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2014
Vicerrectora General
Abril 2015
Dentro de la
legislacin actual se
prev la conformacin
de Comits que
faciliten la
implementacin de los
nuevos ordenamientos
jurdicos en las
entidades pblicas
Necesidad de contar
con un Sistema
Integrado de Gestin
Acadmica,
Administrativa y
Ambiental, cuyo
esquema funcional
encamine y facilite la
realizacin de
actividades de gestin
de acuerdo con la
regulacin vigente.
El Vicerrector de Investigacin.
El Gerente Nacional Financiero y
Administrativo.
El Director Nacional de Planeacin y
Estadstica, quien ejercer la
Secretara Tcnica.
Comit
Directivo
SIGA-
Presentar de manera clara los procesos establecidos por la Universidad, incluyendo los
aspectos que los componen, como procedimientos, planes de mejoramiento, riesgos, etc.
Fortalecimiento
gestin por procesos
(NN, Sede y
Facultad)
Simplificacin de
procesos (63
procesos a 39
procesos)
Avance en la
actualizacin de
documentacin
(procedimientos,
formatos, guas,
instructivos)
Priorizacin de
procesos
19 buenas prcticas
Redireccionamiento
del Sistema de
Gestin UN
Apropiacin del
Sistema Integrado
de Gestin
Conformacin
Sistema Integrado
de Gestin SIGA Definicin de
lineamientos y
polticas
Ejercicios tcnicos
de coordinacin y
anlisis de
componentes de
calidad (Sedes y
Actualizacin de las
metodologas y
componentes de
Calidad
Acompaamiento y
asesora a procesos
Avance
actualizacin
normativa del SIGA
Inclusin
administracin
Sistema PQRs
Armonizacin de
normas (Acreditacin,
Fortalecimiento de
la Gestin del
Riesgo
Reactivacin del
tratamiento de
fallas en la
prestacin del
servicio
Sensibilizacin y
capacitaciones
NTCGP1000 Sistemas de Gestin
Auditoria
Actualizacin,
mantenimiento y
dependencias)
GEL, Planeacin
Gestin, MECI, GP1000,
Transparencia,
Anticorrupcin, etc)
Avance en la
Acciones
Auditorias Internas
Riesgos
Revisin por la
Direccin
Control de Documentos
Servicio no conforme
Manual de Calidad
Autoevaluacin y
autocontrol
Reactivacin
ejercicio auditoria
interna
34 procesos
auditados
97 auditorias internas
Participaron 104
auditores
69 auditores
capacitados
Auditoria Externa
de renovacin de la
certificacin
ICONTEC - 9 No
Conformidades
El Sistema de
Gestin facilita
el desarrollo
de los
objetivos de la
UN
La Direccin revisa el
Sistema de Gestin de la
Universidad, a intervalos
planificados,
para
asegurarse
de
su
conveniencia,
adecuacin,
eficacia,
eficiencia y efectividad
continuas.
