Formulacin, Evaluacin y

Administracin
Presupuestaria.
ADM SINALUISA FRANCISCO

EL CICLO PRESUPUESTARIO
Con la denominacin
ciclo presupuestario nos
referimos a la sucesin
de diferentes momentos
u operaciones que
afectan al presupuesto.
De forma breve,
podemos sealar que el
ciclo presupuestario
consta de cuatro grandes
fases:

Preparacin,
Elaboracin,
Aprobacin,
Ejecucin y Control.

EL CICLO PRESUPUESTARIO
La caracterstica ms importante del ciclo
presupuestario es la atribucin de competencias para
cada una de las fases, que en el caso privado viene
establecida por la propia poltica de la empresa y refleja
la importancia central que tiene el presupuesto en el
esquema administrativo de divisin de
responsabilidades.
Podemos as afirmar que las diferentes fases del ciclo
presupuestario se desarrollan con una casi perfecta
alternancia entre los protagonistas de las mismas. El
ciclo presupuestario tiene una duracin variable
conforme a la normativa vigente en cada pas.

Fases del ciclo presupuestario

La elaboracin se inicia con

la aprobacin de los objetivos
de gastos corrientes y de
capital por el ministerio de
economa y finanzas.
Conforme a lo establecido en
la Ley de Presupuesto.
En el sector privado, lo
elaboran las gerencias
departamentales, bajo la
supervisin de la Gerencia
Financiera de la Empresa y
bajo los objetivos establecidos
por los accionistas.

La aprobacin compete a
Congreso-Senado,
pudindose introducir
enmiendas (a la totalidad o al
articulado) y debe ser
aprobado antes del 1 de
enero, quedando
automticamente prorrogados
los PGE del ao anterior en
caso contrario.
En el sector privado lo
aprueban los accionistas de la
empresa.

Fases del ciclo presupuestario

La ejecucin .- Realizar los

gastos y operaciones
autorizados- recae en los
rganos de las
Administraciones Pblicas.
Consta de cuatro fases:
autorizacin, compromiso,
obligacin y orden de pago.
Cabe modificacin de las
cifras aprobadas en algunos
casos (crditos
extraordinarios, por ejemplo).

El control se realiza en dos

niveles. Por un lado, un control
interno durante la ejecucin a
travs de la Intervencin
General del Estado que debe
fiscalizar, y por otro lado, al
finalizar el ao, un control
externo a travs del Tribunal
de Cuentas debiendo aprobar
la Cuenta General del Estado
y someterla a las Cortes.

El proceso presupuestario en las

organizaciones privadas.

El proceso presupuestario
tiende a reflejar de una forma
cuantitativa, a travs de los
presupuestos, los objetivos
fijados por la empresa a corto
plazo, mediante el
establecimiento de oportunos
programas, sin perder la
perspectiva del largo plazo,
puesto que sta condicionar
los planes que permitirn la
consecucin del fin ltimo al
que va orientado la gestin de
la empresa.

Los presupuestos sirven de

medio de comunicacin de los
planes de toda la
organizacin, proporcionando
las bases que permitirn
evaluar la actuacin de los
distintos segmentos, o reas
de actividad de la empresa y
de la gerencia. El proceso
culmina con el control
presupuestario, mediante el
cual se evala el resultado de
las acciones emprendidas
permitiendo, a su vez,
establecer un proceso de
ajuste que posibilite la fijacin
de nuevos objetivos.

 Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos

factores; sin embargo, existen dos que pueden tener la
consideracin de "requisitos imprescindibles.
As, por un lado, es necesario que la empresa tenga
configurada una estructura organizativa clara y
coherente, a travs de la que se vertebrar todo el
proceso de asignacin y delimitacin de
responsabilidades. Un programa de presupuestacin
ser ms eficaz en tanto en cuanto se puedan asignar
adecuadamente las responsabilidades, para lo cual,
necesariamente, tendr que contar con una estructura
organizativa perfectamente definida.

 El otro requisito viene determinado por la repercusin

que, sobre el proceso de presupuestacin, tiene la
conducta del potencial humano que interviene en el
mismo; esto es, el papel que desempean dentro del
proceso de planificacin y de presupuestacin los
factores de motivacin y de comportamiento. La
presupuestacin, adems de representar un instrumento
fundamental de optimizacin de la gestin a corto plazo,
constituye una herramienta eficaz de participacin del
personal en la determinacin de objetivos, y en la
formalizacin de compromisos con el fin de fijar
responsabilidades para su ejecucin

Etapas del Presupuesto.

