Planificacin y control de

proyectos
Conceptos
Qu es un proyecto?
Definicin del PMI: Un proyecto es un esfuerzo temporal que se
lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

Que es la direccin de proyectos

Un grupo disciplinado de individuos que acepta un cdigo
tico de conducta y se presenta al pblico como poseedor de
conocimientos y habilidades especfi cos en un campo del
saber universalmente reconocido y organizado, obtenido
mediante la formacin y la prctica y que aplica ese
conocimiento y habilidades en inters de los dems
 QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ?

Es la planeacin, organizacin, direccin y control de

los recursos para lograr un objetivo en un perodo
determinado
.
Tambin se dice que la administracin de proyectos
ocurre cuando se da un nfasis y una atencin
especial para conducir actividades no repetitivas con
el propsito de lograr un conjunto de metas.

Segn el PMI
La direccin de proyectos es la aplicacin de
conocimientos habilidades herramientas y tcnicas
para cumplir con los requisitos del proyecto
Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de
administradores que actan como agentes unificadores
para proyectos particulares, tomando en cuenta los
recursos existentes, tales como el tiempo, materiales,
capital, recursos humanos y tecnologa.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS

La administracin de proyectos implica una gran importancia, por

lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde
proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas de
computadora, en extraccin de minerales, en telecomunicaciones,
en defensa nacional, etc.
Muchas organizaciones han logrado una buena
reputacin por su capacidad de entregar
sistemticamente proyectos de alta calidad.

Sin embargo, la mayora de ellas tiene dificultades:

Los proyectos habitualmente se entregan tarde,
excediendo el presupuesto inicial o con
funcionalidades que no cumplen ni con los requisitos
del patrocinador ni con los de los usuarios finales.
Los directores de proyectos usan mtodos propios
que son insatisfactorios y que no siguen ninguna de
las tcnicas o procesos de los estndares

La gestin de proyectos se considera como un gasto y

no como una posibilidad de dar valor al negocio

Ausencia de planificacin especfica de las tareas

asignadas a los miembros de una organizacin
funcional cuyas actividades en el proyecto son
consideradas como trabajos secundarios, que vienen
despus de sus tareas principales.
 Ausencia de una visin global de los proyectos
llevados a cabo por la organizacin, y de sus costos
frente al valor aadido.
El trabajo requerido para una gestin preventiva de
los proyectos no se planifica
Los proyectos acaban con xito, pero solo gracias
a la alta carga
patrocinador de estrs y a las horas
del proyecto
extraordinarias.
que acta como nexo entre la organizacin y el proyecto. En el
inicio, el patrocinador es responsable de la defi nicin del caso de
negocio del proyecto, de suministrar las razones por las cuales el
proyecto debe hacerse y de formular las necesidades de la
organizacin patrocinadora. Cuando el proyecto es aprobado, su
director asume la responsabilidad de entregar el objetivo defi
nido del proyecto. El patrocinador cumple un rol importante,
asegurando que el objetivo del proyecto es coherente con los
objetivos de la organizacin y debe, entre otras cosas, garantizar
que la organizacin acata las decisiones iniciales relacionadas con
la
patrocinador del proyecto

Es el nexo entre la organizacin y el proyecto.

En el inicio, el patrocinador es responsable de la definicin del
caso de negocio del proyecto,
de suministrar las razones por las cuales el proyecto debe hacerse
y de formular las necesidades de la organizacin patrocinadora.
Cuando el proyecto es aprobado, su director asume la
responsabilidad de entregar el objetivo definido del proyecto.
El patrocinador cumple un rol importante, asegurando que el
objetivo del proyecto es coherente con los objetivos de la
organizacin y debe, entre otras cosas, garantizar que la
organizacin acata las decisiones iniciales relacionadas con la defi
nicin de metas, evitando los continuos cambios de prioridad
derivados de las operaciones cotidianas. Por lo tanto, juega un rol
importante asegurando que hay suficiente apoyo de la direccin
funcional y operacional, quien a su vez tiene un rol clave en la
asignacin de recursos al equipo del proyecto. El patrocinador
debe tambin apoyar a la organizacin para implementar el
objetivo del proyecto una vez finalizado, ya que en esta etapa
comenzar la obtencin de beneficios y el valor aadido para el
negocio. Para lograr esto, el patrocinador debe trabajar
conjuntamente con el director del proyecto. La comunicacin uida
Los miembros del equipo del proyecto (y los integrantes
del equipo de gestin del proyecto),
Aportan la experiencia y el trabajo necesarios para llegar al resultado
propuesto. Durante las fases iniciales, su atencin debe centrase en la
definicin del mejor mtodo y en el desarrollo de un plan factible a alto
nivel.
Durante las fases de ejecucin y basndose en su experiencia,
implementan el objetivo del proyecto y los subcomponentes
especficos.
Es esencial que los miembros del equipo asuman responsabilidades al
final del proyecto. Esto permitir la transicin sin problemas del
objetivo del proyecto a los departamentos encargados de las
operaciones o a la organizacin patrocinadora.

