra ocupado.

Verificar que exista un control que comprueben que los mensajes tengan una
direccin de destino vlida.

Procurar que los mensajes emitidos queden registrados para evitar su perdida.

Asegurarse que los mensajes sean identificados mediante una asignacin de un

nmero de secuencia, adems, del cdigo de terminal de donde se emite el mensaje y
el cdigo de usuario.

Verificar que existan cerraduras y alarmas en los locales donde estn instalados los
circuitos bsicos de comunicacin de datos.

CONTROLES DE COMUNICACIN DE DATOS

Determinar si existe la posibilidad de que el sistema prevea el establecimiento de un

orden de prioridades en la transmisin de mensajes, a fin de priorizar la transmisin de
segn el grado de urgencia.

Comprobar si el sistema est capacitado para reiniciar una transmisin que sufri una
interrupcin no programada.

Considerar que la transmisin de datos financieros crticos, debe estar sujeta a un grado
de exigencia mayor que el exigido para la transmisin de datos de la gestin
administrativa.

Asegurar que se mantengan registros de accesos a las terminales, bases de datos y a

los programas.

Comprobar si el equipo de comunicaciones dispone de elementos sensores para la

deteccin de fallas.

CONTROLES DE PROGRAMAS Y DE PROCESOS DE COMPUTACIN

Verificar si los programas controlan la consecutividad de la secuencia

numrica de los recibos.

Efectuar un control de conteo de transacciones de entrada de datos, que

verifique la integridad de entradas por comparacin con un total
predeterminado.

Analizar si el programa de entrad de datos de cobranzas efecta la edicin de

los mismos.

Comprobar que cuando ingresa un programa de control de calidad de datos

en un sistema, efecte la revisin de todos los campos del registro.

Comprobar si en la transmisin de datos desde terminales los programas de

edicin y validacin de datos de entrada actan desde las sedes remotas.

Procurar que los programas de aplicaciones financieras incluyan la revisin

de los clculos matemticos involucrados.

Procurar que los programas de control rastreen y ubiquen registros

duplicados de transacciones.

CONTROLES DE PROGRAMAS Y DE PROCESOS DE

COMPUTACIN

El sistema de seguridad de procesamiento debe registrar y cotejar la cantidad de

transacciones.

Controlar que los programas de control de datos efecten una comparacin entre fecha de la
transaccin y la fecha de cierre contable.

Revisar de qu modo el DBMS resuelve el problema cuando dos programas son activados.

Analizar los procedimientos formales para las modificaciones efectuadas a los programas en
vigencia.

Verificar que el sistema controle el acceso de transacciones desde terminales autorizadas.

Comprobar que existan programas adecuados que sirvan a efectos de revisin de auditora.

Asegurar que el manejo de los comandos maestros del sistema de procesamiento de

informacin quede restringido a una sola terminal.

Utilizar tcnicas criptogrficas para almacenar datos en la memoria de la computadora.

Verificar que la lectura sea duplicada y que el sistema efectu una comparacin de lecturas
antes de hacer la transmisin (ingresar datos a travs de lectores pticos).

Comprobar que cada programa contenga instrucciones precisas.

Controlar que no existan formas de confundir los programas y registros reales.

CONTROLES DE SALIDA DE INFORMACIN

Mantener registros de errores detectados en los informes de salida de informacin, ya

sean impresos en papel o en pantalla.

Verificar que existan categoras de informes calificados conforme a su grado de

confidencialidad.

Los programas que imprimen datos numricos debern contener rutinas de control de
totales que permitan verificar la integridad y la correccin de los datos mostrados.

Verificar que los informes de salida se emitan en horarios acordes con su utilizacin y
que se encuentren correctamente actualizados.

Los programas que recojan y exhiban datos sobre cobranzas efectuadas debern
comprobar que el total de las facturas y de los dbitos cobrados, ms los totales de esos
comprobantes no cobrados coincidan con el total de cuentas a cobrar de ese ao.

Controlar que la estructura de los informes se adecue al uso de los mismos.

Incorporar en los informes de salida datos que sirvan de comparacin con otros referidos
al mismo tema.

Verificar que no se presenten innecesariamente datos iguales en ms de un informe.

Verificar que se lleve un registro automtico del tiempo que insume la ejecucin de cada
proceso de emisin.

