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Los Procesos y la

Organizacin
del Almacn de Materiales,
Insumos y Repuestos de una
Obra

1. ACTIVIDADES DEL ALMACN


Ahora si!!!.. vamos a enfocarnos en las actividades propias del Almacn de
Materiales, Repuestos y Equipos de una obra.
Cuando hayas revisado el contenido de este documento, podrs
identificar:
Cules son los procesos especficos del Almacn.

Cul es la Estructura Organizativa del Almacn..

Recuerda que existen Procesos Sustantivos, Procesos Complementarios, Procesos


de Apoyo y Procesos Estratgicos.
Los Procesos del Almacn son de carcter complementario, porque agregan valor a
los procesos sustantivos de la Empresa.
La figura que se presenta en la siguiente pgina detalla las actividades que se
realizan en los Almacenes:
Observa con atencin, cuales actividades
se hacen en el nivel corporativo y
cuales a nivel de cada obra

1.1. Actividades del Almacn a Nivel corporativo y a Nivel de una


Obra en especfico

A nivel corporativo se
administra un Almacn
Virtual, donde se consolida
a travs del Sistema de
Control de Inventarios,
toda la informacin de los
almacenes
descentralizados de la
Empresas

Nivel Corporativo

ALMACN VIRTUAL

Objetivo

Administracin
del
inventario
en
almacenes de las distintas obras, con el
objeto de evitar el doble almacenamiento
de material o el mantenimiento de un
stock sobredimensionado.

Nivel de Obras
ALMACENES DE
MATERIALES Y
RESPUESTOS
Recepcin
de
repuestos,
materiales y equipos adquiridos
por la Obra.
Codificacin
y
Registro
de
repuestos, materiales y equipos
recibidos en el almacn .
Identificacin y ubicacin de
materiales, repuestos y equipos
en los anaqueles, patios o lugares
especificados.

Despacho
de
repuestos,
materiales y equipos solicitados
por los usuarios.
Mantenimiento del stock de
repuestos, materiales y equipos
necesarios para la ejecucin de
las obras. de
Solicitud
compras
de
materiales y repuestos para la
reposicin del stock o atencin
de
requerimientos
de
los
usuarios.

La vinculacin de
los almacenes
ubicados en las
obras con el nivel
corporativo se hace
a travs del
sistema
automatizado.
Desincorporacin de materiales
y repuestos en desuso.
Mantenimiento
de
las
condiciones
de
seguridad,
orden y limpieza en las reas
de almacenamiento.
Reportes
de
inventario
mensual.
Realizacin
de
inventarios
fsicos anual.

2. MAPA DE PROCESOS DEL ALMACN


El Mapa de Procesos es una manera grfica de mostrar la Gestin de una
Organizacin, en la cual se especifican:
Los
Los
Los
Los

procesos o actividades de la organizacin.


insumos que se necesitan para realizar dichas actividades.
productos o resultados que se entregan a los usuarios o clientes.
recursos que se aplican para la realizacin de los productos.

En nuestro caso, la Gestin del Almacn se muestra en el MAPA de la


siguiente pgina

2.1. Mapa de Procesos Especficos del Almacn


Responsable:
Jefe de Almacn

Indicadores:
Desviacin permitida en los inventarios

Meta:

ENTRADAS:
Pedido de
almacn.

ACTIVIDADES:

Solicitud de
creacin de cdigos.

Realizar el despacho de materiales, repuestos y


equipos solicitados.

Copia de Orden de
compra para
verificar
especificaciones de
material recibido.

Elaborar y tramitar requisiciones de compra para


atender las solicitudes de los usuarios.

SALIDAS:
Materiales,
repuestos y
equipos
entregados a los
solicitantes.

Programa de
actividades para
toma de inventario
fsico.

Registrar las entradas y salidas de almacn a objeto


de controlar las existencias.

DOCUMENTACIN:

2%

Atender los Pedido de Almacn solicitados por los


usuarios

Realizar la recepcin de materiales, repuestos y


equipos comprados, y verificar el cumplimiento de sus
especificaciones.

Inventario de
materiales,
repuestos y
equipos
actualizado.

Determinar y mantener la estructura de codificacin


materiales, repuestos y equipos .

Realizar la toma de inventario fsico.


MP-AD-AC-01: Pedido de almacn.
F-AD-AC-01: Pedido de
MP-AD-AC-02: Salida de almacn.

MP-AD-AC-03: Requisicin de
compras.
MP-AD-AC-04: Recepcin de
mercanca.
MP-AD-AC-05: Toma de inventario
fsico.
MP-AD-AC-06: Creacin,
mantenimiento y asignacin de

REGISTROS:

Almacn
F-AD-AC-02: Registro de Firmas
Autorizadas

S/C: Requisicin de
Compra
S/C: Sello de Recepcin

S/C: Vale de Salida de Almacn

F-AD-AC-10: Nota de
Devolucin

F-AD-AC-05 : Acta de
Desincorporacin

S/C: Listado para Conteo


de Inventario

F-AD-AC-06 : Distribucin de
Combustible

F-AD-AC-12: Solicitud de
Creacin de Cdigo

F-AD-AC-07: Distribucin de

3. LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La estructura organizativa del almacn que mejor se adapta a los
requerimientos actuales de la Empresa, es lasiguiente:
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN
CORPORATIVA

ALMACEN CENTRAL
Esta lnea punteada
indica: Relacin
funcional entre el
Almacn Central y los
Almacenes de Obra,
mediante:
Lineamientos
tcnicos,
metodologas,
normas,
procedimientos y
codificacin nica en
catlogo de
Actividades
materiales

de naturaleza
operativa:

RECEPCIN
ALMACENAMIENTO
DESPACHO
SEGURIDAD, ORDEN
Y LIMPIEZA

DIRECCIN DE OBRA

DIRECCIN
ADMINISTRATIVA DE
OBRA

DEPARTAMENTO DE
ALMACN

Actividades de naturaleza
administrativa
REGISTRO DE
ENTRADAS
REGISTRO DE
SALIDAS
CONTROL DE
INVENTARIOS
INFORMES

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