Mejora Continua

6
Six Sigma Aplicado a Proceso
Financiero

Realidades
Vivimos en un mundo
cada vez ms complejo
en movimiento a mayor velocidad
con mayor nmero de interrelaciones

Donde de forma natural todo

tiende a variar
Donde Murphy existe y se
manifiesta
Midiendo los beneficios
econmicos y financieros de la
calidad

Octubre 14, 2004

Consecuencias
Los negocios y su operacin
resultan cada vez ms complejos
A mayor complejidad, mayor
variabilidad
Las consecuencias de los errores
son cada vez ms graves

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

Firestone agosto de 2000

Algunos lotes de ATX, ATX II y
Wilderness AT para Ford Explorer
80 accidentes
270 quejas
46 muertos
6.5 millones de llantas
% de error .00123% = 12.3 ppm
Costo de cambio de llantas
$500,000 000 usc

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

Variabilidad

Variabilidad en un proceso
Una actividad aparentemente igual, no
da resultados iguales
No existen dos servicios o productos
idnticos
Con el tiempo, todo proceso tiende a
degradarse
Midiendo los beneficios
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Octubre 14, 2004

Mejora Continua
Cualquier metodologa o
herramienta de mejora debe
funcionar a favor de la
empresa:
1 Con enfoque al cliente
2. Analizando la causa raiz
3. Soluciones eficientes

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

Mejora Continua?

Con enfoque al cliente para asegurar la

continuidad de una cultura de mejora.

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

Acostumbrados a
soluciones fciles?
Analizando la causa raz
Soluciones eficientes

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

Seleccin de proyectos

Soluciones eficientes :Ventana de cuadrantes

Facilidad de implantacin/Impacto econmico

Proyecto 5

IMPACTO ECONMICO

Proyecto 1

Proyecto 10

Proyecto 2
Proyecto 6

Proyecto 7

Proyecto n

Proyecto 8

Proyecto 3

Proyecto 9

PROYECTO FCIL DE IMPLANTAR

Midiendo los beneficios

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calidad

Proyectos
a
implantar
en primer
lugar

Proyecto 4

+
Octubre 14, 2004

Mejora
Para SIX SIGMA
La mejora es la guerra en contra de la
variabilidad de los procesos
Y encontrar nuevas propuestas para
alcanzar mejores resultados con
menor variacin.

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Octubre 14, 2004

Aplicacin Seis Sigma

Seis sigma puede aplicar en procesos

financieros:
Siempre y cuando:
Los problemas sean crnicos
La causa no sea clara ni conocida
Se pueda medir y cuantificar.
Sea un problema observable
Sea un problema manejable.
Midiendo los beneficios
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Octubre 14, 2004

Medicin de la
Variabilidad

Letra SIGMA griega

Desviacin estndar

Midiendo los beneficios

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No te
preocupe
s, esa
cuerda
es de
una
pulgada
de
grosor,
en
promedio

Octubre 14, 2004

Seis sigmas de un
proceso

6 sigma : Significa
originalmente
conseguir 3.4
defectos por milln.
Hoy en da este
concepto es el
nombre que abarca
toda una
metodologa de
mejora con
herramientas
estadsticas muy
potente.
-700

LSL

-600

-500

-400

-300

-200

6
5
4
3
2
1

Sigma
Sigma
Sigma
Sigma
Sigma
Sigma

=
=
=
=
=
=

3.4 defectos por milln

230 defectos por milln
6,210 defectos por milln
66,800 defectos por milln
308,000 defectos por milln
690,000 defectos por milln

1
2
3
4
5
6
-100

100
Critical Measure

Midiendo los beneficios

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calidad

200

300

400

500

600

700

USL
Octubre 14, 2004

Las metodologas de Six

Sigma
D
M

DMAIC

A
I
C

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

EL CICLO DMAIC

Define
Control

DEFINIR

CONTROLAR

Measure
MEDIR

Improve

Analyze

MEJORAR

ANALIZAR

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Octubre 14, 2004

Definir

6
DEFINIR

MEDIR

ANALIZAR

MEJORAR

CONTROLAR

Realizar la macro definicin del problema (visin global del

problema que queremos resolver)
Identificar a los clientes (internos y externos).
Crear el equipo de trabajo para el proyecto.
Escribir los Estatus (contrato) del proyecto (incluir la
identificacin de los CTQs del proyecto)
Desarrollar el mapa del proceso actual a mejorar.
Establecer el Alcance del proyecto.
Identificar los entregables.
Establecer la fecha lmite del proyecto.
Midiendo los beneficios
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Octubre 14, 2004

Medir

6
DEFINIR

MEDIR

ANALIZAR

MEJORAR

CONTROLAR

Caracterizar los CTQs del proyecto Y (lmites de especificaciones

del cliente para esta variable)
Definir los niveles ptimos deseados por el cliente para este CTQ
(valores numricos)
Definir el sistema de medida para la Y:
Qu medir?
Donde medirlo?

Cmo medirlo?
Cuando medirlo?

Validar el sistema de medida para la Y

Establecer el ESTADO de partida (numricamente) de la variable Y
a mejorar.
Midiendo los beneficios
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calidad

Octubre 14, 2004

Analizar

6
DEFINIR

MEDIR

ANALIZAR

MEJORAR

CONTROLAR

Establecer la capacidad del proceso actual (ndices de capacidad y

nivel sigma del proceso).
Establecer los objetivos del proyecto (hasta que punto
pretendemos mejorar la variable Y ndices de capacidad y nivel
de sigma-).
Identificar las fuentes de variacin (posibles causas del problema)
y los posibles puntos de fallo.
Determinar cuales son las causas raz del problema.

Midiendo los beneficios

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calidad

Octubre 14, 2004

Mejorar

6
DEFINIR

MEDIR

ANALIZAR

MEJORAR

CONTROLAR

Identificar las causas vitales que intervienen (variables causales

X).
Definir la interrelacin entre Y y las Xs (funcin de
transferencia).
Definir los sistemas de medida para las variables causales X.
Validar estos sistemas de medida.
Definir las posibles soluciones al problema.
Definir un criterio para escoger las soluciones ptimas.
Seleccionar y escoger las soluciones ms ptimas.
Identificar los mayores obstculos para llevar a cabo el proyecto
Midiendo
Realizarlos
unbeneficios
Plan de accin para llevar a cabo el proyecto (qu,
Octubre
14, 2004
quien,
cuando,
como y con
actividad
del
econmicos
y financieros
de laque se llevar a cabo cada
calidad
plan)

Controlar

DEFINIR

MEDIR

ANALIZAR

MEJORAR

CONTROLAR

Determinar los mecanismos de control de riesgos, calidad, costo

planificacin, alcance y cambios del plan.
Determinar que registros se deben crear para llevar a cabo el
progreso del proyecto
Asegurarse de que el objetivo final de proyecto se va a cumplir
Determinar como se van a mantener las ganancias del proyecto
Realizacin de un plan para la estabilizacin del proyecto

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

Ejemplos

Es posible maximizar los descuentos de un proveedor al

pagar mas pronto?
Es posible estimar la relacin entre errores de facturacin y
tiempo de su realizacin antes de aplicar ideas?
Es posible descubrir las variables mas relacionadas con el
tiempo de entrega de la facturacin?
Demostrar causalidad en los factores de renovacin de una
pliza.
Determinar factores de causalidad concreta en la
administracin de cartera

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

Ejemplos
Correlacionar eventos histricos para aplicar ideas
actuales y maximizar rendimientos en anlisis de
valores.
Pronosticar el xito en la aplicacin de futuras
alternativas en la valuacin de proyectos.
Poder mejorar el tiempo y costo aplicado en la
decisin de procesos de otorgamiento de crdito.
Poder reducir la cantidad de pagos omisos
combinando cambios de lineamientos.

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

Ejemplos

Mantener al da y en forma analtica los estados de

cuenta.
Aplicacin adecuada en materia fiscal.
Programacin absoluta de cada movimiento de
efectivo.

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Octubre 14, 2004

6 Ejemplo de cmo empezar...

Presentacin de la empresa

TELESA, es una empresa de Ingeniera de Sistemas

avanzados de Telemtica, Telecontrol, Comunicaciones y
Automatizacin. Especializada en proyectos Integrales
en todas sus fases, desde su concepcin hasta el
mantenimiento de su vida til, Dentro de un marco de
Apoyo Logstico Integrado, con aseguramiento de la
calidad, control y actualizacin de la configuracin
ptima. Nuestra capacidad financiera, humana,
tecnolgica e innovadora, junto a nuestra independencia
en la bsqueda de las soluciones ms fiables, nos
permite satisfacer el compromiso adquirido con el
cliente

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

Identificar y evaluar proyectos

potenciales

La variable de FACTURACION resulta

ser clave desde el punto de vista
estratgico porque TELESA participa
en un mercado muy competido por el
precio, los mrgenes de contribucin
por proyecto son pequeos y la
variable financiera y de flujo de
efectivo es clave para el xito del
negocio.
Midiendo los beneficios
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Octubre 14, 2004

Planteamiento del problema

El tiempo de para realizar la factura una

vez terminados los proyectos no es
aceptable.

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

Identificar el cliente
Cliente AAA.
Este cliente representa ms de la mitad de la
facturacin de la organizacin.
El proceso de facturacin se maneja distinto al de los
otros clientes.
Los productos y equipos que se instalan son
especficos para este cliente.
El producto especifico de equipos e instalaciones se
denomina como redes.

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

6 El problema es especifico, observable,

medible y manejable

ESPECIFICO: Existe el procedimiento de facturacin

que describe el cmo se realizan las facturas.
OBSERVABLE: Se cuenta con medicin el cual se
extrae del registro de medicin de objetivos de
facturacin.
MEDIBLE: Actualmente, la medicin es en
porcentaje de proyectos terminados contra
facturados.
Se quiere llegar al 96%.
MANEJABLE: El problema est limitado solo para los
proyectos que se manejan con el cliente Ericsson
para proyectos de redes.
Midiendo los beneficios
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calidad

Octubre 14, 2004

Reforzamiento
Misin
Reducir el tiempo entre el trmino del proyecto
hasta la entrega de la factura al cliente de 15 a 30
das como mximo.
NO Insinuar la causa:
No se pretende influir por el momento en las
causas y solo hay un acercamiento anecdtico del
problema. El personal involucrado piensa que el
problema puede tener mltiples causas, sin saber
cuales pueden ser las de mayor impacto en la
variable.

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

6 Misin situacin de partida

Como una aproximacin de la situacin de partida y establecimiento de la misin

del proyecto se realizaron algunas primeras mediciones con la variable de tiempo
de entrega:
Se realiz un histograma con la informacin disponible. Hay cierta suspicacia de
la calidad de la informacin pues no en todas las facturas se cuenta con registro
real de datos y en otros casos se ha puesto la misma fecha de terminado y
facturado.
En el eje de las x son rangos de cinco en cinco dias, luego entonces 49 indica mas
bien facturas hechas 255 dias despus de haber sido realizado el proyecto

Promedio 75 dias
Desviacin 112
dias

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

Misin

Das

mejora

secuencia

Estado actual

Estado
deseado

Reducir el tiempo entre el trmino del proyecto hasta la entrega

de la factura al cliente de quince das a un mes como mximo.
Midiendo los beneficios
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Octubre 14, 2004

Objetivos del proyecto

La reduccin del tiempo de facturacin esta relacionada

directamente con el desempeo de otros indicadores:
Reduccin de das de cartera de las factura, es decir tiempo de la
cobranza

Aumenta el flujo de efectivo.