El manual de procedimientos de cobranzas debe de indicar los pasos a seguir para el

tratamiento de errores en los datos de salida.

CONTROLES DE LAS ESTACIONES TERMINALES (SISTEMA EN

LNEA)

Verificar el manejo de los comandos maestros.

Mantener segregadas las funciones de generacin de la transaccin de cobranzas.

Definir que otras funciones se encuentran autorizadas por ser desarrolladas de las
terminales, adems de las de cobranzas.

Controlar que el lugar de emplazamiento de las terminales desde donde se transmiten

los datos sobre la aplicacin de las cobranzas este resguardado de accesos indebidos.

Para transmitir operaciones de cobranzas, verificar que se mantenga en reserva el

numero de telfono con la que se establece comunicacin entre la terminal y la sede
central.

Ejercer algn control de auditoria para ratificar que los programas de Cobranzas que
estn en uso sean autnticos.

Comprobar si las instrucciones para el operador se encuentran incorporadas al mismo

software con que opera.

Asegurar que el sistema de Comunicacin desde donde se procesan operaciones de

Cobranzas sea desconectado fuera de la horas habilitadas.

Disponer de una terminal de respaldo en las comunicaciones remotas para el caso de

desafectacin temporal de las terminales afectadas a transacciones de Cobranzas

CONTROLES DE LAS ESTACIONES TERMINALES (SISTEMA EN

LNEA)
Se debe verificar:

Que se facilite la operacin de entrada de datos del sistema de cobranzas.

Si los datos que son rechazados por errores u omisiones, al intentar reingresar
corregidos, son sometidos al mismo procedimiento de control que se ejerce con el
programa de edicin utilizado en el proceso original.

Si en cada transmisin de datos se incluye el registro de identificacin de la

terminal y el usuario en log (registro) de entrada de transacciones, para
seguimiento posterior.

Se debe analizar:

CONTROLES SOBRE LA BASE DE

DATOS

Si dentro de la organizacin existen diferentes unidades de base de datos que cumplan distintas funciones.

Si existe una clara definicin de la organizacin con respecto a polticas de seguridad y confidencialidad de los
archivos de las bases de datos en los que se encuentre almacenada la informacin sobre las cuentas a cobrar

Controlar la disposicin de la documentacin que cumple con los estndares en materia de programas de la
aplicacin cuentas a cobrar y que acceden a la base de datos.

Se debe verificar:

Se mantengan separadas(por razones de control interno) las funciones del administrador de base de Datos
que afectan la informacin de cuentas a cobra, de las funciones que cumplen quienes desarrollan programas
de esa aplicacin.

Que el procesamiento de datos de la aplicacin cuentas a cobrar y Cobranzas cuente con el respaldo de
instrucciones de operacin documentadas.

Que exista una coherencia permanente entre la estructura de la base de datos sobre la cual opera la
aplicacin cuentas a cobrar y Cobranzas y el respectivo diccionario de datos.

La razonabilidad de las autorizaciones o restricciones de acceso a la base de datos afectada por cuentas a
cobrar.

Que la estructura del log de la b/d contenga como mnimo la siguiente informacin:
1.Imagen anterior y posterior de cada registro que se actualice.
2.Identificacin de la fuente de todas las transacciones.

CONTROLES DE SOFTWARE DEL SISTEMA

Verificar la legitimidad y comprobar que los programas que se apliquen sean los
originales aprobados y que adems aseguren que no han sufrido modificaciones
no autorizadas.

Comprobar que los elementos de seguridad se apliquen efectivamente y que los

mismos no sean obviados.

Controlar si permite introducir rutinas que produzcan, indebidamente, acciones

perjudiciales.

Verificar que las claves y contraseas sean utilizadas tal como lo prevn las
instrucciones de operacin y las normas de seguridad

Otorgar prioridad a la posibilidad de cargar los programas sensitivos desde la sede

central, en lugar de afectarlo desde la sede remota.

Verificar que los archivos de informacin se encuentren fuera de lnea mientras el

equipo de control este circunstancialmente fuera del control del sistema operativo.

Dar intervencin al Departamento de Auditoria de sistemas con los casos de

realimentacin de datos del sistema a la memoria, desde la consola maestra.

