TEORIA DE LA ORGANIZACIN

ADMINISTRACIN Y ORGANIZACIN
(LOGISTICA ADMINISTRATIVA)
Universidad de Pamplona

Edinson E. Marenco Alarcon

Docente
Administrador de Empresas
Esp. En Gerencia del Talento Humano
Candidato a Magister en Administracin de Empresas e Innovacin

edinsonmarenco@gmail.com Cel. 321-581-2077

ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA ADMINISTRACIN
 CONCEPTO
La planeacin equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra
futura accin.

Para lograr la ptima planeacin debemos conocer tres principios:

Principio de la precisin. Aqu debemos desarrollar planes precisos, sin

divagar.

Principio de la flexibilidad. Debemos dar margen para posibles cambios.

Principio de unidad. Todos los planes que se apliquen en una empresa o en

tu propio trabajo deben estar coordinados jerrquicamente hasta formar, al
final, uno solo.

Munch Galindo y Garca Martnez: La planeacin establece las bases para

determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
 Burt K. Scanlan. Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla
polticas, planes, procedimientos y cuenta con un mtodo de
retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las
circunstancias.

Ernest Dale. Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el

futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a travs de tcnicas y
procedimientos definidos.

George K. Terry. Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as

como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la
visualizacin y formulacin de las actividades propuestas.
Jos Antonio Fernndez Arena. La planeacin es el primer paso del proceso
administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias
pasadas y se esbozan planes y programas.

Jorge L. Oria. Funcin administrativa continua y dinmica de seleccionar entre

diversas alternativas los objetivos, polticas, procedimientos y programas de una
organizacin.

Joseph L. Massie. Mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre

los alternativos cursos de accin; a partir de los cuales establece los objetivos.

Leonora J. Kazmier. La planeacin consiste en determinar los objetivos y formular

polticas, procedimientos y mtodos para lograrlos.
Importancia.
La planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a
travs de ella se prevn las contingencias y cambios que pueden depara el futuro, y se establecen
las medidas necesarias para afrontarlas.
Los fundamentos bsicos que muestran la importancia de la planeacin son:
1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los
recursos.

2. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina.

3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores
garantas de xito.

4. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir, y un afn de lograr y
mejorar las cosas.

5. Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.

6. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o

empirismos.

7. Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades.

 8. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

9. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a

travs de las cuales operar la empresa.

10. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.

11.Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

12. Disminuye al mnimo los problemas potenciales, y proporciona al

administrador magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

13. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin.

14. La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la

empresa hacia dnde se dirigen sus esfuerzos.

15. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles
de la empresa.
La Planeacin
La planeacin implica la seleccin de misiones y objetivos y de las acciones para
cumplirlos y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes
cursos futuros de accin.

La planeacin supone as mismo y en forma destacada, innovacin administrativa.

Tiende un puente entre el punto donde se est y aquel otro donde se desea ir.

Cabe sealar que planeacin y control son inseparables, los hermanos siameses
de la administracin

Los planes se clasifican en:

Propsitos o misiones

Objetivos o metas

Estrategias

Polticas

Procedimientos

Reglas

Programas

Presupuestos
Propsitos o misiones
Todo establecimiento organizado, sea del tipo que sea, tiene (o al
menos debe tener s se desea que su existencia sea significativa) un
propsito o misin.

En todo sistema social, las empresas tienen una funcin o tarea bsica
que la sociedad les asigna.

Ejemplos.

El propsito de una empresa comercial es generalmente la produccin

y distribucin de bienes y servicios.
El propsito de un departamento estatal de caminos es el diseo,
construccin y operacin de un sistema estatal de carreteras.
El propsito de los tribunales es la interpretacin de las leyes y su
aplicacin.
El propsito de una universidad es la enseanza, la investigacin y la
prestacin de servicios a la comunidad.
Objetivos o metas

Los objetivos o metas, son los fines que se persiguen por medio de
una actividad de una u otra ndole. Representan no slo el punto
terminal de la planeacin, sino tambin el fin que se persigue
mediante la organizacin, la integracin de personal, la direccin y
el control. En secciones posteriores de este captulo abundaremos
en la naturaleza de los objetivos y en la administracin por
objetivos.
 Estrategias

En el ejrcito se ha empleado tradicionalmente el trmino

estrategias para designar los grandes planes resultantes de la
deduccin de las probables acciones u omisiones del enemigo.

