REVISION POR LA DIRECCION

2014
Vicerrectora General
Abril 2015

Socializacin de antecedentes y acervo

documental que respalda la creacin de la
Resolucin de Rectora 1602 de 2014

"Por la cual se otorga la

denominacin para el Sistema de
Gestin en la Universidad Nacional de
Colombia, se crea su Comit y se
dictan otras disposiciones "
Administracin de
actos administrativos
de Rectora y
Vicerrectora

Desde el artculo 4 del

Acuerdo 11 de 2005,
desde el ao 2006se
han expidiendo actos
administrativos para la
implementacin del
sistema de gestin
institucional.

Dentro de la
legislacin actual se
prev la conformacin
de Comits que
faciliten la
implementacin de los
nuevos ordenamientos
jurdicos en las
entidades pblicas

Necesidad de contar
con un Sistema
Integrado de Gestin
Acadmica,
Administrativa y
Ambiental, cuyo
esquema funcional
encamine y facilite la
realizacin de
actividades de gestin
de acuerdo con la
regulacin vigente.

Anlisis de la Resolucin de Rectora No. 1602 de

2014
"Por la cual se otorga la denominacin para el Sistema de
Gestin en la Universidad Nacional de Colombia, se crea su
Comit y se dictan otras disposiciones "

Conformacin del Comit

El Vicerrector General, quien lo

presidir.

Participarn como invitados permanentes con voz pero

sin voto:

El Vicerrector Acadmico, quien

presidir en ausencia del Vicerrector
General.

a. El Director Nacional de Tecnologas de la Informacin y

las Comunicaciones.
b. El Director Nacional de Bienestar.
c. El Director Nacional de la Unidad de Medios de
Comunicacin.
d. El Director Nacional de Personal Acadmico y
Administrativo.
e. El Jefe de la Oficina Nacional de Gestin y Patrimonio
Documental.
f. El Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno.
g. El Coordinador del Comit Nacional de Gestin
Ambiental.

El Vicerrector de Investigacin.
El Gerente Nacional Financiero y
Administrativo.
El Director Nacional de Planeacin y
Estadstica, quien ejercer la
Secretara Tcnica.

Funciones del Comit

Comit
Directivo
SIGA-

Estudio de polticas en materia de gestin

institucional
Entregar lineamientos polticas de riesgo
institucional, estratgico y de procesos
Conceptuar sobre los procesos y
procedimiento
Conocer y conceptuar sobre el ejercicio de
auditoras internas delSIGA
Asesorar sobre la definicin de la informacin
clasificada y reservada de la Universidad,
Recomendacin para los planes de
desarrollo, polticas para el desarrollo de la
gestin SIGA Actividades unificadas de sensibilizacin a la
comunidad universitaria
Entregar lineamientos y directrices
unificadas sobre el SIGA
Informar a la comunidad universitaria sobre
los avances del SIGA
Evaluar los resultados de su gestin y
recomendar acciones de mejora.
Dictar su propio reglamento

Resolucin Vicerrectora General

ARTCULO 4.La Vicerrectora General, en el marco de lo dispuesto en el artculo8de la

Resolucin de Rectora 464 de 2014, a travs de acto administrativo, establecer los
criterios fundamentales que encaminen y faciliten la realizacin de actividades del
"Sistema Integrado de Gestin Acadmica, Administrativa y Ambiental de la Universidad
Nacional de Colombia - SIGA".

Finalidad: servir de instrumento

para procurar aplicar en forma
continua las polticas y normas
existentes en materia de gestin
institucional.
Para dicho propsito, el Sistema
Integrado de Gestin Acadmica,
Administrativa y Ambiental de la
Universidad Nacional de Colombia
SIGA, articular los elementos
comunes a todos los sistemas que
lo componen, minimizando la
duplicidad de informacin y la

mbito de Aplicacin. Todas las

personas que, de una u otra forma,
participan con su quehacer cotidiano
en el ejercicio de la gestin
institucional de la Universidad Nacional
de Colombia.

