Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

1Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM 2.1

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARATOK

1 PP (AM 2.1)
Tujuan
Memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan
Aset Alih Kerajaan
Peranan dan Tanggungjawab Pegawai Asetl
i. Tubuhkan Pengurusan Aset (PA)
ii. Melantik :
a. Pegawai Aset
b. Pegawai Pemeriksa Aset
c. Pegawai Penerima
d. Lembaga Pemeriksa
e. Jawatankuasa Penyiasat
iii. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih
Kerajaan (JKPAK)
iv. Kemukakan Laporan Tahunan ke Perbendaharaan
(sebelum 15 Mac tahun semasa)
(KEW.PA-8, KEW.PA-12, KEW.PA-20, KEW.PA-32 &
KEW.PA-33)

1PP (AM 2.1)

Peranan dan Tanggungjawab UPA
i.

Pengurusan aset alih

a. Penerimaan
b. Pendaftaran
c. Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan
d. Penyelenggaraan
e. Pelupusan
f. Kehilangan dan hapuskira
ii. Menguruskan :
a. Pelantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga
Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat
b. Pelupusan aset alih Kerajaan
c. Kehilangan dan hapuskira
iii. Menyelaras Laporan Tahunan
(KEW.PA-8, KEW.PA-12, KEW.PA-20, KEW.PA-32 &
KEW.PA 33)
3

1PP (AM 2.1)

JKPAK
i. Merancang, pantau & selia pengurusan aset
ii. Mesyuarat sekali dalam tempoh 3 bulan (suku tahun)
iii. Agenda mesyuarat
a. Kedudukan semasa aset alih
b. Laporan pemeriksaan aset alih
c. Isu mengenai aset alih
d. Laporan tindakan surcaj atau tatatertib
e. Laporan tindakan pelupusan
Tempoh Mesyuarat
Bil

Tarikh

Laporan

Tempoh

Jan

Suku tahun ke-4

Okt-Dis

Apr

Suku tahun pertama

Jan-Mac

Jul

Suku tahun ke-2

Apr-Jun

Okt

Suku tahun ke-3

Jul-Sep

Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B - Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab E - Pelupusan
Bab F Kehilangan dan hapuskira
5

Klasifikasi dan Jenis Aset

Description of Picture goes here.

6

Definasi Aset
Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu
tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan.
PERKARA

HARTA MODAL

INVENTORI

Definisi

Harga perolehan asal > RM 2000

Perlu penyelenggaraan berjadual
tanpa kira harga perolehan asal

Harga perolehan asal < RM 2000

Perabot, hamparan, hiasan, langsir,
set pinggan mangkuk tanpa tanpa
kira
harga perolehan asal

Kategori

Loji/Jentera Berat
Kenderaan
Peralatan/Kelengkapan ICT/
Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel/
Alat Pencegahan kebakaran

NPA < RM 2000

Peralatan/Kelengkapan ICT/
Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel
Tanpa kira NPA
Perabot / hamparan, hiasan &
langsir / pinggan mangkuk

Catatan

Penyelenggaraan Berjadual adalah penyelenggaraan seperti yang disyaratkan

dalam manual/buku panduan pengguna
7

Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B - Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab E - Pelupusan
Bab F Kehilangan dan hapuskira
8

Penerimaan
Istilah

Pegawai
Penerima

Pegawai
Bertauliah

Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk

terima dan sahkan aset yang diperolehi
dan dilantik oleh Ketua Jabatan

Pegawai yang memiliki kepakaran dalam

bidang tertentu

Objektif

Nationally
and
Objektif
Internationally
benchmarked

Spesifikasi aset
Kualiti/Kuantiti
Keadaan aset
9

Penerimaan
Prosedur Penerimaan

Semak butiran

Periksa (kira/ukur)

Terima bersyarat*

Pengesahan
Pegawai Penerima
(Surat Jaminan &
Manual Pengguna)

KEW.PA-1 sah

KEW.PA-1 isi
borang**

* Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa,

dikira, diukur, ditimbang dan diuji
** Jika terdapat kerosakan atau perselisihan
10

Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B - Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab E - Pelupusan
Bab F Kehilangan dan hapuskira
11

Pendaftaran
Objektif & Tempoh

Pengkalan
Data

Kesan
&
Pantau

Selenggara,
Lupus &
Ganti

Dua
(2)
Minggu

Keadaan
aset

Description of Picture goes here.

