PENYUSUNAN

DOKUMEN YANG
DIPERSYARATKAN DALAM
AKREDITASI PUSKESMAS
TIM AKREDITASI PUSKESMAS
KAB. SITUBONDO

STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL
( SPO )

Standard Operating Procedures (SOP) :

adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai

berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintah,
(Kepmenpan No.021 tahun 2008).

Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah suatu perangkat

instruksi/ langkah- langkah yang dibakukan untuk
menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. (Undang-undang
No. 29 Tahun 2004, tentang Praktik Kedokteran dan Undangundang No. 44 Tahun 2009, tentang Rumah Sakit)

Selanjutnya istilah yg digunakan adalah SPO.

Tujuan Penyusunan SPO,

Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif,

konsisten/ seragam dan aman,

dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan

standar yang berlaku.

Manfaat SPO,
Mendokumentasi

langkah-langkah

kegiatan
Memastikan

staf Puskesmas memahami

bagaimana melaksanakan pekerjaannya.

Memenuhi

persyaratan standar
pelayanan Puskesmas

Format SPO :

Di

bakukan dg maksud agar tidak terjadi

penggunaan banyak format.

Untuk

SPO tindakan agar memudahkan

didalam melihat langkah- langkahnya
dapat ditambah dengan bagan alir,
persiapan alat dan bahan dan lain- lain,
namun tidak boleh mengurangi item-tem
yang ada di SPO.

Format

SPO untuk Akreditasi Puskesmas :

lihat lampiran

Petunjuk Pengisian SPO :

a.

Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/

kota, nama organisasi adalah nama Puskesmas (untuk
Klinik logo Klinik dan nama Klinik)

b.

Kotak Heading : masing-masing kotak ( Puskesmas,

judul SPO, No. dokumen, No.revisi, Halaman, SPO, tanggal
terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas ) diisi sebagai berikut
:

 Heading

dan kotaknya dicetak pada setiap

halaman. Pada halaman pertama kotak
heading harus lengkap, untuk halamanhalaman berikutnya kotak heading dapat
hanya memuat: kotak nama Puskesmas, judul
SPO, No.dokumen, No.Revisi dan halaman.

Kotak

Puskesmas/ Klinik diberi nama

Puskesmas dan Logo pemerintah daerah,
sedangkan Klinik sesuai logo organisasi Klinik,

Judul

SPO : diberi Judul /nama SPO sesuai

proses kerjanya

No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan

penomeran yang berlaku di Puskesmas/ Klinik
yang bersangkutan, dibuat sistematis agar
ada keseragaman.

No. Revisi : diisi dengan status revisi, dapat

menggunakan huruf. Contoh : dokumen baru
diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi
huruf B dan seterusnya. Dapat juga dengan
angka, misalnya untuk dokumen baru dapat
diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi
pertama diberi nomor 1, dan seterusnya.

Halaman : diisi nomor halaman dengan

mencantumkan juga total halaman untuk SPO
tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5,
halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.

 SPO

diberi penamaan sesuai ketentuan

(istilah) yang digunakan Puskesmas/ Klinik,
misalnya : SPO, Prosedur, prosedur tetap,
petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja dan
sebagainya, namun didalam akreditasi
Puskesmas dan Klinik memakai SPO.

Tanggal

terbit : diberi tanggal sesuai tanggal

terbitnya atau tanggal diberlakukannya SPO
tersebut

Ditetapkan

Kepala Pusksmas/ Klinik : diberi

tandatangan Kepala Puskesmas/ Klinik dan
nama jelasnya.

ISI SPO :
1.

Pengertian : berisi penjelasan dan

atau definisi tentang istilah yang mungkin
sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian/ menimbulkan multi persepsi.

2.

Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SPO

secara spesifik. Kata kunci : Sebagai
acuan penerapan langkah-langkah untuk

3.

Kebijakan : ditulis nomor SK Kepala

FKTP yang menjadi landasan SPO tsb

4.

Referensi: berisikan dokumen ekternal

sebagai acuan penyusunan SPO, bisa
berbentuk buku, peraturan perundangundangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan
pustaka,

5.

Langkah- langkah Prosedur :

merupakan bagian utama, yang menguraikan
langkah-langkah kegiatan untuk
menyelesaikan proses kerja tertentu.

6.

Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait

dan atau prosedur terkait dalam proses kerja
tersebut

STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL (SPO)
Format dapat mengikuti:

Format yang ada pada pedoman

Format yang ditetapkan oleh Keputusan Kepala Daerah

Format dari Kemendagri/Kemenpan

Untuk Puskesmas yang telah sertifikasi ISO dapat

menggunakan format yang sudah digunakan

Akreditasi Puskesmas Surabaya

12

Yang penting adalah konsistensi di dalam puskesmas untuk

menggunakan format yang sama

Tata Cara Pengelolaan SPO:

1.

Puskesmas/ Klinik agar menetapkan siapa

yang mengelola SPO,

2.

Pengelola SPO harus mempunyai arsip

seluruh SPO Puskesmas/Klinik,

3.

Pengelola SPO agar membuat tata cara

penyusunan, penomoran, distribusi,
penarikan, penyimpanan, evaluasi dan
revisi SPO

Tata Cara Penyusunan SPO

Hal-hal yang perlu diingat :

1.

Siapa yang harus menulis atau menyusun

SPO

2.

Bagaimana merencanakan dan

mengembangkan SPO

3.

Bagaimana SPO dapat dikenali

4.

Bagaimana memperkenalkan SPO kepada

pelaksana dan unit terkait

5.

Bagaimana pengendalian SPO-nya

(nomor, revisi, dan distribusi ).

Syarat penyusunan SPO :

Identifikasi kebutuhan, yakni

mengidentifikasi apakah kegiatan yang
dilakukan saat ini sudah memiliki SPO atau
belum, dan bila sudah agar diidentifikasi
apakah SPO masih efektif atau tidak.

Perlu ditekankan bahwa SPO harus

ditulis oleh mereka yang melakuan
pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja
tersebut.

Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala

Puskesmas hanya untuk menanggapi dan
mengkoreksi SPO tersebut.

SPO harus menggunakan kalimat

perintah/ instruksi dengan bahasa yang
dikenal pemakai.

SPO harus jelas, ringkas, dan mudah

dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan
pasien maka harus memperhatikan aspek
keselamatan, keamanan dan kenyamanan
pasien. Untuk SPO profesi harus mengacu
kepada standar profesi, standar pelayanan,
mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan
dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan
memperhatikan aspek keselamatan pasien.

 SPO

harus merupakan flow charting dari

suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja
agar mencatat proses kegiatan dan
membuat alurnya kemudian Tim Mutu
diminta memberikan tanggapan.

Di

dalam SPO harus dapat dikenali

dengan jelas siapa melakukan apa,
dimana, kapan, dan mengapa.

SPO

jangan menggunakan kalimat

majemuk, subjek, predikat dan objek harus
jelas.

CONTOH SPO

CONTOH SPO REVISI

Penyusunan SPO dilakukan

dengan:

mengidentifikasi kebutuhan SPO.

Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi,

identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan
dengan menggambarkan proses bisnis di unit
kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja
yang dilakukan di unit tersebut.

identifikasi SPO dengan menggambarkan

terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja
menghsilkan seluruh SPO secara lengkap yang
harus ada di unit kerja tersebut

 untuk

SPO profesi identifikasi kebutuhan

dilakukan dengan mengetahui pola
penyakit yang sering ditangani di unit
kerja tersebut.

Dari

identifikasi kebutuhan SPO maka

disuatu unit kerja dapat diketahui
berapa banyak dan macam SPO yang
harus dibuat/ disusun.

 identifikasi

kebutuhan SPO dapat pula

dilakukan dengan memperhatikan elemen
penilaian pada standar akreditasi
Puskesmas/Klinik, minimal SPO-SPO apa saja
yang harus ada.

SPO

yang dipersyaratkan di elemen penilaian

adalah SOP minimal yang harus ada di
Puskesmas/Klinik.

 SPO

merupakan flow charting dari proses

kegiatan maka untuk memperoleh
pengertian yang jelas bagi subyek,
penulisan SPO adalah dimulai dengan
membuat flow chart dari kegiatan yang
dilaksanakan. Caranya adalah membuat
diagram kotak sederhana yang
menggambarkan langkah penting dari
seluruh proses.

Setelah

dibuatkan diagram kotak maka

diuraikan kegiatan di masing-masing kotak
dan dibuat alurnya.

Makro flow chart :

Menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari

proses yang ingin kita tingkatkan.

Hanya mengenal satu simbol ,

bentuk balok :

Mikro flow chart :

Menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan

diagram makro,

Bentuk simbol :

Awal kegiatan =

- Akhir kegiatan =

- Simbol Keputusan =

Ya

?
- Simbol Penghubung =

Tidak

- Simbol Kegiatan =

Simbol Dokumen =

Diarsipkan =

Bagan Alur Makro :

Kegiatan
A

Kegiatan
B

Kegiatan
C

Kegiatan
D

Bagan Alur Mikro :

Ya

Tidak
2

Contoh Diagram Makro :

Pasien
Datang

Pasien
Didaftar

Pasien
Diperiksa

Pasien
Ke Apotik

Pasien
Membayar

Pasien
Pulang

Contoh Diagram Alur Mikro :

Pasien
Datang

Pasien
Mendaftar

Pasien
ke Lab.