Se dispone de
actividades
planificadas y
cumplidas
Se da
cumplimiento
a requisitos,
polticas y
objetivos
El Sistema de
Gestin se
ajusta a la
realidad de la
UN
Contenido
1. Gestin por Procesos
2. Retroalimentacin del Usuario PQRS
3. Medicin de la Satisfaccin del Usuario
4. Fallas en la Prestacin del Servicio
5. Gestin del Riesgo por Proceso
6. Gestin Riesgos de Corrupcin
7. Auditoras Internas
8. Acciones Correctivas de No Conformidades Menores de Auditora
Icontec 2014
9. Articulacin de Normas Sistemas de Gestin
Procesos
Misionales
GESTIN DE LA
INVESTIGACIN
Y CREACIN
ARTSTICA
Procesos
Especiales
Planeacin
Estratgica
Agenciar las
relaciones
interinstituciona
les
Divulgacin
de
Informaci
n General
Mejoramie
nto de la
Gestin
Comunicacin
Divulgacin
Produccin
Acadmica
*
Gestin
Ambiental
Divulgacin de
Informacin
Oficial
Universitaria
Formacin
GESTIN DE
GESTIN DE
PROGRAMAS
REGISTRO Y
ADMISIONES
LA ACTIVIDAD
CURRICULA
MATRICULA
ACADMICA
RES
Seguridad Social
en Salud
APOYO
VIRTUAL A
LA
EDUCACIN
GESTIN DE LA
EXTENSIN
Seguridad Social
en Pensiones
Contina
Bienestar
Planeacin, Acompaam
Ejecucion,
iento
Seguimiento
Integral
Y Evaluacin
Gestin De
Recursos Y
Servicios
Bibliotecarios
Gestin Y
Atencin
Fomento
Integral En
Socioeconmi
Salud
co
Estudiantil
Gestion De
Laboratorios
Gestin
Tic
Cultura
Gestin
Documental
Actividad
Fsica Y
Deporte
Gestion
Juridica
Adquisicin
De Bienes Y
Servicios
Procesos de
Evaluacin y
Control
Gestin
De Bienes
Tesorer
a
Evaluacin
Independient
e
Contabl
e
Coordinacin Y
Gestin De
Procesos
Administrativos
Y Financieros
Control
Disciplinario
Egresados
Gestion Del
Talento
Humano
Gestin De
Espacios
Fsicos
Servicios
Generales y
de Apoyo
Administrati
vo
Nivel
de
revisin
y
actualizacin del 35% del total
de
la
documentacin
registrada en Soft Expert, ya
sea
por
elaboracin,
actualizacin
o cancelacin
de los mismos.
Del 35% de documentacin de
procesos
gestionada,
una
mayor proporcin corresponde
al
Nivel
Nacional
coherentemente con su rol de
lder institucional de procesos.
Documentos
Elaborados , revis ados
y actualizados en
2014
442; 19%
156; 7%
1516; 65%
Documentos en
tramite en 2014
207; 9%
Documentos
Cancelados en 2014
Documentos Vigentes
s in revis ion en 2014
DOCUMENT
OS EN
TRAMITE
2014
DOCUMENT
OS
CANCELAD
OS 2014
TOTAL
DOCUMENT
OS
GESTIONA
DOS 2014
237
102
66
405
71
19
82
172
MEDELLIN
102
18
37
157
MANIZALE
S
15
22
15
15
52
SEDE
NIVEL
NACIONAL
BOGOTA
PALMIRA
DOCUMENT
OS
ELABORAD
OS,
REVISADOS
Y
ACTUALIZA
DOS 2014
DESEMPEO
PROCESOS
LIDERAZGO
Facilit
ador
de
trabaj
o
entre
sedes
y
facult
ades
Consol
idacin
Docum
entos
Estrat
gicos
Comi
ts
por
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Lider
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de
proy
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Espaci
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y
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n
Simpli
ficaci
n de
Proces
os
BUENAS
PRCTICAS
Estanda
rizacin
de
activida
des en
todos
los
niveles
Trabajo
interdis
ciplinari
o entre
macropr
ocesos
y
proceso
s
Uso
Workflo
w para
el
control
de
corresp
ondenci
a:
Admisio
nes
Evaluac
in
Indepen
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Proces
os
Comit
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proces
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Redise
os y
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acin
de
pginas
web
Implem
entaci
n
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entas
de
planeac
in
Implem
entaci
n de
metodol
ogas
para el
desarrol
lo de
proyect
os
MEJORA DE
PROCESOS
Cambios en el proceso de
Rendicin de Cuentas por el
diseo
de
pgina
web:
comunidad universitaria y los
ciudadanos en general
Cambios y mejoras en el
proceso de Admisiones.
Elaboracin de plantillas:
Elaboracin de pginas
web
institucionales.
Carteleras digitales con
informacin general y
especfica
Diseos de Interfaces entre
aplicativos que mejoran la
eficiencia y controles de los
procesos.
