ADMINISTRACIN DOCUMENTAL EN

EL ENTORNO LABORAL
DESARROLLO GUIA DE APRENDIZAJE
#2
APRENDIZ: WILMER HIGUERA T
TUTOR: GERMAN CARRASCAL
AGOSTO DE 2016-BOGOTA DC

3.1 Actividades de Reflexin inicial

DATO: Representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica, etc) de un atributo o variable

cuantitativa. Los datos describen hechos empricos, sucesos y entidades.

INFORMACIN: La informacin est constituida por un grupo de datos ya supervisados y

ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenmeno o ente. La
informacin permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional
es la base del conocimiento.

DOCUMENTO: Documento es todo objeto que ofrece informacin. Se entiende por documento
toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en
imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos.

cules podran ser las posibles fallas que existen en el proceso general del documento archivstico :
los archivos son los recursos de informacin ms significativa para una organizacin o un pas ya que
en ellos estn presentes los documentos que son la prueba de las gestiones de una organizacin o
pas ya que evidencian el desarrollo de lo planeado o dan echo de prueba que estn cumpliendo con la
misin en las instituciones, funciones y actividades. su importancia radica en comprender el valor que
tienen para. tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, los archivos tienen la
capacidad de contener los derechos y deberes de las personas en las organizaciones o naciones
Las posibles fallas que existen pueden ser:
- el sitio para el proceso de documentacin, DocumentosI ncompletos
-Desorganizacin
-Perdida de datos-Suciedad en los documentos
-Desintegracin del archivo
-Posibles problemas de Soporte

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje

Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situacin y justifique la pregunta

planteada:
En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian,
notas, cintas magnticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rpidos, planos, fotografas, cuadros, videos
y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles una clasificacin adecuada, la cual la debe
exponer a su supervisor de Archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior, determine:
Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?
Rta: Clasifique los documentos en textuales y no textuales segn su soporte ya que segn la manera que
podemos acceder a la informacin es de manera distinta es decir unos los podemos leer y otros debemos
DOCUMENTOS
observarlos escucharlos
TEXTUALES :
nota,borradores,apuntes
clasificacin de
los documentos

rapidos

DOCUMENTOS NO
TEXTUALES:
cinta
magneticas,mapas,
dibujos,planos,fotog
rafia,cuadros
videos,disco duros

graficos:
mapas ,dibujos,
planos ,cuadros y
fotografias
cinta:
videos,cinta
magnetica

otros soportes :
disco duro

3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y

Teorizacin)

Tome un pantallazo del resultado del ejercicio interactivo, cuando est seguro
de que lo ha realizado adecuadamente.

3.3. Actividades de transferencia del conocimiento

Aqu podemos ver y analizar que el proceso que se lleva a cabo cuando
queremos transformar los datos en informacin til para la compaa o para la
empresa, los datos por si solos no nos dicen nada, , aqu podemos ver que los
datos estn en desorden y no tienen un sentido alguno son incoherentes, en el
segundo paso podemos observar que los datos ya tienen cierto orden, se
puede decir que estn clasificado para poder tener un acceso mas rpido a
ellos, y por ultimo podemos observar la transformacin de eso datos ordenado
en informacin que nos puede servir para tomar decisiones para seguir con los
objetivos ya establecidos y para tener la informacin til en poco tiempo.

B: escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el

contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso
de la administracin documental:
correspondencia comercial documentos contables documentos
especiales documentos legales

La correspondencia comercial nos sirve para dejar constancia en los

archivos de la empresa de las comunicaciones que hemos tenido con
nuestros clientes y as como de los procesos de ventas que puede llevar a
cabo una empresa.

Documentos contables: son registros fsicos que dan cuenta de los

resultados en este caso aquellos productos vendidos (facturas) registros
de caja aquellos documentos que poseen valores matemticos

Documentos especiales: son aquellos que por su escrito cobran diferentes

formas de expresin (actas- escrituras)

Documentos legales: son aquellos documentos que en cierto modo

poseen un valor determinado ya que pueden lograr demostrar un
acontecimiento o un hecho, ejemplo la cedula- hojas de vida- registros de
pagos y cobros.

C: Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de

este contenido y explique el porqu de sus aportes.

La Gestin Documental se define como el conjunto de actividades

administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.es all donde nace la importancia de un buen
manejo archivstico dentro de las empresas por que esta permite facilitar
la bsqueda y el acceso rpido a los documentos ya que si no se tienen
clasificados sera una tarea tediosa y que llevara demasiado tiempo lo cual
representa un aumento significativo de costos para las empresas ade3mas
de esto una buena gestin documental es de gran ayuda para la buena
toma de decisiones.
REFRENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Importancia de los Archivos tomado de; https://www.youtube.com/watch?v=CGY91ZAZpT8
(s.n). Clases de documentos. Tomado de http://
www.slideshare.net/aracelosa/archivo-y-clases-de-documentos
(s.a.), 2011. Organizacin de documentos. Tomado de
http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/concepto-dedocumentos.html
(s.n.) Qu es un documento de archivo? Tomado de
http://www.slideshare.net/davidgadir/qu-es-un-documento-de-archivo