Resolucin Vicerrectora General

ARTCULO 4.La Vicerrectora General, en el marco de lo dispuesto en el artculo8de la

Resolucin de Rectora 464 de 2014, a travs de acto administrativo, establecer los
criterios fundamentales que encaminen y faciliten la realizacin de actividades del
"Sistema Integrado de Gestin Acadmica, Administrativa y Ambiental de la Universidad
Nacional de Colombia - SIGA".
Objetivos:

Dar cumplimiento a los objetivos misionales de la Universidad Nacional de Colombia,

propendiendo porque su actuar se desarrolle en el marco constitucional, legal y
reglamentario inherente a la gestin pblica.

Satisfacer las necesidades de informacin y los requerimientos presentados por los

miembros de la comunidad universitaria y usuarios de los servicios prestados por la
Universidad Nacional de Colombia.

Presentar de manera clara los procesos establecidos por la Universidad, incluyendo los
aspectos que los componen, como procedimientos, planes de mejoramiento, riesgos, etc.

Garantizar la disponibilidad de herramientas de registro, control, autocontrol, medicin y

evaluacin de los procesos institucionales.

Brindar herramientas y medios para la participacin de la comunidad universitaria,

usuarios de los servicios e interesados en los procesos institucionales.

Armonizar las acciones institucionales en materia acadmica, administrativa y ambiental,

as como su articulacin en los Planes de Desarrollo Institucional.

Avances del Sistema Integrado de Gestin, 2014

Optimizacin de la
Gestin por Procesos

Fortalecimiento
gestin por procesos
(NN, Sede y
Facultad)
Simplificacin de
procesos (63
procesos a 39
procesos)
Avance en la
actualizacin de
documentacin
(procedimientos,
formatos, guas,
instructivos)
Priorizacin de
procesos
19 buenas prcticas

Redireccionamiento
del Sistema de
Gestin UN

Apropiacin del
Sistema Integrado
de Gestin

Conformacin
Sistema Integrado
de Gestin SIGA Definicin de
lineamientos y
polticas
Ejercicios tcnicos
de coordinacin y
anlisis de
componentes de
calidad (Sedes y

Actualizacin de las
metodologas y
componentes de
Calidad

Acompaamiento y
asesora a procesos
Avance
actualizacin
normativa del SIGA
Inclusin
administracin
Sistema PQRs
Armonizacin de
normas (Acreditacin,

Fortalecimiento de
la Gestin del
Riesgo
Reactivacin del
tratamiento de
fallas en la
prestacin del
servicio
Sensibilizacin y
capacitaciones
NTCGP1000 Sistemas de Gestin
Auditoria
Actualizacin,
mantenimiento y

dependencias)

GEL, Planeacin
Gestin, MECI, GP1000,
Transparencia,
Anticorrupcin, etc)

Avance en la

Acciones
Auditorias Internas
Riesgos
Revisin por la
Direccin
Control de Documentos
Servicio no conforme
Manual de Calidad

Autoevaluacin y
autocontrol

Reactivacin
ejercicio auditoria
interna
34 procesos

auditados
97 auditorias internas
Participaron 104
auditores
69 auditores
capacitados

Auditoria Externa
de renovacin de la
certificacin
ICONTEC - 9 No
Conformidades

Objetivo de la Revisin por la Direccin

El Sistema de
Gestin facilita
el desarrollo
de los
objetivos de la
UN

La Direccin revisa el
Sistema de Gestin de la
Universidad, a intervalos
planificados,
para
asegurarse
de
su
conveniencia,
adecuacin,
eficacia,
eficiencia y efectividad
continuas.