AUTOMATIZACI
N
Actualizacin y mejora del sistema
de informacin que apoya los
procesos
misionales
como
Extensin, Investigacin y Gestin
de los Laboratorios . (HERMES)
PROPUESTA DE SELECCIN
DE PROCESOS PRIORITARIOS
% del
Total de Q
yR
SEDES DE
MAYOR
IMPACTO
41%
(Todas las
sedes)
6.5%
Orinoqua,
Palmira y
Medelln
5%
Medelln y
Manizales
1%
Manizales
0.5%
Bogot
0.5%
Palmira y
Medelln
RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA
Definir
implementar
Sistema
Informacin
Institucional
PQRS
e
el
de
de
Disponer de un
procedimiento
estandarizado
institucionalmente
para
la
administracin de
PQRS
Informes
peridicos
consolidados
y
seguimiento
trimestral para la
toma
de
decisiones
Aplicativo recomendado:
En
general
durante
2014, los procesos en
las Sedes definieron el
mecanismo de medicin
de la satisfaccin del
usuario y la pertinencia
de su aplicacin.
Los
resultados
reportados por las Sedes
dan cuenta de niveles
de
satisfaccin
superiores y no se
generaron planes de
mejoramiento.
Resultados Nivel de
Satisfaccin Promedio
2014
Calificaci
n de los
servicios
del SIUN
RECOMENDACIONES PARA
LA MEJORA
Medicin de la
Satisfaccin del
Usuario de manera
institucional y por
proceso.
Estrategia de
divulgacin,
implementacin y
seguimiento de la
Medicin de la
Satisfaccin del Usuario
TRATAMIENTO DE FALLAS EN LA
PRESTACIN DEL SERVICIO 2014
MACROPROCESOS
6% 23%
7%
2%
58%
3%
FALLAS MAS
REPRESENTATIVAS
RECOMENDACIONES PARA
LA MEJORA
Aplicacin sistemtica del Tratamiento de
Fallas en los procesos MISIONALES y de
APOYO DE CARA AL USUARIO
Gestin de la Extensin
Admisiones
Gestin de Recursos y
Servicios Bibliotecarios
Gestin Editorial
MP Gestin Administrativa
y Financiera (6 procesos
25
10
39
Gestin Talento
Humano
Divulgacin de
Informacin General
Seguridad Social en
Salud
Seguridad Social en
Pensiones
ESTADO CONSOLIDADO RIESGOS IDENTIFICADOS EN MATRICES DE RIESGO ACTUALIZADAS POR PROCESO INSTITUCIONAL 2014-2015 (Completas e Incompletas)
71
36
18
Riesgos en
Zona
Extrema
Riesgos
Significativ
os
Disponer
informacin
inoportuna
inexacta.
de
Inestabilidad
Sistemas
Informacin.
de
de
Dificultades
aplicacin
normativa.
Insuficiencia
Recursos
Financieros .
para
de
la
de
RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA
Actualizacin
administracin
asociados, al
administracin
del
procedimiento
de
del riesgo y sus formatos
igual que las guas de
y evaluacin del riesgo.
Liderazgo de la Direccin
- Actualizacin y promocin de la poltica de riesgos
- Seguimiento a la administracin del riesgo
Riesgo 1
Incumplimiento de requisitos
legales para el desarrollo de
procesos administrativos y
acadmicos favoreciendo intereses
particulares
Riesgo 2
Uso indebido de la informacin
para favorecer intereses
particulares.
Plan de
Tratamiento
Riesgo 2
Formacin: Mejoras en la
transparencia de la asignacin de
becas, distinciones y estmulos
acadmicos
AUDITORIAS INTERNAS
OBJETIVO DEL
PROGRAMA DE
AUDITORIAS
INTERNAS
Determinar
la
eficacia,
implementacin
y mantenimiento
del Sistema de
Gestin
e
identificar
para
ste
oportunidades de
mejora
PROCESOS
PROGRAMADOS
PARA AUDITORIA
9 INTERNA
Macroprocesos
auditados
Comunicacin/
Extensin/ Bienestar
Universitario/ Gestin
Talento Humano/
Gestin de recursos y
servicios bibliotecarios/
Gestin Administrativa
y Financiera/ Gestin
Jurdica/ Evaluacin,
Medicin, Control y
Seguimiento/
Desarrollo
Organizacional
34 Procesos auditados
87 Auditorias
realizadas en la UN
RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA
Realizar
programacin
unificada de auditorias de
calidad
por
proceso
institucional.
LOGROS
ALCANZADOS
Reactivar
en
la
Universidad
la
experiencia
de
la
implementacin
y
mantenimiento
del
Sistema de Gestin
con base en la NTCGP
1000: 2009.
Nivel de
cumplimiento del
98% de lo
programado
AUDITORIAS INTERNAS
OBJETIVO DE
AUDITORIAS
INTERNAS
CMO SE
EJECUTARON LAS
AUDITORIAS
INTERNAS
104 auditores
internos (Empleados
y Contratistas)
participaron en el
ejercicio en toda la
Universidad
Verificar
el
cumplimiento de
los
requisitos
establecidos en la
NTCGP1000
en
cada proceso.
300
250
265
247
200
150
136
100
69
50
69 funcionarios fueron
capacitados como
auditores internos en
el ao 2014.
0
201120112012201220132013201420142015
RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA
Realizar auditoras internas
documentales solicitadas por
medio de oficios con el fin de
verificar los registros antes de
la visita en campo.
Respaldo de la Direccin
para la participacin de los
funcionarios como auditores
internos
Institucionalizar la figura
de auditor interno y los
incentivos pertinentes.
AUDITORIAS INTERNAS
LOGROS ALCANZADOS CON LA
EJECUCION DE AUDITORIAS INTERNAS
Evidenciar conformidad del 69% de los requisitos de
la NTCGP 1000 en los procesos auditados (8.2.3
Seguimiento y medicin de los procesos; 8.4 Anlisis
de Datos ; 8.5.1 Mejora continua).
- 85 no conformidades y 159 observaciones del
Sistema .
- El requisito con mayor nmero de no conformidades
es el CONTROL DE DOCUMENTOS (4.2.3).
Preparacin para la recepcin de la Auditoria Externa
por parte del Ente Certificador.
RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA
Generar informes de auditora
interna por proceso institucional y no
por sede.
CONVENCIONES
RESPONSA
BLES
Vicerrectora General
Vicerrectoras de Sedes
Lderes de Procesos
DNPAA - DNBU
Vicerrectora General
Dir. Extensin Sede
Palmira
Dir. Nal Laboratorios
Dir. Laboratorios Sedes
Procesos Misionales y
de Apoyo de Cara al
Estudiante
DNPE
Todos los Procesos
Todos los procesos
DECRETOS
Gobierno en Lnea
Decreto 2693 de
2012
MTIC
Modelo Estndar
de Control Interno
- MECI
Decreto 943 de
2014
DAFP
Modelo Integrado
de Planeacin y
Gestin
Decreto 2482 de
2012
Plan
Anticorrupcin y
de Atencin al
Ciudadano
Decreto 2641 de
2012
NORMA
TCNICA
Gestin de Calidad
NTCGP 1000:2009
Gestin ambiental
NTC-ISO
14001:2004
Salud ocupacional
NTC-OHSAS 18001:
2007
Laboratorios de
ensayo y
calibracin
NTC-ISO
17025:2005
Gestin de la
Seguridad de la
Informacin
NTC-ISO-IEC 27001
GUAS
Gua para la
Creacin e
Implementacin de
Cdigos de Buen
Gobierno
Responsabilidad
Social
Gua Tcnica 180
189
189
calidad_nal@unal.edu.co
Ext: 18218