El proceso de planificacin presupuestaria
de la empresa vara mucho dependiendo
del tipo de organizacin de que se trate,
sin embargo, con carcter general, se
puede afirmar que consiste en un proceso
secuencial integrado por las siguientes
etapas:

Etapas del Presupuesto.

1.- Definicin y transmisin
de las directrices generales
a los responsables de la
preparacin de los
presupuestos: La direccin
general, o la direccin
estratgica, es la responsable
de transmitir a cada rea de
actividad las instrucciones
generales, para que stas
puedan disear sus planes,
programas, y presupuestos;
ello es debido a que las
directrices fijadas a cada rea
de responsabilidad, o rea de
actividad, dependen de la
planificacin estratgica y de
las polticas generales de la
empresa fijadas a largo plazo.

2.-Elaboracin de planes,
programas y presupuestos:
A partir de las directrices
recibidas, y ya aceptadas,
cada responsable elaborar el
presupuesto considerando las
distintas acciones que deben
emprender para poder cumplir
los objetivos marcados. Sin
embargo, conviene que al
preparar los planes
correspondientes a cada rea
de actividad, se planteen
distintas alternativas que
contemplen las posibles
variaciones que puedan
producirse en el
comportamiento del entorno, o
de las variables que vayan a
configurar dichos planes.

Etapas del Presupuesto.

3.- Negociacin de los
presupuestos: La
negociacin es un
proceso que va de abajo
hacia arriba, en donde, a
travs de fases iterativas
sucesivas, cada uno de
los niveles jerrquicos
consolida los distintos
planes, programas y
presupuestos aceptados
en los niveles anteriores.

4.- Coordinacin de los

presupuestos: A travs
de este proceso se
comprueba la coherencia
de cada uno de los
planes y programas, con
el fin de introducir, si
fuera necesario, las
modificaciones
necesarias y as alcanzar
el adecuado equilibrio
entre las distintas reas.

Etapas del Presupuesto.

5.- Aprobacin de los
presupuestos: La aprobacin,
por parte de la direccin
general, de las previsiones
que han ido realizando los
distintos responsables supone
evaluar los objetivos que
pretende alcanzar la entidad a
corto plazo, as como los
resultados previstos con base
de la actividad que se va a
desarrollar.

6.- Seguimiento y
actualizacin de los
presupuestos: Una vez
aprobado el presupuesto es
necesario llevar a cabo un
seguimiento o un control de la
evolucin de cada una de las
variables que lo han
configurado y proceder a
compararlo con las
previsiones. Este seguimiento
permitir corregir las
situaciones y actuaciones
desfavorables, y fijar las
nuevas previsiones que
pudieran derivarse del nuevo
contexto.

CLASIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos pueden clasificarse

desde varios puntos de vista. El orden de
prioridades que se les d depende de las
necesidades del usuario. Ver el cuadro
sinptico siguiente:

Sector Pblico.
De los Recursos
(Ingresos) Pblicos.Son las diversas formas
de agrupar, ordenar y
presentar los recursos
(ingresos) pblicos
De acuerdo a su
periodicidad
Econmica
Por sectores de origen

De los Egresos Pblicos:

(Gastos Pblicos) .- Estos
constituyen las diversas
formas de presentar los
egresos pblicos previstos
en el presupuesto, con la
finalidad de analizarlos,
proporcionando adems
informacin para el estudio
general de la economa y
de la poltica econmica
que tiene previsto aplicar el
Gobierno Nacional para un
perodo determinado

Segn el campo de aplicacin.

En la empresa y segn el tipo de actividad desarrollada
y la orientacin de sus directivos los presupuestos se
clasifican como sigue:
Presupuesto Maestro
Es un Presupuesto que proporciona un plan global para
un ejercicio econmico prximo. Generalmente se fija a
un ao, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el
programa coordinado para lograrlo.
Presupuesto de Operacin

Son estimados que en forma directa tiene que ver con la

parte Neurolgica de la Empresa, desde la produccin
misma hasta los gastos que conlleve ofertar el producto
o servicio.

Consiste en fijar los estimados de inversin de venta,

ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja
que mida el estado econmico y real de la empresa

Presupuesto de Tesorera

Se formula con la estimacin prevista de fondos

disponibles en caja, bancos y valores de fcil
realizacin.

Presupuesto Financiero

Presupuesto de Erogaciones Capitalizables

Controla las diferentes inversiones en activos fijos.

como son las adquisiciones de terrenos,
construcciones o ampliaciones de edificios y compra
de maquinarias y equipos, sirve para evaluar
alternativas posibles de inversin y conocer el monto
de fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo.