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COMPROMISO TICO:
Documento
que propone acuerdos en torno a siete
valores gua del comportamiento en la
Universidad Nacional de Colombia.
SERVICIOS OFRECIDOS
POR EL PROCESO
USUARIOS
Egresados Universidad
Nacional de Colombia.
Empresas
Egresados Universidad
Nacional de Colombia
Carnetizacin de Egresados
Egresados Universidad
Nacional de Colombia
Portafolio de servicios y
beneficios para Egresados
Egresados Universidad
Nacional de Colombia
Instancias superiores de la
Universidad Nacional
(Rectora, Vicerrectoras, etc.)
Egresados Universidad
Nacional de Colombia
FECHA DE
ELABORACIN
2 de Octubre de 2012
APROBADO POR:
Nombre y Cargo
SEDE O NIVEL
Nacional
PROCESO ASOCIADO AL
Programa de Egresados
SERVICIO
MACROPROCESO
Bienestar Universitario
ASOCIADO AL SERVICIO
PROCEDIMIENTOS
ASOCIADOS AL
SERVICIO
CDIGO:
FORMA DE SATISFACER LA
NECESIDAD
ATRIBUTO
RESPONSABLE
RECURSOS
TIEMPOS
Divulgando oportunamente en la
Pgina web las convocatorias
respectivas y los avances de las
actividades deportivas y
culturales que se realizan.
Divulgando novedades
normativas sobre la educacin
Superior en la Pgina web.
Oportuna
Veraz
Clara
Coordinador General
Administrador de la Pgina
Web
Permanente
Oportuna
Veraz
Clara
Documentada
Coordinador General
Administrador de la Pgina
Web
Eventual, cuando
surge novedades
relevantes
Divulgando oportunamente en la
Pgina web las convocatorias
para integrarse a las redes de
Egresados y sobre el avance de
estas.
Divulgando en la Pgina web.
informacin relevante de
actividades de Extensin,
empresarismo e instructivos para
la vinculacin al SIE.
Oportuna
Veraz
Clara
Coordinador General
Administrador de la Pgina
Web
Permanente
Oportuna
Relevante
Clara
Concisa
Coordinador General
Administrador de la Pgina
Web
Oportuna
Veraz
Clara
Documentada
Pertinente
Coordinador General
Administrador de la Pgina
Web
Acceder a informacin de
Egresados destacados.
Oportuna
Relevante
Clara
Coordinador General
Administrador de la Pgina
Web
Acceder a informacin de
actualidad sobre la educacin
superior en Colombia
Obtener informacin sobre
redes de egresados a las
cuales se pueden integrar.
Obtener informacin de
extensin, empresarismo y
vinculacin al Sistema de
Informacin de Egresados SIE
Permanente (SIE)
Eventual, cuando
surge novedades
relevantes
(Extensin y
Empresarismo)
Eventual
(Actividades de
Asociaciones)
Permanente
(Tarjetas y
organizaciones
profesionales)
Eventual
CICLO DE SERVICIO
DIVULGACIN DE INFORMACIN DE INTERS A TRAVS DE LA PGINA WEB
CICLO DE SERVICIO
3. Consulta las
categoras de
inters
4. Se comunica
con el Programa
de Egresados para
ampliar o aclarar
informacin, (en
caso de ser
requerido).
5. Cierre
MATRIZ DE SERVICIO
EQUIPO DE GESTIN: PROGRAMA NACIONAL DE EGRESADOS SERVICIO: DIVULGACIN DE INFORMACIN DE INTERS A TRAVS DE LA
PGINA WEB
USUARIO:
EGRESADOS DEL
UNIVERSIDAD
NACIONAL
DE COLOMBIA
ESPECIFICACIONES
SERVICIO.
El programa
Nacional de Egresados brinda a los egresados de la Universidad Nacional de
Colombia el servicio de divulgacin de informacin de inters a travs de la pgina web, de forma clara, oportuna, pertinente y
veraz.
