Sistemas de Informacin Administrativa

Sistemas de Informacin Administrativa

Un Sistema de Informacin es un conjunto de

elementos o componentes interrelacionados
para recolectar (entrada), manipular (proceso)
y diseminar (salida) datos e informacin y para
proveer un mecanismo de realimentacin en
pro del cumplimiento de un objetivo.
Entrada

Proceso

Salida

Existen varios tipos de sistemas de

informacin para las empresas:
Sistemas de Informacin Administrativa
Sistemas de Procesamiento de
Transacciones
Sistemas de apoyo para la toma de
decisiones
Inteligencia Artificial y Sistemas Expertos

Sistemas de Informacin Administrativa

Qu es un sistema de Informacin
Administrativa? (MIS, Management
Information System)
En conjunto organizado de personas,
procedimientos, software, bases de datos
y
dispositivos
para
suministrar
informacin rutinaria a administradores y
tomadores de decisiones.

SIA
El propsito principal de un SIA es ayudar
a que la organizacin logre sus objetivos
al proporcionar a los gerentes
conocimientos de las operaciones
habituales de la organizacin con el fin
de que puedan controlar, organizar y
planear con mas efectividad y eficiencia

SIA
El inters particular de un SIA es la eficiencia
operativa. Mercadotecnia, produccin, finanzas
y otras reas funcionales se apoyan en sistemas
de informacin administrativa y se vinculan
entre s por medio de una base de datos comn.
Los sistemas de informacin administrativa
suelen producir informes estndar generados
con base en datos e informacin procedentes
del sistema de procesamiento de transacciones.

Un SIA produce informacin sobre:

El esquema de prestacin de servicios. Por
ejemplo: que tipo de servicios presta, quien los
presta, que cantidad de servicios presta.
Recursos que se requieren y que se utilizan. Por
ejemplo: distribucin del personal, cantidad de
personal.
El apoyo para el control a los administradores.
Por ejemplo: como se hizo la seleccin de
personal, como se hizo la adquisicin de
recursos.

 Datos para informes de la organizacin. Por

ejemplo: informacin para el Seguro Social,
informacin sobre la demanda de atencin en
salud en las IPS, informacin sobre la cantidad
de suturas utilizadas por ao y por
procedimiento.
Resultados de los programas o de los servicios
que se prestan. Por ejemplo: Cubrimiento de la
poblacin con vacuna de hepatitis B,
funcionamiento del programa de tuberculosis,
utilizacin de los recursos disponibles para el
desarrollo de los programas.

Aspectos que debe cubrir un SIA

El SIA, tiene que ser coherente con las
funciones, prestacin de servicios,
desarrollo de personal, contabilidad,
recursos
materiales,
fuentes
de
financiacin de la organizacin; en igual
forma que para la toma de decisiones se
requiere informacin sobre las polticas,
metas,
propsitos,
estrategias
y
programas que lleva a cabo la institucin

Aspectos que debe cubrir un SIA

Las necesidades de informacin varan con los niveles de la
actividad administrativa de la organizacin , por lo tanto los
sistemas de informacin se deben disear de tal manera que
proporcionen diferentes tipos de informacin para diversos
niveles.
En este sentido es necesario identificar tres niveles
administrativos en las organizaciones de servicios:
Nivel Directivo: determinacin de metas, definicin de polticas
y objetivos, identificacin de programas y actividades. Por
ejemplo: polticas con relacin a contratacin de personal,
polticas con relacin a adquisicin de equipos y materiales,
poblacin beneficiaria de los servicios que presta la
organizacin. En este nivel se requiere mayor informacin
externa, menor precisin y alto nivel de sntesis.

Aspectos que debe cubrir un SIA

Nivel Intermedio: adquisicin y asignacin de recursos,
identificacin de nuevos servicios, requerimientos de personal,
anlisis de presupuesto. Por ejemplo: esquema de distribucin de
personal y planeacin de presupuesto anual. En este nivel se
requiere informacin ms exacta, precisa, actualizada y
repetitiva.
Nivel operativo o de control : realizacin de tareas especficas de
manera efectiva y eficiente, aceptacin o rechazo de clientes,
calidad del servicio que se presta, ejecucin presupuestal. Por
ejemplo: seleccin de nuevos clientes, relacin de programas de
capacitacin y entrenamiento. En este nivel se requiere
informacin mucho mas detallada, datos especficos, exactos,
frecuentes y actualizados para que los administradores evalen la
respuesta inmediata que se necesita para efectuar cambios a corto
plazo en operaciones diarias.

Componentes Operativos de un SIA

Un SIA debe incluir componentes fsicos como computadoras,
programas de computacin, archivo; procedimientos operativos y
personal; medidas de procesamiento y documentos que se utilizan
para la captacin y produccin de datos e informes que demuestran
el rendimiento de un sistema de informacin.
En relacin con los componentes fsicos, es necesario tener en
cuenta que no siempre se requiere o se cuenta con computadoras y
en este caso se puede utilizar una mquina de escribir, escritura
manual, archivadores, bibliotecas, estantes, con el mismo
propsito.
En relacin con los procedimientos operativos, se requiere de
manuales y folletos de instruccin tales como: instrucciones al
usuario, instrucciones para la preparacin de entrada e
instrucciones operativas para el personal que maneja la
informacin.

Componentes Operativos de un SIA

El personal de operacin incluye operadores de computadoras y analistas
de sistemas, si el sistema es computarizado; adems personal de
captacin de informacin y administracin del sistema de informacin.
El procesamiento de la informacin se efecta de acuerdo a la actividad a
que hace referencia. Por ejemplo:
Para la prestacin de servicios se requiere de un documento que
especifique la orden de prestacin de servicio, el registro de la ejecucin
y el informe del mismo. Estos documentos se denominan de transaccin.
Para la creacin de archivos histricos, se requiere de un archivo
principal en el cual se conservan los datos acumulados y actualizados,
a fin de reflejar la informacin actual.
Para la produccin de informes regulares o especiales, se requiere de
un diseo previo, que permita dar respuesta rpida a interrogantes y
solicitudes de informacin programada o especial.

Establecer un SI en una Organizacin de Servicios

La estructura del sistema de informacin en la organizacin de
servicios, se puede disear teniendo en cuenta dos enfoques: uno
el jerrquico, con un procesamiento de datos centralizado o
descentralizado y otro con un sistema dirigido con un
procesamiento integrado o distribuido.
Enfoque jerrquico est caracterizado por las relaciones entre el
superior y el subordinado las cuales canalizan el flujo y
procesamiento de la informacin: hacia arriba y hacia abajo. Cada
nivel jerrquico captura y procesa informacin y plantea
soluciones para el nivel superior e inferior, de manera que los
reportes de informacin aumentan el nivel de jerarqua en la
instancia administrativa. La esencia del enfoque jerrquico radica
en que el procesamiento y las bases de datos se integran por
intereses especializados, funciones, departamentos, divisiones y se
controlan mediante la unidad a la que se proporciona informacin.

Establecer un SI en una Organizacin de Servicios

El procesamiento de la informacin puede ser centralizado o
descentralizado. En el primer caso la base de datos se procesa
mediante una unidad comn y en el segundo cada departamento o
seccin realiza el control sobre sus propias actividades de
procesamiento.
El enfoque dirigido o de sistemas es aquel en donde existe un base
amplia de informacin sobre una base dirigida a usuarios externos e
internos, para observacin, reaccin y toma de decisiones. Existen
dos enfoques generales de sistemas: el integrado y el distribuido.
El primero canaliza toda la informacin de la organizacin a una
base de datos comn y sirve a todos los departamentos de la
organizacin. El segundo utiliza un grupo de sistemas de
informacin para proveer un gran sistema con subsistemas
relativamente independientes que se pueden comunicar entre si.

Normas para el Desarrollo de un SIA

En el diseo de sistemas de informacin es necesario identificar
varios principios a seguir en el desarrollo efectivo de los sistemas
de informacin de servicios.
Uno de estos principios es que el sistema de informacin no es
gratuito, la administracin implica grandes recursos. Otro es el
costo beneficio entre tener la informacin suficiente para tomar
slidas decisiones sobre planeacin y control y el costo para
desarrollar y conservar el sistema de informacin. Por ejemplo
cuando una organizacin ampla su sistema de informacin vale la
pena preguntar si los beneficios a obtener corresponden a la
inversin efectuada. Y el tercer principio hace referencia a la
procedencia de la informacin que puede ser de un sistema formal
o de uno informal.

Normas para el Desarrollo de un SIA

Entre las normas a tener en cuenta se mencionan las siguientes:
El nmero de pasos en la captacin de datos debe ser mnimo.
Los datos de todos los subsistemas deben ser compatibles.
El ritmo de los informes debe ser proporcional al ritmo y
procesamiento de los datos de apoyo.
Los cambios e innovaciones deben hacerse teniendo en cuenta el
costo-efectividad.
La fuente de datos se debe recopilar solo una vez.
La reproduccin de registros o informes deben estar disponibles de
acuerdo con la demanda.
Deben existir procedimientos de seguridad y apoyo para todos los
archivos.

Normas para el Desarrollo de un SIA

En resumen el sistema de informacin administrativo solo es til,
cuando existe un clima de aceptacin a nivel organizacional y haya
un compromiso a nivel de todos los estamentos para llevar a cabo
su implementacin.
El sistema de informacin ser efectivo, si se determinan la
integracin
del
mantenimiento
de
los
registros,
las
especificaciones para el procesamiento de datos y el formato y
contenido de documentos de entrada.
Por ltimo para aplicar el sistema de informacin es necesario
disear un plan que minimice las inquietudes del cambio
organizacional y logre el desarrollo sin retrasos ni prdida de
credibilidad por parte del personal de la organizacin.

 Business Intelligence

Business Intelligence
Las soluciones de Business Intelligence
permiten mejorar las predicciones y
rendimiento de negocio ofreciendo
informacin til y relevante a cada
persona a travs de la empresa.

Business Intelligance
Seguimiento del rendimiento en tiempo
Real.
Se proporciona a los usuarios la
tecnologa necesaria para realizar un
seguimiento constante de las mtricas del
negocio,
informar
y
alterar
del
funcionamiento de las actividades y
tomar decisiones adecuadas en base a los
resultados de la misma

Business Intelligance
Informe detallado para la toma de
decisin diaria
Proporciona datos de detalle sobre el
rendimiento de las operaciones en curso
o histrico de modo que la gente puede
ver lo que ocurre en la empresa y
conocer el estado de salud de la misma a
travs de los resultados obtenidos

Business Intelligance
Conocer las tendencias del rendimiento
del negocio a travs del anlisis de datos
Permite presentar varias vistas del
negocio desde diferentes ngulos para
que los ejecutivos puedan conocer las
causas de un rendimiento por debajo de
lo esperado, oportunidades de negocios a
explorar o pueden predecir los resultados
por venir