CONTROLES DE SEGURIDAD FSICA

Verificar si se cumplen las exigencias con respecto a las restricciones de acceso
a los recintos reservados exclusivamente para el personal de computacin.
Verifique que la empresa, por intermedio de sus niveles mximos de autoridad,
asigne un lugar destacado a la seguridad y a la proteccin de la informacin.
Controlar si el sistema de computacin y el sistema de comunicaciones estn
protegidos contra el espionaje electrnico.
Comprobar si las condiciones estructurales de los locales, donde se encuentran
ubicados los dispositivos de computacin y comunicacin de datos, guardan los
debidos niveles de proteccin fsica contra posibles accesos indebidos o riesgos
potenciales.
Verificar las existencias de documentacin sobre seguridad que defina
estndares para los trabajos de computacin.

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Exceso en el uso de crdito

La empresa vendedora no debe comprometer ni despachar productos que provengan de

operaciones comerciales, y cuyo valor exceda el lmite de cupo crediticio acordado.

La informtica puede detectar operaciones en la que se haya transgredido el lmite

autorizado de venta a crdito. Una forma de efectuarlo es a travs de un programa de
computacin que ejecute comparaciones entre los valores extrados de los archivos de:
1.

Cuentas a cobrar por operaciones a crdito concretadas

2.

Ventas a Crdito comprometidas pero no debitadas en cuenta del cliente

3.

Limite crediticio acordado

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Violacin contra la poltica de crdito

La aprobacin de los crditos es realizada por personas con distintas jerarqua de la

empresa, hasta un determinado nivel de crdito se requiere la aprobacin pero
cuando se pasa ese nivel se exige la aprobacin de una persona con cargo superior.

Puede ocurrir que esta poltica sea violada por la operacin de crditos mltiples por
una misma operacin comercial.

Para detectar este tipo de situaciones un programa de computadora debera rastrear

las operaciones a crdito durante un periodo seleccionado.

Las salidas de este programa servira de informacin para anlisis.

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Verificacin de registracin integra de facturas en el archivo de
Cuentas a Cobrar

Los sistemas computarizados actuales son integrados al proceder la

confeccin y emisin de facturas van registrando automticamente los
datos necesarios de las mismas en el archivo de cuentas a cobrar

Es conveniente prever un proceso de verificacin por medio de un

programa de computacin que coteje facturacin y cuentas por cobrar
ambos archivos y verifique que durante un periodo seleccionado todas
las facturas contenidas en el primero estn registradas en el segundo.

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Investigacin de saldos contables

Contablemente los saldos de las cuentas a cobrar deben ser deudores,

por eso las cuentas de clientes que arrojen saldos acreedores sern
analizadas los movimientos de las operaciones que produjo esa
situacin. Para esta investigacin ser necesario un programa que
rastree esos datos y muestre como se formaron pero podra ocurrir que
se efecten ajustes contables o errores de imputacin.

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Recibos de caja no registrados

Puede suceder que por error involuntario o intencionadamente no se

presente un archivo donde contenga datos de recibos de caja. Un
programa de computacin que recorriendo el archivo de cuentas a
cobrar seleccione y liste los datos de dbitos vencidos y no cancelados.

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Observacin de crditos no usuales

En el archivo maestro de clientes, estos casos deberan ser

identificados mediante criterios de codificacin para que
quede registrado el fundamento de esa inusual asignacin.

La tecnologa informtica debe proveer elementos que

rastreen peridicamente la informacin vinculada con
otorgamiento de tales crditos.

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Recibo de caja mal imputados

Puede ocurrir que los importes sean acreditados a cuentas de clientes

errneas. Para esto, un programa de computacin deber cotejar datos
almacenados en dos archivos:

Recibos de caja: Clasificado en un orden secuencial y por nmero de

cliente conjunto.

Cuentas a cobrar: Ordenado de acuerdo a recibos de caja para detectar

si todos los recibos fueron contabilizados adecuadamente.

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Anlisis de crditos mayores

Un programa de computacin deber seleccionar y constatar la vigencia

de los crditos otorgados a partir de un importe mnimo. La informacin
as recogida servir de base para determinar si, en casos de excesos de
crditos no cancelados, la respectiva mercadera vendida y no cobrada
fue devuelta a su origen.