MOMENTO DE
VERDAD
VALORES
AGREGADOS
RESPONSABLE
TIEMPOS
INSTRUCCIN
O INFORMACIN
FALLA
POTENCIAL
ACCIN DE
CONTINGENCIA
Acceder a un medio
alternativo.
Divulgacin a travs de
diferentes medios (Pgina
de la UN, boletn virtual,
telfono, revista.)
2. Ingresa a la pgina
Web
Agilidad en la descarga de
la pgina web
Acceso rpido a la
informacin interna
Informacin clara
Diseo funcional
Informacin clara y
pertinente en cada una de
las categoras.
Men que orienta la ruta
de consulta de las
categoras
Instructivos para trmites
especficos.
Diseo funcional
Renovacin automtica de
noticias asociada a la
Agencia de Noticias UN.
Administrador de la
Pgina de Web
Inmediato
Servidores Web y de
bases datos
Informacin a publicar
Coordinador General
Administrador de la
Pgina de Web
Unimedios
Acceso inmediato y 4
minutos en tiempo
promedio de visita.
Servidores Web y de
bases datos
Informacin a publicar
por categora
Imposibilidad para
acceder al vnculo
requerido por fallas
tecnolgicas
Acceder al buscador
de la pgina web de la
UN para obtener la
informacin del enlace
que presenta fallas
Atencin Amable
Atencin personalizada
Informacin clara
Secretaria Ejecutiva
Administrador de la
Pgina de Web
Inmediata (Telefnica)
Mximo 3 das (Correo)
Protocolo de Atencin
Imposibilidad en la
comunicacin o
demora en la
respuesta.
Comunicarse por un
medio alternativo.
Atencin amable
Protocolo de Atencin
4. Se comunica con el
Programa de Egresados
para ampliar o aclarar
informacin, (en caso de
ser requerido).
5. Cierre
Realizar seguimiento
al problema para darle
solucin.
FALLA EN LA
PRESTACIN DEL
SERVICIO
Problemas en la
infraestructura
tecnolgica que
impiden el acceso a
la pgina web por
parte del usuario.
Imposibilidad en la
comunicacin o
demora en la
respuesta cuando el
usuario contacta al
Programa de
Egresados para
ampliar o aclarar
informacin.
Desactualizacin de
la informacin
publicada en la
pgina web
ATRIBUTOS DEL
SERVICIO Y
ESPECIFICACIN
OPORTUNIDAD
(Acceso
inmediato)
USUARIO:
Acceder a toda la
informacin sobre el
Programa de Egresados a
travs de la pgina web
OPORTUNIDAD .
(3 das)
Acuerdo 014 de 2010 del
CSU
RESPONSABLE
DE LA
VERIFICACIN/
APROBACIN
(Cargo)
CORRECCIN
RESPONSABLE
DE LA
CORRECCIN
(Cargo)
Informar al rea
tcnica (DNIC) la
falla que se presenta
en la pgina web y
solicitar la
habilitacin del
servicio.
Administrador de
la Pgina web del
Programa
Nacional de
Egresados
Coordinador del
Programa
Nacional de
Egresados
1 da
Correo Electrnico
dirigido a la DNIC.
Generar respuesta al
usuario con la
informacin
solicitada en el
menor tiempo
posible.
Tcnico
Administrativo
Programa de
Egresados
Coordinador del
Programa
Nacional de
Egresados
2 das
Correo Electrnico
de respuesta al
usuario.
3 das
Correo Electrnico
informando al
Coordinador
General del
Programa sobre la
actualizacin
realizada.
Formato de
Actualizacin de la
pgina web.
TIEMPO DE
VERIFICACI
N
REGISTRO Y
EVIDENCIA DE LA
CORRECCIN
(Soporte)
VERACIDAD
(Informacin
Actualizada
permanentement
e)
Decreto 2566 de
septiembre 10 de 2003
articulo 14
Actualizar la
informacin
publicada en la
pgina web,
(retirando la
informacin
desactualizada y
obteniendo la vigente
de las fuentes).
Administrador de
la Pgina web del
Programa
Nacional de
Egresados
Coordinador del
Programa
Nacional de
Egresados
PLAN DE FORMACIN
PROCESO PROGRAMA NACIONAL DE EGRESADOS SERVICIO: DIVULGACIN DE INFORMACIN DE INTERS A TRAVS DE LA PGINA WEB
USUARIO: EGRESADOS UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
ATRIBUTO
ACTIVIDAD PARA
ADOPTAR EL
ATRIBUTO
INTENSIDAD HORARIA
RESPONSABLE
TIEMPOS
RECURSOS
Informacin clara
Realizacin de reuniones
peridicas del Equipo para
revisar las novedades a
publicar, responder o redirigir.
2 Horas
Cada 15 das
Espacio fsico
Informticos
Tiempo
Informacin
Humano
Informacin oportuna y
pertinente
Revisin permanente de
3 horas
contenidos actuales de inters 2 Horas
y su adaptacin para la
publicacin.
Contar con cifras actuales de
tiempos de respuesta a las
solicitudes y su respectiva
socializacin
Diaria
Mensual
Espacio fsico
Informticos
Tiempo
Informacin
Humano
Informacin veraz
Semanal
Espacio fsico
Informticos
Tiempo
Informacin
Humano
2 Horas
INSTRUCCIONES PARA
VERBALIZACIN
1. INICIACIN - Instrucciones para el
saludo
0
0
1
2
4
4
VERBALIZACIN
Escriba las verbalizaciones correspondientes a los Momentos de verdad
de esta parte del ciclo de servicio segn las instrucciones definidas.
COMPORTAMIENTOS ASOCIADOS
Escriba los Comportamientos que debe adoptar
(Verbales y No Verbales) para apoyar el protocolo.
Buenos das/tardes
4
4
5
5
informacin requerida, direccionar al Administrador de la pgina web por favor, le comunico al Administrador de la pgina Web, para
para que le oriente.
que le colabore.
Muy buenos das/tardes, habla el Ing, en qu le puedo
Saludar al usuario segn protocolo Normal
colaborar?
Escuchar la dificultad del usuario
Permtame un momento por favor realizo una verificacin inicial
Realizar verificacin inicial de la situain
de la informacin disponible en la pgina.
Seor(a)...Lo que sucede es(Explicar la situacin que se
Informar resultado de la verificacin inicial y la solucin generada
est presentando en la pgina web con la informacin requerida y
el paso a seguir para solucionarla)
Solicitar al usuario realizar un nuevo intento de ingreso a la pgina
Usted puede verificar por favor si ya es posible visualizar la
web y a la categora y links en los que se ubica la informacin
informacin requerida
requerida para verificar si la solucin fue exitosa
En el caso que no se haya podido solucionar el inconveniente,
informar al usuario los pasos a seguir para la solucin definitiva y el
tiempo estimado y medio de respuesta.
Agradecer al usuario por la informacin brindada sobre la dificultad
de la pgina web
Indagar si existe alguna inquietud adicional
Despedida del Usuario
4
4
4
4
4
4
4
4
5
5
Buenos das/tardes
FICHA TCNICA
PROGRAMA NACIONAL DE EGRESADOS
Conocer la percepcin del Egresado sobre el servicio "Divulgacin de informacin de inters a
travs de la pgina Web"
Cualitativo
La poblacin a la cul se le aplic la encuesta, est conformada por los Egresados del Programa
Nacional de Egresados que se encuentran en el estado "Activos" en el sistema y adems tienen
celular, al seleccionar una muestra aleatoria que cumpliese con estas caractersticas se encontr
que el 92% de estos egresados cuentan con un nivel mximo de pregrado, el 53% pertenece a la
4. Descripcin de la
poblacin masculina y el 25% son de Ciencias humanas sin dejar de mencionar que el restante 75%
Poblacin (Caractersticas del
pertenece a otras carreras ofrecidas por la Universidad Nacional de Colombia en cualquiera de sus
perfil del usuario)
Sedes, adems en general mencionan que tienen conocimiento de la pgina a travs de la pgina
principal de la Universidad y correo de la misma, aunque una pequea proporcin obtiene
conocimiento de la pgina Web del Programa a travs de las campaas que se hacen al finalizar el
semestre por parte del programa para invitar a registrarse en el SIE.