12

Pendaftaran
Aset Hadiah & Lucuthak

Untuk tujuan pameran atau

Aset Hadiah

Aset
Lucuthak

pembelajaran (contoh: enjin kenderaan

di sekolah teknik)
Tidak perlu daftar
Perlu sedia senarai daftar untuk rekod

Daftar jika Kem/Jab hendak guna

Pegawai Pengawal tentukan tindakan
ke atas aset untuk maksud tersebut
sahaja
13

Pendaftaran
Punca Maklumat

Invois

Beli

Lain-lain

Sewa
Beli

Kad
Jaminan

LO

Dokumen
Kontrak

Ikatan
perjanjian

Nota
serahan/
SAP

Lain-lain
Surat
kelulusan

* Aset belum daftar dan tiada punca

maklumat rujuk fizikal atau maklumat
lain yang berkaitan
* Aset disewa tidak perlu daftar

Salinan
daftar

Sijil
Lucuthak
Sumber
14
Lain

Pendaftaran
Urusan Pendaftaran
PERKARA

HARTA MODAL

INVENTORI

Tanggungjawab

Pegawai Aset

Pegawai Aset

Borang diguna

KEW.PA-2 Daftar Harta

Modal
KEW.PA-4 Senarai Daftar
Harta Modal

KEW.PA-3 Daftar
Inventori
KEW.PA-5 Senarai
Daftar Inventori

Catatan

* Pendaftaran berkomputer, pastikan guna format yang sama

& ditandatangan oleh Ketua Jabatan.
* Daftar dikemaskini jika ada penambah/penggantian,
pemeriksaan aset, pelupusan atau hapuskira.
Disimpan dalam fail kulit keras dan dalam kabinet berkunci
15

Pendaftaran
Pelabelan Aset
KPM/JPNJOH153/H/08/1234

Singkatan Kementerian
Singkatan Jabatan/Bahagian dan Kod Fail

Kod Pengkelasan Aset

Tahun
No. Siri

16

Pendaftaran
Pergerakan Aset & Senarai Aset Di Lokasi

Pergerakan
Aset

Guna KEW.PA-6 Daftar Pergerakan

Harta Modal & Inventori
Simpan di kabinet berkunci

Aset
Di Lokasi

Guna KEW.PA-7 Senarai Aset Alih

Kerajaan
Buat 2 salinan
Satu disimpan oleh Pegawai Aset / satu
lagi oleh pegawai bertanggungjawab
Dikemaskini dari semasa ke semasa
Dipamerkan di setiap lokasi
17

Pendaftaran
Laporan Tahunan

PERBENDAHARAAN

KPM

BAHAGIAN
Kemuka KEW.PA
dan KEW.PS
berkaitan

Kemuka KEW.PA
dan KEW.PS
berkaitan bagi
Bahagian serta
semua LAMPIRAN
bagi agensi
bawahan
Kemuka KEW.PA
dan KEW.PS
berkaitan

BAHAGIAN

JPN

PPD

AGENSI
BAWAHAN
SEKOLAH

Kemuka KEW.PA dan KEW.PS

berkaitan bagi JPN dan PPD
serta LAMPIRAN bagi sekolah

Kemuka KEW.PA dan

KEW.PS berkaitan bagi PPD
serta LAMPIRAN bagi
sekolah
Kemuka KEW.PA dan
KEW.PS berkaitan

Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B - Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab E - Pelupusan
Bab F Kehilangan dan hapuskira
19

Penggunaan, Penyimpanan &

Penyelenggaraan
Objektif & Penggunaan
Elak membazir

Tujuan rasmi

Jimat kos

Ikut fungsi

Jangka hayat

Pengendalian
(pegawai mahir)

Elak salahguna

Direkod

Elak hilang

Lapor kerosakan
Description of Picture(KEW.PA-9)
goes here.
20

Penggunaan, Penyimpanan &

Penyelenggaraan
Penyimpanan
Lokasi

Tanggungjawab

Tempat selamat
Sentiasa bawah kawalan
Patuhi Arahan Keselamatan Kerajaan

Rosak atau hilang

Tanggungjawab pegawai

Mudah terdedah kepada risiko hilang

Kawalan maksima

Objektif

Aset Menarik
&
Nationally
and
Nilai Tinggi
Internationally
benchmarked

Description of Picture goes here.

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan tatatertib

21

Penggunaan, Penyimpanan &

Penyelenggaraan
Pemeriksaan
Apa diperiksa ?

Kenapa ?
Objektif

Nationally
and
Siapa
Internationally
benchmarked

Bila ?

Fizikal
Rekod
Penempatan

Semak keadaan & prestasi

Patikan aset ada didaftar dengan lengkap, tepat
dan terkini
Pastikan lokasi aset betul

Pegawai Pemeriksa Aset

Dilantik oleh Pegawai Pengawal

Sekurang-kurangnya sekali setahun

22

Penggunaan, Penyimpanan &

Penyelenggaraan
Laporan
KEW.PA-10

Pegawai Pemeriksa

Laporan Pemeriksaan Harta Modal

KEW.PA 10 & 11
KEW.PA-11
Laporan Pemeriksaan Inventori

Ketua Jabatan
KEW.PA 10,11&12

KEW.PA-12

Pegawai Pengawal

Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori

Pemeriksaan Mengejut
Dilaksanakan oleh Ketua Jabatan dari semasa ke
semasa

KEW.PA 12
Perbendaharaan
23

Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B - Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab E - Pelupusan
Bab F Kehilangan dan hapuskira
24

Penyelenggaraan
Objektif

Aset
berfungsi

Keselamata
n pengguna

Suasana
kerja

Jangkahayat
aset

Jimat
belanja

Imej
kerajaan

Kurangkan
rosak

Tingkat
keupayaan
25

Penyelenggaraan
Jenis penyelenggaraan

Preventive
maintainance

Corrective
maintainance

Penyelenggaraan
berjadual

Baiki dan ganti

sumber fizikal

Periksa, servis,
baiki @ ganti

Pastikan
berfungsi

Pastikan
berfungsi
26

Penyelenggaraan
Panduan penyelenggaraan

PEG
AWAI
ASE
T

Kenalpasti &
senaraikan
(KEW.PA-13)

selia & pantau

penyelenggaraan

Rancang
penyelenggaraan

Nilai program
penyelenggaraan

Laksana
penyelenggaraan

Rekod
penyelenggaraan
(KEW.PA-14)
27

Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B - Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab E - Pelupusan
Bab F Kehilangan dan hapuskira
28

Pelupusan
Definisi & objektif
Proses mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan

Jimat ruang
Elak simpan
aset rosak &
tidak diperlu

Hasil pulangan

Tujua
n

gunasama
29

Pelupusan
Justifikasi

Tidak
Ekonomi
Dibaiki

Tiada alat
ganti

Syor
Pemeriksa
Aset

Obselete

Keupayaan
tidak
optimum

Perubahan
teknologi

Total lost

Luput
tempoh

Tidak
diperlukan
30

Pelupusan
Kuasa melulus KPM
KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A
di bawah
AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285 BERTARIKH 6
Kuasa Melulus
Nilai Perolehan
Nilai Agregat
Catatan
OGOS
2009
Asal (NPA) satu
aset
Perbendaharaan

> RM 200,000.00

> RM 1,000,000.00

Kementerian
(SUB BPPA)

< RM 200,000.00

< RM 1,000,000.00

Negeri
(SUB BPPA)

> RM 10,000.00

> RM 100,000.00

Negeri

< RM 10,000.000

< RM 100,000.00

semua Bahagian/
Jabatan di KPM
Semua sekolah direct
dengan Bahagian/
Jabatan
termasuk semua sekolah
harian di bawah
kendalian
JPN
31

Pelupusan
Urusetia pelupusan
Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa
mengikut KEW. PA-15
Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP)
KEW. PA-16 (rujuk KEMBARAN A & B di TPA)
UNIT
PENGURUSAN
ASET
KEMENTERIA
N/
JABATAN

Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa

KEW.PA-17
Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan
lengkap dan teratur
Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa
Melulus
Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk
tindakan

32

Pelupusan
Lembaga pemeriksa
Pelantikan

Kuasa melantik oleh Pegawai Pengawal

Cadangan daripada agensi

Bilangan &
Tempoh

Dua (2) orang (Pengerusi & ahli)

Dua (2) tahun

Syarat
Keanggotaan

Tidak terlibat secara langsung dengan Aset

Ada kepakaran untuk periksa aset (bila perlu)
Pegawai P&P atau Sokongan 1 atau setaraf
Pegawai dari luar boleh dilantik jika perlu

Sediakan jadual pelupusan

Periksa aset yang hendak dilupus (dalam tempoh1
bulan dari tarikh arahan)
Maklumat sulit pada aset dikeluarkan
Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa
(KEW.PA-17)
33 KEW.PA-17
Syor kaedah pelupusan & t/tangan

Nationally and
Internationally
benchmarked

Bidang tugas

Pelupusan
Perakuan pelupusan (PEP)

Borang

Keperluan

KEW. PA-16
Perakuan pelupusan (PEP)
PEP Perkakasan komputer disediakan oleh
Pegawai Sistem Maklumat (PTM)/ PPTM /Guru
berkelayakan dalam bidang Sains Komputer

Aset mekanikal, teknikal, elektrikal & elektronik dan

perkakasan komputer
Rujuk JKR atau pakar khusus
Disahkan oleh dua (2) pegawai yang ada
pengalaman minimum 3 tahun & tidak terlibat
dengan aset
Nilai semasa sah setahun sahaja.
Selepas setahun perlu buat baru.

34

Pelupusan
Tempoh , pelanjutan & pinda kaedah

Tempoh

Pelanjutan
Tempoh

Nationally and
Internationally
Pinda Kaedah
benchmarked

Tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan

Mohon dua minggu sebelum tempoh kelulusan

tamat
Pelanjutan lagi tiga (3) bulan
Sekali sahaja
Tamat tempoh ; permohonan baru

Mohon sebelum tempoh kelulusan tamat

Jika tamat ; permohonan baru
35

Pelupusan
Kaedah pelupusan

Jualan (tender /
sebut harga /
lelong)

Pindahan

Hadiah

Jualan sisa

Tukar ganti
(cannibalize)

Musnah (tanam/
bakar/ buang/
tenggelam)

Tukar barang
(barter trade)

Tukar beli
(trade in)

Lain-lain
36

Pelupusan
Jualan sisa

Untuk aset tidak boleh guna dalam bentuk & fungsi

asal
Aset mengandungi logam (besi, tembaga dll)
Kaedah : tender / sebutharga/ jualan terus (e-waste
sahaja)
Sykt bumiputra berdaftar dengan MOF (keutamaan
sykt tempatan)
Jika kenderaan ; tidak boleh didaftar semula
37

Pelupusan
Musnah

Untuk aset tiada nilai jualan/nilai sisa @ berunsur

keselamatan
Kaedah : tanam / buang / tenggelam
Pastikan dapat kebenaran PBT,JAS,Jab.Laut (mana
berkenaan)
Pastikan komponen boleh guna dikeluarkan dahulu &
diketuk/gelek sebelum musnah
Sijil Penyaksian pemusnahan disediakan (KEW.PA-18)
38

Pelupusan
Musnah (sambungan)

Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 24

Sept 2010 Bahan Buangan Berjadual

Pelupusan aset yang dikategorikan sebagai buangan terjadual

(peralatan ICT dan bahan kimia) tidak boleh dimusnahkan atau
secara jualan sisa kerana tertakluk kepada Peraturan-Peraturan
Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual 2005)

Aset perlu dilupuskan kepada premis pemerolehan kembali

yang dilesenkan oleh Jabatan Alam Sekitar
(www.doe.gov.my)
39

Pelupusan
Tukar ganti (cannibalize)

Untuk aset Tidak Ekonomi Dibaiki (TEB) tapi ada

bahagian/komponen masih boleh diguna
Asas tukar ganti : aset sama jenis kegunaan
Asas tukar ganti : Pegawai Teknikal check & sahkan
Asas tukar ganti : tujuan baik pulih & penjimatan
Aset penerima perlu direkod dalam Bahagian B KEW.PA2 sebagai penggantian
40

Pelupusan
Pindahan

Aset boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh
agensi
Dilaksana berasaskan : keperluan/permohonan & tidak dikenakan
bayaran
Dilaksana berasaskan : Kos pengendalian ditanggung penerima & daftar
aset diserah kepada penerima
Surat Akuan Penerimaan serah kepada Kuasa Melulus