A pesar de que el trmino estrategia sigue teniendo implicaciones

competitivas, los administradores lo usan cada vez ms para
referirse a extensas reas de la operacin de una empresa.

En este mdulo, definimos estrategia como la determinacin de los

objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y la adopcin de
los cursos de accin y la asignacin de recursos necesarios para
su cumplimiento.
Polticas
Las polticas tambin forman parte de los planes en el sentido de
que consisten en enunciados o criterios generales que orientan o
encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.

En las polticas se define un rea dentro de la cual habr de

tomarse una decisin y se garantiza que sta sea consistente con y
contribuya a un objetivo. Las polticas ayudan a decidir asuntos
antes de que se conviertan en problemas,

Ejemplo de ellas pueden mencionarse las polticas de contratacin

exclusiva de ingenieros con grado universitario, la promocin de
sugerencias de los empleados para elevar la cooperacin, el
ascenso desde dentro, el estricto apego a un elevado estndar de
tica empresarial, la fijacin de precios competitivos y la insistencia
en precios fijos, no basados en los costos.
Procedimientos

Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un

mtodo para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias
cronolgicas de las acciones requeridas. Son guas de accin, no de
pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben
realizarse ciertas actividades.

Es comn que los procedimientos crucen las fronteras departamentales.

Por ejemplo, el procedimiento de tramitacin de pedidos de una
compaa manufacturera involucrar casi indudablemente al
departamento de ventas (a causa del pedido original), el departamento
de finanzas (para la confirmacin de la recepcin de fondos y la
aprobacin de crdito al cliente), el departamento de contabilidad (para
el registro de la transaccin), el departamento de produccin (dado que
el pedido implica la produccin de bienes o la autorizacin para
extraerlos del almacn) y el departamento de trfico (para la
determinacin de los medios y ruta de transporte para su entrega).
Reglas
En las reglas se exponen acciones u omisiones especficas, no sujetas a la
discrecionalidad de cada persona.

Son por lo general el tipo de planes ms simples, no fumar es una regla que no
permite ninguna desviacin respecto del curso de accin estipulado.

La esencia de una regla es reflejar una decisin administrativa en cuanto a la

obligada realizacin u omisin de una accin. Es preciso distinguir entre reglas y
polticas.

El propsito de las polticas es orientar la toma de decisiones mediante el

sealamiento de las reas en las que los administradores pueden actuar a
discrecin.

Las reglas, en cambio, no permiten discrecionalidad alguna en su

aplicacin.
Programas
Los programas son un conjunto de metas, polticas, procedimientos,
reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y
otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin
dado

Habitualmente se apoyan en presupuestos.

Puede ser tan importante como el programa de una lnea area para
la adquisicin de una fabrica de aviones.

Programa quinquenal a favor de mejores condiciones y mayor calidad

de sus miles de supervisores.

Programa formulado por un solo supervisor para elevar la moral de los

trabajadores del departamento de manufactura de partes de una
compaa fabricante de maquinaria agrcola .
Presupuesto
Un presupuesto es una formulacin de resultados esperados
expresada en trminos numricos. Podra llamrsele un programa
en cifras. De hecho, al presupuesto financiero operacional se le
denomina a menudo plan de utilidades.

Un presupuesto puede expresarse en trminos financieros; en

trminos de horas - hombre, unidades de productos u horas -
mquina, o en cualesquiera otros trminos numricamente medibles.

Los presupuestos tambin son instrumentos de control, sin embargo,

la elaboracin de un presupuesto corresponde evidentemente a la
planeacin.

El presupuesto es el instrumento de planeacin fundamental de

muchas compaas.
Pasos de la Planeacin

Atencin a las oportunidades:

Todos los administradores deben hacer un anlisis preliminar de
posibles oportunidades futuras y advertirlas clara y totalmente,
identificar su posicin a la luz de sus fortalezas y debilidades,
determinar qu problemas desean resolver y por qu y especificar
qu esperan ganar.
La planeacin requiere de un diagnstico realista de las situaciones
de oportunidad.

Establecimiento de objetivos:
El segundo paso de la planeacin es establecer objetivos para toda la
empresa y posteriormente para cada una de las unidades de trabajo
subordinadas
 Desarrollo de premisas:
El tercer paso lgico de la planeacin es establecer, poner en
circulacin y obtener la aceptacin de utilizar premisas decisivas de la
planeacin como pronsticos, polticas bsicas aplicables y los planes
ya existentes de la compaa.
Determinacin de cursos alternativos:

El cuarto paso de la planeacin es buscar y examinar cursos de

accin alternativos, especialmente los que no son perceptibles a
primera vista.
Evaluacin de cursos alternativos:

Seleccin de un curso de accin: este es el punto en el que se

adopta el plan, el verdadero punto de toma de la decisin.

Organizacin
Es solo a travs de Fredencic Taylor y Henry Fayol que el proceso
de organizacin adquiere un matiz cientfico.

Ellos intentan dar un orden a las organizaciones a travs de

tcnicas funcionales.

Taylor intento organizar las empresas entorno a la produccin,

organizacin que consista en optimizar la relacin, talento humano,
la tecnologa, tiempo y espacio a fin de tener eficiencia y ahorro de
tiempo.

Fayol procuro organizar las empresas en torno a una estructura

jerrquica, donde la gerencia determinara la funcin del talento
humano, y la relacin de esta con la tecnologa en pro de
produccin.
 Posteriormente, con los estudios de Hawthorne, se combinaron las
ideas de Taylor y Fayol con la sociologa y la sicologa quienes
mostraron que el trabajador era un ser humano que senta y
provena de un medio exterior proveniente a la empresa.

Desde aqu, ningn logro o tarea de una organizacin es un

elemento aislado; todo objetivo y cambio que se implante en una
organizacin, la afecta en su conjunto.

El mercado es entonces resultado de una organizacin que se

estructura y se organiza y la herramienta fundamental para vender
lo que se produce.

Proceso Administrativo: gira alrededor del producto.

Planear, organizar, dirigir, coordinar y dirigir.

Tanto la planeacin, organizacin, direccin y evaluacin no son

procesos cerrados, implican un constante dinamismo y adaptacin.
Segn el autor Fayol:

Define la direccin indirectamente al sealar: "Una vez

constituido el grupo social, se trata de hacerlo funcionar: tal es
la misin de la direccin, la que consiste para cada jefe en
obtener los mximos resultados posibles de los elementos
que componen su unidad, en inters de la empresa".
 DIRECCIN

Constituye la tercera funcin administrativa se referencia a la ejecucin

de los planes de acuerdo con la estructura organizacional a travs de la
motivacin, la comunicacin y la supervisin.

La direccin coordina el esfuerzo comn de los subordinados, para

alcanzar las metas de la organizacin.

se halla ligada de modo directo con la actuacin sobre los recursos

humanos de la empresa.
En la sociedad moderna de hoy la comunidad humana busca la forma
de organizarse para enfrentar retos y proyectos.

Ejemplo; los pases desarrollados en la que algunos de ellos a pesar de

no tener recursos naturales en abundancia gozan del progreso y una
mejor calidad de vida para sus ciudadanos esto se debe a que estn
mejor planificados y organizados.
 La direccin es trascendental

Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la

planeacin y la organizacin.

Se logran las formas de conducta ms deseables en los miembros de

la estructura organizacional.

La direccin eficientemente es determinante en la moral de los

empleados y, consecuentemente, en la productividad.

Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementacin

de mtodos de organizacin, y en la eficacia de los sistemas de
control.

A travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la

organizacin funcione.
 PRINCIPIOS DE LA DIRECCIN

Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el

mando), surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos
resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar
conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un
requerimiento para lograr los objetivos

De la supervisin directa: Se refiere al apoyo y comunicacin que debe

proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes,
de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.

De la va jerrquica: Postula la importancia de respetar los canales de

comunicacin establecidos por la organizacin, de tal manera que al emitirse una
orden sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos correspondientes

Dela resolucin del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas

que surjan durante la gestin administrativa, a partir del momento en que
aparezcan.

Aprovechamiento del conflicto: desde el momento en que administrador es

obligado a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar
nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
 PRINCIPIOS DE FAYOL RELATIVOS A LA DIRECCIN
.
a) Principio de la autoridad responsabilidad Los gerentes tienen que dar rdenes para
que se hagan las cosas.

b) Principio de la disciplina Los miembros de una organizacin tienen que respetar las
reglas y convenios que gobiernan la empresa.

c) Principio de la unidad de mando Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una
operacin particular solamente de una persona.

d) Principio de unidad de direccin Las operaciones que tienen un mismo objetivo

deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.

e) Principio de la centralizacin-descentralizacin Fayol crea que los gerentes deben

conservar la responsabilidad final pero tambin necesitan dar a su subalterna autoridad
suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio.

f) Principio de la equidad Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus
subalternos

g) Principio de la iniciativa Debe darse a las subalternas libertades para concebir y llevar
a cabo sus planes, an cuando a veces se comentan errores.
 PRINCIPIOS PROPUESTOS POR KOONTZ Y O`DONELL

a) Principio de dirigir el objetivo.

los administradores deben armonizar las metas personales de los
individuos con las metas de la empresa

b) Principio de armona del objetivo.

Los objetivos de la empresa solo podrn alcanzarse si los
subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitara si sus
objetivos individuales e intereses personales son satisfechos al
conseguir las metas de la organizacin.

c) Principio de unidad de mando.

La finalidad de este principio es evitar posibles conflictos resultantes
de la delegacin simultanea de las funciones de varios superiores
en un solo subordinado, sin que ninguno de ellos efecte un control
amplio sobre las actividades
CONOCIMIENTO PRACTICO DIRECTIVO

Conocimientos Humanos:
Se encuentran representados por la capacidad de influir, motivar y
mover las personas para que alcancen objetivos empresariales.

Conocimientos Conceptuales
Permiten a un ejecutivo generalizar las soluciones de los
problemas de la empresa para aplicarlas a situaciones concretas.

Los Conocimientos Especializados o Generales

A medida que se ocupan cargos gerenciales, se debern
especializarse en sus conocimientos para realizar funciones.
PROCESO DE DIRECCIN
 Interrelaciones de Funciones y Objetivos

En la medida en que se planea, se marcan los objetivos

para la organizacin.

Al organizar, definimos los procedimientos de

contratacin y asesoramiento.

Los planes y objetivos como nuestros procedimientos,

exigen control.

Todas las funciones directivas estn interrelacionadas y

son auspiciadas por el propsito del director.
 Teora de los sistemas

La organizacin adquiere recursos e informacin del mundo

exterior.
Transforma entradas en gneros y servicios.
Distribuye su produccin de tal forma que le permite
adquirir nuevos recursos.

El Entorno
Organizacin
El Riesgo
Los Valores Humanos
 La Autoridad
Autoridad, Responsabilidad y Delegacin
Autoridad: es el derecho de mandar segn Fayol; no se concibe la autoridad
sin responsabilidad. La autoridad puede ser delegada y conveniente que lo sea,
siempre y cuando la delegacin sea hecha en una persona que pueda ejercerla .

Max Weber, cre el modelo burocrtico donde define tres clases de

autoridad:

Autoridad tradicional = Sucesin.

Autoridad carismtica = Lderes naturales.
Autoridad legal = Sigue normas jurdicas y procedimientos legales.