El director del proyecto

es el responsable en ltima instancia de la entrega del objetivo del
mismo. Las funciones esenciales de este rol son la gestin de los
interesados y la orientacin del equipo y de los interesados en la
seleccin y aplicacin de los procesos de direccin de proyectos
adecuados. Pero todo debe realizarse sin perder de vista los objetivos
del proyecto. El director debe servirse del conocimiento del negocio
que posee el patrocinador y de su posicin de inuencia, y tomar en
cuenta todas las cuestiones relacionadas con el negocio que no puedan
Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos productos al
mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos,
entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una
organizacin y por tanto , aparece la necesidad de administrar
correctamente los recursos a travs de la administracin de Proyectos

Por tanto sirve para aprovechar de mejor manera los recursos crticos
cuando estn limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad.
Tambin ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el
mximo beneficio
Componentes de la Administracin de
proyectos
1. Habilidades clave
Liderazgo
Comunicacin
Negociacin
Solucin de problemas
Lograr objetivos
2. Conocimientos
Tcnicos
Administrativos
3. Herramientas
4. Tcnicas
Elementos relacionados con el Proyecto

Tiempo
Calidad
Alcance
Entorno
Recursos
Costo Objetivo final: BUSCAR LA
SATISFACCIN DE TODOS LOS
INTERESADOS
Ciclo de vida del Proyecto
3. Ejecucin*
NIVEL DE ACTIVIDAD

*Etapas del
proyecto

2. Planeacin*

1. Inicio* 5. Cierre*

4. Control*

INICIO TIEMPO TERMINO

 Instalacin Operacin
100% completa completa
$, HH
Entrega

Grado de influencia
en
resultados

Avance

Decisin de
arranque

Decisiones
trascendentes

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Inicio Planeacin Ejecucin Pruebas y
Diseo Arranque
 Etapas de la Administracin de Proyectos

equipo del
origen Proyecto

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

carta plan avance entrega

aceptacin
alcance PRODUCTO
reas de conocimiento

Definicin de proyecto y las reas involucradas

Integracin desde el plan de administracin,la ejecucin, al
cierre.

Administracin, definicin de productos y

Alcance actividades y su seguimiento.

Presupuesto y su control.
Costos

Planeacin de recursos, desarrollo y

Recursos administracin de equipos del proyecto.
 Definicin de actividades interrelacionadas y
Tiempo cronogramas,

Planeacin, aseguramiento y control de la

Calidad calidad.

Definicin de la distribucin de informacin del

Comunicaciones proyecto.

Planes y administracin.
Riesgos

Planeacin de adquisiciones, contrataciones,

Suministros manejo de proveedores
Involucrados en el Proyecto

Director del proyecto

Cliente/usuario
Organizacin ejecutante
Miembros del equipo del
proyecto
Equipo de direccin del
proyecto
Patrocinador
Inuyentes
Organizacin para el Proyecto
(Estructuras)
POR PROYECTOS
El personal reporta
directamente al Mando
Superior
Control total sobre el
presupuesto, recursos
materiales
El Mando Superior tiene
responsabilidad administrativa
sobre el personal
MATRICIAL FUNCIONAL
Reporta al Lder del Varios responsables
proyecto y al Mando
funcional Superior identificado
Lder de proyecto de Actan por especialidad
tiempo completo
Enfoque fragmentado
Autoridad y toma de
decisiones compartida

Puede disponerse de un pool

de recursos
Organizacin para el Proyecto

Competencias tcnicas
Alto

Competencias humanas

Bajo

Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores

Habilidades de los equipos de trabajo

Etapas de Administracin del proyecto

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Tcnicas y herramientas

Mecanismos de
seleccin de proyecto
Definicin del proyecto

Carta del proyecto

Alcance del proyecto
Origen del
Proyecto
Carta del
Proyecto
Formaliza el inicio del proyecto
Permite identificar el proyecto por parte de los
involucrados
Proporciona informacin general
Qu?
Por qu?
Quin?
Para qu?
Cmo?
Cundo?
Tcnicas y herramientas
Estructura de Descomposicin
del Trabajo (EDT)o(WBS) o
(Work Breakdown Structure)
Tabla de precedencias
Ruta critica
Matriz de roles

Plan del proyecto

 Procesos de planeacin
Plan de Administracin de Proyecto

Alcance, definicin y plan de administracin

Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )
Definicin de actividades, de hitos o milestones

Secuencia de actividades
Diagramas de red, lista de actividades
Ejemplo de EDT
Diagrama Pert
Procesos de planeacin

Estimacin de recursos

Estimacin de la duracin de actividades

Desarrollo del cronograma

Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

Planeacin de:
Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
 Plan de administracin del Proyecto

Gua la ejecucin y control del proyecto; define

referencias para evaluar el avance y
cumplimiento del programa
Contempla elementos de las reas de
conocimiento, tales como:
Definicin del alcance
Organizacin del Proyecto
Mecanismos y programas de comunicacin
Programa de Proyecto
Estimados de costos
Procesos de administracin de riesgos
Procedimientos de control de cambios
Qu es?
Representacin de la jerarqua del proyecto
Identifica todo el trabajo a realizar
Es un producto de la definicin de alcance

Caractersticas
Organiza y define el alcance total del proyecto
Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose
suficiente para seguimiento
Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para
Estimacin de costos
Distribucin de roles y funciones
Planes tcnicos
Lista de productos a entregar
Informes sobre el avance y anlisis de problemas
Elaboracin
1. Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en

componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los
componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposicin del
trabajo es necesario y suficiente
 Organizacin de unidades medibles de trabajo
requeridos para desarrollar productos

PRODUCTO

Componentes mas
1 2 3
importantes
Productos de
1.1 1.2 1.3
trabajo terminados
1.1.1 1.2.1
1.1.2 1.2.2 Tareas que entregan
un producto
Grfica de Gantt

1. Programar las 2. Permite registrar

actividades del avances de acuerdo
Proyecto considerando con lo planeado.
tiempo y responsables.
Tabla de
precedencias
Contiene todas las actividades del proyecto identificadas
en la EDT, en el orden en que se ejecutarn.
Incluye los siguientes elementos:
Clave de la actividad
Actividad
Duracin
Actividades precedentes
Responsable
 Control sobre Actividades y
no sobre las personas que
las realizan
Comparacin planificacin
CONTROL
real con lo planificado , Gantt
Control de presupuesto,
curvas S
Control y seguimiento

Control es un proceso a travs del cual,

con base en una comparacin de lo real
o de unos objetivos logrados en un
punto en el tiempo vs lo que se planific
u objetivos que se deberan haber
cumplido para ese momento y de
acuerdo a la variacin, haya que tomar
decisiones correctivas que permitan
resolver las posibles discrepancias
existentes que sean desfavorables.
Seguimiento
El control se realiza sobre las actividades y
no sobre quienes las realizan.
Se hace un seguimiento constante para
hacer la comparacin entre lo real y lo
presupuestado. Por una parte se toma el
diagrama de Gantt y se superponen a las
barras que indiquen la planificacin inicial
otras que muestren el comportamiento
real, para poder ver as fcilmente las
divergencias.
Para control de presupuesto se desarrollan
las curvas de control o Curvas S.
Control
Estas curvas, tambin llamadas curvas S,
permiten la visualizacin de la variacin
de costos y las variaciones del programa.
Variacin de los costos: Compara la
variacin que hay con respecto a los
presupuestos realizados pero no establece
comparacin alguna entre el trabajo
realizado y el programado.
Variacin del programa: Compara el
trabajo planificado terminado con el real, es
decir, toma el trabajo terminado y evala en
donde deba haber terminado frente al
momento en que realmente termin. Se
representa en dinero.
Control
Cada una de las curvas representa:
Costo Presupuestado del Trabajo
Programado CPTP: Costo presupuestado que
tiene las actividades programadas en
determinado periodo de tiempo.
Costo Presupuestado de Trabajo Realizado
CPTR: Costo que tena presupuestado un trabajo
que ha sido realizado, cuanto debera haber
costado el trabajo realizado segn los planes.
Costo Real de Trabajo Realizado CRTR:
Importe monetario que se ha gastado realmente
para terminar el trabajo en un periodo de tiempo
dado.
Control
CURVA PRESUPUESTAL:

$ Costo Presupuestado del Trabajo Programa

CPTP
GASTO ACUMULADO

TIEMPO
Control
Variacin del costo: CPTR CRTR, se
compara lo que debera haber costado el
trabajo realizado contra el progreso real,
para establecer como ha sido el uso de
recursos respecto al plan inicial.
Variacin del programa: CPTR
CPTP, se compara el costo presupuestal
del trabajo realizado con lo que en total
se debera haber gastado y as
determinar si el proyecto va de acuerdo
a lo planeado.
Control
VARIACION DEL GASTO REAL CON RESPECTO AL PRESUPUESTADO

$ VARIACION DEL PROGRAMA (En dinero)

CRTR CPTP
GASTO ACUMULADO

CPTR

TIEMPO

FECHA DE MEDICION
DEL PROGRESO
Control
CASO 1: El programa est adelantado pero hay mayor gasto:

CRTR
$

CPTP
GASTO ACUMULADO

CPTR

TIEMPO
FECHA
Control
CASO 2: Se cumple presupuesto, pero hay retraso en actividades

$
CPTP
GASTO ACUMULADO

CPTR

CRTR

TIEMPO
FECHA
Control
CASO 3: Adelantado en la programacin y menores gastos

CPTR CPTP
GASTO ACUMULADO

CRTR

TIEMPO
FECHA
Control
CASO 4: Retrasado en la programacin y mayores gastos

$
CRTR CPTP
GASTO ACUMULADO

CPTR

TIEMPO
FECHA
 Los periodos para controles se acuerdan
con la direccin del proyecto, y las
variaciones se deben hacer actividad por
actividad como en el acumulado del
proyecto.
En ocasiones no es fcil establecer con
exactitud el costo del las actividades por
tanto se pueden trabajar las
estimaciones y las variaciones en horas,
hablando entonces de Horas
presupuestadas, horas reales, y horas
presupuestadas reales.