La encuesta lleva como ttulo: Encuesta de Satisfaccin al usuario PROGRAMA NACIONAL DE
COLOMBIA "Divulgacin de informacin de inters a travs de la pgina Web". la encuesta tiene
una escla de medicion general enumerada de la siguiente forma: NA=No Aplica, 1= Nunca, 2=
Pocas veces, 3= Algunas veces, 4=Casi siempre, 5=Siempre. Adems consta de 4 Atributos a
5. Descripcin del Contenido
evaluar: Informacin clara (en este atributo hay que mencionar que se modific la escala de
de la Encuesta (No de
medicin en la pregunta N 3 de la siguiente forma NA=No Aplica, 5= Nunca, 4= Pocas
preguntas, atributos del
veces, 3= Algunas veces, 2=Casi siempre, 1=Siempre), Informacin oportuna, informacin
servicio evaluados y escala
pertinente e Informacin veraz)por medio de diferentes preguntas asignadas a cada uno como
de medicin)
sigue: Informacin clara= 5, Informacin oportuna=3, Informacion pertinente=3, Informacin
veraz=2; en la ltima parte tiene un espacio para observaciones o sugerencias que se puedan
prepesentar con el objetivo de tenerlas en cuenta para mejorar la calidad del servicio ofrecido por
el Programa.
6. Tipo de Muestreo
Se realiz un muestreo aleatorio simple sobre los Egresados del programa que estuviesen como
(Aleatorio simple)
activos en el Sistema y que adems contaran con un numero de celular donde pudiese ubicarseles.
El tamao de la muestra fue de 74 usuarios del Propgrama Nacional de Egresados, de los cuales 26
suministraron la informacin del servicio evaluado, ya que fueron ubicados y conocen la pgina
web del Programa, esta muestra de 26 usuarios encuestados corresponde al 10% de la medicin de
visitas realizadas a la pgina entre el 12 de Julio y el 1 de Agosto de 2011 en google analitycs,
7. Tamao de la Muestra
perodo que comprende las 3 semanas anteriores a la aplicacin de la encuesta.
8. Fecha de Aplicacin
9. Mtodo para el anlisis de
Hay que aclarar que por razones de costos y tiempo se tom esta muestra, pues la poblacin de
egresados es muy grande, adems que la proporcin de prdidas por no respuesta sera alta.
La encuesta fue aplicada en el perdo comprendido entre el da 02 de Agosto del 2011 y el 08 de
Agosto del mismo ao.
MATRIZ DE ENCUESTA
NOMBRE DE LA ENCUESTA
ESTADO DE AVANCE
DISEADA APLICADA TABULADA
Encuesta de Satisfaccin al
Usuario "Divulgacin de
02/08/2011 02/08/2011
informacin de inters a
19/07/2011
al
al
travs de la Pgina Web"
08/08/2011 08/08/2011
PROGRAMA NACIONAL DE
EGRESADOS
4,22
INFORMACIN OPORTUNA
4,1
INFORMACIN PERTINENTE
3,81
INFORMACIN VERAZ
4,36
RESULTADO CONSOLIDADO
DEL INDICADOR
4,12
FECHA
IDEA DE MEJORAMIENTO
DISEADO
IMPLEMENTADO
12 de Agosto de
2011
15 de Enero de
2013
12 de Agosto de
2011
31 de Marzo de
2012
PGINA 1- ENCUESTA
PGINA 2 - ENCUESTA