Pasien
Diperiksa

Pasien
Menunggu

Pasien diberi
pengantar

Ya

Perlu
Lab ?

Tidak
Pasien
Disuntik

Pasien
pulang

Pasien
ke Apotik

Ya

Perlu
Suntik ?

Tidak

Pasien
Diberi R/

Contoh Diagram Alur Mikro :

Pasien
Datang

Mempersilah kan
Pasien
Mendaftar

Pasien
dipersilahkan
ke Lab.

Mempersilahkan
Pasien
Menunggu

Pasien diberi
pengantar

Ya

Pasien
Diperiksa

Perlu
Lab ?

Tidak
Pasien
Disuntik

Pasien
pulang

Pasien
dipersilahkan
ke Apotik

Ya

Perlu
Suntik ?

Tidak

Pasien
Diberi R/

CONTOH DIAGRAM A
LUR PADA SPO

Tata Cara Penyimpanan SPO

Penyimpanan adalah bagaimana SPO tersebut

disimpan.

SPO asli (master dokumen/ SPO yang sudah

dinomori dan sudah ditandatangani) disimpan
di sekretariat Tim Akreditas Puskesmas/Klinik
atau Bagian Tata Usaha Puskesmas/Klinik,
sesuai dengan kebijakan pengarsipan
dokumen yang berlaku di organisasi tersebut.

Penyimpanan SPO yang asli harus rapi, sesuai

metode pengarsipan sehingga mudah dicari
kembali bila diperlukan.

SPO fotocopy disimpan di masing-masing unit

upaya Puskesmas/Klinik, dimana SPO tersebut
dipergunakan.

Bila SPO tersebut tidak berlaku lagi atau tidak

dipergunakan maka unit kerja wajib
mengembalikan SPO yang sudah tidak berlaku
tersebut ke sekretariat Tim mutu atau bagian Tata
Usaha

di unit kerja hanya ada SPO yang masih berlaku

saja.

Sekretariat Tim Mutu atau bagian Tata Usaha

organisasi dapat memusnahkan fotocopy SPO
yang tidak berlaku tersebut,

SPO yang asli agar tetap disimpan, sesuai

ketentuan dalam pengarsipan dokumen di
Puskesmas/Klinik.

 SPO

di unit upaya Puskesmas/Klinik harus

diletakan ditempat yang mudah dilihat, mudah
diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.

Bagi

Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan

e-file maka penyimpanan SPO sebagai berikut :
Setiap

SPO harus di print-out dan disimpan sebagai

SPO asli atau dikomputer dengan persyaratan dibackup

SPO

diunit upaya Puskesmas/Klinik tidak perlu

hardcopy, SPO bisa dilihat di internet di Puskesmas,
namun untuk SPO penanganan gawat darurat tetap
harus dibuatkan hardcopy-nya.

Evaluasi SPO.

1.

Evaluasi SPO dapat dilakukan dengan

evaluasi penerapannya dan > revisi
secara total/ sebagian SPO tersebut.
Evaluasi penerapan/ kepatuhan SPO
dapat dilakukan dengan evaluasi langkahlangkah penerapan SPO apakah sudah
dilakukan semua langkah ataupun
sebagian langkah yang dilakukan. Untuk
evaluasi ini dapat dilakukan dengan
menggunakan daftar tilik/ cek list

 Daftar

tilik adalah daftar urutan kerja (actions)

yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam
pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk
diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (checkmark).

Daftar

tilik merupakan bagian dari sistem

manajemen mutu untuk mendukung
standarisasi suatu proses pelayanan.

Daftar

tilik tidak dapat digunakan untuk PO yang

kompleks.

Daftar

tilik digunakan untuk mendukung,

mempermudah pelaksanaan dan memonitor
SPO, bukan untuk menggantikan SPO itu
sendiri.

2.

Evaluasi isi SPO.

dilaksanakan sesuai kebutuhan dan maksimal

3 tahun sekali,

dilakukan oleh masing-masing unit kerja,

dipimpin oleh koordinator unit kerja/ program.

Hasil evaluasi :

SPO masih tetap bisa dipergunakan atau

SPO perlu diperbaiki/ direvisi.

Perbaikan/ revisi isi SPO bisa dilakukan sebagian

atau seluruhnya.

Pergantian kepala Puskesmas, bila SPO

memang masih sesuai/ dipergunakan maka
tidak perlu direvisi.

Terim

akasih