Se dispone de
actividades
planificadas y
cumplidas

Requisito 5.6 NTCGP 1000:2009

Se da
cumplimiento
a requisitos,
polticas y
objetivos

El Sistema de
Gestin se
ajusta a la
realidad de la
UN

Contenido
1. Gestin por Procesos
2. Retroalimentacin del Usuario PQRS
3. Medicin de la Satisfaccin del Usuario
4. Fallas en la Prestacin del Servicio
5. Gestin del Riesgo por Proceso
6. Gestin Riesgos de Corrupcin
7. Auditoras Internas
8. Acciones Correctivas de No Conformidades Menores de Auditora
Icontec 2014
9. Articulacin de Normas Sistemas de Gestin

GESTIN POR PROCESOS

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS AJUSTADO
Procesos
Estratgicos

Procesos
Misionales
GESTIN DE LA
INVESTIGACIN
Y CREACIN
ARTSTICA

Procesos
Especiales

Planeacin
Estratgica

Agenciar las
relaciones
interinstituciona
les

Divulgacin
de
Informaci
n General

Mejoramie
nto de la
Gestin

Comunicacin
Divulgacin
Produccin
Acadmica
*

Gestin
Ambiental

Divulgacin de
Informacin
Oficial
Universitaria

Formacin
GESTIN DE
GESTIN DE
PROGRAMAS
REGISTRO Y
ADMISIONES
LA ACTIVIDAD
CURRICULA
MATRICULA
ACADMICA
RES

Seguridad Social
en Salud

APOYO
VIRTUAL A
LA
EDUCACIN

GESTIN DE LA
EXTENSIN

Seguridad Social
en Pensiones

Contina

GESTIN POR PROCESOS

(

Bienestar
Planeacin, Acompaam
Ejecucion,
iento
Seguimiento
Integral
Y Evaluacin

Gestin De
Recursos Y
Servicios
Bibliotecarios

Gestin Y
Atencin
Fomento
Integral En
Socioeconmi
Salud
co
Estudiantil

Gestion De
Laboratorios

Gestin
Tic

Cultura

Gestin
Documental

Actividad
Fsica Y
Deporte

Gestion
Juridica

Gestin Administrativa y Financiera

Presupuesto

Adquisicin
De Bienes Y
Servicios

Procesos de
Evaluacin y
Control

Gestin
De Bienes

Tesorer
a

Evaluacin
Independient
e

Contabl
e

Coordinacin Y
Gestin De
Procesos
Administrativos
Y Financieros

Control
Disciplinario

Egresados

Gestion Del
Talento
Humano

Gestin De
Espacios
Fsicos

Servicios
Generales y
de Apoyo
Administrati
vo

Procesos de Apoyo o Habilitadores

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS AJUSTADO

.

GESTION POR PROCESOS

CONTROL DE LA DOCUMENTACION DE PROCESOS
REGISTRADA EN EL MODULO DE DOCUMENTOS DEL
SOFT EXPERT A DICIEMBRE DE 2014

Nivel
de
revisin
y
actualizacin del 35% del total
de
la
documentacin
registrada en Soft Expert, ya
sea
por
elaboracin,
actualizacin
o cancelacin
de los mismos.
Del 35% de documentacin de
procesos
gestionada,
una
mayor proporcin corresponde
al
Nivel
Nacional
coherentemente con su rol de
lder institucional de procesos.

Fuente: Modulo de Documentos

Soft Expert, Fecha de corte:
31/12/2014

Documentos
Elaborados , revis ados
y actualizados en
2014

442; 19%
156; 7%

1516; 65%

Documentos en
tramite en 2014

207; 9%

Documentos
Cancelados en 2014
Documentos Vigentes
s in revis ion en 2014

DOCUMENT
OS EN
TRAMITE
2014

DOCUMENT
OS
CANCELAD
OS 2014

TOTAL
DOCUMENT
OS
GESTIONA
DOS 2014

237

102

66

405

71

19

82

172

MEDELLIN

102

18

37

157

MANIZALE
S

15

22

15

15

52

SEDE

NIVEL
NACIONAL
BOGOTA

PALMIRA

DOCUMENT
OS
ELABORAD
OS,
REVISADOS
Y
ACTUALIZA
DOS 2014

Simpli
ficaci
n de
Proces
os

Medi
cin
de la
satisf
acci
n

Matri
ces
de
Ries
go
Plan
es de
trata
mien
to

Actua
lizaci
n de
Carac
teriza
cin

Actual
izaci
n de
docu
mento
sy
planes
mejor
a

Espaci
os de
partici
pacin
y
capaci
tacin

Actual
izaci
n Hoja
vida
Indica
dores

Prom
ocin
toma
de
conci
encia
siste
ma
integ
rado

Lider
azgo
de
proy
ectos

Comi
ts
por
proc
eso:
reuni
ones
peri
dicas

DESEMPEO
PROCESOS

Consol
idacin
Docum
entos
Estrat
gicos

Facilit
ador
de
trabaj
o
entre
sedes
y
facult
ades

LIDERAZGO

(Fuente: Consolidado informacin Jefes Nivel Nacional Diciembre 2014 Enero 2015)

GESTIN POR PROCESOS

Implem
entaci
n de
metodol
ogas
para el
desarrol
lo de
proyect
os
Implem
entaci
n
herrami
entas
de
planeac
in
Redise
os y
actualiz
acin
de
pginas
web
Comit
s por
proces
o:
reunio
nes
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cin
de
Proces
os

Uso
Workfo
w para
el
control
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a:
Admisio
nes
Evaluac
in
Indepen
diente

Trabajo
interdis
ciplinari
o entre
macropr
ocesos
y
proceso
s

Estanda
rizacin
de
activida
des en
todos
los
niveles

BUENAS
PRCTICAS

(Fuente: Consolidado informacin Jefes Nivel Nacional Diciembre 2014 Enero 2015)

GESTIN POR PROCESOS

GESTIN POR PROCESOS

(Fuente: Consolidado informacin Jefes Nivel Nacional Diciembre 2014 Enero 2015)

MEJORA DE
PROCESOS
Cambios en el proceso de
Rendicin de Cuentas por el
diseo
de
pgina
web:
comunidad universitaria y los
ciudadanos en general
Cambios y mejoras en el
proceso de Admisiones.

Elaboracin de plantillas:
Elaboracin de pginas
web
institucionales.
Carteleras digitales con
informacin general y
especfica
Diseos de Interfaces entre
aplicativos que mejoran la
eficiencia y controles de los
procesos.

GESTIN POR PROCESOS

(Fuente: Consolidado informacin Jefes Nivel Nacional Diciembre 2014 Enero 2015)

AUTOMATIZACI
N
Actualizacin y mejora del sistema
de informacin que apoya los
procesos
misionales
como
Extensin, Investigacin y Gestin
de los Laboratorios . (HERMES)

Mejora de los procedimientos de

soporte y seguimiento tecnolgico
con la implementacin del proyecto
de Gestin basados en la metodologa
ITIL.

Mejora de mdulos de los sistemas

SARA y QUIPU para prestar un mejor
servicio a los funcionarios y mejorar
controles en los procedimientos
automatizados.

PROPUESTA DE SELECCIN
DE PROCESOS PRIORITARIOS

GESTIN POR PROCESOS

RETROALIMENTACION DEL USUARIO

INFORME CONSOLIDADO 2014 PQRS

% del
Total de Q
yR

SEDES DE
MAYOR
IMPACTO

SIA (Sistema de Informacin Acadmica) y

Registro y Matrcula

41%

(Todas las
sedes)

Infraestructura fsica tales como estado

de cafeteras, adecuacin de espacios y
servicio de internet y WIFI

6.5%

Orinoqua,
Palmira y
Medelln

Trato de funcionarios y contratistas en la

prestacin del servicio

5%

Medelln y
Manizales

1%

Manizales

0.5%

Bogot

0.5%

Palmira y
Medelln

TEMAS RECURRENTES 2014

Inconformidad con Docentes

Falta de cumplimiento en la publicacin
de las notas dentro de los plazos
programados
Consumo de sustancias psicoactivas en
los campus universitarios

