ORGANISMO JUDICIAL

ARCHIVO GENERAL DE
PROTOCOLOS
LIC. ROLANDO SEGURA GRAJEDA
DIRECTOR

Guatemala, febrero de 2009 1

EL CONTROL DEL
EJERCICIO DEL
NOTARIADO A TRAVS
DE LA SUPERVISIN
NOTARIAL
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ARCHIVO GENERAL DE
PROTOCOLOS
Es una dependencia de la Presidencia del Organismo
Judicial, que organiza, controla y supervisa el ejercicio
del notariado en toda la Repblica. Archiva protocolos,
expedientes de jurisdiccin voluntaria notarial y dems
documentos notariales, registra firmas y sellos de
notarios y registra poderes, constituyndose en garante
de la seguridad jurdica y de la fe pblica documental.

DELEGACIONES DEL ARCHIVO

GENERAL DE PROTOCOLOS
HUEHUETENANGO, creada por medio del Acuerdo No. 8-2003 de la Honorable Corte Suprema
de Justicia; inaugurada el 2 de mayo de 2003. Con sede en el Departamento de Huehuetenango.
NORORIENTE, con sede en la Ciudad de Chiquimula, creada por medio del Acuerdo No. 402003 de la Honorable Corte Suprema de Justicia; inaugurada el 2 de octubre de 2003. Tiene
competencia para los Departamentos de Zacapa, Chiquimula, Jalapa, Jutiapa, Peten, Izabal y El
Progreso.
COBAN, ALTA VERAPAZ, creada por medio del Acuerdo No. 2-2004 de la Honorable Corte
Suprema de Justicia; inaugurada el 28 de mayo de 2004. Tiene competencia para los Departamentos
de Alta Verapaz y Baja Verapaz.
OCCIDENTE, con sede en la Ciudad de Quetzaltenango, creada por medio del Acuerdo
No. 16-2004 de la Honorable Corte Suprema de Justicia. Tiene competencia para los
Departamentos de Quetzaltenango, San Marcos, Quich, Totonicapn, Solol y Huehuentenango.
SUR, con sede en la Ciudad de Escuintla. Creada por medio de Acuerdo 30-2007. Tiene
competencia para los Departamentos de Escuintla, Suchitepquez y Retalhuleu.
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FUNCIONES GENERALES
1.REGISTRO

2. ARCHIVO

Electrnico de Notarios
Electrnico de Poderes
Protocolos
Testimonios Especiales
Expedientes Jurisdiccin Vol.
Avisos Notariales

3. SUPERVISIN NOTARIAL
4. INFORMACIN Y ASESORA
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OBLIGACIONES QUE EL NOTARIO

DEBE CUMPLIR ANTE EL ARCHIVO
GENERAL DE PROTOCOLOS
Remitir al Archivo General de Protocolos dentro de los veinticinco das hbiles
siguientes al otorgamiento de cada escritura pblica, testimonio especial de la
misma. Artculo 37 literal a. del Cdigo de Notariado.
Cuando se trate de testamentos o donaciones por causa de muerte, as como sus
modificaciones o revocaciones, el testimonio especial se entregar en plica
firmada y sellada por el notario, cumpliendo con los requisitos que el artculo 37
literal a. del Cdigo de Notariado determina.
Dar aviso dentro de los veinticinco das hbiles siguientes al Archivo General de
Protocolos de los instrumentos pblicos cancelados, cumpliendo los requisitos
que exige el artculo 37 literal b. del Cdigo de Notariado.
Remitir aviso al Archivo General de Protocolos dentro del trmino anteriormente
indicado al vencimiento de cada trimestre de cada ao calendario, indicando
nmero y fecha del ltimo instrumento pblico autorizado o cancelado, o en su
caso que no autoriz ninguno durante el trimestre que corresponda, Articulo 37
literal c. del Cdigo de Notariado.
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OBLIGACIONES QUE EL NOTARIO

DEBE CUMPLIR ANTE EL ARCHIVO
GENERAL DE PROTOCOLOS
Pagar en el Archivo General de Protocolos Q. 50.00 cada ao por derecho de apertura de
protocolo. Artculo 11 del Cdigo de Notariado.
Presentar el ndice del protocolo de cada ao, cumpliendo con los requisitos que determinan los
artculos 15 y 16 del Cdigo de Notariado.
Empastar el protocolo dentro de los treinta das siguientes de haberlo cerrado, de conformidad
con lo regulado por el artculo 18 del Cdigo de Notariado.
Presentar el protocolo a su cargo al Archivo General de Protocolos cuando ste sea requerido
por el Director, para su revisin ordinaria, conforme lo previsto en los artculos 81 al 89 del
Cdigo de Notariado.
Dar aviso dentro del plazo de los diez das siguientes, de cada protocolizacin que autoricen de
acuerdo con la Ley del Organismo Judicial, cumpliendo con los requisitos que exige el artculo
40 de la referida Ley.
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OBLIGACIONES QUE EL NOTARIO

DEBE CUMPLIR ANTE EL ARCHIVO
GENERAL
DE
PROTOCOLOS
Enviar al Archivo General de Protocolos los expedientes de jurisdiccin voluntaria cuando estn concluidos.
Artculo 7 del Decreto 54-77 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley de Jurisdiccin Voluntaria.

En el caso de las diligencias sobre rectificacin de rea de inmuebles, los notarios debern enviar el
expediente dentro de los cuarenta y cinco das posteriores de concluidas las referidas diligencias, de
conformidad con lo determinado por el artculo 15 del Decreto- Ley No. 125-83 del Jefe de Estado, Ley de
Rectificacin de rea.
Entregar al Archivo General de Protocolos, el protocolo del notario que por cualquier causa quede
inhabilitado para cartular. As mismo el notario que lo desee, puede hacer entrega de su protocolo al citado
Archivo. Artculo 26 del Cdigo de Notariado.
Entregar al Archivo General de Protocolos el protocolo del notario que tenga que ausentarse de la Repblica
por un trmino mayor de un ao. Artculo 27 del Cdigo de Notariado.
Dar aviso al Director del Archivo General de Protocolos cuando el notario se ausente de la repblica por un
plazo menor a un ao, indicando el nombre y direccin del notario en quien quedar depositado el protocolo.
Artculo 27 del Cdigo de Notariado.

UNIDAD DE SUPERVISIN
NOTARIAL
Unidad encargada de inspeccin y revisin de los protocolos a cargo de los notarios,
con el objeto de verificar el cumplimiento de los requisitos formales establecidos por
la ley, cuyas omisiones se documentan en el acta que para el efecto se suscribe.
Clases de Inspecciones y Revisiones:
Ordinarias: las que deban hacerse cada ao por el Director del Archivo
General de Protocolos. Artculo 86 del Cdigo de Notariado.
Extraordinarias: las que ordena efectuar la Corte Suprema de Justicia. Artculo 86
del Cdigo de Notariado.
Especial: Es la ordenada por juez competente o el Ministerio Pblico para la
averiguacin como consecuencia de la comisin de un delito. Artculos 21 y 26 del
Cdigo de Notariado.
Postmortem: Es la que se practica en los protocolos y sus comprobantes que son
entregados al Archivo General de Protocolos o al Juzgado de Primera Instancia Civil,
por motivo del fallecimiento del notario. Artculo 23 del Cdigo de Notariado 9

ASPECTOS A REVISAR EN LA
INSPECCIN Y REVISIN DE
PROTOCOLO

Del empastado: forma en que se encuentra empastado el protocolo y sus atestados.

De la foliacin: la forma en que fue foliado el protocolo.
Orden correlativo de la serie de hojas de papel sellado especial para protocolos.
Nmero de instrumentos de que consta, en orden correlativo y con fecha en orden
cronolgico.
Fecha de apertura, la cual debe ser posterior o coincidir con la fecha del pago de
apertura.
Fecha de cierre de protocolo. ( Del ltimo instrumento pblico)
Si la razn de cierre tiene fecha, est firmada y si coincide con el contenido del
protocolo.
El ndice debe tener fecha, estar firmado y sellado, cubrir el impuesto fiscal
correspondiente y coincidir con el contenido del protocolo.
Razones marginales. (Adiciones, aclaraciones, modificaciones o rescisiones.)

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ASPECTOS A REVISAR EN LA
INSPECCIN Y REVISIN DE
PROTOCOLO
Atestados
Deben constar por lo menos:
Recibo o constancia original del pago de derecho de apertura de
protocolo.
Comprobantes de:
testimonios especiales
plicas
ndice
Avisos de: instrumentos cancelados, trimestrales y de protocolizacin

Copia de avisos de testamentos o donaciones por causa de muerte,

con sello de recepcin.
Copias de avisos de matrimonios, con sello de recepcin.
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ERRORES COMUNES QUE SE DETECTAN

EN LA REVISIN DE PROTOCOLOS
SUBSANABLES SIN INTERVENCIN JUDICIAL
1. Foliacin puesta a lpiz
2. Alteracin del orden cronolgico de las fechas de los instrumentos pblicos.
3. En las actas de protocolizacin no coinciden los folios indicados en las mismas con los que les
corresponden a los documentos insertados, o no coinciden los nmeros de hojas de papel
sellado especial para protocolos o nmeros de registro.
4. No se anotan razones marginales, cuando autorizan escrituras de adicin, aclaracin,
modificacin o rescisin.
5. No se elabor razn de cierre del protocolo o no coincide con el contenido del mismo
(autorizadas, actas de protocolizacin, canceladas, razones de legalizacin de firmas; cantidad
de folios).
6. No incorporan el ndice original al tomo de protocolo.
7. Errores en el ndice: no firman todas las hojas, no le adhieren timbre fiscal, no le consignan
fecha o no coincide con el contenido del protocolo.
8. Razones de cancelacin en los instrumentos pblicos sin firma del notario.
9. No incorporan a los atestados los avisos notariales que corresponden al contenido del
protocolo: (avisos trimestrales, de matrimonios, de testamentos, de documentos provenientes
del extranjero).
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ERRORES COMUNES QUE SE DETECTAN

EN LA REVISIN DE PROTOCOLOS
SUBSANAR CON INTERVENCIN JUDICIAL
1.Alteracin de la foliacin: por repetir nmeros, omitirlos o no consignar nmero de folio a una o
varias hojas.
2.Alteracin de orden correlativo de las hojas de papel sellado especial para protocolos:
2.1 por omisin de hojas (extravo, robo, etc.)
2.2 mal insertadas.
3.Alteracin de la numeracin cardinal de los instrumentos pblicos.
* por repetir el nmero de instrumento pblico
* omiten nmero de instrumento pblico
4. Dejar sin utilizar anverso o reverso o la hoja completa del papel sellado especial para protocolo.
5. Extravo de hojas:
- en blanco,
- que contengan instrumentos pblicos autorizados,
- o firmados nicamente por los otorgantes.
6. A los documentos incorporados en las actas de protocolizacin no les colocan nmero de folio, lo que
ocasiona ampliacin del acta, pero tambin diligencias de enmienda por alteracin en la foliacin.
7. Instrumentos pblicos que han sido autorizados y sobre ellos escriben otro texto, lo que causa el
deterioro del mismo, procediendo diligencias voluntarias de reposicin de protocolo.
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ERRORES COMUNES QUE SE

DETECTAN EN LA REVISIN DE
PROTOCOLOS
ERRORES DE LOS CUALES NICAMENTE SE DEJA CONSTANCIA

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Instrumentos pblicos con adiciones, testados y entrerrenglonaduras

que no han sido salvados.
Texto impreso entre un instrumento pblico y otro, sin relacin alguna
con ambos.
Cancelan instrumentos pblicos an cuando ya han sido firmados por
la totalidad de los otorgantes.
Los notarios firman los instrumentos pblicos sin que antecedan las
palabras ante m o por m y ante m, segn el caso.
Utilizan corrector, tachan o borran textos en los instrumentos pblicos.
No protocolizan las actas notariales del matrimonio sin embargo
las
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incorporan a los atestados.

SITUACIONES EXTRAORDINARIAS
Adhieren los timbres notariales y fiscales a las hojas de papel sellado
especial para protocolos y no en los testimonios.
Autorizan testamentos en los que comparecen dos testadores.
Al protocolizar documentos provenientes del extranjero que vienen en otro
idioma, no presentan traduccin jurada considerando que por venir en una
columna en el idioma extranjero y en otra, en espaol, ya no es necesario
realizarla por que se trata de lo mismo.
No inician a cartular en la primera lnea.
No inician a cartular con la escritura nmero 1, sino que siguen el orden
numrico del ao anterior.
Toman en cuenta dentro de la numeracin de los instrumentos pblicos el
ndice y la razn de cierre.
Adicionan, entrelinean y testan posteriormente a la autorizacin de los
instrumentos pblicos.
Presentan testimonio especial y aviso de cancelacin de la misma escritura.
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SITUACIONES EXTRAORDINARIAS

Permiten la comparecencia y firma de menores de edad.

No acreditan, ni califican la representacin legal de los otorgantes.
La firma del notario no coincide con la registrada en el Registro Electrnico de Notarios.
Firman o ponen la impresin digital sobre lo escrito.
Comparecen en representacin de empresas mercantiles.
Compulsan testimonios cuyas reproducciones no fueron hechas directamente del
original.
Adicionan, entrelinean y testan los testimonios transcritos.
Presentan testimonios sin que hayan firmado los otorgantes.
Extraen los documentos que ya han sido protocolizados y los protocolizan nuevamente,
denominndole desprotocolizacin y reprotocolizacin
Adicionan, entrelinean y testan los documentos provenientes del extranjero.
Autorizan testamentos sin la firma del testador.

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SITUACIONES EXTRAORDINARIAS
Presentan el protocolo sin que se encuentre debidamente empastado.
Cancelan los instrumentos pblicos trazando la palabra anulado sobre el texto, aun
cuando ya han sido firmados por los otorgantes.
No firman las razones de cancelacin.
Colocan la frase por m y ante m o ante m en las razones de cancelacin.
Protocolizan documentos sin insertarlos.
Protocolizan varios matrimonios en una misma acta.
Agregan bis o literal a nmeros de instrumentos repetidos, sin realizar las
diligencias voluntarias de enmienda.
Presentan hojas de papel sellado especial para protocolos en blanco con firmas de los
supuestos otorgantes sin que conste el contrato, sin embargo extienden testimonios.
Distribuyen papel sellado especial para protocolos para faccionar instrumentos
pblicos en distintos bufetes que argumentan ser de su propiedad, con lo cual alteran
el orden de la numeracin cardinal y de las fechas de los instrumentos.

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GRACIAS
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