Fayol, define dos clases de autoridad:

Autoridad estatutaria = Funciona sin nada.
Autoridad personal = Inteligencia y don de mando
 UNIDAD II

AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

 rea imprescindible, considerada la
cabeza de la empresa.
REA DE
DIRECCIN Lleva el timn de la empresa, establece
: los objetivos y la dirige hacia ellos.

Est relacionada con el resto de reas

funcionales, ya que es quien las
controla.

Analizar el entorno externo para

determinar oportunidades y amenazas
futuras

Evaluar los recursos y competencias de

la organizacin para determinar sus
fuerzas y debilidades

distribuyendo los recursos necesarios

para lograr una ventaja competitiva y
alcanzar los objetivos y metas
establecidos.
 Identificar las necesidades del
mercado y su importancia para
determinar el tamao del mercado
potencial.

Se plantean las estrategias que la

empresa seguir en el rea del
marketing, los mercados donde la
empresa opera, los segmentos de
mercado, el ciclo de vida de los
productos, diseo de nuevos
productos.

Crear una mezcla de mercadotecnia,

llamados las cuatro pes (P) de la
VENTAS Y mercadotecnia
MERCADEO:
Producto, precio, promocin y
publicidad
 Manejar la relacin entre el mercado de
tecnologa y la organizacin.

qu hacer dentro de la organizacin y qu

comprar a los proveedores

niveles de capacidad que habra que

instalar.

OPERACIONES El nmero y tamao de las plantas.

COMPRAS Y
TECNOLOGIA La seleccin de equipo y tecnologa de
procesos, los sistemas de produccin y
control de inventarios.

Un sistema de control de calidad.

los sistemas de costos y de informacin.

Las polticas de personal, la estructura

organizacional que se adoptar.
 Disear y estructurar los procesos
organizacionales e integrar el personal
adecuado a la empresa.

determinar las caractersticas que

debern tener el personal que cubrir
cada uno de los cargos,

ORGANIZACIN Y informacin sobre los mercados

PERSONAL laborales
TALENTO HU,ANO
Funciones:
1. Reclutamiento y seleccin
2. Contratacin y empleo
3. Capacitacin y desarrollo
4. Sueldos y salarios
5. Relaciones laborales
6. Servicios y Prestaciones
7. Higiene y seguridad
8. Planeacin de recursos humanos
 Obtener y distribuir los recursos
financieros de la organizacin.

Obtener informacin sobre los mercados

e instituciones financieras

Decidir en qu forma se obtendrn los

recursos que la organizacin requiere: a
corto o largo plazos, deuda o capital

Decidir dnde se invertirn los recursos

obtenidos: capital de trabajo necesario
(efectivo, crdito a clientes, inventarios

CONTABILIDAD Adems, la tesorera frecuentemente

Y FINANZAS administra los fondos de pensin de los
empleados y el fondo de tesorera
Sistema de administracin estratgica

coordinar las actividades de las

diferentes reas funcionales y adaptar
la organizacin al entorno externo que
existir en el futuro.

El concepto de sistema da un marco o

forma de pensar que destaca la
naturaleza integrativa de la
Administracin, analiza las
interrelaciones entre la empresa y su
entorno
 La Estructura Organizacional
Es un sistemas y subsistema que indican para cada unidad
organizacional, qu se busca lograr, cmo se lograr y con qu
recursos se cuenta

Dividir el trabajo, y luego, incorporar mecanismos de integracin

que permitan la coordinacin de las actividades ya diferenciadas.

El sistemas de recursos humanos, busca asegurar que sean

aquellas personas con las capacidades y marcos mentales
apropiados quienes ocupen los puestos y que estn motivadas.

El sistema de planeacin y distribucin del recurso incluye la

planeacin estratgica, que indica la direccin general de la
organizacin

El corazn de la estructura es la planeacin estratgica, la cual

determina la direccin en la que se mover la organizacin. Un plan
estratgico incluye: misin, objetivos, estrategias y metas. :
Formulacin del planes estratgico