E

D
S
LIBRO
D
A
D
I
L
I
B
A
CONT

LIBROS

DE

CONTABILIDAD
El diccionario de la Real Academia de la
Lengua trae como definicin de libro:
Conjunto de muchas hojas de papel, vitela,
etc., ordinariamente impresas, que se ha
cosido o encuadernado juntas con cubiertas
de papel, cartn, pergamino u otra piel,
etc., y que forman un volumen.

LIBROS

DE

CONTABILIDAD

El concepto de libro de comercio no se aleja

mucho de la anterior definicin, pues los
libros de comercio son documentos en
donde los entes realizan los registros de sus
operaciones, los cuales forman parte
integral de la contabilidad, y podrn ser
diligenciados, ya sea en forma manual o
electrnica.

LIBROS

DE

CONTABILIDAD
El Cdigo del Comercio seala: cuando se
haga referencia a los libros de comercio, se
entendern por tales los que determine la
ley como obligatorios y los auxiliares
necesarios para el completo entendimiento
de aquellos.

LIBROS

DE

CONTABILIDAD
Son los LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES
en los cuales el comerciante registra en
orden
cronolgico
las
operaciones
mercantiles de acuerdo con las normas
legales vigentes.

ASPECTOS LEGALES
REQUISITOS DE CARCTER GENERAL
Todo comerciante llevar su contabilidad, libros, registros contables,
inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con?
LAS DISPOSICIONES DEL CODIGO DE COMERCIO Y DEMS
NORMAS SOBRE LA MATERIA

Esas normas pueden autorizar el uso de sistemas que:

Como la microfilmacin,
correspondencia.

faciliten

guardar

el

archivo

la

As mismo, se permite la utilizacin de otros procedimientos de

reconocido valor tcnico contable, con el fin de asentar las
operaciones, siempre que faciliten el conocimiento y la prueba de la
historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el
estado general de los negocios.
6

ASPECTOS LEGALES
REQUISITOS DE CARCTER GENERAL

Los estados financieros deben elaborarse

con fundamento en los libros en los que
se hubieren asentado los comprobantes.

Cmo deben deben conformarse y diligenciarse los libros?

De forma tal que se garantice su autenticidad e
integridad.

Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una
numeracin sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser
codificadas por clase de libros.
7

ASPECTOS LEGALES
REQUISITOS DE CARCTER GENERAL
Qu se asentarn y cmo en los libros?

En los libros se asentarn, en orden cronolgico,

las operaciones mercantiles y todas aquellas que
puedan influir en el patrimonio del comerciante,
haciendo referencia a los comprobantes de
contabilidad que las respalden.
Los libros podrn ser de hojas removibles o formarse por series
continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estn numeradas,
puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas
conforme a la reglamentacin del gobierno.
8

ASPECTOS LEGALES
REQUISITOS DE CARCTER GENERAL
Los entes econmicos deben conservar debidamente ordenados los
libros de contabilidad de actas, de registro de aportes, los
comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la
correspondencia relacionada con sus operaciones.
TIEMPO

Los documentos que deben conservarse pueden destruirse

despus de 20 aos contados desde el cierre de aqullos.

Cuando se garantice su reproduccin por cualquier otro medio,

pueden destruirse transcurridos 10 aos.
9

ASPECTOS LEGALES
REQUISITOS DE CARCTER GENERAL
Los libros y papeles de comercio constituirn plena prueba en las
cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre s,
judicial o extrajudicialmente.

10

REGISTRO DE LOS LIBROS

Los comerciantes obligados a llevar libros de
contabilidad deben registrar los libros, para ello
deben tener en cuenta, entre otros, los siguientes
aspectos:
1. Deben
registrarse,
previamente
a
su
diligenciamiento,
ante
las
autoridades
competentes en el lugar de su domicilio
principal.
2. Las formas continuas, las hojas removibles de los
libros o las series continuas de tarjetas deben
ser autenticadas mediante un sello de seguridad
en cada una de ellas.
3. El libro es firmado por el secretario de la Cmara
de Comercio, como constancia de su registro.

11

CLASES DE LIBROS
Para los efectos legales, cuando se haga referencia a
los libros de comercio, se entender por tales lo que
determine la ley como obligatorios y los auxiliares para
el completo entendimiento de aquellos.
Los siguientes se consideran libros obligatorios y deben
ser registrados:
LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES
EL LIBRO DIARIO

EL LIBRO MAYOR Y BALANCES

LIBRO DE ACTAS (PARA PERSONAS JURDICAS)

IBRO DE ACCIONES O DE REGISTRO DE SOCIOS

12

CLASES DE
AUXILIARES

LIBROS

LIBROS

La clase de libros auxiliares que un comerciante

puede necesitar depende del tipo de empresa e
informacin que maneje; entre los ms utilizados
estn:

Auxiliar de caja
Auxiliar de bancos
Auxiliar de clientes
Auxiliar de proveedores
Auxiliar de gastos
Auxiliar de ventas o comercio al por mayor y al
por menor
13

CLASES DE
AUXILIARES

LIBROS

LIBROS

Auxiliar de mercancas
Auxiliar de inversiones
Auxiliar
de
anticipo
de
impuestos
y
contribuciones
Auxiliar de impuestos sobre las ventas por pagar.
Auxiliar de IVA retenido.
Auxiliar de retencin en la fuente.
Auxiliar de propiedades, planta y equipo
Auxiliar de aportes sociales

14

PROHIBICIONES

EN

LOS

En los libros de comercio se prohbe:

LIBROS
Alterar en los asientos el orden o la fecha de las
operaciones a que stos se refieren.
Dejar espacios que faciliten intercalaciones o
adiciones en el texto de los asientos o a
continuacin de los mismos.
En los libros de contabilidad producidos por
medios mecanizados o electrnicos no se
consideran espacios en blanco los renglones no
utilizados, siempre que al terminar los listados sus
totales de control permitan establecer que se ha
cumplido con el sistema de partida doble.
15

PROHIBICIONES

EN

LOS

LIBROS

Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones

en los asientos; cualquier error u omisin se
salvar con un nuevo asiento en la fecha en que
advirtiere;
Borrar o tachar en todo o en parte; los asientos y
Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o
mutilar los libros.

16

CORRECCIONES DE ERRORES EN
LOS LIBROS
Los simples errores de transcripcin se deben salvar
mediante una anotacin al pie de la pgina
respectiva o por cualquier otro mecanismo de
reconocido valor tcnico que permita evidenciar su
correccin.
ANULACIN
La anulacin de folios se debe efectuar sealando
sobre los mismo la fecha y la causa de la anulacin,
suscrita por el responsable de la anotacin con
indicacin de su nombre completo.
Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo
asiento en la fecha en que se advirtiere.
17

HECHOS IRREGULARES
CONTABILIDAD

EN

LA

Habr lugar a aplicar sancin por libros de

contabilidad, en los siguientes casos:
1. No llevar libros de contabilidad, si hubiere
obligacin de llevarlos.
2. No tener registrados los libros principales de
contabilidad, si hubiere obligacin de registrarlos.
3. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las
autoridades tributarias lo exigieren.
4. Llevar doble contabilidad.
5. No llevar los libros de contabilidad en forma que
permitan verificar o determinar los factores
necesarios para establecer las bases de liquidacin
de los impuestos o retenciones.
18

HECHOS IRREGULARES
CONTABILIDAD

EN

LA

6. Cuando entre la fecha de las ltimas operaciones

registradas en los libros, y el ltimo da del mes
anterior a aquel en el cual se solicita su exhibicin,
existan ms de cuatro (4) meses de atraso.

19

FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS DE

CONTABILIDAD
Se aceptan como procedimientos de reconocido
valor tcnico contable, adems de los medios
manuales, aquellos que sirven para registrar las
operaciones en forma mecanizada o electrnica,
para los cuales se utilicen mquinas tabuladoras,
registradoras, contabilizadoras, computadores o
similares.
El ente econmico debe conservar los medios
necesarios para consultar y reproducir los asientos
contables.
En los libros se deben anotar el nmero y fecha de
los comprobantes de contabilidad que los
respaldan.

20

FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS DE

CONTABILIDAD
Para efectos fiscales, la contabilidad de los
comerciantes deber sujetarse al Ttulo IV del Libro
I del Cdigo de Comercio:
Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas
y compras. Las operaciones correspondientes
podrn expresarse globalmente, siempre que se
especifiquen de modo preciso de comprobantes
externos que respaldan los valores anotados.
Cumplir los requisitos sealados por el gobierno
mediante reglamentos, en forma que, sin tener
que emplear libros incompatibles con las
caractersticas del negocio, haga posible, sin
embargo, ejercer un control efectivo y reflejar, en
uno o ms libros , la situacin econmica y
financiera de la empresa.
21

DESCRIPCIN Y
REGISTRO
LIBROS PRINCIPALES
Llamados tambin mayores y oficiales, son los
libros que deben llevar obligatoriamente los
comerciantes, y en los que registran de forma
sinttica las operaciones mercantiles que realizan
durante un lapso no superior a un mes.
De acuerdo con las disposiciones legales, los
comerciantes deben llevar los siguientes libros:
22

1. LIBRO DE INVENTARIOS Y
BALANCES
Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo
menos una vez al ao, todo comerciante elaborar
un inventario y un balance general que permitan
conocer de manera clara y completa la situacin de
su patrimonio. Estos deben registrarse en el libro de
inventarios y balances, de acuerdo con las normas
legales.

23

RO DE INVENTARIOS Y BALANC
Este libro se emplea para registrar por lo menos una vez
al ao los inventarios de todos los bienes, derechos y
obligaciones de la compaa o el balance general en
forma detallada, de tal forma que se presente una
descripcin mayor a la que se encuentra en los dems
libros principales, siendo por lo tanto necesario que
su detalle se lleve al nivel de auxiliar.
Si bien no existe norma que obligue llevar este libro, no
significa que la sociedad pueda considerar la
posibilidad de llevarlo, en el cual, una vez inscrito en la
respectiva Cmara de Comercio del domicilio social,
debe registrarse al cierre de cada periodo contable, el
balance general y el estado de resultados de cada
ejercicio contable, detallando la composicin de sus
bienes muebles e inmuebles, crditos, activos y pasivos
a nivel de auxiliares.
24

RO DE INVENTARIOS Y BALANC
Qu pasa si el libro se lleva a nivel de total
general por cuenta?

Como ya se dijo el propsito de este libro es el de

mostrar en detalle todos los bienes, derechos y
obligaciones por lo menos una vez al ao al cierre
del ejercicio contable y por lo tanto solo es posible
su adecuado registro a nivel de auxiliares.

25

RO DE INVENTARIOS Y BALANC
REGISTRO EN EL LIBRO DE INVENTARIOS Y
BALANCES.
Despus de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de
apertura, se traslada esta informacin al libro de inventarios y
balances, teniendo en cuenta diligenciar correctamente cada una de las
siguientes columnas:
a. Cantidad: en ella se registra la cantidad de artculos inventariados
(generalmente se utiliza para mercancas y para propiedades, planta
y equipo).
b. Cuentas y detalle: en esa columna se registra el nombre de las
cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre,
marca y referencia de los artculos. Si en una cuenta es necesario
ofrecer informacin muy extensa, sta se puede relacionar en
anexos, anotando junto a la cuenta nicamente el nmero del anexo
que ampla la informacin; ste es el caso de mercancas, en las que
hay grupos y subgrupos de artculos para detallar.
c. Valor unitario: en ella se registra el valor que corresponde al precio
26
de cada artculo relacionado en la columna cantidad.

RO DE INVENTARIOS Y BALANC
REGISTRO EN EL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.
d. Valor parcial: normalmente, se utiliza para registrar el valor
correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancas,
corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.
e. Valor total: en esta columna se escribe el valor total
correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de
cuentas, se suma; por ejemplo, grupo de activo, grupo de pasivo.
En este libro se refleja la ecuacin patrimonial; por ello, las cuentas se
presentan por grupos, as: primero las cuentas de activo, luego las
cuentas de pasivo y, por ltimo, las cuentas de patrimonio. Se debe
recordar que si se desconoce el patrimonio, este valor se obtiene al
aplicar la ecuacin patrimonial.

PATRIMONIO= ACTIVO - PASIVO

27

RO DE INVENTARIOS Y BALANC
En este libro se registra, en primer lugar, el inventario inicial o final y
luego se procede a registrar el balance general correspondiente.

28

RCICIO Libro de inventarios y balanc

Tres socios constituyen la empresa La moda
chica Ltda, el 1 de abril de 2012, mediante
escritura pblica No. 1111 de la Notara quinta.
De
Neiva,
con
los
siguientes
datos.
A. El socio Cristian Lugo, aporta un terreno por
valor de $2.500.000, segn escritura pblica
No. 87, de la notara quinta de Neiva.
B. El socio Eduardo Valderrama aporta
$2.500.000; con cheque No. 5342533 de
Bancolombia, segn recibo de caja No. 001 y
muebles para oficina por valor de $1.800.000;
segn factura No. 450.

ERCICIO comprobante de contabilida

C. El socio Edwin Silva aporta mercancas por

valor de $1.200.000; segn factura No. 320;
$2.000.000 con cheque No. 239045 del
Banco Davivienda, segn recibo de caja No.
002.

RESUMEN DEL PROCESO CONTABLE

LIBROS
AUXILIARES
CONTABLES

REGISTROS
AUXILIARES
AREAS OPERATIVAS

AREAS Y/O
CONTABILIDAD

OPERACIONES
RUTINARIAS

ASIENTOS
CONTABLE
REG. PORSGRUPOS DE

BALANCE
GENERAL

OPERACIONES
HOMOGENEAS

OPERACIONES
CONTABILIDAD
OPERACIONES
NO RUTINARIAS

REGISTROS
AUXILIARES
AREAS OPERATIVAS

LIBRO
DIARIO
COLUMNARIO

ASIENTOS
CONTABLES
REGISTRO
INDIVIDUAL DE
OPERACIONES

LIBROS
AUXILIARES
CONTABLES

LIBRO
ESTADO
MAYOR
DE
Y
BALANCES RESULTADOS

OTROS
INFORMES

LIBRO DIARIO
Es un libro principal en el que se registra en
orden croneolgico cada comprobante de
contabilidad elaborado por la empresa
durante un mes.
Con el fin de obtener el movimiento mensual
de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan
los registros dbitos y crditos, informacin
necesaria que se traslada al libro mayor en la
columna de movimiento mensual.

REGISTRO EN EL LIBRO DIARIO

COLUMNARIO

Una vez elaborado el comprobante de contabilidad con

sus soportes, se procede a registrar, teniendo en cuenta
las siguientes columnas:
a. Fecha: aqu se escribe el ao, el mes y el da del
comprobante que se est registrando.
b. Detalle o descripcin: en esta columna se escribe
el nombre y el nmero del comprobante.
c. Una serie de columnas con debe y haber: cada
columna doble corresponde a una cuenta y su cdigo;
para las ms utilizadas. Las dos ltimas columnas
son
para cuentas varias, para registrar el
movimiento de cuentas de poco uso: la primera sirve
para el nombre de la cuenta y su cdigo y la segunda
para los movimientos dbitos y crditos.

PROCEDIMIENTO
a.

Se inicia el diario columnario con el registro del comprobante de

apertura, o sea, el que corresponde al inventario general inicial, se cierra
con doble raya y se traslada esta informacin al libro mayor y balances.

b.

Se registra en orden cronolgico cada uno de los comprobantes de

contabilidad correspondientes a un mes.

c.

Cada vez que se finalice el registro de las operaciones de un mes se

totaliza el movimiento dbito y crdito de cada cuentas, sin incluir los
comprobantes de apertura y de meses anteriores. Estos valores se
trasladan a la columna de movimiento mensual en el libro mayor y
balances.

d.

Al finalizar el periodo contable, se registran como un movimiento

mensual, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre; esta
informacin se traslada al libro mayor y balances.

Libro mayor y balances

Una vez registrados los comprobantes en el libro diario columnario, se
procede a trasladarlos al libro mayor y balances. Se inicia con los
saldos de apertura y se contina con los movimientos mensuales
registrados en las siguientes columnas:
a.

Cuentas: en ella se anota el nombre de las cuentas, una por cada

rengln.

b. Cdigo: Se escribe el nmero que le corresponde a cada cuenta, segn

el catalogo de cuentas de la empresa, tomado del plan nico de
cuentas para comerciantes.
c. Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo dbito o crdito de
cada cuenta correspondiente al periodo anterior.
d. Movimiento del mes: en esta columna se registra el movimiento dbito
y crdito mensual de cada cuenta. La informacin se traslada de los
totales mensuales del libro diario columnario.

GRACIAS