RETROALIMENTACION DEL USUARIO

INFORME COMPARATIVO 2013 - 2014 PQRS

RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA
Definir
implementar
Sistema
Informacin
Institucional
PQRS

e
el
de
de

Disponer de un
procedimiento
estandarizado
institucionalmente
para
la
administracin de
PQRS

Informes
peridicos
consolidados
y
seguimiento
trimestral para la
toma
de
decisiones

RETROALIMENTACION DEL USUARIO

ANLISIS DIAGNSTICO SISTEMAS PQRS DE LA UN
Anlisis realizado:

Aplicativo recomendado:

Aplicativo implementado en sede

Informe elaborado por
Bogot:
la Direccin Nacional de
Planeacin y Estadstica
Implementado en
(DNPE-272)
de
Porcentaje de Solicitudes
Facultades y
Noviembre de 2014,
por Sede
Dependencias
de
SEDE
%
sobre
las
Bogot
45%
sede
Caractersticas tcnicas
Manizales
26%
aplicativos PQRS en
Medelln
Desarrollado en
14%
sedes
Palmira
12%
software libre y no
Caribe
1%
Informe
diagnstico
requiere
Orinoquia
1%
elaborado
por
la
licenciamiento
Amazonia
1%
Vicerrectora
General
acerca
del
funcionamientos
del
aplicativo sede Bogot
Debilidades en cuanto a la
seguridad de la informacin (uso
para la administracin
Interno)
de PQRS y del Soft

MEDICIN DE LA SATISFACCIN DEL USUARIO

En
general
durante
2014, los procesos en
las Sedes definieron el
mecanismo de medicin
de la satisfaccin del
usuario y la pertinencia
de su aplicacin.
Los
resultados
reportados por las Sedes
dan cuenta de niveles
de
satisfaccin
superiores y no se
generaron planes de
mejoramiento.

Procesos con reporte de

medicin de la satisfaccin a
nivel institucional 2014

Resultados Nivel de
Satisfaccin Promedio
2014

Gestin de Investigacin y Creacin

Artstica
VRI 66%
Gestin de Laboratorios
Gestin de la Extensin
80%
Divulgacin
de
la
Produccin
Acadmica
78%
Gestin de Recursos y Servicios
Bibliotecarios
Presentacin Direccionamiento Estratgico Vicerrectora de
Fuente:
Admisiones
Investigacin 2015
Seguridad
SocialEncuesta
en Salud
Informe General
de Percepcin SINAB 2014

Calificaci
n de los
servicios
del SIUN

Reporte Medicin de la Satisfaccin del Usuario Proceso Admisiones 2014

RECOMENDACIONES PARA
LA MEJORA

FALLAS EN LA PRESTACIN DEL SERVICIO 2014

TRATAMIENTO DE FALLAS EN LA
PRESTACIN DEL SERVICIO 2014
MACROPROCESOS

6% 23%
7%
2%

58%
3%

INVESTIGACIN, CREACIN ARTSTICA E INNOVACIN

FORMACIN
EXTENSIN
BIENESTAR UNIVERSITARIO
GESTIN DE RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

380 Fallas Reportadas en 2014 en

todas las Sedes en los procesos
misionales y de apoyo de cara al
estudiante

FALLAS MAS
REPRESENTATIVAS

Intermitencia en el servicio WEB.

Mejorar la capacidad de prestacin de
INVESTIGACIN, CREACIN
los
servicios
capacitando
a
los
ARTSTICA
profesionales y personal de la BIB que
frecuentemente atiende pblico.
No disponibilidad del aplicativo para la
inscripcin y consulta de resultados/
FORMACIN
Errores en la programacin acadmica inscripcin de asignaturas.
Incumplimiento en los tiempos de
ejecucin y compromisos adquiridos
EXTENSIN
del producto y/o servicio.
No se iniciaron oportunamente los
programas
de
cursos
libres
y
selecciones deportivas establecidos en
BIENESTAR UNIVERSITARIO el area de actividad fisica y deportes /
Pocos cupos para algunos talleres del
programa de instruccin y promocin
cultural
Se presentaron dificultades en la
GESTIN DE RECURSOS Y
busqueda y recuperacin de la
SERVICIOS BIBLIOTECARIOS informacion en la Biblioteca Digital
Sede Bogot: Los equipos para la
GESTION DE
prctica
clnica
no
funcionan
LABORATORIOS
adecuadamente (213 reportes)

FALLAS EN LA PRESTACIN DEL SERVICIO

MEJORAS ALCANZADAS 2014

Reactivacin de la participacin de
los procesos Misionales y de Apoyo
en la identificacin y reporte de fallas
en la prestacin del servicio.
Actualizacin de la metodologa y
del procedimiento de Tratamiento de
Fallas en la Prestacin del Servicio.

RECOMENDACIONES PARA
LA MEJORA

GESTIN DEL RIESGO POR PROCESO

14 Procesos con Matriz de Riesgo Institucional
Actualizada

Gestin de la Extensin
Admisiones
Gestin de Recursos y
Servicios Bibliotecarios
Gestin Editorial
MP Gestin Administrativa
y Financiera (6 procesos

Gestin Talento
Humano
Divulgacin de
Informacin General
Seguridad Social en
Salud
Seguridad Social en
Pensiones

ESTADO CONSOLIDADO RIESGOS IDENTIFICADOS EN MATRICES DE RIESGO ACTUALIZADAS POR PROCESO INSTITUCIONAL 2014-2015 (Completas e Incompletas)
71
36

25

10

ESTADO ACTUALIZACION MATRICES DE RIESGOS POR PROCESO INSTITUCIONAL

2014-2015
39

14

18

En general los riesgos

significativos
estn
relacionados con:
Incumplimiento
de
requisitos
acadmicos, legales
y contractuales

El 50% (36) de los riesgos identificados en

matrices institucionales fueron calificados
como significativos (Incluyendo 2 riesgos
de corrupcin).

- Alta probabilidad de ocurrencia o Alto

Impacto en caso de ocurrencia.
- Controles no eficaces

Disponer
informacin
inoportuna
inexacta.

de

Inestabilidad
Sistemas
Informacin.

de
de

Dificultades
aplicacin
normativa.
Insuficiencia
Recursos
Financieros .

para
de
la
de

GESTIN DEL RIESGO POR PROCESO

MEJORAS ALCANZADAS 2014
Reactivacin de la actualizacin de matrices de
riesgos por proceso para la vigencia 2014-2015
bajo los trminos definidos en la documentacin
actualizada: procedimiento y guas.

RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA

Actualizacin
administracin
asociados, al
administracin

del
procedimiento
de
del riesgo y sus formatos
igual que las guas de
y evaluacin del riesgo.

GESTIN DE RIESGOS DE CORRUPCIN

AUDITORIAS INTERNAS

RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA

AUDITORIAS INTERNAS

TOTAL AUDITORES INTERNOS CAPACITADOS POR VIGENCIA

300
250

265

247

200
150
100

136
69

50
0
201120112012201220132013201420142015

RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA

AUDITORIAS INTERNAS

RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA

ESTADO ACCIONES CORRECTIVAS NO

CONFORMIDADES MENORES
AUDITORIA ICONTEC 2014

RESPONSA
BLES

Todos los procesos

Vicerrectora General
Vicerrectoras de Sedes

CONVENCIONES

Lderes de Procesos

< 50% Ejecucin

Entre 50% y 99%

Ejecucin
100% Ejecucin

DNPAA - DNBU
Vicerrectora General
Dir. Extensin Sede
Palmira
Dir. Nal Laboratorios
Dir. Laboratorios Sedes
Procesos Misionales y
de Apoyo de Cara al
Estudiante
DNPE
Todos los Procesos
Todos los procesos

ARTICULACIN DE NORMAS DE SISTEMAS DE GESTION

LEYES

DECRETOS

NORMA
TCNICA

GUAS

PLAN DE ACCIN INSTITUCIONAL ARTICULACION DE

NORMAS

189
189

calidad_nal@unal.edu.co
Ext: 18218