41

Pelupusan
Hadiah

Aset boleh guna tapi tidak diperlukan agensi @ aset TEB tapi boleh
dijadikan bahan latihan/pameran
Antara Kem/Jab Kerajaan untuk latihan/pameran
Antara Kem/Jab Kerajaan dengan organisasi yang diiktiraf
Dilaksana berasaskan : permohonan/keperluan penerima & kos
pengendalian ditanggung penerima
Surat Akuan Penerimaan serah kepada Perbendaharaan bersama Sijil
Pelupusan KEW.PA-19

42

Pelupusan
Ringkasan lain-lain kaedah pelupusan

Untuk aset yang ada nilai pasaran / kuantiti banyak &

ada permintaan

Tukar barang
(barter trade)

Pertukaran aset dari jenis sama @ berbeza yang sama

nilai

Tukar beli
(trade in)

aset masih boleh diguna dalam bentuk asal tapi tidak

diperlukan agensi & tiada agensi lain berminat

Lelong

Pelupusan
Tindakan semasa & selepas pelupusan

Semasa
Label dipadam

Maklumkan JPJ
(kenderaan)

Kad pendaftaran serah

kepada pembeli

Selepas
Kemaskini daftar
Hartamodal/ Inventori

Kemukakan KEW.PA-19
kepada Kuasa Melulus
bersama :
Resit jualan (Akaun
Hasil)
Akuan terima
44
KEW.PA-18

Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan
Bab A - Penerimaan
Bab B - Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab E - Pelupusan
Bab F Kehilangan dan hapuskira
45

Kehilangan & hapuskira

Istilah

Kehilangan
Aset tiada lagi dalam simpanan akibat
kecurian, kemalangan, kebakaran,
bencana alam atau kecuaian pegawai
awam

Pegawai Pengawal

Hapuskira
Proses membatalkan rekod
yang hilang

Ketua Setiausaha kementerian

atau Ketua Pengarah Jabatan

Ketua Jabatan
Ketua sesuatu cawangan,
daerah & pejabat
46

Kehilangan & hapuskira

Kuasa melulus (sambungan)

Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 5 Februari 2009

Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai

Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang Hilang

Kehilangan peralatan, elektronik, telekomunikasi dan ICT

yang nilai semasa tidak melebihi RM 5,000.00 diberi
pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan
membayar balik mengikut nilai semasa
Kuasa melulus oleh KSU
Nilai semasa ;
Nilai semasa berlaku kehilangan
Anggaran susut nilai oleh pegawai mahir
Diperakukan oleh JKPAK

47

Kehilangan & hapuskira

Kuasa melulus (sambungan)

Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 31 Julai 2009

Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai

Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang Hilang (Penambahbaikan)

Skop kehilangan diperluaskan kepada semua aset yang nilai

semasa tidak melebihi RM 5,000.00 kecuali aset melibatkan
keselamatan, aset sukar diperolehi, peralatan startegik atau
aset diguna untuk kepentingan negara
Kuasa melulus oleh KSU
Nilai semasa ;
Nilai semasa berlaku kehilangan
Anggaran susut nilai oleh pegawai mahir
Diperakukan oleh JKPAK

48

Kehilangan & hapuskira

Urusetia kehilangan & hapuskira (tugas)

Dapatkan
maklumat aset
(KEW.PA-2 / 3)

Kemukan dokumen
lengkap untuk syor
PP

Kemukakan
permohonan
hapuskira kpd K.M
dalam tempoh 4
bulan

Dapatkan Laporan
Awal (KEW.PA-28)

Dapatkan Laporan
Akhir (KEW.PA-30)

Dapatkan Sijil
Hapus Kira
(KEW.PA-31)

Kemukakan
Laporan Polis,
KEW.PA28,KEW.PA-2,
gambar & pelan
lantai kepada PP

Urusan pelantikan
JK Penyiasat
(KEW.PA-29)

Kemuka laporan ke
Perbendaharaan
(KEW.PA-32)
49

Kehilangan & hapuskira

Proses hapuskira

Laporan Polis
Pegawai bertanggungjawab lapor kepada Ketua Jabatan
Ketua Jabatan buat laporan polis dalam tempoh 24 jam dari
WAKTU kehilangan diketahui.

Laporan Awal (KEW.PA-28)

Disediakan oleh Ketua Jabatan
Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari bekerja serah
Laporan Awal dan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal
(Disertakan bersama KEW.PA-2, gambar berwarna, lokasi
kejadian & bukti pecah masuk)
s.k. kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara &
wakil tempatan Ketua Audit Negara
50

Kehilangan & hapuskira

Proses hapuskira

Jawatankuasa Penyiasat
Dilantik oleh Pegawai Pengawal guna KEW.PA-29 (dalam
tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan awal)
Keanggotaan
Pegawai tidak terlibat dengn kehilangan aset
Gred lebih tinggi dari pegawai terlibat
Sekurang-kurangnya 2 orang (lebih kanan sebagai
Pengerusi)
Tugas & tanggungjawab
Laksana siasatan (lawat tempat kejadian / semak
dokumen dll)
Semak samada TPA dipatuhi & kenalpasti kelemahan
membuat syor pencegahan daripada berulang
sedia dan tandatangan Laporan Akhir (KEW.PA-30)
51

Kehilangan & hapuskira

Proses hapuskira

Laporan Akhir (KEW.PA-30)

JK Penyiasat serah kepada urusetia dalam tempoh dua (2)
bulan dari tarikh Laporan Awal
KEW.PA-30 diserah bersekali dengan dokumen sokongan
(sekiranya belum dikemukakan);
Salinan KEW.PA 2 / 3 / 6 /
Gambar lokasi kejadian
Lain-lain
Ulasan syor dan keputusan
Diangkat kepada Pegawai Pengawal oleh urusetia
PP boleh buat keputusan atau minta semakan semula
Semakan semula oleh JK Penyiasat sediada atau JK
Penyiasat lantikan baru.
Kemukakan keputusan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh
empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal
52

Kehilangan & hapuskira

Tindakan selepas kelulusan

Kelulusan hapuskira dicatat dalam KEW.PA 2 / 3

Maklumkan tindakan hapuskira (KEW.PA-31) kepada Kuasa

Melulus

Syor surcaj/tatatertib bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam

tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan
Maklumkan keputusan PBT atas syor surcaj/tatatertib ke
Perbendaharaan dalam tempoh sembilan (9) bulan dari tarikh
kelulusan Perbendaharaan
53

Tatacara Pengurusan Aset

Tambahan Penerimaan hadiah

Peraturan
terpakai

Kuasa melulus

Syarat

Nationally and
Internationally
benchmarked

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1998 ( Garis

Panduan Pemberian dan Penerimaan Hadiah Di
Dalam Perkhidmatan Awam)
Surat JPA/(S)TT(11)343 JLD.4(67) bertarikh 12
September 2008
Nilai setiap hadiah > RM 10,000.00 Kementerian
(KSU)
Nilai setiap hadiah < RM 10,000.00
SUB/Pengarah/Rektor
Diberi percuma tanpa sebarang ikatan
Peralatan baru dan mudah diperolehi alat ganti
Diberi secara sukarela dan bukan diminta oleh
penerima
Tidak mewujudkan apa-apa jawatan baru
Peruntukan mencukupi untuk penyelenggaraan
Diguna mengikut hasrat pemberi
Direkodkan
54

Tatacara Pengurusan Aset

Tambahan Penerimaan hadiah (tatacara)

1
2
3
4

Bhgn/Jab terima hadiah

Kemukakan permohonan kepada kuasa melulus

Guna Lampiran E PP Bil. 3/1998

Kelulusan oleh Kuasa Melulus

Kuasa melulus kemukakan laporan penerimaan hadiah kepada

Perbendaharaan dan SK kepada Ketua Audit Negara Guna Lampiran
I

Nationally
and
Syarat
Internationally
benchmarked

55

Tatacara Pengurusan Aset

Tambahan Penerimaan hadiah/ Sumbangan (Lampiran E)

LAMPIRAN E
PERMOHONAN KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH OLEH JABATAN KERAJAAN
i.

Nama pihak yang memberi dan alamat

Alumni Sekolah Menengah Sains Selangor
Blok C, Aras 5, Plaza Merdeka, Kuala Lumpur
ii.
Tujuan hadiah itu diberikan
Kegunaan pelajar dan guru untuk aktiviti luar sekolah
iii.
Setakat mana kaitan pembeli dengan Jabatan,jika ada
Bekas pelajar sekolah
iv.
Jenis/bentuk hadiah
Bas Coster 20 penumpang
v.
Nilai hadiah
RM 150,000.00
vi.
Syarat-syarat yang dikenakan oleh pembeli, jika ada
Tiada
vii. Kegunaan/faedah hadiah kepada Jabatan atau sebagainya
Keselesaan kepada guru dan murid serta imej sekolah
viii. Ulasan Ketua Jabatan
Sangat dialu-alukan kerana dapat membantu sekolah dalam aktiviti luar serta meningkatkan
imej sekolah .
ix.
Maklumat-maklumat lain yang berkaitan
Tiada

Nationally
and
Syarat

Internationally(tandatangan Ketua Jabatan)

benchmarked

56

Tatacara Pengurusan Aset

Ringkasan mengenai pelantikan

PELANTIKAN OLEH PEGAWAI PENGAWAL (KSU KPM)

Pelantikan

Tempoh

Bilangan Pelantikan

Tiada had tempoh

Seorang setiap PTJ / sekolah

Pegawai Pemeriksa

Dua (2) tahun

Sekurang-kurangnya dua (2) orang

Lembaga Pemeriksa

Dua (2) tahun

Sekurang-kurangnya dua (2) orang

Pemverifikasi Stok

Dua (2) tahun

Sekurang-kurangnya dua (2) orang

Mengikut keperluan

Sekurang-kurangnya dua (2) orang

Pegawai Aset

Jawatankuasa Penyiasat

57

Tatacara Pengurusan Aset

Ringkasan mengenai pelantikan

PELANTIKAN OLEH KETUA JABATAN

Pelantikan

Tempoh

Bilangan Pelantikan

Pegawai Penerima

Tiada had tempoh

Mengikut keperluan

Pegawai Stor

Tiada had tempoh

Mengikut keperluan

Pegawai
Pengangkutan (bukan
pemandu)

Tiada had tempoh

Sekurang-kurangnya dua (2)

orang

58

Tatacara Pengurusan Aset

Ringkasan pelupusan dokumen
KEPERLUAN PELUPUSAN (SEBELUM)
Pelupusan
Kenderaan
Peralatan ICT
Pindahan/hadiah

Peralatan mekanikal, teknikal,

elektrikal, elektronik

Dokumen Yang Dihantar Kepada

Kuasa Melulus
KEW.PA-17
KEW.PA-16 oleh JKR Mekanikal
KEW.PA-17
KEW.PA-16 oleh PTM
KEW.PA-17
Surat permohonan hadiah daripada
penerima
KEW.PA-17
KEW.PA-16 oleh pakar

Tatacara Pengurusan Aset

Ringkasan pelupusan dokumen
KEPERLUAN PELUPUSAN (SELEPAS)
Kaedah Pelupusan

Dokumen Yang Dihantar Kepada

Kuasa Melulus

Jualan secara ;
Tender
Sebut harga
Lelong
Jualan sisa

KEW.PA-19
Resit

Tukar barang (barter trade)

Tukar beli (trade in)
Tukar ganti (Cannibalize)

KEW.PA-19

Pindahan/hadiah

KEW.PA-19
Surat Akuan Penerimaan

Musnah secara ;
Ditanam
Dibuang
Ditenggelam

KEW.PA-19
KEW.PA-18

Tatacara Pengurusan Aset

Ringkasan aspek perlu diurus
berkait aset alih
Aktiviti
Mesyuarat JKPAK

Kekerapan

Catatan

Setiap tiga (3) bulan sekali

Pemantauan Agensi
Bawahan

Sekurang-kurangnya dua (2)

kali setahun

Pemeriksaan Mengejut

Sekurang-kurangnya sekali
setahun

Oleh Ketua Bahagian/

Jabatan (gunakan Buku
Daftar Pemeriksaan Stor
AP309)

Pemeriksaan Harta Modal

dan Inventori

Sekurang-kurangnya 1 kali
setahun

Oleh Pegawai
Pemeriksa

Setiap suku tahun

Jika ada

Laporan Pelupusan &

Hapuskira

Tatacara Pengurusan Aset

Laporan Tahunan (KPM ke
Perbendaharaan)
LAPORAN ASET ALIH KERAJAAN
Tajuk

Borang

Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori

KEW.PA-8

Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori

KEW.PA-12

Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih

KEW.PA-20

Laporan Tindakan Surcaj/tatatertib

KEW.PA-32

Laporan Kehilangan/Hapuskira Aset Alih

KEW.PA-33