Se reduce la carga financiera y de crditos a corto plazo.

Aumenta el margen de contribucin de los proyectos
Se tiene mayor utilidad por proyecto
Es mas viable el crecimiento y expansin.
Mayor confianza de los inversionistas
Midiendo los beneficios
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Octubre 14, 2004

Calcular el costo de calidad

COSTO POR FALLAS INTERNAS:

Al mes de julio se ha calculado que no se han cobrado 7
millones 190 mil pesos de servicios e instalaciones ya
terminadas.
Se estima que por lo menos 6 millones son de trabajos
terminados que tienen ms de 30 dias sin facturar. Este es el
costo que debera desaparecer despus de aplicada la
metodologa 6 sigma.

COSTO POR FALLAS EXTERNAS

Costos administrativos por parte del cliente pues no ha
aprovisionado sistemticamente lo que debe pagar a Soluziona.
Estos costos administrativos y costos por confusin del cliente no
se han estimado. Pero pudieran ser equivalentes a un milln de
Midiendo
pesos. los beneficios
Octubre 14, 2004
econmicos y financieros de la
calidad

Calcular el costo de calidad

COSTOS DE INSPECCION.
Se contrat recientemente personal para vigilar y
monitorear el proceso de facturacin. Su costo en un
ao es de 348 mil pesos
COSTOS POR PREVENCION
Se realiza capacitacin y difusin del procedimiento
sin el calculo de costos diferenciales.
No se han realizado otros costos por prevencin =
Para el proyecto se incurrir en un nuevo costo que
es una parte del sueldo del lder de proyecto que
guiar la metodologa seis sigma. Equivalentes a 60
mil pesos en cuatro meses.

Midiendo los beneficios

econmicos y financieros de la
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Octubre 14, 2004

Calcular el costo de calidad

Los ahorros estimados en eliminacin de costos de no calidad

seran de 6 millones de pesos.
Los costos de inspeccin y prevencin que se incurren por el
proyecto son despreciables.

OTROS COSTOS QUE PUEDEN CONSIDERARSE:

Costo por el financiamiento para solventar el flujo de efectivo.
Costo por ventas perdidas
Costo por prdida de confianza con el cliente = negocios futuros.
Costos por investigacin.
Costos que incurre el cliente por aclaraciones y administracin
adicional.

Sin embargo el estudio de estos costos no es relevante pues el

peso del costo de las cantidades que no se han cobrado es
significativo.

Midiendo los beneficios

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Octubre 14, 2004

Programa de Actividades
Mes 1
Definir
Medir

Analizar
Mejorar

Control

Mes 2

Mes 3

Mes 4 Sigue

Planteamiento DEFINIR
Revisin DEFINIR
Carectarizacin
Sistema medicion
Key proceses input variables
KPIVs
Kpivs-analizadas
Implementacin
Kpivs mejoradas
ventana
Medicin
Estandarizacin

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Resultados a julio 04

AXE
110.0
100.0
90.0
80.0

96.0

93.3

95.5

96.0

97.6

97.7

96.7

96.0

96.0

96.0

79.1

70.0
ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

OBJETIVO

Midiendo los beneficios

econmicos y financieros de la
calidad

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

% DE FACTURACION ALCANZADO AREA OPERACIONES

Octubre 14, 2004

6
Gracias por su atencin
Los invito a ser activos, ir a la cima y recoger una piedra
blanca que nos espera, en la que hay escrito un nombre
nuevo que solo conoce el que la recibe.
Ing. Jos Luis Snchez Sotres
Gerente de Calidad
Soluziona Mxico S.A.
Blvd. Manuel vila Camacho No.88 Piso 2 Col. Lomas de Chapultepec C.P. 11000, Mxico, D.F .

Telfono: 52-83-97-20
Email: jssotres@mx.soluziona.com
Midiendo los beneficios
econmicos y financieros de la
calidad

Octubre 14, 2004